Zahlungen per Lastschriftverfahren in Neuseeland (NZ) unterliegen einem Regelwerk, das Systemanforderungen von Payments NZ, Verbraucherschutzgesetze sowie vertragliche Verpflichtungen gegenüber Ihrer Bank und Ihren Kundinnen und Kunden umfasst. Um das Lastschriftrecht korrekt anzuwenden, muss man verstehen, wie diese Faktoren ineinandergreifen.

Im Folgenden behandeln wir die Lastschriftregeln in Neuseeland, wer die Lastschriftanforderungen reguliert und Best Practices für die Aufbewahrung von Unterlagen für neuseeländische Unternehmen, die Zahlungen per Lastschriftverfahren einziehen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein gültiges Lastschriftmandat (DDA) sollte die Angaben der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers, eine klare Beschreibung der Lastschrift und eine verifizierte Unterschrift enthalten, bevor Sie Beträge vom Konto einer Kundin oder eines Kunden einziehen können.

• Kundinnen und Kunden können ihr Lastschriftmandat jederzeit über ihre Bank oder die auslösende Partei des Lastschriftverfahrens stornieren.

• Die vom Inland Revenue festgelegte Basisrichtlinie von sieben Jahren für Finanzunterlagen ist ein praktischer Mindestzeitraum für die Aufbewahrung von unterzeichneten Vollmachten und Transaktionsaufzeichnungen.

Welche Regeln für das Lastschriftverfahren gelten in Neuseeland?

Die Regeln für das Lastschriftverfahren in Neuseeland regeln, wie Lastschriftzahlungen funktionieren. Ein Lastschriftverfahren liegt vor, wenn Ihr Unternehmen die Transaktion initiiert und Gelder direkt und nach einem vereinbarten Zeitplan vom Konto der Kundinnen und Kunden einzieht. Es unterscheidet sich von einer Überweisung, bei der die Kundinnen und Kunden Ihnen Geld senden. In Neuseeland läuft das Lastschriftverfahren über das Bulk Electronic Clearing System (BECS), die Interbanken-Infrastruktur, die Batch-Zahlungen zwischen neuseeländischen Finanzinstituten abwickelt – nicht zu verwechseln mit dem australischen BECS.

Die rechtlichen Anforderungen für das Lastschriftverfahren in Neuseeland sind auf mehreren Ebenen angesiedelt, einschließlich Bankvorschriften, Verbraucherschutzgesetzen und vertraglichen Verpflichtungen zwischen Ihrem Unternehmen, der Bank und den Kundinnen und Kunden.

Hier sind einige Regeln, die Sie beachten sollten:

• Regeln des Payments NZ-Systems: Das BECS in Neuseeland wird von Payments NZ verwaltet, das die Regeln für die teilnehmenden Banken festlegt. Diese Regeln gelten für jedes Unternehmen, das das Lastschriftverfahren über eine Sponsorenbank nutzt.

• The Contract and Commercial Law Act 2017: Dieses Gesetz regelt die Durchsetzbarkeit der Autorisierungsvereinbarung zwischen Ihnen und Ihren Kundinnen und Kunden. Wenn Ihre Lastschriftvollmacht nicht ordnungsgemäß formuliert ist, ist sie möglicherweise nicht gültig.

• The Consumer Guarantees Act 1993: Dieses Gesetz gilt, wenn Ihre Kundinnen und Kunden Einzelpersonen sind; es legt grundlegende Schutzmaßnahmen fest, die durch Ihre Abrechnungspraktiken nicht außer Kraft gesetzt werden können.

• The Fair Trading Act 1986: Irreführendes Verhalten in Bezug darauf, was Sie abbuchen, kann Sie nach diesem Gesetz haftbar machen, unabhängig davon, was in Ihrer Lastschriftvollmacht (DDA) steht.

• Die Vereinbarung Ihrer Sponsorenbank: Unternehmen, die in Neuseeland das Lastschriftverfahren nutzen, tun dies im Rahmen von Vereinbarungen mit Banken. Jede Bank hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen und kann Bedingungen oder Einschränkungen auferlegen.

Wie funktioniert die Lastschrift-Autorisierung in Neuseeland?

Bevor Sie das Konto von Kundinnen und Kunden belasten können, benötigen Sie ein gültiges Lastschriftmandat (Direct Debit Authority, DDA), das eine Autorisierung der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers darstellt. Es gibt kein einheitlich festgelegtes Format, und Banken können ihre eigenen spezifischen Anforderungen haben.

