Los pagos por adeudo directo en Nueva Zelanda (NZ) se rigen por un conjunto de reglas, que incluyen los requisitos del esquema de Payments NZ, la legislación de protección al consumidor y las obligaciones contractuales tanto con tu banco como con tus clientes. Entender correctamente la ley de adeudo directo significa comprender cómo interactúan todos estos factores.

A continuación, explicaremos las reglas de adeudo directo en Nueva Zelanda, quién regula los requisitos de adeudo directo y las prácticas recomendadas de mantenimiento de registros para las empresas de Nueva Zelanda que cobran pagos por adeudo directo.

De un vistazo

• Una autorización de adeudo directo (DDA) válida debe incluir los datos del titular de la cuenta, una descripción clara del cargo y una firma verificada antes de que puedas retirar fondos de la cuenta de un cliente.

• Los clientes pueden cancelar su autorización de adeudo directo en cualquier momento a través de su banco o del iniciador del adeudo directo.

• La base de siete años de Inland Revenue para los registros financieros es un mínimo práctico para el tiempo que se deben conservar las autorizaciones firmadas y los registros de transacciones.

¿Cuáles son las normas de los adeudos directos en Nueva Zelanda?

Las normas de los adeudos directos en Nueva Zelanda rigen el funcionamiento de los pagos mediante adeudos directos. Un adeudo directo es cuando tu empresa inicia la transacción y retira los fondos directamente de la cuenta bancaria de un cliente de acuerdo a un calendario acordado. Se diferencia de una transferencia, en la que el cliente te envía el dinero. En Nueva Zelanda, el adeudo directo se ejecuta a través del Bulk Electronic Clearing System (BECS), que es la infraestructura interbancaria que procesa los pagos por lotes entre las entidades financieras de Nueva Zelanda; no debe confundirse con el BECS australiano.

Los requisitos legales de los adeudos directos en Nueva Zelanda se sitúan en múltiples niveles, que incluyen las normas bancarias, la legislación de protección del consumidor y las obligaciones contractuales entre tu empresa, el banco y los clientes.

A continuación, se indican algunas normas que debes tener en cuenta:

• Normas del esquema de Payments NZ: El BECS de Nueva Zelanda se rige por Payments NZ, que establece las normas para los bancos participantes. Esas normas se aplican a cualquier empresa que utilice los adeudos directos a través de un banco patrocinador.

• La Contract and Commercial Law Act 2017: Esta ley rige la aplicabilidad del acuerdo de autorización entre tú y tu cliente. Si tu autorización de adeudo directo no se elabora correctamente, es posible que no sea válida.

• La Consumer Guarantees Act 1993: Esta ley se aplica cuando tus clientes son particulares; establece las protecciones básicas que tus prácticas de facturación no pueden anular.

• La Fair Trading Act 1986: La conducta engañosa en torno a lo que adeudas puede exponerte a responsabilidad en virtud de esta ley, independientemente de lo que indique tu autorización de adeudo directo (DDA).

• El acuerdo de tu banco patrocinador: Las empresas que utilizan el adeudo directo en Nueva Zelanda lo hacen en virtud de acuerdos con los bancos. Cada banco tiene sus propios requisitos de cumplimiento de la normativa y puede imponer condiciones o restricciones.

¿Cómo funciona la autorización de adeudo directo en Nueva Zelanda?

Antes de que puedas hacer un cargo en la cuenta de un cliente, necesitas una DDA válida, que es una autorización del titular de la cuenta. No existe un formato único definido y los bancos pueden tener sus propios requisitos específicos.

En la mayoría de los casos, una DDA válida debe incluir:

• Datos del titular de la cuenta: incluyen el nombre completo del cliente y el número de cuenta bancaria tal como aparecen en la cuenta.

• Datos de tu empresa: incluye el nombre de tu empresa y tu nombre tal como aparece en los extractos bancarios. No siempre coinciden, así que confírmalo con tu banco.

• Descripción clara del cargo: detalla si se trata de un importe fijo, un importe variable o un límite máximo.

• Frecuencia y momento: descripción de cuándo se producirán los cargos y con qué frecuencia.

• Fecha de inicio de la autorización: es la fecha a partir de la cual se te autoriza a realizar cargos.

• Firma válida: debe firmar una persona autorizada para operar la cuenta. Las cuentas conjuntas pueden requerir ambos firmantes, según el mandato de funcionamiento de la cuenta.

Autorización en papel frente a electrónica

Las DDA en papel siguen siendo habituales, pero ahora se acepta la autorización electrónica en virtud de la Ley de Derecho Contractual y Comercial de 2017, siempre que el proceso de firma identifique de forma fiable a la persona e indique su aprobación. Si tu empresa recopila DDA online, la autorización debe presentarse de forma independiente; no la ocultes en un acuerdo más amplio.

Aviso previo al primer cargo

Asegúrate de avisar a los clientes con 10 días de antelación antes de realizar el primer cargo. No solo es obligatorio, sino que también es bueno para las relaciones con los clientes.

¿Quién regula los requisitos legales del adeudo directo en Nueva Zelanda?

Ningún regulador por sí solo gestiona el adeudo directo en Nueva Zelanda. Por el contrario, la supervisión se distribuye entre varios organismos.

Entre ellos se encuentran:

• Payments NZ: Establece las normas para el BECS de Nueva Zelanda. No regula a las empresas de forma directa, pero, si infringes las normas de forma persistente, tu banco patrocinador puede suspender o cancelar el servicio de adeudo directo.

• La Commerce Commission: Aplica la Fair Trading Act. Si tus prácticas de facturación engañan a los clientes, la comisión tiene jurisdicción. Las reclamaciones pueden dar lugar a investigaciones, compromisos ejecutables o procedimientos judiciales.

