Les paiements par prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande (NZ) sont régis par un ensemble de règles, y compris les exigences du régime de Payments NZ, la législation sur la protection des consommateurs et les obligations contractuelles envers votre banque et vos clients. Pour bien appliquer la loi sur le prélèvement automatique, il faut comprendre comment ces éléments interagissent.

Ci-dessous, nous aborderons les règles de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande, qui réglemente les exigences en matière de prélèvement automatique et les bonnes pratiques de tenue de dossiers pour les entreprises néo-zélandaises qui collectent des paiements par prélèvement automatique.

Points à retenir

• Une autorisation de prélèvement automatique (DDA) valide doit inclure les détails du titulaire du compte, une description claire du débit et une signature vérifiée avant que vous ne puissiez retirer des fonds du compte d'un client.

• Les clients peuvent annuler leur autorisation de prélèvement automatique à tout moment auprès de leur banque ou de l'initiateur du prélèvement automatique.

• Le seuil de référence de sept ans de l'Inland Revenue pour les dossiers financiers est un minimum pratique pour la durée de conservation des autorisations signées et des relevés de transaction.

Quelles sont les règles de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande?

Les règles de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande régissent le fonctionnement des paiements par prélèvement automatique. Un prélèvement automatique a lieu lorsque votre entreprise initie la transaction et tire des fonds directement du compte bancaire d'un client selon un calendrier convenu. Il diffère d'un transfert de crédit, par lequel le client vous envoie de l'argent. En Nouvelle-Zélande, le prélèvement automatique passe par le Bulk Electronic Clearing System (BECS), qui est l'infrastructure interbancaire qui traite les paiements par lots entre les institutions financières néo-zélandaises (à ne pas confondre avec le BECS australien).

Les exigences juridiques en matière de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande comportent de multiples volets, notamment les règles bancaires, la législation sur la protection des consommateurs et les obligations contractuelles entre votre entreprise, la banque et les clients.

Voici quelques règles à garder à l'esprit :

• Règles du système de Payments NZ : Le BECS de la Nouvelle-Zélande est régi par Payments NZ, qui établit les règles pour les banques participantes. Ces règles s'appliquent à toute entreprise qui utilise le prélèvement automatique par l'intermédiaire d'une banque commanditaire.

• La Contract and Commercial Law Act 2017 : Cette loi régit le caractère exécutoire de l'entente d'autorisation entre vous et votre client. Si votre autorisation de prélèvement automatique n'est pas correctement formulée, elle pourrait ne pas être valide.

• La Consumer Guarantees Act 1993 : Cette loi s'applique lorsque vos clients sont des particuliers; elle établit des protections de base que vos pratiques de facturation ne peuvent pas remplacer.

• La Fair Trading Act 1986 : Une conduite trompeuse concernant ce que vous prélevez peut vous exposer à des responsabilités en vertu de cette loi, indépendamment de ce que stipule votre autorisation de prélèvement automatique (mandat de prélèvement automatique).

• L'entente de votre banque commanditaire : Les entreprises qui utilisent le prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande le font en vertu d'ententes conclues avec des banques. Chaque banque a ses propres exigences de conformité et peut imposer des conditions ou des restrictions.

Comment fonctionne l'autorisation de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande?

Avant de pouvoir débiter le compte d'un client, vous avez besoin d'une DDA valide, qui est une autorisation du titulaire du compte. Il n'y a pas de format unique défini, et les banques peuvent avoir leurs propres exigences spécifiques.

Dans la plupart des cas, une DDA valide doit inclure :

• Détails du titulaire du compte : Cela inclut le nom complet du client et le numéro de compte bancaire tels qu'ils apparaissent sur le compte.

• Détails de votre entreprise : Incluez le nom de l'entreprise et votre nom tels qu'ils apparaissent sur les relevés bancaires. Ceux-ci ne correspondent pas toujours, alors confirmez-les avec votre banque.

• Description claire du débit : Précisez s'il s'agit d'un montant fixe, d'un montant variable ou d'un plafond maximal.

• Fréquence et calendrier : Description du moment où les débits se produiront et de leur fréquence.

• Date de début de l'autorisation : Il s'agit de la date à partir de laquelle vous êtes autorisé à débiter.

• Signature valide : Une personne autorisée à utiliser le compte doit signer. Les comptes conjoints peuvent nécessiter les deux signataires, selon le mandat de fonctionnement du compte.

Autorisation papier par rapport à l'autorisation électronique

Les DDA papier sont encore courantes, mais l'autorisation électronique est désormais acceptable en vertu de la loi sur les contrats et le droit commercial de 2017 (Contract and Commercial Law Act 2017), à condition que le processus de signature identifie de manière fiable la personne et indique son approbation. Si votre entreprise collecte des DDA en ligne, l'autorisation doit être présentée de manière distincte ; ne la masquez pas dans un accord plus large.

Préavis avant le premier débit

Assurez-vous de donner aux clients un préavis de 10 jours avant d'effectuer le premier débit. Non seulement c'est requis, mais c'est également bon pour les relations avec les clients.

Qui réglemente les exigences juridiques en matière de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande?

Aucun organisme de réglementation unique ne gère le prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande. La surveillance est plutôt répartie entre plusieurs organismes.

Il s’agit notamment de :

• Payments NZ : Établit les règles pour le BECS de la Nouvelle-Zélande. Cet organisme ne réglemente pas les entreprises directement, mais si vous enfreignez les règles de façon persistante, votre banque commanditaire peut suspendre ou résilier votre service de prélèvement automatique.