In den meisten Fällen sollte ein gültiges DDA Folgendes umfassen:

• Angaben zur Kontoinhaberin oder zum Kontoinhaber: Dazu gehören der vollständige Name und die Kontonummer der Kundin oder des Kunden, wie sie auf dem Konto angegeben sind.

• Ihre Unternehmensangaben: Geben Sie Ihren Unternehmensnamen und Ihren Namen an, wie er auf Kontoauszügen erscheint. Da diese nicht immer übereinstimmen, sollten Sie dies mit Ihrer Bank klären.

• Klare Beschreibung der Lastschrift: Geben Sie an, ob es sich um einen festen Betrag, einen variablen Betrag oder eine Obergrenze handelt.

• Häufigkeit und Zeitpunkt: Eine Beschreibung, wann und wie oft abgebucht wird.

• Startdatum der Befugnis: Dies ist das Datum, ab dem Sie zur Abbuchung autorisiert sind.

• Gültige Unterschrift: Eine Person, die zur Führung des Kontos berechtigt ist, muss unterschreiben. Bei Gemeinschaftskonten können beide Unterschriften erforderlich sein, abhängig vom Mandat zur Kontoführung.

Papiergebundene vs. elektronische Autorisierung

Papiergebundene DDAs sind weiterhin üblich, aber gemäß dem Contract and Commercial Law Act 2017 ist nun auch eine elektronische Autorisierung zulässig, sofern der Signaturprozess die Person zuverlässig identifiziert und deren Zustimmung anzeigt. Wenn Ihr Unternehmen DDAs online einholt, sollte die Vollmacht deutlich hervorgehoben werden; verstecken Sie sie nicht in einer umfassenderen Vereinbarung.

Vorabkündigung vor der ersten Lastschrift

Achten Sie darauf, dass Sie Kundinnen und Kunden 10 Tage im Voraus benachrichtigen, bevor Sie die erste Lastschrift einziehen. Dies ist nicht nur vorgeschrieben, sondern auch förderlich für die Kundenbeziehung.

Wer reguliert die rechtlichen Anforderungen für das Lastschriftverfahren in Neuseeland?

Es gibt in Neuseeland keine einzige Regulierungsbehörde, die das Lastschriftverfahren verwaltet. Stattdessen ist die Aufsicht auf mehrere Stellen verteilt.

Dazu gehören:

• Payments NZ: Legt die Regeln für das BECS in Neuseeland fest. Es reguliert Unternehmen nicht direkt, aber wenn Sie wiederholt gegen die Regeln verstoßen, kann Ihre Sponsorenbank Ihre Lastschrifteinrichtung aussetzen oder kündigen.

• The Commerce Commission: Setzt den Fair Trading Act durch. Wenn Ihre Abrechnungspraktiken Kundinnen und Kunden in die Irre führen, ist die Kommission zuständig. Beschwerden können zu Untersuchungen, vollstreckbaren Zusagen oder Gerichtsverfahren führen.

• The Banking Ombudsman Scheme: Behandelt Streitfälle zwischen Verbrauchern und ihren Banken. Wenn Kundinnen und Kunden eine nicht autorisierte Belastung behaupten und ihre Bank diese nicht zufriedenstellend löst, können sie sich an den Bürgerbeauftragten wenden.

• Ihre Sponsorenbank: In der Praxis fungiert Ihre Bank auch als eine Art Regulierungsbehörde. Sie hat ihre eigenen Anforderungen an Know Your Customer (KYC), Transaktionsüberwachung und Compliance. Ihre Bank kann auch Bedingungen für Ihre Lastschrifteinrichtung auferlegen oder sie ganz widerrufen, wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen.

Welche Verbraucherrechte und Streitfallregeln gelten im Rahmen der rechtlichen Anforderungen für das Lastschriftverfahren in Neuseeland?

Kundinnen und Kunden haben beim Lastschriftverfahren starke Rechte, und das Streitfallverfahren ist zu ihren Gunsten gewichtet. Dies sollten Sie verstehen, bevor Sie sich stark auf diese Zahlungsmethode anstelle von anderen verlassen.

Folgendes sollten Sie dabei berücksichtigen:

Das Recht auf Stornierung

Kundinnen und Kunden können ihre Lastschriftvollmacht jederzeit stornieren, indem sie entweder Sie oder ihre Bank benachrichtigen. Sobald sie bei ihrer Bank storniert haben, wird die Bank alle weiteren von Ihnen versuchten Belastungen ablehnen, selbst wenn Sie der Meinung sind, dass die Stornierung unrechtmäßig war oder der Vertrag zwischen Ihnen noch gültig ist. Die DDA und der zugrunde liegende Vertrag sind getrennt, und die Bank kümmert sich nur um die DDA.

