การชำระเงินด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์ (NZ) มีกฎต่างๆ กำกับดูแลอยู่ เช่น ข้อกำหนดของเครือข่ายจาก Payments NZ, กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองผู้บริโภค และภาระหน้าที่ตามสัญญากับทั้งธนาคารและลูกค้าของคุณ การปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติได้อย่างถูกต้องย่อมจำเป็นต้องเข้าใจความเชื่อมโยงกันระหว่างสิ่งต่างๆ เหล่านี้

ด้านล่างนี้ เราจะพาไปดูกฎการหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์ หน่วยงานที่กำกับดูแลข้อกำหนดในการหักบัญชีอัตโนมัติ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเก็บบันทึกสำหรับธุรกิจต่างๆ ในนิวซีแลนด์ที่เรียกเก็บเงินด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติ

ประเด็นสำคัญ

• การมอบอำนาจในการหักบัญชีอัตโนมัติ (DDA) ที่ถูกต้องควรมีรายละเอียดของเจ้าของบัญชี คำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการหักบัญชี และลายเซ็นที่ตรวจสอบยืนยันแล้ว ก่อนที่คุณจะดึงเงินจากบัญชีของลูกค้าได้

• ลูกค้าสามารถยกเลิกการอนุมัติในการหักบัญชีอัตโนมัติได้ทุกเมื่อผ่านธนาคารหรือผู้เริ่มการหักบัญชีอัตโนมัติ

• เกณฑ์เบื้องต้นของ Inland Revenue ที่กำหนดให้เก็บรักษาบันทึกทางการเงินไว้ 7 ปี ถือเป็นข้อปฏิบัติขั้นต่ำเกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษาการอนุมัติที่มีการลงนามและบันทึกธุรกรรมต่างๆ

การหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์มีกฎอะไรบ้าง

กฎการหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์จะกำกับดูแลการทำงานของการชำระเงินด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติ การหักบัญชีอัตโนมัติ คือ การที่ธุรกิจของคุณเป็นฝ่ายเริ่มทำธุรกรรมและถอนเงินโดยตรงจากบัญชีธนาคารของลูกค้าตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ ซึ่งต่างจากการโอนเงินผ่านธนาคารที่ลูกค้าจะเป็นฝ่ายส่งเงินให้คุณ โดยในนิวซีแลนด์ การหักบัญชีอัตโนมัติจะดำเนินการผ่าน Bulk Electronic Clearing System (BECS) ซึ่งเป็นโครงสร้างพื้นฐานระหว่างธนาคารที่ประมวลผลการชำระเงินเป็นชุดระหว่างสถาบันการเงินต่างๆ ในนิวซีแลนด์ แต่อย่าสับสนกับ BECS ของออสเตรเลีย

ข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์ครอบคลุมหลายระดับ เช่น กฎของธนาคาร กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองผู้บริโภค และภาระหน้าที่ตามสัญญาระหว่างธุรกิจของคุณ ธนาคาร และลูกค้า

ต่อไปนี้คือกฎบางส่วนที่ควรทราบ

• กฎของเครือข่าย Payments NZ: BECS ของนิวซีแลนด์อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ Payments NZ ซึ่งจะกำหนดกฎต่างๆ สำหรับธนาคารที่เข้าร่วม กฎเหล่านี้บังคับใช้กับทุกธุรกิจที่ใช้บริการหักบัญชีอัตโนมัติผ่านธนาคารผู้สนับสนุน

• Contract and Commercial Law Act 2017: กฎหมายนี้กำกับดูแลการบังคับใช้ข้อตกลงในการอนุมัติระหว่างคุณกับลูกค้า หากการอนุมัติในการหักบัญชีอัตโนมัติของคุณไม่ได้จัดทำขึ้นอย่างถูกต้อง ก็อาจไม่มีผลใช้ได้

• Consumer Guarantees Act 1993: กฎหมายฉบับนี้มีผลบังคับใช้ในกรณีที่ลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดา โดยจะกำหนดการคุ้มครองเบื้องต้นที่แนวทางปฏิบัติด้านการเรียกเก็บเงินของคุณไม่สามารถแทนที่ได้

• Fair Trading Act 1986: การกระทำที่ชวนให้เข้าใจผิดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณหักบัญชีอาจส่งผลให้คุณมีความรับผิดตามกฎหมายนี้ ไม่ว่าการอนุมัติในการหักบัญชีอัตโนมัติ (DDA) ของคุณจะระบุไว้อย่างไรก็ตาม

