Afin de rapprocher un grand nombre de paiements entrants avec les créances impayées, de nombreuses entreprises émettent une référence client. Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est une référence client, les avantages de ce type de numéro de référence pour les entreprises et en quoi elle diffère d'une description ou d'un numéro de commande.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une référence client ?
  
• Avantages de la référence client
  
• En quoi consiste un numéro de référence client ?
  
• Quelle est la différence entre une référence client et d'autres codes, comme un numéro de commande ou une description ?
  

Qu'est-ce qu'une référence client ?

La référence client est un élément clé des transferts de fonds interentreprises et entre les entreprises et leurs clients. Elle est souvent utilisée dans le secteur e-commerce. Il s'agit d'un code spécifique ajouté au compte du destinataire pour confirmer son identité et l'objet du transfert. La référence client porte parfois différents noms : numéro de client, numéro de référence client, référence de bout en bout ou encore numéro de référence.

La référence client permet aux entreprises d'effectuer des transactions de manière sûre et efficace. En incluant une référence client dans leurs processus, elles peuvent s'assurer que leurs transactions sont traitées correctement et rapidement afin d'éviter les erreurs. Elles ont ainsi davantage de contrôle sur leurs finances et disposent d'un aperçu détaillé pour chaque transaction.

Il est important que chaque partie saisisse correctement la référence client, faute de quoi le transfert pourrait ne pas aboutir. En effet, une mauvaise saisie de la référence, voire une absence de saisie, peut entraîner une surcharge de travail pour les personnes qui doivent traiter la transaction, ce qui représente à la fois une perte de temps et d'argent. Pour éviter cela, de nombreuses institutions financières recommandent à leurs clients de toujours utiliser le même code ou de générer des références automatiques. Lors de la création d'un numéro de référence client, les entreprises doivent s'assurer que chaque numéro est unique et que leurs données sont protégées.

Nous vous conseillons d'indiquer la référence du client sur les factures ou les demandes de paiement afin de vous assurer que vos clients connaissent leur numéro de référence. Vous pouvez également leur conseiller de le mentionner lorsqu'ils effectuent des virements. Toutefois, faire figurer la référence client n'est pas obligatoire pour effectuer des virements. C'est pourquoi il est préférable d'informer vos clients qu'ils doivent l'indiquer eux-mêmes.

Avantages de la référence client

Le numéro de référence client permet aux entreprises de suivre, de classer et d'attribuer les paiements entrants de manière plus efficace. Il renforce également la transparence à ce niveau. De plus, ce numéro permet de regrouper plusieurs commandes individuelles et d'identifier rapidement les différents éléments d'un total global. Cela permet de résumer et de mettre en évidence plus facilement les postes de dépenses sur plusieurs comptes. Les entreprises peuvent ainsi mieux contrôler leurs flux de trésorerie et les clients bénéficient d'un traitement rapide des transactions.

En quoi consiste un numéro de référence client ?

Un numéro de référence client est un code unique que les entreprises utilisent dans le cadre de leurs processus de transfert. Ce code peut varier en termes de longueur et en fonction du type et des modalités du processus. Bien que les entreprises puissent générer des numéros de référence de différentes manières, certaines normes générales doivent être respectées.

Le numéro de référence doit comporter un maximum de 35 caractères. Il est normalement composé de chiffres, qui permettent au bénéficiaire d'attribuer clairement le paiement. Lors de la création d'un numéro de référence client, les entreprises doivent s'assurer que chaque numéro est unique et que leurs données sont protégées. Elles doivent également veiller à ce que le numéro soit facilement lisible.

Quelle est la différence entre une référence client et d'autres codes, comme un numéro de commande ou une description ?

Le numéro de référence client est différent des autres codes fréquemment utilisés, comme le numéro de commande, le numéro de facture et la description. Il permet d'identifier une transaction donnée et de s'assurer que le paiement est traité correctement. Le numéro de commande, quant à lui, sert à identifier une commande passée par un client. Il figure normalement sur le reçu ou le bon de commande et s'applique à la fois aux commandes en ligne et hors ligne.

Le numéro de facture est similaire au numéro de commande et il permet d'identifier chaque facture envoyée à un client. Lorsqu'un client transfère de l'argent à une entreprise, celle-ci peut utiliser ce numéro pour s'assurer que le montant est correctement attribué. Là encore, ce numéro n'est pas lié à la référence client : il identifie uniquement la facture en question.

La description est facultative. Elle peut être saisie par le titulaire du compte pour donner plus d'informations sur la raison du transfert ou pour déterminer les postes spécifiques concernés par le paiement. Alors que la référence client attribue un paiement à une transaction commerciale à l'aide d'une combinaison de chiffres, la description peut comporter jusqu'à 140 caractères, comprenant des lettres, et peut être saisie en texte libre. Contrairement à la référence client, dans la plupart des cas, la description ne peut pas être lue par une machine.

Deux autres numéros sont fréquemment utilisés pour les virements : la référence de mandat et le numéro de client. La référence de mandat sert de numéro d'identification unique pour les virements SEPA. Elle est émise par le destinataire du paiement. Le numéro de client, de son côté, est un numéro d'identification propre à chaque client d'une entreprise.