I pagamenti tramite addebito diretto in Nuova Zelanda (NZ) sono disciplinati da una serie di regole, tra cui i requisiti di sistema di Payments NZ, la legislazione sulla protezione dei consumatori e gli obblighi contrattuali sia verso la tua banca che verso i clienti. Per applicare correttamente le leggi sull'addebito diretto è necessario comprendere come questi elementi interagiscono tra loro.

Di seguito, tratteremo le regole per l'addebito diretto in Nuova Zelanda, chi regola i requisiti dell'addebito diretto e le best practice di conservazione dei registri per le attività neozelandesi che riscuotono pagamenti tramite addebito diretto.

In sintesi

• Una valida autorità di addebito diretto (DDA) dovrebbe includere i dettagli dell'intestatario del conto, una chiara descrizione dell'addebito e una firma verificata prima di poter prelevare fondi dal conto di un cliente.

• I clienti possono annullare la propria autorità di addebito diretto in qualsiasi momento tramite la propria banca o l'iniziatore dell'addebito diretto.

• Il periodo di riferimento di sette anni dell'Inland Revenue per i registri finanziari è un minimo pratico per il tempo di conservazione delle autorità firmate e dei registri di transazione.

Quali sono le regole di addebito diretto in Nuova Zelanda?

Le regole di addebito diretto in Nuova Zelanda disciplinano il funzionamento dei pagamenti con addebito diretto. Un addebito diretto si verifica quando la tua attività avvia la transazione e preleva fondi direttamente dal conto bancario di un cliente in base a una pianificazione concordata. Differisce da un bonifico bancario, in cui il cliente ti invia denaro. In Nuova Zelanda, l'addebito diretto passa attraverso il Bulk Electronic Clearing System (BECS), ovvero l'infrastruttura interbancaria che elabora i pagamenti in batch tra le istituzioni finanziarie neozelandesi, da non confondere con il BECS australiano.

I requisiti di carattere giuridico per l'addebito diretto in Nuova Zelanda si basano su più livelli, tra cui regole bancarie, legislazione a tutela dei consumatori e obblighi contrattuali tra la tua attività, la banca e i clienti.

Ecco alcune regole da tenere a mente:

• Regole del programma Payments NZ: Il BECS della Nuova Zelanda è disciplinato da Payments NZ, che stabilisce le regole per le banche partecipanti. Tali regole si applicano a qualsiasi attività che utilizza l'addebito diretto tramite una banca sponsor.

• Il Contract and Commercial Law Act 2017: Questa legge disciplina l'applicabilità dell'accordo di autorizzazione tra te e il tuo cliente. Se la tua autorità di addebito diretto non è formata correttamente, potrebbe non essere valida.

• Il Consumer Guarantees Act 1993: Questa legge si applica quando i tuoi clienti sono persone fisiche; stabilisce protezioni di base a cui le tue pratiche di fatturazione non possono derogare.

• Il Fair Trading Act 1986: Comportamenti ingannevoli in merito a ciò che stai addebitando possono esporti a responsabilità ai sensi di questa legge, a prescindere da quanto affermato dalla tua autorità di addebito diretto (DDA).

• L'accordo della tua banca sponsor: Le attività che utilizzano l'addebito diretto in Nuova Zelanda lo fanno in base agli accordi con le banche. Ogni banca ha i propri requisiti di conformità e può imporre condizioni o restrizioni.

Come funziona l'autorizzazione di addebito diretto in Nuova Zelanda?

Prima di poter addebitare il conto di un cliente, ti serve una DDA valida, ovvero un'autorizzazione da parte dell'intestatario del conto. Non esiste un singolo formato definito e le banche potrebbero avere i propri requisiti specifici.

Nella maggior parte dei casi, una DDA valida dovrebbe includere:

• Dettagli dell'intestatario del conto: includono il nome completo del cliente e il numero di conto bancario così come appaiono sul conto.

• Dettagli della tua attività: includi la tua ragione sociale e il tuo nome così come appare sugli estratti conto bancari. Questi non sempre coincidono, quindi chiedi conferma alla tua banca.

• Descrizione chiara dell'addebito: specifica se si tratta di un importo fisso, un importo variabile o un tetto massimo.

• Frequenza e tempistiche: una descrizione di quando avverranno gli addebiti e con quale frequenza.

• Data di inizio dell'autorizzazione: è la data a partire dalla quale hai l'autorizzazione per l'addebito.

• Firma valida: qualcuno autorizzato a operare sul conto deve firmare. I conti cointestati potrebbero richiedere entrambi i firmatari, a seconda del mandato operativo del conto.

Autorizzazione cartacea vs. elettronica

Le DDA cartacee sono ancora comuni, ma l'autorizzazione elettronica è ora accettabile ai sensi del Contract and Commercial Law Act 2017, a condizione che il processo di firma identifichi in modo affidabile la persona e ne indichi l'approvazione. Se la tua attività raccoglie DDA online, l'autorità deve essere presentata in modo distinto; non nasconderla in un accordo più ampio.

Preavviso prima del primo addebito

Assicurati di dare ai clienti 10 giorni di preavviso prima di effettuare il primo addebito. Non solo è obbligatorio, ma è anche utile per le relazioni con i clienti.

Chi regolamenta i requisiti legali dell'addebito diretto in Nuova Zelanda?

