Lastschriftzahlungen in Neuseeland (NZ) unterliegen einer Reihe von Regeln, darunter Systemanforderungen von Payments NZ, Verbraucherschutzgesetze und vertragliche Verpflichtungen gegenüber Ihrer Bank sowie Ihren Kundinnen und Kunden. Um die Rechtslage zu Lastschriftzahlungen korrekt zu verstehen, muss man wissen, wie diese Faktoren zusammenwirken.

Im Folgenden werden wir die Vorschriften zum Lastschriftverfahren in Neuseeland erläutern, darlegen, welche Stelle die Anforderungen an das Lastschriftverfahren regelt, und Best Practices zur Buchführung für neuseeländische Unternehmen vorstellen, die Zahlungen per Lastschrift einziehen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine gültige Lastschriftermächtigung (Direct Debit Authority, DDA) sollte die Angaben zur Kontoinhaberin bzw. zum Kontoinhaber, eine klare Beschreibung der Abbuchung und eine verifizierte Unterschrift enthalten, bevor Sie Gelder vom Konto einer Kundin bzw. eines Kunden abbuchen können.

• Kundinnen und Kunden können ihre Lastschriftermächtigung jederzeit über ihre Bank oder den Einzugsinitiator widerrufen.

• Die vom Finanzamt festgelegte siebenjährige Aufbewahrungsfrist für Finanzunterlagen stellt ein praktisches Minimum für die Dauer der Aufbewahrung von unterzeichneten Ermächtigungen und Transaktionsbelegen dar.

Wie lauten die Vorschriften zum Lastschriftverfahren in Neuseeland?

Die Vorschriften zum Lastschriftverfahren in Neuseeland regeln die Funktionsweise von Lastschriftzahlungen. Bei einer Lastschrift initiiert Ihr Unternehmen die Transaktion und zieht den Betrag nach einem vereinbarten Zeitplan direkt vom Bankkonto eines Kunden bzw. einer Kundin ein. Dies unterscheidet sich von einer Überweisung, bei der der Kunde bzw. die Kundin Ihnen Geld überweist. In Neuseeland werden Lastschriften über das Bulk Electronic Clearing System (BECS) abgewickelt, bei dem es sich um die Interbank-Infrastruktur handelt, die Sammelzahlungen zwischen neuseeländischen Finanzinstituten verarbeitet – nicht zu verwechseln mit dem australischen BECS.

Die rechtlichen Anforderungen für das Lastschriftverfahren in Neuseeland erstrecken sich über mehrere Ebenen, darunter Bankvorschriften, Verbraucherschutzgesetze sowie vertragliche Verpflichtungen zwischen Ihrem Unternehmen, Ihrer Bank und Ihren Kundinnen und Kunden.

Hier sind einige Regeln, die Sie beachten sollten:

• Regelwerk des „Payments NZ“-Systems: Das neuseeländische BECS-System wird von „Payments NZ“ verwaltet, das die Regeln für die teilnehmenden Banken festlegt. Diese Regeln gelten für jedes Unternehmen, das Lastschriften über eine teilnehmende Bank abwickelt.

• Das Vertrags- und Handelsgesetz von 2017: Dieses Gesetz regelt die Durchsetzbarkeit der Einzugsermächtigung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Sollte Ihre Einzugsermächtigung nicht ordnungsgemäß erteilt worden sein, ist sie möglicherweise ungültig.

• Das Verbraucherschutzgesetz von 1993: Dieses Gesetz gilt, wenn es sich bei Ihren Kundinnen und Kunden um Privatpersonen handelt; es legt grundlegende Schutzbestimmungen fest, die durch Ihre Abrechnungspraktiken nicht außer Kraft gesetzt werden dürfen.

• Das Gesetz über fairen Handel von 1986: Irreführendes Verhalten hinsichtlich der von Ihnen abgebuchten Beträge kann Sie gemäß diesem Gesetz haftbar machen, unabhängig davon, was in Ihrer Einzugsermächtigung festgelegt ist.

• Die Vereinbarung mit Ihrer kontoführenden Bank: Unternehmen, die in Neuseeland das Lastschriftverfahren nutzen, tun dies im Rahmen von Vereinbarungen mit Banken. Jede Bank hat ihre eigenen Compliance-Anforderungen und kann Bedingungen oder Einschränkungen auferlegen.

Wie funktioniert die Erteilung einer Einzugsermächtigung für Lastschriften in Neuseeland?

Bevor Sie das Konto einer Kundin oder eines Kunden belasten können, benötigen Sie eine gültige Einzugsermächtigung, d. h. eine Autorisierung durch die Kontoinhaberin bzw. den Kontoinhaber. Es gibt kein einheitlich definiertes Format, und Banken haben möglicherweise eigene spezifische Anforderungen.

In den meisten Fällen sollte eine gültige Einzugsermächtigung Folgendes enthalten:

• Angaben zur Kontoinhaberin oder zum Kontoinhaber: Dazu gehören der vollständige Name und die Bankkontonummer der Kundin bzw. des Kunden, wie sie auf dem Konto angegeben sind.

