För att stämma av ett stort antal inkommande betalningar med utestående fordringar utfärdar många företag ett kundreferensnummer. I den här artikeln får du lära dig vad ett kundreferensnummer är, vilka fördelar denna typ av referensnummer erbjuder för företag och hur det skiljer sig från en beskrivning eller ett beställningsnummer.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är ett kundreferensnummer?
- Vilka är fördelarna med att ange ett kundreferensnummer?
- Vad består ett kundreferensnummer av?
- Hur skiljer sig ett kundreferensnummer från andra koder, till exempel ett beställningsnummer eller en beskrivning?
Vad är ett kundreferensnummer?
Ett kundreferensnummer är en viktig faktor när man gör överföringar mellan företag och mellan företag och kunder. Referensnumret används ofta inom e-handel. Det är en särskild kod som läggs till på mottagarens konto för att bekräfta identiteten och syftet med en överföring. Ett kundreferensnummer kan också kallas ”kundnummer”, "referensnummer” eller "slutpunktsreferens".
Kundreferensnummer gör det möjligt för företag att genomföra transaktioner på ett säkert och effektivt sätt. Genom att inkludera ett kundreferensnummer i sina processer kan företag säkerställa att deras betalningstransaktioner behandlas snabbt och korrekt, samt att fel förhindras. På så sätt får företag bättre kontroll över sin ekonomi, samt en detaljerad översikt över varje enskild transaktion.
Det är viktigt att båda parter anger kundreferensen på rätt sätt, annars kanske överföringen inte går igenom. Om referensnumret anges på fel sätt – eller inte alls – kan det leda till extra arbete för de som behandlar transaktionen, vilket är både tidskrävande och kostsamt. För att undvika detta rekommenderar många finansinstitut att samma kod används varje gång eller att automatiska referensnummer genereras. När företag skapar ett kundreferensnummer bör de se till att varje nummer är unikt och att deras uppgifter är skyddade.
Dessutom bör företag alltid ange kundreferensnumret på fakturor eller betalningsbegäranden för att säkerställa att deras kunder är medvetna om referensnumret och att de rekommenderas att ange det när de gör överföringar. Det är inte obligatoriskt att ange ett kundreferensnummer vid överföringar, men företag bör informera sina kunder om att de ska göra det.
Vilka är fördelarna med att ange ett kundreferensnummer?
Ett kundreferensnummer gör det möjligt för företag att spåra, klassificera och allokera inkommande betalningar på ett mer effektivt sätt. Utöver det ökar det också transparensen. Genom att använda detta nummer kan företag gruppera olika enskilda beställningar under en och samma beställning och snabbt identifiera de enskilda artiklarna i den övergripande sammanställningen. Detta gör det lättare att sammanfatta och beskriva utgiftsposter på flera konton. Allt detta ger företag bättre kontroll över sitt kassaflöde. Kunderna kan också dra nytta av den snabba behandlingen av transaktioner.
Vad består ett kundreferensnummer av?
Ett kundreferensnummer är en unik kod som företag använder i samband med sina överföringsprocesser. Koden kan vara av varierande längd beroende på processens typ och sätt. Även om företag kan generera kundreferensnummer på olika sätt finns det vissa allmänna standarder som måste följas.
Ett referensnummer får bestå av högst 35 tecken och består normalt av siffror som gör det möjligt för mottagaren att tydligt allokera betalningen. När företag skapar ett kundreferensnummer bör de se till att varje nummer är unikt och att deras uppgifter är skyddade. Företag bör också alltid se till att numret är lätt att läsa.
Hur skiljer sig ett kundreferensnummer från andra koder, till exempel ett beställningsnummer eller en beskrivning?
Kundreferensnummer skiljer sig från andra vanliga koder som beställningsnummer, fakturanummer och beskrivningar. Det fungerar som en kod för att identifiera en viss transaktion och för att säkerställa att betalningen behandlas på rätt sätt. Beställningsnummer används för att identifiera en beställning som gjorts av en kund. Detta nummer finns normalt på kvittot eller beställningsformuläret och kan även användas för både online- och offlinebeställningar.
Fakturanummer liknar beställningsnummer och används för att identifiera varje faktura som skickas till en kund. När en kund överför pengar till ett företag kan företaget använda detta nummer för att säkerställa att beloppet allokeras på rätt sätt. Detta nummer är inte kopplat till kundreferensnumret – det identifierar bara fakturan i fråga.
Beskrivningar är frivilliga och kan anges av kontoinnehavaren för att ge mer information om orsaken till överföringen, eller för att avgöra vilka specifika poster betalningen omfattar. Kundreferensnumret allokerar en betalning till en affärstransaktion med hjälp av en sifferkombination, medan en beskrivning bestå av upp till 140 tecken, inklusive bokstäver, och kan anges i fritext. Till skillnad från kundreferensnumret kan beskrivningen vanligtvis inte läsas av en maskin.
Två andra nummer som ofta används vid överföringar är medgivandereferens och kundnummer. Medgivandereferensen fungerar som ett unikt identifieringsnummer för SEPA-överföringar och utfärdas av betalningsmottagaren. Ett kundnummer är däremot ett unikt identifikationsnummer för en kund inom ett företag.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.