• ข้อตกลงจากธนาคารผู้สนับสนุนของคุณ: ธุรกิจที่ใช้การหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์จะดำเนินการภายใต้ข้อตกลงกับธนาคารต่างๆ โดยธนาคารแต่ละแห่งก็จะมีข้อบังคับด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดในแบบของตนเองและอาจกำหนดเงื่อนไขหรือข้อจำกัดได้

การอนุมัติในการหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์ทำงานอย่างไร

ก่อนที่คุณจะหักบัญชีลูกค้าได้ คุณต้องมี DDA ที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นการอนุมัติจากเจ้าของบัญชี โดยไม่มีรูปแบบที่กำหนดไว้ตายตัว และธนาคารอาจมีข้อกำหนดในแบบของตัวเองโดยเฉพาะ

ในกรณีส่วนใหญ่ DDA ที่ถูกต้องควรมีรายละเอียดดังนี้

• รายละเอียดของเจ้าของบัญชี: ได้แก่ ชื่อเต็มและหมายเลขบัญชีธนาคารของลูกค้าตามที่ปรากฏในบัญชี

• รายละเอียดธุรกิจของคุณ: ระบุชื่อธุรกิจและชื่อของคุณตามที่ปรากฏในรายการเดินบัญชีธนาคาร ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องตรงกันเสมอไป ดังนั้น โปรดยืนยันกับธนาคารของคุณ

• คำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการหักบัญชี: ระบุรายละเอียดว่าเป็นจำนวนเงินคงที่ จำนวนเงินที่เปลี่ยนแปลงได้ หรือจำนวนเงินสูงสุด

• ความถี่และเวลา: คำอธิบายว่าการหักบัญชีจะเกิดขึ้นเมื่อใดและบ่อยเพียงใด

• วันที่เริ่มต้นการอนุมัติ: วันที่ที่คุณได้รับอนุมัติให้หักบัญชีได้

• ลายเซ็นที่ถูกต้อง: บุคคลที่ได้รับอนุมัติให้จัดการบัญชีจะต้องลงนาม หากเป็นบัญชีร่วมก็อาจต้องใช้ผู้ลงนามทั้ง 2 ราย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการมอบอำนาจในการจัดการบัญชี

การอนุมัติแบบกระดาษกับแบบอิเล็กทรอนิกส์

ผู้คนยังคงใช้ DDA แบบกระดาษกันอย่างแพร่หลาย แต่ปัจจุบัน การอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ก็สามารถทำได้ตาม Contract and Commercial Law Act ปี 2017 หากขั้นตอนการลงนามมีการระบุตัวบุคคลและแสดงถึงการอนุมัติของบุคคลดังกล่าวได้อย่างน่าเชื่อถือ ทั้งนี้ หากธุรกิจของคุณเก็บรวบรวม DDA ทางออนไลน์ ก็ควรแสดงเอกสารการอนุมัตินั้นๆ แยกไว้อย่างชัดเจน โดยไม่นำไปซ่อนไว้กับข้อตกลงอื่นอีกทีหนึ่ง

การแจ้งล่วงหน้าก่อนหักบัญชีครั้งแรก

โปรดแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า 10 วันก่อนที่คุณจะหักบัญชีครั้งแรก ซึ่งนอกจากจะเป็นข้อกำหนดแล้ว ยังส่งผลดีต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าอีกด้วย

ใครมีหน้าที่กำกับดูแลข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับการหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์

นิวซีแลนด์ไม่ได้ใช้หน่วยงานเพียงแห่งเดียวในการกำกับดูแลการหักบัญชีอัตโนมัติ แต่แบ่งหน้าที่กำกับดูแลไปตามหน่วยงานต่างๆ หลายแห่ง

ได้แก่

• Payments NZ: กำหนดกฎต่างๆ สำหรับ BECS ของนิวซีแลนด์ หน่วยงานนี้ไม่ได้กำกับดูแลธุรกิจต่างๆ โดยตรง แต่หากคุณละเมิดกฎอยู่เรื่อยๆ ธนาคารผู้สนับสนุนของคุณอาจระงับหรือยุติการให้บริการหักบัญชีอัตโนมัติแก่คุณได้

• Commerce Commission (คณะกรรมาธิการพาณิชย์): บังคับใช้ Fair Trading Act หากแนวทางปฏิบัติในการเรียกเก็บเงินของคุณทำให้ลูกค้าเข้าใจผิด หน่วยงานดังกล่าวจะมีอำนาจตัดสินในกรณีนี้ การร้องเรียนต่างๆ อาจส่งผลให้มีการสืบสวน การทำข้อตกลงที่มีผลบังคับใช้ หรือกระบวนการพิจารณาของศาล