Nessun singolo ente regolatore gestisce l'addebito diretto in Nuova Zelanda. Piuttosto, la supervisione è distribuita tra vari organismi.

Questi includono:

• Payments NZ: Stabilisce le regole per il BECS della Nuova Zelanda. Non regolamenta direttamente le attività, ma se violi costantemente le regole, la tua banca sponsor può sospendere o terminare la tua funzione di addebito diretto.

• The Commerce Commission: Fa rispettare il Fair Trading Act. Se le tue pratiche di addebito ingannano i clienti, la commissione ha giurisdizione. I reclami possono comportare indagini, impegni esecutivi o procedimenti giudiziari.

• The Banking Ombudsman Scheme: Gestisce le controversie tra i consumatori e le loro banche. Se un cliente lamenta un addebito non autorizzato e la sua banca non lo risolve in modo soddisfacente, può rivolgersi al difensore civico.

• La tua banca sponsor: In senso pratico, anche la tua banca è una sorta di regolatore. Ha una propria adeguata verifica della clientela (KYC), il monitoraggio delle transazioni e i requisiti di conformità. La tua banca può anche imporre condizioni alla tua funzione di addebito diretto o ritirarla interamente se non soddisfi i requisiti.

Quali sono i diritti dei consumatori e le regole sulle contestazioni ai sensi dei requisiti legali di addebito diretto in Nuova Zelanda?

I clienti hanno diritti forti in materia di addebito diretto e il processo di contestazione pende a loro favore. Vale la pena capirlo prima di fare forte affidamento su questo metodo di pagamento rispetto ad altri.

Ecco gli elementi da considerare:

Il diritto di annullare

Un cliente può annullare la propria autorità di addebito diretto in qualsiasi momento avvisando te o la sua banca. Una volta che hanno annullato con la loro banca, la banca rifiuterà qualsiasi ulteriore addebito che tenti, anche se ritieni che l'annullamento fosse improprio o che il contratto tra voi sia ancora valido. La DDA e il contratto sottostante sono separati e alla banca importa solo della DDA.

Reclami per addebito non autorizzato

Se un cliente contesta un addebito come non autorizzato, la sua banca spesso lo stornare basing on context e indagherà. L'onere passa a te di dimostrare che l'addebito è stato autorizzato da una DDA valida. Se non puoi produrre l'autorità firmata, perderai la contestazione e i fondi.

Avviso di importo variabile

Una DDA che autorizza "fino a" un certo importo non significa che puoi addebitare fino a quel tetto massimo. Se intendi addebitare importi variabili, potresti dover dare ai clienti un preavviso di eventuali modifiche prima dell'addebito.

Quali registri dovrebbero conservare le attività?

I tuoi registri sono importanti in caso di contestazione. Ti aiutano a fornire una cronologia accurata.

Valuta la possibilità di conservare quanto segue:

• DDA firmati: conserva l'autorità originale firmata per ogni cliente, compresa la data in cui è stata eseguita e il canale tramite il quale è stata raccolta (ad esempio, cartaceo, online o altro).

• Modifiche DDA: tieni traccia di eventuali modifiche all'autorità, compresa la data della modifica e la modalità in cui è stata effettuata.

• Registri delle transazioni: importi, date e riferimenti per ogni addebito effettuato in base a ciascuna autorità. Questi devono essere recuperabili per cliente e data.

• Avvisi di annullamento: registri di quando i clienti hanno annullato, di come te lo hanno notificato e di quando hai dato seguito all'annullamento.

• Avvisi anticipati per addebiti variabili: copie di eventuali avvisi inviati ai clienti prima degli addebiti di importo variabile, compresa la data di invio e l'importo comunicato.

Per quanto riguarda i requisiti fiscali, il mandato generale di Inland Revenue è di sette anni per i registri finanziari, che è anche un punto di riferimento ragionevole per i registri degli addebiti diretti. Se raccogli le DDA elettronicamente, il tuo sistema deve produrre una copia recuperabile di ciò che il cliente ha effettivamente firmato; una voce di registro che confermi che hanno completato il flusso non verrà accettata in un audit.

Gli addebiti diretti sono la scelta giusta per la tua attività in Nuova Zelanda?

L'addebito diretto è adatto alle attività con un addebito ricorrente prevedibile, relazioni continue con i clienti e l'infrastruttura amministrativa per gestire adeguatamente le autorizzazioni. È meno adatto per le singole transazioni, per importi altamente variabili o per attività che non hanno sviluppato solidi processi per gestire gli annullamenti e le controversie.

Ecco perché:

• Costi di conformità: Hai bisogno di una banca sponsor che sia disposta a darti accesso all'addebito diretto, il che comporta un proprio processo di due diligence.

• Gestione DDA: Hai bisogno di sistemi per raccogliere, conservare e recuperare le autorità firmate e di processi per gestire annullamenti e modifiche in modo tempestivo e accurato.

• Preparazione alle controversie: Quando un cliente o la sua banca contesta un addebito, la tua documentazione è la tua difesa. Se non riesci a produrre una DDA valida, probabilmente perderai la controversia e i fondi.

Che tu utilizzi un fornitore di pagamenti come Stripe o che tu passi direttamente tramite una banca, i requisiti di autorizzazione, i diritti dei consumatori e gli obblighi di tenuta dei registri sono essenzialmente gli stessi. Ciò che cambia è la quantità di meccanismi che gestirai tu stesso.

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