Autogiro-betalningar i Nya Zeeland (NZ) styrs av en uppsättning regler, inklusive systemkrav från Payments NZ, konsumentskyddslagstiftning och avtalsenliga åtaganden till både din bank och kunder. Att göra rätt enligt autogirolagen innebär att förstå hur dessa samverkar.

Nedan går vi igenom autogiroregler i Nya Zeeland, vem som reglerar autogirokrav och bästa praxis för registerhållning för nyzeeländska företag som tar emot autogirobetalningar.

Viktiga lärdomar

• En giltig autogirofullmakt (DDA) bör innehålla kontoinnehavarens uppgifter, tydlig beskrivning av debiteringen och verifierad underskrift innan du kan dra medel från en kunds konto.

• Kunder kan avbryta sin autogirofullmakt när som helst via sin bank eller autogiroinitiatör.

• Inland Revenues sjuåriga baslinje för finansiella register är ett praktiskt minimum för hur länge signerade fullmakter och transaktionsregister ska bevaras.

Vilka regler gäller för autogiro i Nya Zeeland?

Reglerna för autogiro i Nya Zeeland styr hur autogirobetalningar fungerar. Autogiro är när ditt företag initierar transaktionen och drar medel direkt från en kunds bankkonto enligt ett överenskommet schema. Det skiljer sig från en kreditöverföring, där kunden skickar pengar till dig. I Nya Zeeland går autogiro genom Bulk Electronic Clearing System (BECS), vilket är den interbankinfrastruktur som behandlar batchbetalningar mellan finansiella institutioner i Nya Zeeland – inte att förväxla med Australian BECS.

De juridiska kraven för autogiro i Nya Zeeland finns i flera lager, inklusive bankregler, konsumentskyddslagstiftning och avtalsförpliktelser mellan ditt företag, din bank och dina kunder.

Här är några regler att tänka på:

• Regler för Payments NZ-systemet: Nya Zeelands BECS styrs av Payments NZ, som fastställer reglerna för deltagande banker. Dessa regler gäller för alla företag som använder autogiro via en sponsrande bank.

• The Contract and Commercial Law Act 2017: Denna lag styr verkställbarheten av auktoriseringsavtalet mellan dig och din kund. Om ditt autogiromedgivande inte är korrekt utformat kanske det inte är giltigt.

• The Consumer Guarantees Act 1993: Denna lag gäller när dina kunder är privatpersoner. Den sätter ett grundläggande skydd som dina faktureringsmetoder inte kan åsidosätta.

• The Fair Trading Act 1986: Vilseledande beteende kring vad du debiterar kan utsätta dig för ansvar enligt denna lag, oavsett vad ditt autogiromedgivande (DDA) säger.

• Avtalet med din sponsrande bank: Företag som använder autogiro i Nya Zeeland gör det enligt avtal med banker. Varje bank har sina egna krav för efterlevnad och kan införa villkor eller restriktioner.

Hur fungerar auktorisering av autogiro i Nya Zeeland?

Innan du kan debitera en kunds konto behöver du en giltig DDA, vilket är en auktorisering från kontoinnehavaren. Det finns inget enskilt definierat format, och bankerna kan ha sina egna specifika krav.

I de flesta fall bör en giltig DDA innehålla:

• Kontoinnehavarens uppgifter: Detta inkluderar kundens fullständiga namn och bankkontonummer så som de visas på kontot.

• Dina företagsuppgifter: Inkludera ditt företagsnamn och ditt namn så som det visas på kontoutdrag. Dessa stämmer inte alltid överens, så bekräfta med din bank.

• Tydlig beskrivning av debiteringen: Ange i detalj om det är ett fast belopp, ett rörligt belopp eller ett maximalt tak.

• Frekvens och tidpunkt: Beskrivning av när debiteringar kommer att ske och hur ofta.

• Startdatum för fullmakt: Detta är datumet från vilket du är auktoriserad att debitera.

• Giltig underskrift: Någon som är auktoriserad att hantera kontot måste skriva under. Gemensamma konton kan kräva båda undertecknarna, beroende på kontots driftmandat.

Pappers- vs elektronisk auktorisering

Pappers-DDA:er är fortfarande vanliga, men elektronisk auktorisering är nu acceptabel enligt Contract and Commercial Law Act 2017, förutsatt att undertecknandeprocessen tillförlitligt identifierar personen och indikerar hens godkännande. Om ditt företag samlar in DDA:er online, bör fullmakten presenteras som distinkt; dölj den inte i ett bredare avtal.

Förhandsbesked före den första debiteringen

Se till att du ger kunderna 10 dagars varsel innan du gör den första debiteringen. Det är inte bara ett krav, utan det är också bra för kundrelationerna.

Vem reglerar de juridiska kraven för autogiro i Nya Zeeland?

Ingen enskild tillsynsmyndighet hanterar autogiro i Nya Zeeland. Istället är tillsynen fördelad på flera organ.

