เพื่อกระทบยอดการชำระเงินที่ได้รับจำนวนมากกับยอดลูกหนี้คงค้าง ธุรกิจหลายแห่งจะออกหมายเลขอ้างอิงของลูกค้า ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าหมายเลขอ้างอิงของลูกค้าคืออะไร หมายเลขอ้างอิงประเภทนี้มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร และแตกต่างจากหมายเลขคำอธิบายหรือหมายเลขคำสั่งซื้ออย่างไร
บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
- หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าคืออะไร
- การป้อนหมายเลขอ้างอิงของลูกค้ามีประโยชน์อย่างไร
- หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าประกอบด้วยอะไรบ้าง
- หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าแตกต่างจากรหัสอื่น เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อหรือคำอธิบาย อย่างไร
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าคืออะไร
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าเป็นองค์ประกอบสำคัญเมื่อทำการโอนเงินระหว่างธุรกิจต่างๆ และระหว่างธุรกิจกับลูกค้า โดยมักจะใช้ในอีคอมเมิร์ซ นี่เป็นรหัสพิเศษที่เพิ่มไปยังบัญชีของผู้รับเพื่อยืนยันตัวตนและจุดประสงค์ของการโอนเงิน หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าอาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “หมายเลขลูกค้า” “หมายเลขอ้างอิงสำหรับลูกค้า” “ข้อมูลอ้างอิงแบบครบวงจร” หรือ “หมายเลขอ้างอิง”
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าช่วยให้ธุรกิจทําธุรกรรมได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ การรวมหมายเลขอ้างอิงของลูกค้าไว้ในกระบวนการจะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ มั่นใจว่าธุรกรรมการชําระเงินของลูกค้าจะได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้องและรวดเร็วและป้องกันข้อผิดพลาดได้ ลูกค้าสามารถควบคุมการเงินของตนได้มากขึ้น โดยรวมไปถึงภาพรวมแบบละเอียดของธุรกรรมแต่ละรายการ
การป้อนหมายเลขอ้างอิงของลูกค้าให้ถูกต้องนั้นเป็นเรื่องสําคัญ มิเช่นนั้นการโอนเงินดังกล่าวอาจดําเนินการไม่สําเร็จ การป้อนหมายเลขอ้างอิงไม่ถูกต้องหรือไม่ได้ป้อนเลยอาจทําให้ผู้ที่ประมวลผลธุรกรรมต้องมีภาระเพิ่มเติม ซึ่งใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่าย สถาบันการเงินหลายแห่งแนะนําให้ลูกค้าใช้รหัสเดียวกันทุกครั้งหรือสร้างข้อมูลอ้างอิงอัตโนมัติเพื่อไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้ เมื่อสร้างหมายเลขอ้างอิงของลูกค้า ธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขแต่ละหมายเลขไม่ซ้ํากันและข้อมูลของลูกค้านั้นได้รับการป้องกัน
นอกจากนี้ ธุรกิจต่างๆ ยังควรป้อนหมายเลขอ้างอิงของลูกค้าในใบแจ้งหนี้หรือคําขอชําระเงินเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะทราบถึงหมายเลขอ้างอิงของตนและทราบว่าจะต้องป้อนข้อมูลนี้ในระหว่างทำการโอนเงิน อย่างไรก็ตาม การป้อนหมายเลขอ้างอิงของลูกค้านั้นไม่ใช่ข้อบังคับเมื่อโอนเงิน ด้วยเหตุนี้ธุรกิจจึงต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าต้องป้อน
การป้อนหมายเลขอ้างอิงของลูกค้ามีประโยชน์อย่างไร