• La Commerce Commission : Applique la Fair Trading Act. Si vos pratiques de facturation trompent les clients, la commission a compétence. Les plaintes peuvent donner lieu à des enquêtes, à des engagements exécutoires ou à des procédures judiciaires.

• The Banking Ombudsman Scheme : Traite les contestations entre les consommateurs et leurs banques. Si un client signale un prélèvement non autorisé et que sa banque ne résout pas la situation de façon satisfaisante, il peut porter l'affaire devant l'ombudsman.

• Votre banque commanditaire : Sur le plan pratique, votre banque est également en quelque sorte un organisme de réglementation. Elle a ses propres exigences en matière de connaissance du client, de surveillance des transactions et de conformité. Votre banque peut également imposer des conditions à votre service de prélèvement automatique ou le retirer entièrement si vous ne respectez pas les exigences.

Quels sont les droits des consommateurs et les règles de contestation en vertu des exigences juridiques en matière de prélèvement automatique en Nouvelle-Zélande?

Les clients ont des droits importants en ce qui concerne le prélèvement automatique, et le processus de contestation pèse en leur faveur. Il vaut la peine de comprendre cela avant de vous fier fortement à ce mode de paiement par rapport à d'autres.

Voici les éléments à prendre en compte :

Le droit d'annuler

Un client peut annuler son autorisation de prélèvement automatique en tout temps en vous en informant ou en informant sa banque. Une fois l'annulation effectuée auprès de la banque, celle-ci refusera tout autre prélèvement que vous tenterez d'effectuer, même si vous croyez que l'annulation était inappropriée ou que le contrat conclu entre vous est toujours réel. Le mandat de prélèvement automatique et le contrat sous-jacent sont distincts, et la banque ne se soucie que du mandat de prélèvement automatique.

Réclamations pour prélèvement non autorisé

Si un client conteste un prélèvement au motif qu'il n'est pas autorisé, sa banque l'annulera souvent et fera enquête. Il vous incombe alors de démontrer que le prélèvement a été autorisé en vertu d'un mandat de prélèvement automatique valide. Si vous ne pouvez pas produire l'autorisation signée, vous perdrez la contestation et les fonds.

Avis de montant variable

Un mandat de prélèvement automatique qui autorise « jusqu'à » un certain montant ne signifie pas que vous pouvez prélever jusqu'à ce plafond. Si vous prévoyez de prélever des montants variables, vous pourriez être tenu de donner aux clients un avis préalable de toute modification avant de procéder au prélèvement.

Quels dossiers les entreprises doivent-elles conserver?

Vos dossiers sont importants en cas de contestation. Ils vous aident à fournir un historique précis.

Envisagez de conserver les éléments suivants :

• Mandats de prélèvement automatique signés : Conservez l'autorisation signée originale pour chaque client, y compris la date à laquelle elle a été exécutée et le moyen par lequel elle a été recueillie (p. ex., papier, en ligne, etc.).

• Modifications de mandat de prélèvement automatique : Conservez les dossiers de toutes les modifications apportées à l'autorisation, y compris la date de la modification et la façon dont elle a été effectuée.

• Dossiers de transaction : Montants, dates et références pour chaque prélèvement effectué en vertu de chaque autorisation. Ceux-ci doivent pouvoir être récupérés par client et par date.

• Avis d'annulation : Dossiers indiquant quand les clients ont annulé, comment ils vous en ont informé et quand vous avez donné suite à l'annulation.

• Avis préalables pour les prélèvements variables : Copies de tout avis envoyé aux clients avant les prélèvements à montant variable, y compris la date d'envoi et le montant communiqué.

En ce qui concerne les exigences fiscales, le mandat général d'Inland Revenue est de sept ans pour les dossiers financiers, ce qui constitue également une référence raisonnable pour les dossiers de prélèvement automatique. Si vous recueillez des mandats de prélèvement automatique électroniquement, votre système doit produire une copie récupérable de ce que le client a réellement signé; une entrée de journal qui confirme qu'il a terminé le flux ne sera pas acceptée lors d'une vérification.

Les prélèvements automatiques sont-ils le bon choix pour votre entreprise néo-zélandaise?

Le prélèvement automatique convient aux entreprises dont la facturation récurrente est prévisible, qui ont des relations continues avec les clients et qui disposent de l'infrastructure administrative nécessaire pour gérer correctement les autorisations. Il convient moins aux transactions individuelles, aux montants très variables ou aux entreprises qui n'ont pas mis en place de processus solides pour gérer les annulations et les contestations.

Voici pourquoi :

• Frais généraux liés à la conformité : Vous avez besoin d'une banque commanditaire qui est prête à vous donner accès au prélèvement automatique, ce qui implique son propre processus de vérification préalable.

• Gestion des mandats de prélèvement automatique : Vous avez besoin de systèmes pour recueillir, stocker et récupérer les autorisations signées et de processus pour traiter les annulations et les modifications rapidement et avec précision.

• Préparation aux contestations : Lorsqu'un client ou sa banque remet en question un prélèvement, votre documentation constitue votre défense. Si vous ne pouvez pas produire un mandat de prélèvement automatique valide, vous perdrez probablement la contestation et les fonds.

Que vous utilisiez un fournisseur de services de paiement comme Stripe ou que vous passiez directement par une banque, les exigences d'autorisation, les droits des consommateurs et les obligations en matière de tenue de dossiers sont essentiellement les mêmes. Ce qui change, c'est la part de mécanique que vous gérerez vous-même.

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