• El Banking Ombudsman Scheme: Gestiona las disputas entre los consumidores y sus bancos. Si un cliente reclama un adeudo no autorizado y su banco no lo resuelve de forma satisfactoria, puede remitirlo al defensor del pueblo.

• Tu banco patrocinador: Desde un punto de vista práctico, tu banco también ejerce de regulador. Tiene sus propios requisitos de KYC, de supervisión de transacciones y de cumplimiento de la normativa. El banco también puede imponer condiciones a tu servicio de adeudo directo o retirarlo por completo si no cumples los requisitos.

¿Cuáles son los derechos de los consumidores y las normas de las disputas en virtud de los requisitos legales del adeudo directo en Nueva Zelanda?

Los clientes tienen sólidos derechos cuando se trata de los adeudos directos, y el proceso de disputa está a su favor. Vale la pena entenderlo antes de depender en gran medida de este método de pago por encima de otros.

Debes tener en cuenta lo siguiente:

El derecho a cancelar

Un cliente puede cancelar su autorización de adeudo directo en cualquier momento notificándolo a ti o a su banco. Una vez que haya cancelado con su banco, este rechazará cualquier otro adeudo que intentes realizar, incluso si crees que la cancelación fue indebida o que el contrato entre vosotros sigue activo. El DDA y el contrato subyacente son independientes, y al banco solo le importa el DDA.

Reclamaciones por adeudos no autorizados

Si un cliente disputa un adeudo como no autorizado, su banco suele anularlo e investigarlo. La carga de la prueba recae en ti para demostrar que el adeudo estaba autorizado bajo un DDA válido. Si no puedes presentar la autorización firmada, perderás la disputa y los fondos.

Notificación de importe variable

Un DDA que autorice «hasta» un importe determinado no significa que puedas adeudar hasta ese límite. Si tienes previsto adeudar importes variables, es posible que debas notificar a los clientes por adelantado cualquier cambio antes de realizar el adeudo.

¿Qué registros deben conservar las empresas?

Tus registros son importantes en una disputa. Te ayudan a proporcionar un historial preciso.

Plantéate conservar lo siguiente:

• DDA firmados: Conserva la autorización firmada original de cada cliente, con la fecha de formalización y el canal a través del cual se recopiló (p. ej., en papel, en línea o de otro modo).

• Modificaciones de los DDA: Conserva un registro de cualquier cambio en la autorización, con la fecha de la modificación y cómo se realizó.

• Registros de las transacciones: Importes, fechas y referencias de cada adeudo realizado con cada autorización. Deben poder recuperarse por cliente y fecha.

• Notificaciones de cancelación: Registros de cuándo cancelaron los clientes, cómo te lo notificaron y cuándo procesaste la cancelación.

• Notificaciones por adelantado para adeudos variables: Copias de cualquier notificación enviada a los clientes antes de los adeudos de importe variable, con la fecha de envío y el importe comunicado.

En cuanto a los requisitos fiscales, el mandato general de Inland Revenue es de siete años para los registros financieros, lo que también es una base razonable para los registros de los adeudos directos. Si recopilas los DDA electrónicamente, tu sistema debe presentar una copia recuperable de lo que firmó realmente el cliente; una entrada del registro en la que se confirme que completó el flujo no se aceptará en una auditoría.

¿Son adecuados los adeudos directos para tu empresa de Nueva Zelanda?

El adeudo directo es adecuado para las empresas con una facturación recurrente predecible, relaciones continuas con los clientes y la infraestructura administrativa para gestionar las autorizaciones de forma adecuada. Es menos adecuado para las transacciones individuales, los importes muy variables o las empresas que no han desarrollado procesos sólidos para gestionar las cancelaciones y las disputas.

Estos son los motivos:

• Sobrecarga de cumplimiento de la normativa: Necesitas un banco patrocinador que esté dispuesto a concederte acceso a los adeudos directos, lo que conlleva su propio proceso de diligencia debida.

• Gestión de los DDA: Necesitas sistemas para recopilar, almacenar y recuperar las autorizaciones firmadas, así como procesos para gestionar las cancelaciones y las modificaciones de forma rápida y precisa.

• Preparación para las disputas: Cuando un cliente o su banco impugna un adeudo, tu documentación es tu defensa. Si no puedes presentar un DDA válido, es probable que pierdas la disputa y los fondos.

Tanto si usas un proveedor de pagos como Stripe como si lo haces directamente a través de un banco, los requisitos de autorización, los derechos de los consumidores y las obligaciones en cuanto al mantenimiento de registros son esencialmente los mismos. Lo que cambia es la cantidad de mecanismos que gestionarás por tu cuenta.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments ofrece una solución de pagos internacional unificada que ayuda a cualquier empresa, desde startups en expansión hasta grandes corporaciones internacionales, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Stripe Payments puede ayudarte a:

• Optimizar tu experiencia de proceso de compra: crea una experiencia de cliente fluida y ahorra miles de horas de desarrollo con interfaces para pagar prediseñadas, acceso a más de 125 métodos de pago y Link, un monedero creado por Stripe.

• Expandirte a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y simplifica la gestión de los tipos de intercambio gracias a las opciones para pagar internacionales, que admiten 195 países y más de 135 divisas.

• Unificar los pagos por Internet y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales en línea y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.

• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tus ingresos con herramientas de pagos configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección antifraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

• Hacer crecer tu empresa con una plataforma fiable: desarrolla tu negocio sobre una infraestructura que está preparada para escalar contigo. Stripe ha logrado mantener un tiempo de actividad histórico del 99,999 % y garantiza una fiabilidad líder en el sector.

Obtén más información sobre cómo Stripe Payments puede impulsar tus pagos en línea y en persona, o empieza hoy mismo.