Os pagamentos por débito automático na Nova Zelândia (NZ) são regidos por um conjunto de regras, que inclui os requisitos do regime da Payments NZ, legislação de proteção ao consumidor e obrigações contratuais com o banco e os clientes. Estar de acordo com as leis sobre débito automático significa entender como elas interagem.

Abaixo, explicaremos as regras sobre débito automático na Nova Zelândia, quem as regulamenta e as práticas recomendadas de manutenção de registros para empresas da Nova Zelândia que recolhem pagamentos por débito automático.

Principais conclusões

• Uma DDA (Autoridade de débito automático) válida deve incluir as informações do titular da conta, a descrição clara do débito e a assinatura verificada antes de sacar os fundos da conta do cliente.

• Os clientes podem cancelar a DDA a qualquer momento por meio do banco ou do iniciador do débito automático.

• O limite base de sete anos da Inland Revenue para registros financeiros é o mínimo razoável sobre por quanto tempo devem ser retidas as autoridades assinadas e os registros de transações.

Quais são as regras de débito automático na Nova Zelândia?

As regras de débito automático na Nova Zelândia determinam como os pagamentos de débito automático funcionam. Um débito automático é quando a sua empresa inicia a transação e retira fundos diretamente da conta bancária de um cliente em um cronograma acordado. Ele difere de uma transferência de crédito, em que o cliente envia dinheiro para você. Na Nova Zelândia, o débito automático passa pelo Bulk Electronic Clearing System (BECS), que é a infraestrutura interbancária que processa pagamentos em lote entre as instituições financeiras da Nova Zelândia (não deve ser confundido com o BECS australiano).

Os requisitos jurídicos para débito automático na Nova Zelândia abrangem várias camadas, incluindo regras bancárias, legislação de proteção ao consumidor e obrigações contratuais entre sua empresa, o banco e os clientes.

Aqui estão algumas regras a serem lembradas:

• Regras do esquema Payments NZ: O BECS da Nova Zelândia é administrado pela Payments NZ, que define as regras para os bancos participantes. Essas regras se aplicam a qualquer empresa que use o débito automático por meio de um banco patrocinador.

• A Lei de Contratos e Direito Comercial de 2017: Esta lei determina a aplicabilidade do contrato de autorização entre você e seu cliente. Se a sua autorização de débito automático não for devidamente formulada, ela pode não ser válida.

• A Lei de Garantias do Consumidor de 1993: Esta lei se aplica quando seus clientes são pessoas físicas. Ela estabelece proteções básicas que as suas práticas de faturamento não podem sobrepor.

• A Lei de Comércio Justo de 1986: A conduta enganosa sobre o que você está debitando pode expor você a responsabilidades de acordo com esta lei, independentemente do que a sua autorização de débito automático (DDA) disser.

• Contrato do seu banco patrocinador: As empresas que usam débito automático na Nova Zelândia o fazem sob contratos com bancos. Cada banco tem seus próprios requisitos de conformidade e pode impor condições ou restrições.

Como funciona a autorização de débito automático na Nova Zelândia?

Antes que você possa debitar da conta de um cliente, precisará de uma DDA (Autoridade de débito automático) válida, que é a autorização do titular da conta. Não existe um formato único definido, e os bancos podem ter requisitos específicos.

Na maioria dos casos, uma DDA válida deve incluir:

• Informações do titular da conta: inclui o nome completo e o número da conta bancária do cliente exatamente como aparecem na conta.

• Informações da sua empresa: inclua o nome da empresa e o seu nome exatamente como aparecem nos extratos bancários. Nem sempre as informações coincidem; portanto, confirme isso com o banco.

• Descrição clara do débito: informe se é um valor fixo, variável ou limite máximo.

• Frequência e prazo: descrição de quando os débitos ocorrerão e com que frequência.

• Data de início da autorização: é a data a partir da qual você tem autorização para debitar.

• Assinatura válida: é necessário ter a assinatura de um titular autorizado a usar a conta. Contas conjuntas podem exigir a assinatura de todos os titulares, dependendo das regras da instrução da conta.

Autorização em papel x eletrônica

As DDAs em papel ainda são muito comuns, mas as eletrônicas agora são aceitas sob a Lei de Contratos e Direito Comercial (Contract and Commercial Law Act) de 2017, desde que o processo de assinatura identifique a pessoa de maneira confiável e indique sua aprovação. Se a sua empresa recolhe DDAs online, a autoridade deverá ser apresentada de forma destacada, não a esconda dentro de um acordo mais amplo.

Aviso prévio antes do primeiro débito

Lembre-se de dar um aviso de 10 dias para os clientes antes de realizar o primeiro débito. Não só é um requisito, como também é bom para o relacionamento com o cliente.

Quem regula os requisitos jurídicos de débito automático na Nova Zelândia?

Nenhum órgão regulador único gerencia o débito automático na Nova Zelândia. Em vez disso, a supervisão é distribuída entre vários órgãos.