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตาม จัดประเภท และจัดสรรการชําระเงินขาเข้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ ยังเพิ่มความโปร่งใส การใช้หมายเลขนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดกลุ่มคําสั่งซื้อแต่ละรายการภายใต้คําสั่งซื้อเดียวและระบุสินค้าแต่ละรายการในยอดรวมได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้สามารถสรุปและระบุรายการรายจ่ายในหลายบัญชีได้ง่ายยิ่งขึ้น ขั้นตอนทั้งหมดนี้จะช่วยให้ธุรกิจควบคุมกระแสเงินสดของตนได้มากขึ้น ลูกค้ายังได้รับประโยชน์จากการประมวลผลธุรกรรมอย่างรวดเร็วอีกด้วย
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าประกอบด้วยอะไรบ้าง
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าคือรหัสเฉพาะที่บริษัทใช้ในบริบทของกระบวนการโอนเงิน รหัสนี้อาจมีความยาวต่างกันและอาจแตกต่างกันไปตามประเภทและรูปแบบของกระบวนการ แม้ว่าธุรกิจจะสร้างหมายเลขอ้างอิงของลูกค้าได้ด้วยหลายวิธี แต่ก็มีมาตรฐานทั่วไปบางประการที่ต้องปฏิบัติตาม
หมายเลขอ้างอิงต้องมีอักขระไม่เกิน 35 ตัวและโดยปกติจะประกอบด้วยตัวเลข ซึ่งช่วยให้ผู้รับสามารถจัดสรรการชําระเงินได้อย่างชัดเจน เมื่อสร้างหมายเลขอ้างอิงของลูกค้า ธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขแต่ละหมายเลขไม่ซ้ํากันและข้อมูลของลูกค้านั้นได้รับการป้องกัน ธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าหมายเลขนั้นอ่านได้ง่าย
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าแตกต่างจากรหัสอื่น เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อหรือคำอธิบาย อย่างไร
หมายเลขอ้างอิงของลูกค้านี้แตกต่างจากรหัสที่ใช้บ่อยอื่นๆ เช่น หมายเลขคําสั่งซื้อ หมายเลขใบแจ้งหนี้ และคําอธิบาย โดยทําหน้าที่เป็นรหัสเพื่อระบุธุรกรรมหนึ่งๆ และตรวจสอบให้มั่นใจว่าการชําระเงินจะได้รับการประมวลผลอย่างถูกต้อง หมายเลขคําสั่งซื้อจะใช้ในการระบุคําสั่งซื้อที่ลูกค้าดำเนินการสั่ง โดยปกติแล้วหมายเลขนี้จะรวมอยู่ในแบบฟอร์มใบเสร็จหรือคําสั่งซื้อ และยังใช้ได้กับคําสั่งซื้อทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ด้วย
หมายเลขใบแจ้งหนี้คล้ายกับหมายเลขคําสั่งซื้อและใช้ในการระบุใบแจ้งหนี้แต่ละรายการที่ส่งให้ลูกค้า เมื่อลูกค้าโอนเงินไปยังธุรกิจ ก็สามารถใช้หมายเลขนี้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดสรรจํานวนเงินอย่างถูกต้อง หมายเลขนี้ไม่ได้เชื่อมโยงกับหมายเลขอ้างอิงของลูกค้า โดยจะระบุเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่ต้องการเท่านั้น
คำอธิบายนั้นเป็นข้อมูลที่ระบุหรือไม่ก็ได้ และเจ้าของบัญชีสามารถป้อนเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเหตุผลการโอน หรือใช้ในการกำหนดว่าการชำระเงินครอบคลุมรายการเฉพาะใดบ้าง ในขณะที่หมายเลขอ้างอิงของลูกค้าจัดสรรการชำระเงินให้กับธุรกรรมทางธุรกิจโดยใช้ชุดตัวเลข คำอธิบายอาจประกอบด้วยอักขระได้ถึง 140 ตัว รวมทั้งตัวอักษร และสามารถป้อนเป็นข้อความอิสระได้ ตรงกันข้ามกับหมายเลขอ้างอิงของลูกค้า คำอธิบายมักจะไม่สามารถอ่านได้โดยใช้แมชชีน
ข้อมูลตัวเลขอีก 2 อย่างที่ใช้บ่อยในการโอนเงินคือข้อมูลอ้างอิงการมอบอํานาจ และหมายเลขลูกค้า ข้อมูลอ้างอิงการมอบอํานาจทําหน้าที่เป็นหมายเลขประจําตัวที่ไม่ซ้ํากันสําหรับการโอนเงินแบบ SEPA และออกโดยผู้รับการชําระเงิน ในทางตรงกันข้าม หมายเลขลูกค้าคือหมายเลขประจําตัวที่ไม่ซ้ํากันสําหรับลูกค้าแต่ละรายที่ใช้ภายในธุรกิจ
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