Les paiements par prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande (NZ) sont régis par un ensemble de règles, notamment les exigences du système de Payments NZ, la législation sur la protection des consommateurs et les obligations contractuelles envers votre banque et vos clients. Respecter la législation sur les prélèvements automatiques implique de comprendre comment ces éléments interagissent.

Ci-dessous, nous aborderons les règles en matière de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande, qui réglemente les exigences en matière de prélèvement automatique, et les bonnes pratiques en matière de tenue de dossiers pour les entreprises néo-zélandaises qui collectent des paiements par prélèvement automatique.

Points à retenir

• Une autorisation de prélèvement automatique (DDA) valide doit inclure les coordonnées du titulaire du compte, une description claire du prélèvement et une signature vérifiée avant de pouvoir prélever des fonds sur le compte d'un client.

• Les clients peuvent annuler leur autorisation de prélèvement automatique à tout moment auprès de leur banque ou de l'initiateur du prélèvement automatique.

• Le délai de référence de sept ans fixé par l'Inland Revenue pour les dossiers financiers constitue un minimum pratique pour la durée de conservation des autorisations signées et des relevés de transactions.

Quelles sont les règles relatives aux prélèvements automatiques en Nouvelle-Zélande ?

En Nouvelle-Zélande, les règles relatives aux prélèvements automatiques régissent le fonctionnement de ce type de paiement. On parle de prélèvement automatique lorsque votre entreprise initie la transaction et prélève les fonds directement sur le compte bancaire d'un client selon un calendrier convenu. Il diffère d'un virement bancaire, pour lequel c'est le client qui vous envoie de l'argent. En Nouvelle-Zélande, les prélèvements automatiques transitent par le Bulk Electronic Clearing System (BECS), l'infrastructure interbancaire qui traite les paiements par lots entre les institutions financières néo-zélandaises (à ne pas confondre avec le BECS australien).

En Nouvelle-Zélande, les exigences légales relatives aux prélèvements automatiques s'articulent autour de plusieurs niveaux, notamment les règles bancaires, la législation sur la protection des consommateurs et les obligations contractuelles entre votre entreprise, la banque et les clients.

Voici quelques règles à garder à l'esprit :

• Règles du système de Payments NZ : Le BECS néo-zélandais est régi par Payments NZ, qui définit les règles pour les banques participantes. Ces règles s'appliquent à toute entreprise qui utilise le prélèvement automatique par l'intermédiaire d'une banque partenaire.

• The Contract and Commercial Law Act 2017 : Cette loi régit l'applicabilité de l'accord d'autorisation entre vous et votre client. Si votre mandat de prélèvement automatique n'est pas correctement rédigé, il risque de ne pas être valide.

• The Consumer Guarantees Act 1993 : Cette loi s'applique lorsque vos clients sont des particuliers ; elle définit des protections de base que vos pratiques de facturation ne peuvent pas outrepasser.

• The Fair Trading Act 1986 : Une conduite trompeuse quant à l'objet du prélèvement peut engager votre responsabilité en vertu de cette loi, indépendamment de ce que stipule votre mandat de prélèvement automatique (DDA).

• L'accord de votre banque partenaire : En Nouvelle-Zélande, les entreprises qui utilisent le prélèvement automatique le font dans le cadre d'accords conclus avec des banques. Chaque banque a ses propres exigences de conformité et peut imposer des conditions ou des restrictions.

Comment fonctionne l'autorisation de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande ?

Avant de pouvoir débiter le compte d'un client, vous avez besoin d'une DDA valide, qui est une autorisation du titulaire du compte. Il n'existe pas de format défini unique, et les banques peuvent avoir leurs propres exigences spécifiques.

Dans la plupart des cas, une DDA valide doit inclure :

• Coordonnées du titulaire du compte : cela inclut le nom complet et le numéro de compte du client tels qu'ils apparaissent sur le compte.

• Coordonnées de votre entreprise : incluez le nom de l'entreprise et votre nom tels qu'ils apparaissent sur les relevés bancaires. Ces informations ne correspondent pas toujours, confirmez-les donc auprès de votre banque.

• Description claire du prélèvement : précisez s'il s'agit d'un montant fixe, d'un montant variable ou d'un plafond maximal.

• Fréquence et calendrier : description du moment où les prélèvements auront lieu et de leur fréquence.

• Date de début de l'autorisation : il s'agit de la date à partir de laquelle vous êtes autorisé à débiter.

• Signature valide : une personne autorisée à utiliser le compte doit signer. Les comptes joints peuvent nécessiter la signature des deux titulaires, selon le mandat de fonctionnement du compte.

Autorisation papier ou électronique

Les DDA papier sont encore courantes, mais l'autorisation électronique est désormais acceptable en vertu du Contract and Commercial Law Act 2017, à condition que le processus de signature identifie de manière fiable la personne et indique son approbation. Si votre entreprise recueille des DDA en ligne, l'autorisation doit être présentée de manière distincte ; ne la noyez pas dans un accord plus large.

Préavis avant le premier prélèvement

Assurez-vous de donner à vos clients un préavis de 10 jours avant d'effectuer le premier prélèvement. Ce n'est pas seulement obligatoire, c'est aussi bon pour la relation client.

Qui réglemente les exigences légales relatives aux prélèvements automatiques en Nouvelle-Zélande ?

Il n'existe pas d'organisme de réglementation unique pour les prélèvements automatiques en Nouvelle-Zélande. La surveillance est plutôt répartie entre plusieurs organismes.

