Om een groot aantal binnenkomende betalingen te reconciliëren met openstaande vorderingen, verstrekken veel ondernemingen een klantreferentie. In dit artikel leer je wat een klantreferentie is, welke voordelen dit type referentienummer biedt voor ondernemingen en hoe het verschilt van een beschrijving of bestelnummer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een klantreferentie?
  
• Wat zijn de voordelen van het opgeven van een klantreferentie?
  
• Waaruit bestaat een klantreferentienummer?
  
• Wat is het verschil tussen een klantreferentie en andere codes, zoals een bestelnummer of beschrijving?
  

Wat is een klantreferentie?

Een klantreferentie is een belangrijk element bij het overschrijven van geld tussen ondernemingen onderling en tussen ondernemingen en hun klanten, en wordt vaak gebruikt in e-commerce. Het is een speciale code die aan het account van de ontvanger wordt toegevoegd om de identiteit en het doel van een overschrijving te bevestigen. Een klantreferentie kan ook worden aangeduid als een 'klantnummer', 'klantreferentienummer', 'end-to-end-referentie' of 'referentienummer'.

Klantreferenties stellen ondernemingen in staat om transacties veilig en efficiënt uit te voeren. Door een klantreferentie in hun processen op te nemen, kunnen ondernemingen ervoor zorgen dat hun betalingstransacties goed en snel worden verwerkt en fouten voorkomen. Ze hebben meer controle over hun financiën en krijgen eveneens een gedetailleerd overzicht van elke losse transactie.

Het is belangrijk dat elke partij de klantreferentie correct opgeeft, anders wordt de overschrijving mogelijk niet verwerkt. Het verkeerd of helemaal niet invoeren van de referentie kan leiden tot extra werk voor degenen die de transactie verwerken, wat zowel tijdrovend als kostbaar is. Om dit te voorkomen, raden veel financiële instellingen hun klanten aan om elke keer dezelfde code te gebruiken of automatische referenties te genereren. Bij het maken van een klantreferentienummer moeten ondernemingen ervoor zorgen dat elk nummer uniek is en dat hun gegevens worden beschermd.

Bovendien moeten ondernemingen altijd de klantreferentie op facturen of betalingsverzoeken opgeven om ervoor te zorgen dat hun klanten weten wat hun referentienummer is. Ook moeten ze klanten adviseren deze op te geven bij het doen van overschrijvingen. Het opgeven van een klantreferentie is echter niet verplicht bij het uitvoeren van overschrijvingen. Daarom moeten ondernemingen hun klanten informeren dat ze het nummer toch moeten opgeven.

Wat zijn de voordelen van het opgeven van een klantreferentie?

Met het klantreferentienummer kunnen ondernemingen binnenkomende betalingen efficiënter volgen, classificeren en toewijzen. Daarnaast verbetert het ook de transparantie. Door dit nummer te gebruiken, kunnen ondernemingen verschillende losse bestellingen onder één bestelling groeperen en de afzonderlijke artikelen in het geheel snel identificeren. Hierdoor kunnen uitgavenposten op meerdere rekeningen gemakkelijker worden samengevat en weergegeven. Dit alles geeft ondernemingen meer controle over hun cashflow. Klanten profiteren ook van de snelle verwerking van transacties.

Waaruit bestaat een klantreferentienummer?

Een klantreferentienummer is een unieke code die ondernemingen gebruiken in het kader van hun overschrijvingsprocessen. Deze code kan verschillende lengtes hebben en kan variëren afhankelijk van het type proces en de manier waarop het wordt uitgevoerd. Hoewel ondernemingen op verschillende manieren klantreferentienummers kunnen genereren, zijn er bepaalde algemene normen die moeten worden gevolgd.

Een referentienummer mag niet langer zijn dan 35 tekens en bestaat in de regel uit cijfers aan de hand waarvan de ontvanger de betaling eenvoudig kan toewijzen. Bij het maken van een klantreferentienummer moeten ondernemingen ervoor zorgen dat elk nummer uniek is en dat hun gegevens worden beschermd. Ondernemingen moeten er ook altijd voor zorgen dat het nummer goed leesbaar is.

Wat is het verschil tussen een klantreferentie en andere codes, zoals een bestelnummer of beschrijving?

Dit klantreferentienummer verschilt van andere veelgebruikte codes zoals bestelnummers, factuurnummers en beschrijvingen. Het fungeert als een code om een bepaalde transactie te identificeren en ervoor te zorgen dat de betaling correct wordt verwerkt. Bestelnummers worden gebruikt om een bestelling te identificeren die door een klant is geplaatst. Dit nummer staat normaal gesproken vermeld op het ontvangstbewijs of in het bestelformulier en kan ook worden gebruikt voor zowel online als offline bestellingen.

Factuurnummers lijken op bestelnummers en worden gebruikt om elke factuur te identificeren die naar een klant wordt gestuurd. Wanneer een klant geld overmaakt naar een onderneming, kan het dit nummer gebruiken om ervoor te zorgen dat het bedrag correct wordt toegewezen. Nogmaals, dit nummer is niet gekoppeld aan de klantreferentie - het identificeert alleen de factuur in kwestie.

Beschrijvingen zijn optioneel en kunnen door de rekeninghouder worden opgegeven om meer informatie te geven over de reden van de overschrijving. Ook kunnen ze worden gebruikt om duidelijk te maken op welke specifieke items de betaling betrekking heeft. Terwijl bij de klantreferentie een betaling wordt toegewezen aan een zakelijke transactie met behulp van een combinatie van cijfers, kan een beschrijving bestaan uit maximaal 140 tekens, inclusief letters, en kan deze naar eigen inzicht worden ingevuld. In tegenstelling tot de klantreferentie kan de beschrijving meestal niet machinaal worden gelezen.

Twee andere nummers die vaak worden gebruikt bij overschrijvingen zijn het machtigingskenmerk en het klantnummer. Het machtigingskenmerk dient als uniek identificatienummer voor SEPA-overschrijvingen en wordt verstrekt door de ontvanger van de betaling. Een klantnummer daarentegen is een uniek identificatienummer voor een klant binnen een onderneming.