I pagamenti con addebito diretto in Nuova Zelanda (NZ) sono disciplinati da una serie di regole, tra cui i requisiti del circuito Payments NZ, la legislazione a tutela dei consumatori e gli obblighi contrattuali nei confronti sia della tua banca, sia dei clienti. Rispettare le norme sull'addebito diretto significa comprenderne le interazioni.

Di seguito illustreremo le regole dell'addebito diretto in Nuova Zelanda, chi regolamenta i requisiti in materia di addebito diretto e le best practice di conservazione delle registrazioni per le attività neozelandesi che riscuotono i pagamenti con addebito diretto.

In sintesi

• Prima che tu possa prelevare fondi dal conto di un cliente un'autorizzazione di addebito diretto (DDA) valida dovrebbe includere i dettagli dell'intestatario del conto, una descrizione chiara dell'addebito e una firma verificata.

• I clienti possono annullare in qualsiasi momento la propria autorizzazione di addebito diretto tramite la propria banca o la parte che ha avviato l'addebito diretto.

• Il limite minimo di sette anni stabilito dall'Inland Revenue per le registrazioni finanziarie rappresenta una pratica tempistica di base per la conservazione delle autorizzazioni firmate e delle registrazioni delle transazioni.

Regole dell'addebito diretto in Nuova Zelanda

Le regole per l'addebito diretto in Nuova Zelanda disciplinano il funzionamento dei pagamenti con addebito diretto. Un addebito diretto si verifica quando la tua attività avvia la transazione e preleva i fondi direttamente dal conto bancario di un cliente in base a una pianificazione concordata. È diverso da un bonifico, in cui è il cliente a inviare il denaro. In Nuova Zelanda, l'addebito diretto viene gestito tramite il Bulk Electronic Clearing System (BECS), cioè l'infrastruttura interbancaria che elabora i pagamenti in batch tra gli istituti finanziari neozelandesi, da non confondere con il BECS dell'Australia.

I requisiti legali dell'addebito diretto in Nuova Zelanda si basano su più livelli, che comprendono i regolamenti bancari, le leggi a tutela dei consumatori e gli obblighi contrattuali tra la tua attività, la banca e i clienti.

Ecco alcune regole da tenere a mente:

• Regole del circuito Payments NZ: il BECS della Nuova Zelanda è gestito da Payments NZ, che stabilisce le regole per le banche partecipanti. Tali regole si applicano a tutte le attività che utilizzano l'addebito diretto tramite una banca sponsorizzante.

• Contract and Commercial Law Act del 2017: questa legge disciplina l'applicabilità dell'accordo di autorizzazione fra te e il cliente. Se la tua autorizzazione di addebito diretto non è stata formulata correttamente, potrebbe non essere valida.

• Consumer Guarantees Act del 1993: questa legge si applica quando i tuoi clienti sono persone fisiche; stabilisce delle salvaguardie di base che le tue prassi di fatturazione non possono ignorare.

• Fair Trading Act del 1986: un comportamento anomalo riguardo a ciò che addebiti può comportare responsabilità nei confronti di questa legge, indipendentemente da quanto affermato nella tua autorizzazione all'addebito diretto (DDA).

• Accordi con la tua banca sponsor: le attività che utilizzano l'addebito diretto in Nuova Zelanda lo fanno basandosi su accordi con le banche. Ogni banca ha i propri requisiti per la conformità e può imporre condizioni o restrizioni.

Funzionamento dell'autorizzazione per l'addebito diretto in Nuova Zelanda

Prima di poter addebitare un importo sul conto di un cliente, è necessaria una DDA valida, ovvero un'autorizzazione da parte dell'intestatario del conto. Non è stato definito un formato univoco e le banche potrebbero avere requisiti specifici.

Nella maggior parte dei casi, una DDA valida dovrebbe includere:

• Dettagli dell'intestatario del conto: includono il nome completo del cliente e il numero di conto bancario, così come riportati sul conto.

• Dettagli dell'attività: includono la tua ragione sociale e il tuo nome, così come compaiono sugli estratti conto bancari. Non sempre questi dati coincidono, quindi verificali con la tua banca.

• Descrizione chiara dell'addebito: specifica se viene stabilito un importo fisso, un importo variabile o un limite massimo.

• Frequenza e tempistiche: descrizione dei tempi e della frequenza con cui verranno effettuati gli addebiti.

• Data di inizio dell'autorizzazione: è la data a partire dalla quale sei autorizzato a effettuare l'addebito.

• Firma valida: la firma deve essere apposta da un soggetto autorizzato a operare sul conto. I conti cointestati potrebbero richiedere entrambi i firmatari, a seconda del mandato operativo sul conto.

Autorizzazione cartacea ed elettronica

Le DDA cartacee sono ancora comuni, ma ora è accettata anche l'autorizzazione elettronica ai sensi del Contract and Commercial Law Act del 2017, a condizione che il processo di firma identifichi in modo affidabile la persona e ne indichi l'approvazione. Se la tua attività acquisisce le DDA online, l'autorizzazione deve essere presentata distintamente, evitando di nasconderla all'interno di un accordo più ampio.

Preavviso prima del primo addebito

Assicurati di inviare ai clienti un preavviso di 10 giorni prima di effettuare il primo addebito. Oltre a essere obbligatorio, è anche utile per i rapporti con i clienti.

Regolamentazione dei requisiti di legge per l'addebito diretto in Nuova Zelanda

In Nuova Zelanda non esiste un unico ente che regola la gestione dell'addebito diretto. La supervisione è invece distribuita tra diversi organismi.