Dessa inkluderar:

• Payments NZ: Fastställer reglerna för Nya Zeelands BECS. De reglerar inte företag direkt, men om du ständigt bryter mot reglerna kan din sponsrande bank stänga av eller avsluta din autogirofunktion.

• The Commerce Commission: Upprätthåller Fair Trading Act. Om dina faktureringsmetoder vilseleder kunderna har kommissionen behörighet. Klagomål kan resultera i utredningar, verkställbara åtaganden eller domstolsförfaranden.

• The Banking Ombudsman Scheme: Hanterar tvister mellan konsumenter och deras banker. Om en kund hävdar en obehörig debitering och hens bank inte löser det på ett tillfredsställande sätt kan hen eskalera ärendet till ombudsmannen.

• Din sponsrande bank: I praktiken är din bank också en sorts tillsynsmyndighet. Den har sina egna krav för Know Your Customer (KYC), transaktionsövervakning och efterlevnad. Din bank kan också införa villkor för din autogirofunktion eller dra tillbaka den helt om du inte uppfyller kraven.

Vilka är konsumenternas rättigheter och regler för tvister enligt de juridiska kraven för autogiro i Nya Zeeland?

Kunder har starka rättigheter när det gäller autogiro, och tvisteprocessen väger till deras fördel. Det är värt att förstå innan du förlitar dig starkt på denna betalningsmetod framför andra.

Här är vad du bör tänka på:

Rätten att avsluta

En kund kan när som helst återkalla sitt autogiromedgivande genom att meddela antingen dig eller sin bank. När hen har avslutat via sin bank kommer banken att neka alla ytterligare debiteringar du försöker göra, även om du anser att uppsägningen var felaktig eller om avtalet mellan er fortfarande gäller. DDA:n och det underliggande avtalet är separata, och banken bryr sig bara om DDA:n.

Anmärkningar om obehörig debitering

Om en kund bestrider en debitering som obehörig kommer hens bank ofta att upphäva den och utreda saken. Bevisbördan flyttas till dig för att visa att debiteringen var auktoriserad enligt en giltig DDA. Om du inte kan visa det undertecknade medgivandet förlorar du tvisten och medlen.

Meddelande om variabelt belopp

En DDA som auktoriserar ”upp till” ett visst belopp betyder inte att du kan debitera upp till det taket. Om du planerar att debitera variabla belopp kan du behöva ge kunderna förhandsbesked om eventuella ändringar före debiteringen.

Vilken dokumentation bör företag spara?

Din dokumentation är viktig i en tvist. Den hjälper dig att tillhandahålla en korrekt historik.

Överväg att spara följande:

• Undertecknade DDA:er: Spara det ursprungliga undertecknade medgivandet för varje kund, inklusive datumet det utfärdades och den kanal genom vilken det samlades in (t.ex. papper, online eller på annat sätt).

• DDA-ändringar: Spara dokumentation över alla ändringar av medgivandet, inklusive datum för ändringen och hur den gjordes.

• Transaktionsregister: Belopp, datum och referenser för varje debitering som görs under varje medgivande. Dessa måste kunna hämtas per kund och datum.

• Uppsägningsmeddelanden: Register över när kunder avslutade, hur de meddelade dig och när du agerade på uppsägningen.

• Förhandsmeddelanden för variabla debiteringar: Kopior av alla meddelanden som skickats till kunder innan debiteringar med variabla belopp, inklusive skickat datum och meddelat belopp.

När det gäller skattekrav är Inland Revenues generella krav sju år för ekonomisk dokumentation, vilket också är en rimlig utgångspunkt för autogirodokumentation. Om du samlar in DDA:er elektroniskt måste ditt system kunna ta fram en nedladdningsbar kopia av vad kunden faktiskt undertecknade. En loggpost som bekräftar att hen slutförde flödet kommer inte att godkännas vid en revision.

Är autogiro rätt för ditt företag i Nya Zeeland?

Autogiro passar företag med förutsägbar återkommande fakturering, pågående kundrelationer och den administrativa infrastrukturen för att hantera auktoriseringar på rätt sätt. Det är mindre lämpligt för enskilda transaktioner, mycket variabla belopp eller företag som inte har byggt upp solida processer för att hantera uppsägningar och tvister.

Här följer de främsta anledningarna:

• Administrativ börda för efterlevnad: Du behöver en sponsrande bank som är villig att ge dig åtkomst till autogiro, vilket innebär en egen due diligence-process.

• Hantering av DDA: Du behöver system för att samla in, lagra och hämta undertecknade medgivanden samt processer för att hantera uppsägningar och ändringar snabbt och korrekt.

• Beredskap för tvister: När en kund eller hens bank bestrider en debitering är din dokumentation ditt försvar. Om du inte kan visa upp en giltig DDA kommer du med största sannolikhet att förlora tvisten och medlen.

Oavsett om du använder en betalningsleverantör som Stripe eller går direkt via en bank är kraven på auktorisering, konsumenträttigheter och skyldigheter för registerhållning i stort sett desamma. Det som förändras är hur mycket av mekaniken du kommer att hantera själv.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina online- och fysiska betalningar, eller börja i dag.