Australische Finanzteams können jedes Jahr Hunderte von Stunden durch Arbeiten verlieren, die sie automatisieren könnten. Beispielsweise müssen sie Banktransaktionen mit Rechnungen abgleichen, überfälligen Zahlungen einzeln nachgehen und dieselben Kundendaten in drei verschiedenen Systemen erneut eingeben. Lösungen zur Finanzautomatisierung ersetzen diese manuelle Arbeit durch automatisierte Software, die mithilfe von Prompts und Regeln eigenständig läuft. Durch die Implementierung dieser Lösungen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Routinearbeiten hinter sich lassen und sich auf Aufgaben konzentrieren, die menschliche Entscheidungen erfordern.
Im Folgenden besprechen wir, was automatisierte Finanzsysteme sind, in welchen drei Bereichen diese Automatisierung häufig stattfindet und wie australische Unternehmen diese Tools einführen sollten.
Das Wichtigste auf einen Blick
Finanzautomatisierung ist in drei miteinander verbundenen Bereichen am hilfreichsten: Zahlungen, Rechnungsstellung und Abgleich.
Automatisierte Systeme können Fehler reduzieren, die durch manuelle Dateneingabe entstehen, und Finanzteams entlasten, damit diese sich auf Ausnahmen und einmalige Ereignisse anstatt auf die Routineabwicklung konzentrieren können.
Die effektive Einführung dieser Tools erfordert eine sorgfältige Einrichtung und die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Was sind automatisierte Finanzsysteme?
Automatisierte Finanzsysteme sind Softwaretechnologien, die Finanzprozesse eigenständig ausführen, ohne dass ein Mensch jeden Schritt bearbeiten muss. Diese Tools können eine Rechnung erstellen, sobald eine Bestellung aufgegeben wird, eine eingehende Banktransaktion ihrer Rechnung zuordnen, die Goods and Services Tax (GST) für einen Verkauf berechnen und Daten in Berichte übertragen.
Was sind die Hauptbereiche der Finanzautomatisierung für australische Unternehmen?
Finanzautomatisierungssysteme nutzen je nach Anwendungsszenario unterschiedliche Mechanismen, und jeder Workflow umfasst einen Auslöser, ein Regelwerk und eine Ausgabe. Australische Unternehmen bauen ihre Finanzautomatisierung in der Regel um drei miteinander verbundene Bereiche auf:
Zahlungen
Bei automatischen Zahlungen muss ein Unternehmen nicht darauf warten, dass sich eine Kundin oder ein Kunde anmeldet und die Rechnungen selbst bezahlt. Stattdessen verwaltet ein automatisiertes System für den Zahlungseinzug Abonnement- oder wiederkehrende Abbuchungen. Es überprüft täglich einen Zeitplan, und wenn ein Abrechnungs- oder Verlängerungsdatum erreicht ist, führt es die Abbuchung unter Verwendung gespeicherter Zahlungsdaten durch. Wenn eine Karte abgelehnt wird, führt das System über mehrere Tage hinweg einen Zeitplan für erneute Versuche aus. In Australien wickelt diese Technologie lokale Zahlungsmethoden wie BPAY und das Lastschriftverfahren über das Bulk Electronic Clearing System (BECS) auf dieselbe Weise ab wie Kartenzahlungen.
Rechnungsstellung
Ein abgeschlossener Verkauf, ein unterzeichneter Vertrag oder ein Abonnement-Meilenstein veranlasst ein automatisiertes Rechnungsstellungssystem, Kunden- und Postendaten wie die Art der verkauften Waren oder Dienstleistungen abzurufen, den entsprechenden GST-Satz anzuwenden, das Dokument zu formatieren und es zu versenden, oft über dieselbe Plattform, die den Verkauf abgewickelt hat. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Rechnungsstellung.
Abgleich
Ein automatisiertes Tool für den Abgleich gleicht eine abgeschlossene Transaktion mit ihrer Rechnung ab, wobei Identifikatoren wie die Zahlungsreferenz, der Betrag und manchmal die Bank State Branch (BSB) sowie die Kontonummer der zahlenden Person verwendet werden. Wenn es sich um eine eindeutige Übereinstimmung handelt, schließt die Software die Rechnung automatisch und aktualisiert das Hauptbuch. Nicht zugeordnete Einträge werden an eine Person weitergeleitet, die sie klären kann.
Wie profitieren australische Unternehmen von der Finanzautomatisierung?
Finanzautomatisierung bietet echte Vorteile für australische Unternehmen. Sie hilft dabei, Geld zu sparen, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit freizumachen und die Genauigkeit zu verbessern.
Hier erfahren Sie Näheres dazu:
Effizienz: Finanzteams müssen keine Stunden mehr damit verbringen, Konten abzugleichen und Rechnungen zu erstellen. Automatisierte Systeme übernehmen den Großteil dieser Arbeit und überlassen den Menschen eine Handvoll Sonderfälle, die nicht in das Raster fallen.