• Banking Ombudsman Scheme: จัดการการโต้แย้งการชำระเงินระหว่างผู้บริโภคและธนาคารของตน หากลูกค้ากล่าวอ้างว่ามีการหักบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาตและธนาคารของลูกค้าไม่ได้แก้ไขปัญหาจนเป็นที่น่าพอใจ ลูกค้าก็อาจยกระดับเรื่องไปยังผู้ตรวจสอบข้อร้องเรียนได้

• ธนาคารผู้สนับสนุนของคุณ: ในทางปฏิบัติแล้ว ธนาคารของคุณก็เป็นเหมือนหน่วยงานกำกับดูแลเช่นกัน โดยธนาคารมีข้อกำหนดด้าน Know Your Customer (KYC), การติดตามตรวจสอบธุรกรรม และการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นของตนเอง นอกจากนี้ ธนาคารของคุณอาจกำหนดเงื่อนไขสำหรับบริการหักบัญชีอัตโนมัติของคุณ หรือเพิกถอนบริการทั้งหมดได้หากคุณไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

ข้อกำหนดทางกฎหมายว่าด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติในนิวซีแลนด์ระบุสิทธิ์ของผู้บริโภคและกฎในการโต้แย้งการชำระเงินไว้อย่างไรบ้าง

ลูกค้าจะมีสิทธิ์ค่อนข้างมากในเรื่องของการหักบัญชีอัตโนมัติ และขั้นตอนการโต้แย้งการชำระเงินก็เอื้อต่อลูกค้า คุณจึงควรทำความเข้าใจให้ดีก่อนที่จะใช้วิธีการชำระเงินนี้มากกว่าวิธีอื่นๆ

สิ่งที่ควรพิจารณามีดังนี้

สิทธิ์ในการยกเลิก

ลูกค้าสามารถยกเลิกการอนุมัติในการหักบัญชีอัตโนมัติได้ทุกเมื่อโดยแจ้งให้คุณหรือธนาคารทราบ เมื่อลูกค้ายกเลิกกับธนาคารแล้ว ธนาคารจะปฏิเสธการหักบัญชีใดๆ ในอนาคตที่คุณพยายามดำเนินการ แม้ว่าคุณจะเชื่อว่าการยกเลิกนั้นไม่ถูกต้องหรือสัญญาระหว่างคุณกับลูกค้ายังคงมีผลอยู่ก็ตาม โดย DDA กับสัญญาที่เกี่ยวข้องนั้นเป็นคนละส่วนกัน และธนาคารจะสนใจแค่ DDA เท่านั้น

การเรียกร้องเกี่ยวกับการหักบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาต

หากลูกค้าโต้แย้งว่าการหักบัญชีเป็นไปโดยไม่ได้รับอนุญาต ธนาคารของลูกค้ามักจะปรับคืนรายการดังกล่าวและดำเนินการสืบสวน โดยคุณจะมีภาระในการพิสูจน์ให้เห็นว่าการหักบัญชีนั้นเป็นไปโดยได้รับอนุญาตภายใต้ DDA ที่ถูกต้อง แต่หากคุณไม่สามารถแสดงการอนุมัติที่มีการลงนามได้ คุณจะคัดค้านการโต้แย้งการชำระเงินไม่สำเร็จและต้องเสียเงินไป

หนังสือแจ้งยอดเงินที่ไม่แน่นอน

แม้ DDA จะอนุมัติให้ดำเนินการ "ไม่เกิน" จำนวนเงินที่ระบุไว้ ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะหักบัญชีได้สูงสุดตามเพดานนั้น หากคุณวางแผนที่จะหักบัญชีเป็นจำนวนที่ไม่แน่นอน คุณอาจต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ก่อนหักบัญชี

ธุรกิจควรเก็บรักษาบันทึกใดไว้บ้าง

บันทึกของคุณมีความสำคัญเมื่อเกิดการโต้แย้งการชำระเงิน เนื่องจากจะช่วยให้คุณแสดงประวัติที่ถูกต้องได้

ให้เก็บรักษาข้อมูลต่อไปนี้

• DDA ที่มีการลงนาม: เก็บเอกสารมอบอำนาจต้นฉบับที่มีการลงนามของลูกค้าแต่ละรายเอาไว้ รวมถึงวันที่ดำเนินการและช่องทางที่ใช้เก็บข้อมูลดังกล่าว (เช่น กระดาษ ทางออนไลน์ หรือช่องทางอื่นใด)

