Per riconciliare un numero elevato di pagamenti in ingresso con crediti in sospeso, molte attività creano un riferimento cliente. In questo articolo scoprirai che cos'è un riferimento cliente, quali vantaggi offre alle attività questo tipo di numero di riferimento e qual è la differenza tra riferimento cliente e altri codici quali descrizione o numero dell'ordine.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un riferimento cliente?
  
• Quali sono i vantaggi dell'uso di un riferimento cliente?
  
• In cosa consiste un numero di riferimento cliente?
  
• Qual è la differenza tra riferimento cliente e altri codici quali descrizione o numero dell'ordine?
  

Che cos'è un riferimento cliente?

Un riferimento cliente è un elemento fondamentale nel trasferimento di fondi tra le attività, e tra le attività e i loro clienti, che viene spesso utilizzato nell'e-commerce. Si tratta di un codice speciale aggiunto al conto del beneficiario per confermare l'identità e lo scopo di un bonifico. Il riferimento cliente può essere indicato anche come "numero cliente", "numero di riferimento del cliente", "riferimento end-to-end" o "numero di riferimento".

I riferimenti cliente consentono alle attività di effettuare transazioni in modo sicuro ed efficiente. Includendo un riferimento cliente nei propri processi, le attività possono assicurarsi che le transazioni di pagamento vengano elaborate in modo rapido e corretto ed evitare così errori. In questo modo, ottengono un maggiore controllo sulle loro finanze e anche una panoramica dettagliata di ogni singola transazione.

È importante che il riferimento cliente venga inserito correttamente da ogni parte interessata, altrimenti il bonifico potrebbe non andare a buon fine. Se il riferimento non è corretto, o non è specificato, chi elabora la transazione può dover sostenere del lavoro in più, con conseguente dispendio di tempo e denaro. Per ovviare a questo problema, molti istituti finanziari raccomandano ai propri clienti di utilizzare sempre lo stesso codice o di generare riferimenti automatici. Quando creano un numero di riferimento cliente, le attività devono assicurarsi che ogni numero sia univoco e che i loro dati siano protetti.

Inoltre, devono sempre specificare il riferimento cliente sulle fatture o sulle richieste di pagamento per accertarsi che i clienti siano consapevoli del proprio riferimento e del fatto che è opportuno inserirlo quando effettuano bonifici. Ciononostante, non è obbligatorio inserire un riferimento cliente per un bonifico. Ecco perché le attività devono chiedere ai clienti di specificarlo.

Quali sono i vantaggi dell'uso di un riferimento cliente?

Con un numero di riferimento cliente, le attività possono tracciare, classificare e associare in modo più efficiente i pagamenti in ingresso. Un riferimento cliente favorisce inoltre la trasparenza. L'uso di questo numero consente alle attività di raggruppare vari ordini singoli in un unico ordine e di identificare rapidamente le singole voci in un totale generale. In questo modo, le voci di spesa su più conti possono essere riepilogate e definite più facilmente. Tutto questo offre alle attività un maggiore controllo del flusso di cassa e ai clienti la possibilità di usufruire di una rapida elaborazione delle transazioni.

In cosa consiste un numero di riferimento cliente?

Un numero di riferimento cliente è un codice univoco che le aziende utilizzano nel contesto dei loro processi di trasferimento di fondi. Il codice può avere lunghezze diverse e può variare in base al tipo e alla modalità di esecuzione del processo. Anche se le attività possono adottare diversi criteri per generare numeri di riferimento cliente, esistono alcuni standard generali da seguire.

Un numero di riferimento non deve superare i 35 caratteri ed è normalmente composto da cifre che consentono al beneficiario di associare precisamente il pagamento. Quando creano un numero di riferimento cliente, le attività devono assicurarsi che ogni numero sia univoco e che i loro dati siano protetti. Devono inoltre verificare sempre che il numero sia facilmente leggibile.

Qual è la differenza tra riferimento cliente e altri codici quali descrizione o numero dell'ordine?

Un numero di riferimento cliente è diverso da altri codici utilizzati di frequente, come i numeri d'ordine, i numero di fattura e le descrizioni. Si tratta di un codice utilizzato per identificare una determinata transazione e per garantire che il pagamento venga elaborato correttamente. Un numero d'ordine viene invece utilizzato per identificare un ordine effettuato da un cliente. Si tratta di un numero normalmente incluso nella ricevuta o nel modulo d'ordine e che può essere utilizzato per gli ordini sia online che offline.

I numeri di fattura sono simili ai numeri d'ordine e vengono utilizzati per identificare ogni fattura inviata a un cliente. Quando un cliente trasferisce denaro a un'attività, quest'ultima può utilizzare il numero di fattura per assicurarsi che l'importo venga associato correttamente. Anche in questo caso, il numero non è collegato al riferimento cliente e identifica soltanto la fattura in questione.

Le descrizioni sono facoltative: l'intestatario del conto può inserirle per fornire maggiori informazioni sul motivo del bonifico oppure si possono utilizzare per indicare le voci specifiche a cui si riferisce il pagamento. Mentre il riferimento cliente associa un pagamento a una transazione dell'attività utilizzando una combinazione di numeri, una descrizione può essere composta da un massimo di 140 caratteri, comprese le lettere, e può essere specificata come testo libero. A differenza del riferimento cliente, di solito la descrizione non può essere letta da un sistema automatico.

Due altri numeri utilizzati di frequente per i bonifici sono il riferimento del mandato e il numero cliente. Il riferimento del mandato è un numero di identificazione univoco per i bonifici SEPA e viene emesso dal beneficiario del pagamento. Il numero cliente è invece il numero di identificazione univoco di un cliente nell'ambito di un'attività.