• Ihre Unternehmensangaben: Geben Sie Ihren Unternehmensnamen und Ihren Namen so an, wie er auf den Kontoauszügen erscheint. Diese stimmen nicht immer überein. Klären Sie dies daher mit Ihrer Bank.

• Klare Beschreibung der Abbuchung: Geben Sie an, ob es sich um einen festen Betrag, einen variablen Betrag oder eine Obergrenze handelt.

• Häufigkeit und Zeitpunkt: Eine Beschreibung, wann Abbuchungen erfolgen und wie oft.

• Startdatum der Ermächtigung: Dies ist das Datum, ab dem Sie zur Abbuchung ermächtigt sind.

• Gültige Unterschrift: Die Unterschrift muss von einer zur Führung des Kontos befugten Person geleistet werden. Bei Gemeinschaftskonten sind je nach den Bestimmungen zur Kontoführung unter Umständen beide Zeichnungsberechtigten erforderlich.

Papierbasierte vs. elektronische Ermächtigung

Papiergebundene Einzugsermächtigungen sind immer noch weit verbreitet, aber eine elektronische Autorisierung ist nun gemäß dem Vertrags- und Handelsgesetz von 2017 zulässig, vorausgesetzt, der Unterzeichnungsprozess identifiziert die Person zuverlässig und zeigt ihre Zustimmung an. Wenn Ihr Unternehmen Einzugsermächtigungen online erfasst, sollte die Ermächtigung separat dargestellt werden; verstecken Sie sie nicht in einer umfassenderen Vereinbarung.

Vorabankündigung vor der ersten Abbuchung

Informieren Sie Ihre Kunden unbedingt 10 Tage im Voraus, bevor Sie die erste Abbuchung vornehmen. Dies ist nicht nur vorgeschrieben, sondern wirkt sich auch positiv auf die Kundenbeziehungen aus.

Wer regelt die gesetzlichen Anforderungen zum Lastschriftverfahren in Neuseeland?

Es gibt in Neuseeland keine einzelne Aufsichtsbehörde, die das Lastschriftverfahren verwaltet. Stattdessen ist die Aufsicht auf mehrere Stellen verteilt.

Dazu gehören:

• Payments NZ: Legt die Regeln für das neuseeländische BECS-System fest. Es regelt die Unternehmen nicht direkt, doch sollten Sie wiederholt gegen die Regeln verstoßen, kann Ihre Hausbank Ihre Lastschriftvollmacht aussetzen oder kündigen.

• Die Handelskommission: Setzt das Gesetz über fairen Handel durch. Wenn Ihre Abrechnungspraktiken Kundinnen und Kunden irreführen, ist die Kommission zuständig. Beschwerden können zu Untersuchungen, vollstreckbaren Verpflichtungserklärungen oder Gerichtsverfahren führen.

• Das Ombudsmann-System für den Bankensektor: Behandelt Streitigkeiten zwischen Verbraucherinnen und Verbrauchern und ihren Banken. Wenn ein Kunde bzw. eine Kundin eine nicht autorisierte Abbuchung geltend macht und ihre/seine Bank diese nicht zufriedenstellend klärt, kann sie/er sich an den Ombudsmann wenden.

• Ihre kontoführende Bank: Praktisch gesehen fungiert Ihre Bank gewissermaßen auch als Aufsichtsbehörde. Sie unterliegt eigenen Anforderungen hinsichtlich der Kundenidentifizierung (Know Your Customer, KYC), der Transaktionsüberwachung und der Einhaltung von Vorschriften. Ihre Bank kann zudem Bedingungen für Ihre Lastschriftvereinbarung festlegen oder diese vollständig widerrufen, sollten Sie die Anforderungen nicht erfüllen.

Welche Verbraucherrechte und Streitbeilegungsregeln gelten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Lastschriftverfahren in Neuseeland?

Kundinnen und Kunden haben beim Lastschriftverfahren weitreichende Rechte und das Streitbeilegungsverfahren wird meist zu ihren Gunsten ausgelegt. Dies sollten Sie unbedingt berücksichtigen, bevor Sie sich stärker auf diese Zahlungsmethode als auf andere verlassen.

Folgendes sollten Sie dabei berücksichtigen:

Das Recht auf Kündigung

Ein Kunde bzw. eine Kundin kann seine/ihre Einzugsermächtigung jederzeit widerrufen, indem sie/er entweder Sie oder seine Bank darüber in Kenntnis setzt. Sobald sie/er den Widerruf bei seiner Bank eingereicht hat, wird die Bank alle weiteren von Ihnen versuchten Abbuchungen ablehnen, selbst wenn Sie der Ansicht sind, dass der Widerruf unzulässig war oder der Vertrag zwischen Ihnen beiden noch besteht. Die Einzugsermächtigung und der zugrunde liegende Vertrag sind voneinander getrennt, und für die Bank ist ausschließlich die Einzugsermächtigung maßgeblich.