• การแก้ไข DDA: เก็บรักษาบันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับการอนุมัติ เช่น วันที่แก้ไขและวิธีการแก้ไข

• บันทึกธุรกรรม: จำนวนเงิน วันที่ และข้อมูลอ้างอิงสำหรับการหักบัญชีทุกรายการของการอนุมัติแต่ละรายการ ข้อมูลเหล่านี้จะต้องเรียกดูตามรายชื่อลูกค้าและวันที่ได้

• หนังสือแจ้งการยกเลิก: บันทึกที่ระบุเวลาที่ลูกค้ายกเลิก วิธีที่ลูกค้าแจ้งให้คุณทราบ และเวลาที่คุณดำเนินการยกเลิก

• หนังสือแจ้งล่วงหน้าสำหรับการหักบัญชีที่มีจำนวนเงินไม่แน่นอน: สำเนาหนังสือแจ้งใดๆ ที่ส่งให้ลูกค้าก่อนที่จะมีการหักบัญชีเป็นจำนวนเงินไม่แน่นอน รวมถึงวันที่ส่งและจำนวนเงินที่แจ้ง

ในส่วนของข้อกำหนดด้านภาษี ข้อกำหนดบังคับทั่วไปของ Inland Revenue กำหนดให้ต้องเก็บรักษาบันทึกทางการเงินไว้เป็นเวลา 7 ปี ซึ่งใช้เป็นเกณฑ์พื้นฐานตามสมควรสำหรับบันทึกการหักบัญชีอัตโนมัติด้วย หากคุณเก็บรวบรวม DDA ทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบของคุณจะต้องจัดทำสำเนาเอกสารที่ลูกค้าได้ลงนามจริงให้สามารถเรียกดูได้ รายการบันทึกที่ยืนยันว่าลูกค้าดำเนินการตามขั้นตอนจนเสร็จสิ้นแล้วจะไม่สามารถใช้ในการตรวจสอบได้

การหักบัญชีอัตโนมัติเหมาะกับธุรกิจในนิวซีแลนด์ของคุณหรือไม่

การหักบัญชีอัตโนมัติเหมาะกับธุรกิจต่างๆ ที่มีการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าที่คาดการณ์ได้ สานสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง และมีโครงสร้างพื้นฐานในการบริหารจัดการเพื่อจัดการการอนุมัติอย่างถูกต้อง แต่ไม่ค่อยเหมาะกับธุรกรรมแบบเป็นรายการๆ จำนวนเงินที่ผันผวนสูง หรือธุรกิจที่ยังไม่ได้มีขั้นตอนที่รัดกุมในการจัดการกับการยกเลิกและการโต้แย้งการชำระเงิน

สาเหตุมีดังนี้

• ภาระด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด: คุณต้องมีธนาคารผู้สนับสนุนที่ยินดีให้คุณเข้าถึงบริการหักบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งจะมีขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลของธนาคารเอง

• การจัดการ DDA: คุณจำเป็นต้องมีระบบในการเก็บรวบรวม จัดเก็บ และเรียกดูการอนุมัติที่มีการลงนาม รวมถึงขั้นตอนต่างๆ ในการจัดการการยกเลิกและการแก้ไขอย่างรวดเร็วและถูกต้อง

• ความพร้อมต่อการโต้แย้งการชำระเงิน: เมื่อลูกค้าหรือธนาคารของลูกค้าคัดค้านการหักบัญชี เอกสารของคุณจะช่วยปกป้องคุณได้ แต่หากคุณแสดง DDA ที่ถูกต้องไม่ได้ ก็อาจจะคัดค้านการโต้แย้งการชำระเงินไม่สำเร็จและต้องเสียเงินไป

ไม่ว่าคุณจะใช้ผู้ให้บริการชำระเงินอย่าง Stripe หรือติดต่อธนาคารโดยตรง แต่หลักๆ แล้ว ข้อกำหนดด้านการอนุมัติ สิทธิ์ของผู้บริโภค และภาระหน้าที่ในการเก็บบันทึกก็จะเหมือนกัน สิ่งที่แตกต่างกันก็คือคุณต้องจัดการกลไกเหล่านี้ด้วยตนเองมากน้อยเพียงใด

Stripe Payments ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจใดๆ ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลกรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ: สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วย UI การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบ ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายได้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและความสามารถขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยมีระยะเวลาให้บริการที่แทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือระดับแนวหน้าของวงการ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถช่วยให้คุณรับการชำระเงินออนไลน์และการชำระเงินที่จุดขายได้ หรือ เริ่มใช้งาน เลยวันนี้