För företag med verksamhet i Italien som hanterar anställda, samarbetspartner eller externa yrkesutövare utgör Certificazione Unica (CU) en central skatteskyldighet. Detta årliga inkomstcertifikat uppfattas ofta som komplicerat. Det är ett formellt dokument och ett verktyg som skattemyndigheter använder för att beräkna inkomst, källskatt och avgifter som betalats under året.

I den här artikeln analyserar vi CU:n ur ett italienskt företags perspektiv. Vi förklarar vad det är, dess syfte, vem som ska utfärda dem, vilka uppgifter de måste innehålla, tidsfrister och påföljder för bristande efterlevnad samt hur de skiljer sig från andra skattedeklarationer, till exempel formulär 770 eller deklarationer för inkomstskatt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är Certificazione Unica (CU) och vad är det till för?
  
• Vem måste lämna in CU?
  
• Vilka uppgifter innehåller CU?
  
• Vilka tidsfrister gäller för att skicka in CU?
  
• Vilka är påföljderna för underlåtenhet att lämna in CU?
  
• Skillnader jämfört med andra deklarationer: formulär 770 och deklarationer för inkomstskatt
  
• Praktiska utmaningar för små och medelstora företag och startups
  
• Hur Stripe kan hjälpa företag med CU
  

Vad är Certificazione Unica (CU) och vad är det till för?

CU är ett skattedokument som ett företag eller en enhet utfärdar varje år för att certifiera den ersättning och inkomst som betalas till anställda, samarbetspartner och yrkesverksamma. Det anger också avdragen skatt. Det liknar ett W-2-skatteformulär i USA. Tidigare kallades CU för Certificazione Unica dei Redditi di Lavoro Dipendente (CUD). I och med att skattedeklarationssystemet utvecklades kallas det nu helt enkelt för CU. Detta beror på att det nu kombinerar information till ett enda formulär som tidigare var fragmenterat.

För företag har CU en dubbel funktion:

• Gör det möjligt för mottagaren (t.ex. anställd, medarbetare, yrkesutövare) att få en officiell översikt över sin inkomst, vilket är användbart för deras skattedeklarationer
  
• Gör det möjligt för skattemyndigheter att dubbelkolla de uppgifter som företagen rapporterar mot de uppgifter som deklareras av skattebetalarna, vilket stärker kontrollerna och insynen i systemet
  

När ett företag betalar ersättning som beskattas med källskatt (dvs. ett skatteavdrag från ersättningen i förskott) fungerar företaget som källskatteombud. Det drar av en del av ersättningen, betalar den till staten och intygar transaktionen via CU:n. Detta gäller inkomster från anställning, många former av egenföretagande och liknande arbete.

Vem måste lämna in CU?

Skyldigheten att lämna in en CU gäller för alla företag som har betalat ersättning eller inkomst som beskattas med källskatt under föregående år. Med andra ord, om ett företag har betalat anställda, samarbetspartner eller externa yrkesutövare med belopp som beskattas med källskatt, måste företaget förbereda och lämna in CU:n.

De som omfattas av denna skyldighet inkluderar följande:

• Enskilda firmor, handels- och kommanditbolag
  
• Startups och små och medelstora företag, oavsett omsättning eller antal anställda
  
• Yrkesutövare och associerade företag som gör betalningar till tredje part
  
• Icke-kommersiella enheter och föreningar som betalar skattepliktig ersättning
  

Skyldigheten är inte beroende av närvaron av anställda. Företag som enbart arbetar med externa samarbetspartners som är registrerade för mervärdesskatt (moms) måste utfärda CU:n. Dessutom krävs en CU i vissa fall där källskatten är noll, om lagstiftningen fortfarande kräver certifiering av den inkomst som betalats.

Måste de som omfattas av schablonsystemet utfärda en CU?

Om ett företag bedriver verksamhet enligt schablonsystemet behöver det inte utfärda en CU för mottagna betalningar. Yrkesutövare och entreprenörer som omfattas av schablonsystemet beskattas inte med källskatt och deklarerar sin inkomst direkt i sina skattedeklarationer, i enlighet med reglerna i systemet för skattelättnader.

