Con el fin de conciliar una gran cantidad de pagos entrantes con cuentas por cobrar pendientes, muchas empresas emiten una referencia de cliente. En este artículo, aprenderás qué es una referencia de cliente, qué beneficios ofrece este tipo de número de referencia para las empresas y en qué se diferencia de una descripción o un número de pedido.
¿Qué contiene este artículo?
- ¿Qué es una referencia de cliente?
- ¿Cuáles son los beneficios de ingresar una referencia de cliente?
- ¿En qué consiste un número de referencia de cliente?
- ¿En qué se diferencia una referencia de cliente de otros códigos, como un número de pedido o una descripción?
¿Qué es una referencia de cliente?
Una referencia de cliente es un elemento clave a la hora de realizar transferencias de fondos entre empresas y entre empresas y sus clientes, y se utiliza a menudo en el e-commerce. Es un código especial que se agrega a la cuenta del destinatario para confirmar la identidad y el propósito de una transferencia. Una referencia de cliente también puede denominarse «número de cliente», «número de referencia del cliente», «referencia de extremo a extremo» o «número de referencia».
Las referencias de clientes permiten a las empresas realizar transacciones de forma segura y eficiente. Al incluir una referencia de cliente en sus procesos, las empresas pueden asegurarse de que sus transacciones de pago se procesen de manera adecuada y rápida, y evitar errores. Tienen más control sobre sus finanzas, así como un resumen detallado de cada transacción individual.
Es importante que cada una de las partes ingrese correctamente la referencia del cliente, o, de lo contrario, es posible que la transferencia no se realice. Ingresar la referencia de manera incorrecta o no ingresarla en absoluto puede generar trabajo adicional para quienes procesan la transacción, lo que requiere mucho tiempo y es costoso. Para evitar esto, muchas entidades financieras recomiendan a sus clientes utilizar siempre el mismo código o generar referencias automáticas. Al crear un número de referencia de cliente, las empresas deben asegurarse de que cada número sea único y de que sus datos estén protegidos.
Además, las empresas siempre deben ingresar la referencia del cliente en las facturas o solicitudes de pago para asegurarse de que sus clientes conozcan su referencia y el hecho de que se les aconseje que la ingresen cuando realicen transferencias. Sin embargo, ingresar una referencia de cliente no es obligatorio a la hora de realizar transferencias. Es por eso que las empresas deben informar a sus clientes que deben ingresarla.
¿Cuáles son los beneficios de ingresar una referencia de cliente?
El número de referencia del cliente permite a las empresas rastrear, clasificar y asignar los pagos entrantes de manera más eficiente. Además de eso, también aumenta la transparencia. El uso de este número permite a las empresas agrupar varios pedidos individuales en un solo pedido e identificar los artículos individuales en un total general rápidamente. Esto permite resumir y esbozar más fácilmente las partidas de gastos de varias cuentas. Todo esto les da a las empresas más control sobre su flujo de caja. Los clientes también se benefician del rápido procesamiento de las transacciones.
¿En qué consiste un número de referencia de cliente?
Un número de referencia de cliente es un código único que las empresas utilizan en el contexto de sus procesos de transferencia. Este código puede tener diferentes longitudes y puede variar según el tipo y la forma del proceso. Aunque las empresas pueden generar números de referencia de clientes de diferentes maneras, existen ciertas normas generales que deben cumplirse.
Un número de referencia debe tener un máximo de 35 caracteres y, normalmente, se compone de cifras que permiten al destinatario asignar el pago de forma clara. Al crear un número de referencia de cliente, las empresas deben asegurarse de que cada número sea único y de que sus datos estén protegidos. Las empresas también deben asegurarse siempre de que el número sea fácilmente legible.
¿En qué se diferencia una referencia de cliente de otros códigos, como un número de pedido o una descripción?
Este número de referencia del cliente es diferente de otros códigos de uso frecuente, como los números de pedido, los números de factura y las descripciones. Actúa como un código para identificar una transacción determinada y garantizar que el pago se procese correctamente. Los números de pedido se utilizan para identificar un pedido realizado por un cliente. Este número normalmente se incluye en el recibo o en el formulario de pedido y también se puede utilizar tanto para pedidos que se realizan en línea como para aquellos que se realizan en persona.
Los números de factura son similares a los números de pedido y se utilizan para identificar cada factura enviada a un cliente. Cuando un cliente transfiere dinero a una empresa, esta puede usar este número para asegurarse de que el importe se asigne correctamente. De nuevo, este número no está vinculado a la referencia del cliente, sino que solo identifica la factura en cuestión.
Las descripciones son opcionales y pueden ser ingresadas por el titular de la cuenta para proporcionar más información sobre el motivo de la transferencia o pueden utilizarse para determinar qué conceptos específicos cubre el pago. Mientras que la referencia del cliente asigna un pago a una transacción comercial mediante una combinación de números, una descripción puede constar de hasta 140 caracteres, incluidas letras, y se puede ingresar como texto libre. A diferencia de la referencia del cliente, la descripción generalmente no puede ser leída por una máquina.
Otros dos números que se utilizan a menudo con las transferencias son la referencia de la orden de domiciliación y el número de cliente. La referencia de la orden de domiciliación sirve como número de identificación único para las transferencias SEPA y es emitida por el destinatario del pago. Un número de cliente, por el contrario, es un número de identificación único para un cliente dentro de una empresa.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.