いくつもの入金と未払い債権を照合するために、多くの企業が顧客リファレンスを発行しています。この記事では、顧客リファレンスの概要、このタイプのリファレンス番号が企業にもたらすメリット、説明や注文番号とどのように異なるのかについてご説明します。
本記事の内容
- 顧客リファレンスとは
- 顧客リファレンスを入力するメリット
- 顧客リファレンス番号の構成
- 顧客リファレンスが注文番号や説明などの他のコードと異なる点
顧客リファレンスとは
顧客リファレンスとは、企業間および企業と顧客の間で資金を送金する際の重要な要素であり、E-コマースでよく使用されます。これは、送金の ID と目的を確定するために受取人の口座に追加される特別なコードです。顧客リファレンスは、「顧客番号」、「顧客リファレンス番号」、「エンドツーエンドリファレンス」、「リファレンス番号」などと呼ばれる場合もあります。
顧客リファレンスは、企業が安全かつ効率的に取引を行うことを可能にします。企業は、顧客リファレンスをプロセスに含めることにより、支払取引がすばやく適切に処理されるようにし、エラーを防ぐことができます。各取引の概要を細かく把握できるだけでなく、財務の管理性が高まります。
各当事者が顧客リファレンスを正しく入力することが重要です。正しくないと、送金が完了しない可能性があります。リファレンスの入力に誤りがあったり、入力されていなかったりすると、取引の処理担当者に余分な作業が発生し、時間とコストの浪費につながる場合があります。このような事態を避けるために、多くの金融機関が、毎回同じコードを使用するか、リファレンスを自動生成することを顧客に推奨しています。顧客リファレンス番号を作成する企業は、すべての番号が一意になるようにすること、また、データを保護することが必要です。
また、企業は、インボイスや支払いリクエストに必ず顧客リファレンスを記載して、顧客に各自のリファレンスを認識させ、送金時にリファレンスの入力が推奨されるということも認識させる必要があります。ただし、送金時に顧客リファレンスを入力することは義務ではありません。そのため、顧客参照を入力するように、企業が顧客に通知する必要があります。
顧客リファレンスを入力するメリット
顧客リファレンス番号により、企業は入金の追跡、分類、割り当てをより効率的に行えるようになります。これに加えて透明性も高まります。この番号を使用することで、企業は個々の多様な注文を 1 つの注文にまとめ、全体の中の個々の項目を迅速に特定することができます。これにより、複数の口座の費目をより簡単にまとめることが可能になります。このすべてが組み合わさり、企業のビジネスキャッシュフローの管理性が高まります。取引が迅速に処理されることは顧客のメリットにもなります。
顧客リファレンス番号の構成
顧客リファレンス番号は、企業が送金処理で使用する一意のコードです。このコードの長さはさまざまで、処理タイプや方法によって変えることができます。企業は顧客リファレンス番号をさまざまな方法で生成できますが、従わなければならない大まかな標準がいくつかあります。
リファレンス番号は最大 35 文字です。通常は、受取人が支払いを明確に割り当てられるように、数字で構成されます。顧客リファレンス番号を作成する企業は、すべての番号が一意になるようにすること、また、データを保護することが必要です。判読しやすい番号にすることも必要です。
顧客リファレンスが注文番号や説明などの他のコードと異なる点
この顧客リファレンス番号は、注文番号、インボイス番号、説明などのよく使用される他のコードとは異なります。この番号は、特定の取引を識別し、支払いが正しく処理されるようにするためのコードとして機能します。注文番号は、顧客による注文を識別するために使用されます。この番号は、通常は領収書や注文書に記載され、オンライン注文とオフライン注文の両方に使用できます。
インボイス番号は注文番号と似ており、顧客に送付される各インボイスを識別するために使用されます。顧客が企業に送金するときには、この番号により、金額を正しく割り当てることができます。同じく、この番号も顧客リファレンスには関連付けられず、対象のインボイスを識別するためにのみ使用されます。
説明は任意で、口座名義人が送金理由の詳細情報を提供するために入力できます。また、支払いの具体的な対象品目を明示するために使用することもできます。顧客リファレンスでは数字の組み合わせを使用して支払いをビジネス取引に割り当てるのに対し、説明は最大 140 字で構成され、フリーテキストで入力できます。顧客リファレンスとは異なり、通常、説明は機械では読み取れません。
送金では、他にもマンデートリファレンスと顧客番号という 2 つの番号がよく使用されます。マンデートリファレンスは、SEPA 送金の一意の識別番号として機能し、受取人によって発行されます。一方、顧客番号は、企業内で顧客を識別するのに使用される一意の番号です。