Entre eles estão:

• Payments NZ: Define as regras do BECS da Nova Zelândia. Ela não regula as empresas diretamente, mas se você violar as regras de forma persistente, o seu banco patrocinador poderá suspender ou encerrar a sua linha de débito automático.

• A Comissão de Comércio: Aplica a Lei de Comércio Justo. Se as suas práticas de faturamento enganarem os clientes, a comissão terá jurisdição. As reclamações podem resultar em investigações, compromissos executáveis ou processos judiciais.

• O Esquema do Ombudsman Bancário: Lida com as contestações entre os consumidores e os seus bancos. Se um cliente alegar um débito não autorizado e o banco dele não o resolver de forma satisfatória, ele poderá encaminhar a questão ao ombudsman.

• Seu banco patrocinador: Em um sentido prático, o seu banco também é uma espécie de regulador. Ele tem os seus próprios requisitos de Know Your Customer (KYC), monitoramento de transações e conformidade. O seu banco também pode impor condições à sua linha de débito automático ou retirá-la totalmente se você não cumprir os requisitos.

Quais são os direitos do consumidor e as regras de contestação sob os requisitos jurídicos de débito automático na Nova Zelândia?

Os clientes têm direitos fortes quando se trata de débito automático, e o processo de contestação é favorável a eles. Vale a pena entender isso antes de depender fortemente dessa forma de pagamento em detrimento de outras.

Eis os pontos a considerar:

O direito de cancelar

Um cliente pode cancelar a autorização de débito automático a qualquer momento, notificando você ou o banco. Depois de cancelar com o banco, a instituição recusará quaisquer outros débitos que você tentar, mesmo que você acredite que o cancelamento foi indevido ou que o contrato entre vocês ainda esteja ativo. O DDA e o contrato subjacente são separados, e o banco só se importa com o DDA.

Reivindicações de débito não autorizado

Se um cliente contestar um débito como não autorizado, o banco dele geralmente o anulará e fará uma investigação. O ônus passa a ser seu de demonstrar que o débito foi autorizado sob um DDA válido. Se você não conseguir apresentar a autorização assinada, perderá a contestação e os fundos.

Aviso de valor variável

Um DDA que autoriza "até" um determinado valor não significa que você pode debitar até esse teto. Se você planeja debitar valores variáveis, pode ser necessário dar aos clientes um aviso prévio de quaisquer alterações antes de debitar.

Quais registros as empresas devem manter?

Seus registros são importantes em uma contestação. Eles ajudam você a fornecer um histórico preciso.

Considere reter os seguintes itens:

• DDAs assinados: Guarde a autorização original assinada de cada cliente, incluindo a data em que foi executada e o canal pelo qual foi coletada (por exemplo, papel, online ou outro).

• Alterações de DDA: Mantenha registros de quaisquer alterações na autorização, incluindo a data da alteração e como ela foi feita.

• Registros de transação: Valores, datas e referências de cada débito realizado sob cada autorização. Estes precisam ser recuperáveis por cliente e data.

• Avisos de cancelamento: Registros de quando os clientes cancelaram, como notificaram você e quando você agiu em relação ao cancelamento.

• Avisos prévios para débitos variáveis: Cópias de quaisquer avisos enviados aos clientes antes de débitos de valor variável, incluindo a data de envio e o valor comunicado.

Em relação aos requisitos de imposto, a instrução geral da Inland Revenue é de sete anos para registros financeiros, o que também é uma base razoável para registros de débito automático. Se você coletar DDAs eletronicamente, seu sistema precisa produzir uma cópia recuperável do que o cliente realmente assinou. Uma entrada de log que confirma que ele concluiu o fluxo não será aceita em uma auditoria.

Os débitos automáticos são adequados para a sua empresa na Nova Zelândia?

O débito automático é adequado para empresas com cobrança recorrente previsível, relacionamentos contínuos com clientes e infraestrutura administrativa para gerenciar as autorizações adequadamente. Ele é menos adequado para transações individuais, valores altamente variáveis ou empresas que não criaram processos sólidos para lidar com cancelamentos e contestações.

Veja os motivos:

• Sobrecarga de conformidade: Você precisa de um banco patrocinador que esteja disposto a lhe dar acesso ao débito automático, o que envolve o seu próprio processo de due diligence.

• Gestão de DDA: Você precisa de sistemas para coletar, armazenar e recuperar autoridades assinadas e processos para lidar com cancelamentos e alterações de forma rápida e precisa.

• Prontidão para contestação: Quando um cliente ou seu banco contesta um débito, a sua documentação é a sua defesa. Se você não conseguir apresentar um DDA válido, provavelmente perderá a contestação e os fundos.

Quer você use um provedor de pagamentos como a Stripe ou vá diretamente a um banco, os requisitos de autorização, os direitos do consumidor e as obrigações de manutenção de registros são essencialmente os mesmos. O que muda é a quantidade da mecânica que você mesmo gerenciará.

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