Les produits et services suivants relèvent notamment du taux de TVA à 9 % :

• Payments NZ : Définit les règles du BECS néo-zélandais. Il ne réglemente pas directement les entreprises, mais si vous enfreignez les règles de manière persistante, votre banque partenaire peut suspendre ou résilier votre service de prélèvement automatique.

• La Commerce Commission : Fait appliquer la Fair Trading Act. Si vos pratiques de facturation induisent les clients en erreur, la commission est compétente. Les plaintes peuvent donner lieu à des enquêtes, à des engagements exécutoires ou à des procédures judiciaires.

• Le Banking Ombudsman Scheme : Traite les litiges entre les consommateurs et leurs banques. Si un client signale un prélèvement non autorisé et que sa banque ne résout pas le problème de manière satisfaisante, il peut faire appel au médiateur.

• Votre banque partenaire : D'un point de vue pratique, votre banque joue également un rôle de régulateur. Elle a ses propres exigences en matière de KYC, de surveillance des transactions et de conformité. Votre banque peut également imposer des conditions à votre service de prélèvement automatique ou le retirer entièrement si vous ne respectez pas les exigences.

Quels sont les droits des consommateurs et les règles en matière de litiges dans le cadre des exigences légales relatives aux prélèvements automatiques en Nouvelle-Zélande ?

Les clients disposent de droits importants en matière de prélèvement automatique et la procédure de litige penche en leur faveur. Il est important de bien comprendre ce point avant de vous appuyer sur ce moyen de paiement plutôt que sur d'autres.

Voici les critères à prendre en compte :

Le droit d'annulation

Un client peut annuler son mandat de prélèvement automatique à tout moment en vous en informant ou en informant sa banque. Une fois qu'il a annulé auprès de sa banque, celle-se refusera tout prélèvement ultérieur que vous tenterez d'effectuer, même si vous estimez que l'annulation est injustifiée ou que le contrat qui vous lie est toujours en cours. Le mandat de prélèvement automatique et le contrat sous-jacent sont distincts, et la banque ne se soucie que du mandat de prélèvement automatique.

Demandes de prélèvement non autorisé

Si un client conteste un prélèvement comme non autorisé, sa banque l'annulera souvent et mènera une enquête. Il vous incombera alors de démontrer que le prélèvement était autorisé dans le cadre d'un mandat de prélèvement automatique valide. Si vous ne pouvez pas produire le mandat signé, vous perdrez le litige et les fonds.

Avis de montant variable

Un mandat de prélèvement automatique qui autorise un prélèvement « jusqu'à » un certain montant ne signifie pas que vous pouvez prélever jusqu'à ce plafond. Si vous prévoyez de prélever des montants variables, vous devrez peut-être en informer les clients à l'avance avant de procéder au prélèvement.

Quels documents les entreprises doivent-elles conserver ?

Vos dossiers sont importants en cas de litige. Ils vous aident à fournir un historique précis.

Nous vous recommandons de conserver ce qui suit :

• Mandats de prélèvement automatique signés : Conservez le mandat original signé pour chaque client, y compris la date de signature et le canal par lequel il a été collecté (par exemple, format papier, en ligne ou autre).

• Modifications du mandat de prélèvement automatique : Conservez une trace de toute modification apportée au mandat, y compris la date de la modification et la manière dont elle a été effectuée.

• Dossiers de transaction : Les montants, les dates et les références de chaque prélèvement effectué dans le cadre de chaque mandat. Ces informations doivent pouvoir être récupérées par client et par date.

• Avis d'annulation : Les dates d'annulation des clients, la manière dont ils vous en ont informé et la date à laquelle vous avez pris en compte cette annulation.

• Avis préalables pour les prélèvements variables : Des copies de tout avis envoyé aux clients avant les prélèvements de montants variables, y compris la date d'envoi et le montant communiqué.

En ce qui concerne les obligations fiscales, le mandat général de l'Inland Revenue est de sept ans pour les documents financiers, ce qui constitue également une référence raisonnable pour les dossiers de prélèvement automatique. Si vous collectez les mandats de prélèvement automatique par voie électronique, votre système doit pouvoir produire une copie récupérable de ce que le client a réellement signé ; une entrée de journal confirmant qu'il a terminé le flux ne sera pas acceptée lors d'un audit.

Les prélèvements automatiques sont-ils adaptés à votre entreprise en Nouvelle-Zélande ?

Le prélèvement automatique convient aux entreprises dont la facturation récurrente est prévisible, qui entretiennent des relations continues avec leurs clients et qui disposent de l'infrastructure administrative nécessaire pour gérer correctement les autorisations. Il est moins adapté aux transactions individuelles, aux montants très variables ou aux entreprises qui n'ont pas mis en place de processus solides pour gérer les annulations et les litiges.

Voici pourquoi :

• Charge liée à la conformité : Vous devez trouver une banque partenaire prête à vous accorder l'accès au prélèvement automatique, ce qui implique son propre processus de devoir de vigilance.

• Gestion des mandats de prélèvement automatique : Vous devez disposer de systèmes pour collecter, stocker et récupérer les mandats signés, ainsi que de processus pour traiter les annulations et les modifications rapidement et avec précision.

• Préparation aux litiges : Lorsqu'un client ou sa banque conteste un prélèvement, votre documentation constitue votre moyen de défense. Si vous ne pouvez pas produire de mandat de prélèvement automatique valide, vous perdrez probablement le litige et les fonds.

Que vous fassiez appel à un prestataire de services de paiement tel que Stripe ou que vous passiez directement par une banque, les exigences d'autorisation, les droits des consommateurs et les obligations de conservation des documents sont essentiellement les mêmes. Ce qui change, c'est la part des mécanismes que vous gérerez vous-même.

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