Genauigkeit: Die manuelle Dateneingabe kann zu Fehlern führen, wie z. B. Zahlendrehern, übersehenen Rechnungen und falschen GST-Berechnungen. Diese Tools reduzieren menschliche Fehler und beseitigen Abweichungen, wenn verschiedene Personen an derselben Aufgabe arbeiten.
Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung der für Routineaufgaben aufgewendeten Zeit sinken die Arbeitskosten pro Transaktion, während eine verbesserte Genauigkeit die Kosten für die Fehlerbehebung senkt.
Welche Einschränkungen bringt die Finanzautomatisierung für australische Unternehmen mit sich?
Finanzautomatisierung ist mit Einschränkungen verbunden: Sie ist empfindlich, verkompliziert manchmal bestimmte Workflows und verlagert den Bereich, in dem menschliches Urteilsvermögen angewendet wird.
Folgendes sollten Sie beachten:
Integrationen können komplex sein: Diese Tools müssen mit bestehender Buchhaltungssoftware, Bank-Feeds und Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM) verbunden werden. Unternehmen, die ältere oder stark angepasste Plattformen betreiben, stellen möglicherweise fest, dass die Integrationsarbeit länger dauert als erwartet, insbesondere wenn unterschiedliche Datenformate nicht ohne Weiteres zusammenpassen.
GST- und Berichtsgenauigkeit hängen von einer korrekten Ersteinrichtung ab: Eine automatisierte GST-Berechnung hängt von richtig konfigurierten Regeln für die spezifische Situation des Unternehmens ab. Fehler bei der Ersteinrichtung wiederholen sich in großem Maßstab und können weitere Probleme verursachen.
Menschen müssen weiterhin Ausnahmen bearbeiten: Kein Algorithmus kann jeden Sonderfall erfassen. Wenn eine Kundin oder ein Kunde über ein anderes Bankkonto bezahlt, eine Teilzahlung leistet oder die falsche Referenznummer angibt, erfordert diese Transaktion eine menschliche Überprüfung. Das Ziel der Automatisierung ist lediglich, den Umfang der Prüfung zu reduzieren, die Menschen durchführen müssen.
Rollen werden sich ändern: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Aufgaben jahrelang manuell ausgeführt haben, benötigen möglicherweise eine Schulung, um ihre neuen Verantwortlichkeiten zu verstehen. Sie benötigen unter Umständen auch die Zusicherung, dass die Automatisierung ihre Arbeitsplätze verändert und nicht gänzlich abschafft. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die es versäumen, ihr Personal umzuschulen und ihm Sicherheit zu geben, könnten eine langsamere Akzeptanz und ein erhöhtes Misstrauen gegenüber den neuen Systemen verzeichnen.
Wie können australische Unternehmen den richtigen Ansatz für die Finanzautomatisierung in ihrem Unternehmen bestimmen?
Überlegen Sie bei der Einführung der Finanzautomatisierung, wo der manuelle Aufwand am größten ist. Ein Unternehmen mit einem hohen Volumen an wiederkehrenden Abbuchungen wird wahrscheinlich zuerst durch die Automatisierung der Abrechnung einen unmittelbareren Nutzen erzielen. Gleichzeitig könnte ein Unternehmen, das eine große Anzahl einmaliger Zahlungen über mehrere Kanäle abwickelt, mehr davon profitieren, den Abgleich zu priorisieren. Erfassen Sie Transaktionsvolumina und fehleranfällige Bereiche, und wählen Sie dann ein Tool aus, das Ihnen Zeit, Mühe und Geld spart.
So kann Stripe Revenue Recognition Sie unterstützen
Revenue Recognition hilft dabei, die Umsatzbuchhaltung und die Finanzberichterstattung zu rationalisieren (was den Monatsabschluss, die Berichterstattung und mehr beschleunigt), sodass Sie Ihre Bücher mit größerer Effizienz und Genauigkeit schließen können. Es automatisiert und konfiguriert die Umsatzbuchhaltung, um die Compliance gemäß den Standards ASC 606 und IFRS 15 zu unterstützen.
Mit Revenue Recognition können Sie Folgendes umsetzen:
Erhalten Sie einen vollständigeren Überblick über Ihren Umsatz: Realisieren Sie im Stripe-Dashboard automatisch Umsätze für alle Stripe-Abonnements und -Zahlungen und importieren Sie Nicht-Stripe-Daten für ein vollständiges Umsatz-Nebenbuch.
Automatisieren Sie Umsatzberichte: Erstellen Sie Buchhaltungsberichte, die für den Upload in ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) bereit sind, ganz ohne Entwicklungsressourcen.
Prozesse an Ihr Unternehmen anpassen: Automatisieren Sie benutzerdefinierte Regeln für die Umsatzrealisierung entsprechend den Buchhaltungspraktiken Ihres Unternehmens.
Schneller abgleichen und abschließen: Gleichen Sie Umsätze schneller und genauer ab, indem Sie jeden Buchungsposten bis zu den zugrunde liegenden Kundinnen und Kunden sowie Transaktionen zurückverfolgen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Revenue Recognition Ihnen helfen kann, globale Buchhaltungsanforderungen zu erfüllen, oder starten Sie noch heute.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Finanzautomatisierung für australische Unternehmen
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.