Ansprüche bei nicht autorisierten Abbuchungen

Wenn eine Kundin bzw. ein Kunde eine Abbuchung als nicht autorisiert anficht, macht ihre bzw. seine Bank diese oft rückgängig und führt eine Untersuchung durch. Die Beweislast geht auf Sie über, um nachzuweisen, dass die Abbuchung unter einer gültigen Einzugsermächtigung autorisiert war. Wenn Sie die unterzeichnete Vollmacht nicht vorlegen können, verlieren Sie den Streitfall und das Geld.

Mitteilung über variable Beträge

Eine Einzugsermächtigung, die Lastschriften „bis zu“ einem bestimmten Betrag autorisiert, bedeutet nicht, dass Sie bis zu dieser Höchstgrenze abbuchen können. Wenn Sie planen, variable Beträge abzubuchen, sind Sie möglicherweise verpflichtet, Kundinnen und Kunden vor der Abbuchung vorab über alle Änderungen zu informieren.

Welche Aufzeichnungen sollten Unternehmen aufbewahren?

Ihre Unterlagen sind im Streitfall von großer Bedeutung. Sie helfen Ihnen dabei, einen genauen Überblick über den Sachverlauf zu geben.

Erwägen Sie, Folgendes aufzubewahren:

• Unterzeichnete Einzugsermächtigung (DDA): Bewahren Sie für jede Kundin und jeden Kunden das unterzeichnete Original der Vollmacht auf, einschließlich des Datums der Unterzeichnung und des Kanals, über den diese eingeholt wurde (z. B. in Papierform, online oder auf andere Weise).

• Änderungen an Einzugsermächtigungen (DDAs): Führen Sie Aufzeichnungen über alle Änderungen an der Vollmacht, einschließlich des Datums der Änderung und der Art und Weise, wie diese vorgenommen wurde.

• Transaktionsaufzeichnungen: Beträge, Daten und Referenzangaben für jede im Rahmen der jeweiligen Vollmacht vorgenommene Abbuchung. Diese müssen nach Kunde/Kundin und Datum abrufbar sein.

• Kündigungsmitteilungen: Aufzeichnungen darüber, wann Kundinnen und Kunden gekündigt haben, wie sie Sie darüber informiert haben und wann Sie der Kündigung nachgekommen sind.

• Vorabankündigung bei variablen Abbuchungen: Kopien aller Mitteilungen, die vor Abbuchungen mit variablem Betrag an Kundinnen und Kunden versandt wurden, einschließlich des Versanddatums und des mitgeteilten Betrags.

Was die steuerrechtlichen Anforderungen betrifft, so beträgt die allgemeine Aufbewahrungsfrist der Steuerbehörde für Finanzunterlagen sieben Jahre; dies stellt auch eine angemessene Richtlinie für Unterlagen zu Lastschriftverfahren dar. Wenn Sie Einzugsermächtigungen elektronisch einziehen, muss Ihr System eine abrufbare Kopie dessen erstellen, was der Kunde bzw. die Kundin tatsächlich unterzeichnet hat; ein Protokolleintrag, der bestätigt, dass der Kunde bzw. die Kundin den Vorgang abgeschlossen hat, wird bei einer Prüfung nicht akzeptiert.

Ist das Lastschriftverfahren die richtige Wahl für Ihr Unternehmen in Neuseeland?

Das Lastschriftverfahren eignet sich für Unternehmen mit vorhersehbaren, wiederkehrenden Abrechnungen, langfristigen Kundenbeziehungen und der administrativen Infrastruktur, die für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Einzugsermächtigungen erforderlich ist. Es ist weniger geeignet für Einzeltransaktionen, stark schwankende Beträge oder Unternehmen, die noch keine soliden Prozesse für die Bearbeitung von Stornierungen und Streitfällen etabliert haben.

Aus folgenden Gründen:

• Compliance-Aufwand: Sie benötigen eine kontoführende Bank, die bereit ist, Ihnen einen Lastschriftzugang zu gewähren, was einen eigenen Due-Diligence-Prozess erfordert.

• Verwaltung von Einzugsermächtigungen: Sie benötigen Systeme zur Erfassung, Speicherung und zum Abruf unterzeichneter Ermächtigungen sowie Prozesse zur schnellen und präzisen Abwicklung von Kündigungen und Änderungen.

• Vorbereitung auf Streitfälle: Wenn eine Kundin oder ein Kunde oder deren Bank eine Abbuchung anficht, dienen Ihre Unterlagen als Ihre Verteidigung. Wenn Sie keine gültige Einzugsermächtigung vorlegen können, werden Sie den Streitfall und die Gelder wahrscheinlich verlieren.

Unabhängig davon, ob Sie einen Zahlungsdienstleister wie Stripe nutzen oder den Vorgang direkt über eine Bank abwickeln, sind die Autorisierungsanforderungen, Verbraucherrechte und Aufbewahrungspflichten im Wesentlichen dieselben. Der Unterschied besteht darin, inwieweit Sie die Abläufe selbst verwalten.

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Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

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