Questi includono:

• Payments NZ: stabilisce le regole del BECS per la Nuova Zelanda. Non regolamenta direttamente le attività ma, in caso di violazione costante delle regole, la tua banca sponsor può sospendere o revocare il tuo servizio di addebito diretto.

• Commerce Commission: fa rispettare il Fair Trading Act. Se le tue prassi di fatturazione sono ingannevoli per i clienti, la giurisdizione spetta alla Commissione. I reclami possono dar luogo a indagini, impegni vincolanti o cause giudiziarie.

• Banking Ombudsman Scheme: gestisce le contestazioni tra i consumatori e le loro banche. Se un cliente segnala un addebito non autorizzato e la sua banca non risolve il problema in modo soddisfacente, può rivolgersi all'Ombudsman.

• La tua banca sponsorizzante: dal punto di vista pratico, anche la tua banca ha un ruolo nella regolamentazione. Ha i propri requisiti di adeguata verifica della clientela (KYC), monitoraggio delle transazioni e conformità. Inoltre, può imporre condizioni per il tuo servizio di addebito diretto o revocarlo del tutto se non rispetti i requisiti.

Diritti dei consumatori e regole sulle contestazioni in base ai requisiti legali dell'addebito diretto in Nuova Zelanda

I clienti hanno diritti molto forti in materia di addebito diretto e il processo di contestazione pende a loro favore. È bene comprenderlo prima affidarsi eccessivamente a questo metodo di pagamento rispetto ad altri.

Ecco gli elementi da considerare:

Diritto di annullamento

Un cliente può annullare in qualsiasi momento la propria autorizzazione all'addebito diretto avvisando la tua attività o la propria banca. Una volta effettuato l'annullamento presso la banca, quest'ultima rifiuterà qualsiasi ulteriore tentativo di addebito, anche se ritieni che l'annullamento sia stato indebito o che il contratto fra te e il cliente sia ancora in vigore. L'autorizzazione all'addebito diretto (DDA) e il contratto sottostante sono separati e la banca tiene conto solo della DDA.

Reclami per addebiti non autorizzati

Se un cliente contesta un addebito considerandolo non autorizzato, spesso la sua banca lo stornerà per indagare. L'onere si sposterà sulla tua attività, che dovrà dimostrare che l'addebito è stato autorizzato con una DDA valida. Se non riesci a presentare l'autorizzazione firmata, perderai la contestazione e i fondi.

Preavviso di importo variabile

Una DDA che autorizza "fino a" un determinato importo non significa che puoi richiedere qualsiasi addebito fino a quel limite. Se prevedi di addebitare importi variabili, potrebbe essere necessario inviare ai clienti un preavviso delle eventuali modifiche prima di effettuare l'addebito.

Registrazioni che le attività dovrebbero conservare

In caso di contestazione, le tue registrazioni sono importanti. Ti aiutano a fornire una cronologia accurata.

Valuta la possibilità di conservare quanto segue:

• DDA firmate: conserva l'autorizzazione originale firmata da ogni cliente, inclusa la data di entrata in vigore e il canale attraverso il quale è stata raccolta (ad esempio, cartaceo, online o altro).

• Modifiche delle DDA: tieni traccia di eventuali modifiche dell'autorizzazione, inclusa la data della modifica e la modalità con cui è stata effettuata.

• Registrazioni delle transazioni: importi, date e riferimenti per ogni addebito effettuato in base a ciascuna autorizzazione. Queste devono essere recuperabili per cliente e per data.

• Avvisi di cancellazione: registrazioni del momento in cui i clienti hanno richiesto l'annullamento, modalità di notifica e data di esecuzione della cancellazione.

• Avvisi anticipati in caso di addebiti variabili: copie di eventuali avvisi inviati ai clienti prima degli addebiti di importi variabili, comprendenti la data di invio e l'importo comunicato.

Per quanto riguarda i requisiti fiscali, l'obbligo generale dell'Inland Revenue è di sette anni per le registrazioni finanziarie, che è anche una base ragionevole per le registrazioni degli addebiti diretti. Se raccogli le DDA per via elettronica, il tuo sistema deve produrre una copia recuperabile di ciò che il cliente ha effettivamente firmato; una voce del registro che confermi il completamento del flusso non sarà accettata in caso di revisione contabile.

Indicazione degli addebiti diretti per le attività in Nuova Zelanda

L'addebito diretto è indicato per le attività conaddebiti ricorrenti prevedibili, relazioni continue con i clienti e infrastruttura amministrativa in grado di gestire correttamente le autorizzazioni. È meno adatto per transazioni isolate, importi notevolmente variabili o le attività che non dispongono di procedure consolidate per la gestione di annullamenti e contestazioni.

Questi sono i motivi:

• Costi amministrativi della conformità: la banca sponsor deve essere disposta a concedere l'accesso all'addebito diretto e questo comporta un adeguato processo di due diligence.

• Gestione delle DDA: devi disporre di sistemi per raccogliere, archiviare e recuperare le autorizzazioni firmate, insieme alle procedure per gestire annullamenti e modifiche in modo rapido e accurato.

• Preparazione alle contestazioni: quando un cliente o la sua banca contesta un addebito, la documentazione in tuo possesso rappresenta la tua linea di difesa. Se non sei in grado di produrre una DDA valida, probabilmente perderai la contestazione e i fondi.

Sia che utilizzi un fornitore di servizi di pagamento come Stripe, o ti rivolga direttamente a una banca, i requisiti per l'autorizzazione, i diritti dei consumatori e gli obblighi di conservazione delle registrazioni rimangono sostanzialmente gli stessi. Ciò che cambia sono le procedure che dovrai gestire in modo autonomo.

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