Los equipos de finanzas australianos pueden perder cientos de horas cada año en tareas que podrían automatizar. Por ejemplo, es posible que tengan que conciliar transacciones bancarias con facturas, reclamar pagos atrasados uno por uno y volver a ingresar los mismos datos de los clientes en tres sistemas diferentes. Las soluciones de automatización financiera reemplazan ese trabajo manual por software automatizado, que funciona de manera independiente mediante el uso de indicaciones y reglas. La implementación de estas soluciones permite que el personal deje atrás el trabajo rutinario y se enfoque en tareas que requieren la toma de decisiones humana.

A continuación, explicamos qué son los sistemas financieros automatizados, las tres áreas en las que suele ocurrir esta automatización y cómo las empresas australianas deben implementar estas herramientas.

Conclusiones principales

• La automatización financiera es más útil en tres áreas conectadas: los pagos, la facturación y la conciliación.

• Los sistemas automatizados pueden reducir los errores derivados del ingreso manual de datos y también pueden liberar de tiempo al personal de finanzas para que se enfoque en las excepciones y en los eventos únicos en lugar del procesamiento de rutina.

• Para introducir estas herramientas de manera eficaz se requiere una configuración cuidadosa y la participación del personal.

¿Qué son los sistemas financieros automatizados?

Los sistemas financieros automatizados son tecnologías de software que ejecutan procesos financieros de manera independiente, sin que intervenga un ser humano en cada paso. Estas herramientas pueden generar una factura en cuanto se realiza un pedido, conciliar una transacción bancaria entrante con su factura, calcular el impuesto sobre bienes y servicios (GST) en una venta e incorporar los datos a los informes.

¿Cuáles son las principales áreas de la automatización financiera para las empresas australianas?

Los sistemas de automatización financiera utilizan diferentes mecanismos en función de los escenarios a los que se aplican, y cada flujo de trabajo incluye un catalizador, un conjunto de reglas y un resultado. Las empresas australianas suelen diseñar la automatización financiera en torno a tres áreas conectadas:

Pagos

Con los pagos automáticos, una empresa no tiene que esperar a que los clientes inicien sesión y paguen sus propias facturas. En su lugar, un sistema automatizado de cobro de pagos administra la suscripción o los cargos recurrentes. Revisa un cronograma a diario y, cuando llega la fecha de facturación o de renovación, procesa el cargo mediante el uso de los datos de pago guardados. Si se rechaza una tarjeta, el sistema ejecuta un cronograma de reintentos durante varios días. En Australia, esta tecnología procesa los métodos de pago locales, como BPAY y el débito directo, a través del Bulk Electronic Clearing System (BECS) de la misma forma en que procesa los pagos con tarjeta.

Facturación

Una venta completada, un contrato firmado o un objetivo de suscripción le indican a un sistema de facturación automatizado que extraiga los datos del cliente y de las partidas, como el tipo de bienes o el servicio vendido, aplique la tasa del GST correspondiente, dé formato al documento y lo envíe, a menudo mediante la misma plataforma que procesó la venta. Esto elimina la necesidad de realizar la facturación de forma manual.

Conciliación

Una herramienta de conciliación automatizada asocia una transacción completada a su factura mediante el uso de identificadores como la referencia de pago, el monto y, a veces, el código de sucursal bancaria del estado (BSB) y el número de cuenta del pagador. Si hay una coincidencia exacta, el software cierra la factura automáticamente y actualiza el libro mayor. Las entradas que no coinciden se envían a una persona que puede resolverlas.

¿Cómo beneficia la automatización financiera a las empresas australianas?

La automatización financiera ofrece verdaderos beneficios para las empresas australianas. Ayuda a ahorrar dinero, a liberar el tiempo de los empleados y a mejorar la precisión.

Funcionan de la siguiente manera:

• Eficiencia: Los equipos de finanzas ya no tienen que pasar horas al conciliar cuentas y generar facturas. Los sistemas automatizados se encargan de la mayor parte de este trabajo y les dejan a las personas solo un puñado de casos especiales que no se ajustan a las reglas.

• Precisión: El ingreso manual de datos puede generar errores, como la transposición de números, el olvido de facturas y los cálculos incorrectos del GST. Estas herramientas reducen el error humano y eliminan la variación cuando diferentes personas trabajan en la misma tarea.

• Ahorro de costos: Al reducir el tiempo que se invierte en las tareas de rutina, disminuyen los costos laborales por transacción, mientras que, al mejorar la precisión, se reduce el costo de corregir los errores.

¿Qué limitaciones tiene la automatización financiera para las empresas australianas?

La automatización financiera conlleva ciertas limitaciones: es delicada, a veces complica algunos flujos de trabajo y cambia el lugar donde se aplica el criterio humano.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Las integraciones pueden ser complejas: Estas herramientas se deben conectar con el software de contabilidad existente, las fuentes de datos bancarios y los sistemas de administración de relaciones con el cliente (CRM). Es posible que en el caso de las empresas que utilizan plataformas más antiguas o con un alto nivel de personalización, el trabajo de integración demore más de lo esperado, en especial, cuando los diferentes formatos de datos no se alinean con facilidad.

• La precisión del GST y de los informes depende de una configuración inicial correcta: El cálculo del GST automatizado depende de las reglas configuradas de forma correcta para la situación específica de la empresa. Los errores en la configuración inicial se repiten a escala y pueden causar más problemas.

• Las personas aún tendrán que administrar las excepciones: Ningún algoritmo puede capturar todos los casos extremos. Cuando un cliente paga a través de una cuenta bancaria diferente, envía un pago parcial o incluye un número de referencia incorrecto, esa transacción requiere una revisión humana. El objetivo de la automatización es simplemente reducir la cantidad de revisiones que deben hacer las personas.

• Los roles cambiarán: Es posible que el personal que ha realizado tareas de manera manual durante años necesite capacitación para entender sus nuevas responsabilidades. También puede que necesite la tranquilidad de saber que la automatización está cambiando su trabajo, no eliminándolo por completo. Los empleadores que no vuelven a capacitar a su personal ni le transmiten tranquilidad podrían ver una adopción más lenta y un aumento en la desconfianza hacia los nuevos sistemas.

¿Cómo pueden las empresas australianas determinar el enfoque de automatización financiera adecuado para su empresa?

Al introducir la automatización financiera, piensa en dónde es más pesado el trabajo manual. Una empresa que tiene un alto volumen de cargos recurrentes probablemente obtendrá un valor más inmediato al automatizar primero la facturación. Al mismo tiempo, una empresa que procesa grandes cantidades de pagos únicos en diversos canales podría beneficiarse más al priorizar la conciliación. Identifica los volúmenes de transacciones y dónde suelen ocurrir los errores y, luego, elige una herramienta que te ahorre tiempo, esfuerzo y dinero.

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Preguntas frecuentes sobre la automatización financiera para las empresas australianas