Ansprüche wegen unautorisierter Belastung

Wenn Kundinnen und Kunden eine Belastung als nicht autorisiert anfechten, wird ihre Bank diese oft stornieren und untersuchen. Die Beweislast geht auf Sie über, um nachzuweisen, dass die Belastung im Rahmen einer gültigen DDA autorisiert war. Wenn Sie die unterzeichnete Vollmacht nicht vorlegen können, verlieren Sie den Streitfall und die Gelder.

Vorabbenachrichtigung bei variablen Beträgen

Eine DDA, die „bis zu“ einem bestimmten Betrag autorisiert, bedeutet nicht, dass Sie bis zu dieser Obergrenze belasten können. Wenn Sie planen, variable Beträge zu belasten, müssen Sie Ihre Kundinnen und Kunden möglicherweise vor der Belastung über alle Änderungen informieren.

Welche Aufzeichnungen sollten Unternehmen aufbewahren?

Ihre Aufzeichnungen sind bei einem Streitfall wichtig. Sie helfen Ihnen dabei, einen genauen Verlauf vorzulegen.

Erwägen Sie die Aufbewahrung der folgenden Unterlagen:

• Unterzeichnete DDAs: Bewahren Sie die unterschriebene Originalvollmacht für alle Kundinnen und Kunden auf, einschließlich des Datums der Ausstellung und des Kanals, über den sie eingeholt wurde (z. B. in Papierform, online oder auf andere Weise).

• DDA-Änderungen: Bewahren Sie Aufzeichnungen über alle Änderungen der Vollmacht auf, einschließlich des Datums der Änderung und der Art und Weise, wie sie vorgenommen wurde.

• Transaktionsaufzeichnungen: Beträge, Daten und Referenzen für jede Belastung, die unter jeder Vollmacht vorgenommen wird. Diese müssen nach Kundinnen und Kunden und Datum abrufbar sein.

• Stornierungsmitteilungen: Aufzeichnungen darüber, wann Kundinnen und Kunden storniert haben, wie sie Sie benachrichtigt haben und wann Sie auf die Stornierung reagiert haben.

• Vorabbenachrichtigungen für variable Belastungen: Kopien aller Benachrichtigungen, die vor Belastungen mit variablen Beträgen an Kundinnen und Kunden gesendet wurden, einschließlich des Versanddatums und des mitgeteilten Betrags.

Hinsichtlich der steuerlichen Anforderungen gilt bei Inland Revenue allgemein eine Frist von sieben Jahren für Finanzunterlagen, was auch ein angemessener Richtwert für Aufzeichnungen zu Lastschriftverfahren ist. Wenn Sie DDAs elektronisch erfassen, muss Ihr System eine abrufbare Kopie dessen erstellen, was die Kundinnen und Kunden tatsächlich unterzeichnet haben; ein Protokolleintrag, der bestätigt, dass sie den Ablauf abgeschlossen haben, wird bei einem Audit nicht akzeptiert.

Eignet sich das Lastschriftverfahren für Ihr neuseeländisches Unternehmen?

Das Lastschriftverfahren eignet sich für Unternehmen mit vorhersehbarer wiederkehrender Abrechnung, laufenden Kundenbeziehungen und der administrativen Infrastruktur, um Autorisierungen ordnungsgemäß zu verwalten. Es ist weniger geeignet für einzelne Transaktionen, stark variable Beträge oder Unternehmen, die keine soliden Prozesse für die Bearbeitung von Stornierungen und Streitfällen aufgebaut haben.

Aus folgenden Gründen:

• Compliance-Aufwand: Sie benötigen eine Sponsorenbank, die bereit ist, Ihnen Zugang zum Lastschriftverfahren zu gewähren, was einen eigenen Due Diligence-Prozess beinhaltet.

• DDA-Verwaltung: Sie benötigen Systeme zum Erfassen, Speichern und Abrufen unterzeichneter Vollmachten sowie Prozesse, um Stornierungen und Änderungen schnell und genau zu bearbeiten.

• Vorbereitung auf Streitfälle: Wenn Kundinnen und Kunden oder deren Bank eine Belastung anfechten, ist Ihre Dokumentation Ihre Verteidigung. Wenn Sie keine gültige DDA vorlegen können, verlieren Sie wahrscheinlich den Streitfall und die Gelder.

Unabhängig davon, ob Sie einen Zahlungsanbieter wie Stripe nutzen oder direkt über eine Bank gehen, sind die Autorisierungsanforderungen, Verbraucherrechte und Aufbewahrungspflichten im Wesentlichen gleich. Was sich ändert, ist, wie viel der Mechanik Sie selbst verwalten werden.

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Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

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