Para conciliar una gran cantidad de pagos entrantes con cuentas pendientes de cobro, muchas empresas emiten una referencia de cliente. En este artículo, descubrirás qué es una referencia de cliente, qué ventajas ofrece este tipo de número de referencia a las empresas y cómo se diferencia de una descripción o un número de pedido.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una referencia de cliente?
  
• ¿Qué ventajas ofrece indicar una referencia de cliente?
  
• ¿De qué consta un número de referencia de cliente?
  
• ¿Cómo se diferencia una referencia de cliente de otros códigos, como un número de pedido o una descripción?
  

¿Qué es una referencia de cliente?

Una referencia de cliente es un elemento fundamental cuando se envían fondos entre empresas y entre empresas y sus clientes, y se suele usar en el e-commerce. Se trata de un código especial que se añade a la cuenta del destinatario para confirmar la identidad y el objetivo de un envío de fondos. La referencia de cliente también se conoce como «número de cliente», «número de referencia de cliente», «referencia única» o «número de referencia».

Las referencias de cliente permiten a las empresas hacer transacciones de forma segura y eficiente. Al incluir una referencia de cliente en sus procesos, las empresas pueden asegurarse de que las transacciones de pago se procesen bien y rápido, así como evitar errores. Así tienen más control sobre sus finanzas y acceso a un resumen detallado de cada transacción.

Es importante que cada parte indique la referencia de cliente correctamente; si no, el envío de fondos podría no llegar. Si se indica una referencia incorrecta (o ninguna), quien procese la transacción quizá tenga que enfrentarse a trabajo adicional, lo que requiere más tiempo y es más caro. Para evitar esta situación, muchas instituciones financieras recomiendan a sus clientes usar el mismo código cada vez o generar referencias automáticas. Al crear un número de referencia de cliente, las empresas deben asegurarse de que sea único y que sus datos estén protegidos.

Además, las empresas siempre deben indicar la referencia de cliente en las facturas o las solicitudes de pago para garantizar que sus clientes sepan cuál es su referencia y que se les recomienda indicarla cuando hagan envíos de fondos. Sin embargo, no es obligatorio indicar una referencia de cliente para hacer envíos de fondos. Por eso es importante que las empresas avisen a sus clientes de que necesitan que la indiquen.

¿Qué ventajas ofrece indicar una referencia de cliente?

El número de referencia de cliente permite a las empresas controlar, clasificar y localizar los pagos entrantes con mayor eficacia. Además, también permite aumentar la transparencia. Al usar este número, las empresas pueden agrupar varios pedidos individuales en un único pedido e identificar rápido las partidas concretas del total general. Así se pueden resumir y esquematizar las partidas de gastos de varias cuentas con mayor facilidad. Todo esto ofrece a las empresas más control sobre su flujo de caja. Asimismo, los clientes se benefician de un procesamiento rápido de las transacciones.

¿De qué consta un número de referencia de cliente?

Un número de referencia de cliente es un código único que las empresas usan al procesar envíos de fondos. Este código puede tener diferentes longitudes y variar en función del tipo y la forma del procesamiento. Si bien las empresas pueden generar números de referencia de cliente de distintas formas, hay algunos estándares generales que se deben seguir.

Un número de referencia debe tener un máximo de 35 caracteres y suele estar compuesto por cifras para que el destinatario pueda localizar el pago sin problemas. Al crear un número de referencia de cliente, las empresas deben asegurarse de que sea único y que sus datos estén protegidos. Además, siempre deben garantizar que el número sea fácil de leer.

¿Cómo se diferencia una referencia de cliente de otros códigos, como un número de pedido o una descripción?

Este número de referencia de cliente es diferente de otros códigos que se suelen usar, como los números de pedido y de factura, y las descripciones. Se trata de un código para identificar una transacción concreta y garantizar que el pago se procese correctamente. Los números de pedido se usan para identificar cada pedido que hacen los clientes. Este número suele incluirse en el recibo o la hoja de pedido y puede usarse tanto en pedidos por Internet como en los que se hagan presencialmente.

Los números de factura son similares a los de pedido y se utilizan para identificar cada factura que se envía a un cliente. Cuando un cliente envía dinero a una empresa, puede usar este número para asegurarse de que el importe se localice correctamente. Sin embargo, este número no está vinculado con la referencia de cliente, sino que solo identifica la factura en cuestión.

Las descripciones son opcionales y las puede escribir el titular de la cuenta para dar más información sobre el motivo del envío de fondos. También se pueden usar para determinar las partidas concretas que cubre el pago. La referencia de cliente vincula un pago con una transacción comercial mediante una combinación de números, mientras que la descripción puede constar de un máximo de 140 caracteres (letras incluidas) y puede escribirse como texto libre. A diferencia de la referencia de cliente, las máquinas no suelen poder leer la descripción.

Otros dos números que se utilizan frecuentemente con los envíos de fondos son la referencia de la orden de domiciliación y el número de cliente. La referencia de la orden de domiciliación es un número de identificación único de las transferencias SEPA que emite el destinatario del pago. En cambio, el número de cliente es un número único que identifica a un cliente en una empresa.