På samma sätt behöver de som betalar en näringsidkare enligt schablonsystemet inte inkludera dessa betalningar i CU:n. Detta beror på att de inte beskattas med källskatt. CU:n förblir obligatorisk för betalningar som beskattas med källskatt.

Vilka data innehåller CU:n?

En av de känsligaste aspekterna av CU:n är kvantiteten och kvaliteten på de data som ska ingå. CU:n anger ett totalbelopp och ger en detaljerad specifikation som måste stämma överens med företagets bokföringshandlingar.

Huvudinformationen i CU inkluderar följande:

• Anställdas personuppgifter, såsom förnamn, efternamn, födelsedatum och skattekod
  
• Information om källskatteombud (t.ex. arbetsgivare, pensionsorgan och andra enheter som betalar inkomst) som ansvarar för att samla in och betala skatt för anställda
  
• Typ av inkomst (t.ex. anställning, egenföretagare, andra inkomster, provisioner)
  
• Belopp för betalningar eller inkomst betald
  
• Tillämpad och betald källskatt
  
• Inbetalda sociala avgifter och välfärdsavgifter
  
• Eventuella regionala och kommunala tilläggsavgifter
  
• Uppgifter om justeringar, avdrag och skattebonusar
  

Vilka tidsfrister gäller för att skicka in CU?

År 2026 är efterlevnad av tidsfrister relaterade till CU nyckeln till att undvika påföljder och problem med skattemyndigheterna. CU:n relaterad till betalningar och inkomster mottagna under 2025 måste skickas online till den italienska skattemyndigheten senast den 16 mars 2026 och levereras senast samma datum till anställda, samarbetspartners eller yrkesverksamma som har tagit emot betalningar.

Det finns dock en differentierad tidsfrist för vissa typer av certifieringar. CU som endast innehåller inkomster från egenföretagare inom ramen för företagets normala verksamhet eller yrke – samt provisioner relaterade till agentur, mäkleri, handelsrepresentation och företags upphandling – kan lämnas in senast den 30 april 2026.

Vilka är påföljderna för underlåtenhet att lämna in CU?

När en CU skickas efter tidsfristen eller innehåller felaktiga uppgifter föreskrivs i italiensk lag att särskilda administrativa påföljder ska tillämpas. I cirkulär nr 12/E från 2024 från den italienska skattemyndigheten anges att för varje certifiering som är felaktig, försenad eller utebliven ska en straffavgift på 100 euro tillämpas för varje sådant fall. Denna straffavgift kan vara upp till 50 000 euro per år för företag som inte efterlever sina deklarationsskyldigheter.

Det finns dock några undantag vid beräkning av påföljder:

• Ingen straffavgift om företaget lämnar in rätt CU inom fem dagar från det datum då föregående inlämning avslogs
  
• Straffavgiften reduceras till en tredjedel (dvs. cirka 33,33 EUR per certifikat) med högst 20 000 EUR per år om CU lämnas in korrekt inom 60 dagar efter den ursprungliga tidsfristen
  

I samma cirkulär förklarar den italienska skattemyndigheten att det är möjligt att dra nytta av de lättnader i påföljder som föreskrivs i reglerna om frivilliga korrigeringar.

Skillnader jämfört med andra deklarationer: formulär 770 och deklarationer för inkomstskatt

Det finns skillnader mellan CU, formulär 770 och deklarationer för inkomstskatt. Även om de är relaterade verktyg har de olika syften och mottagare.

Ett företag utfärdar och överför CU för att certifiera inkomst och källskatt för varje mottagare. Formulär 770 används däremot av företag för att informera den italienska skattemyndigheten om det totala källskattebeloppet på betalningar som gjorts under året och därefter betalats till staten, samt annan skatteinformation som rör dessa betalningar.

Mottagaren lämnar in sina inkomstskattedeklarationer med hjälp av informationen i CU för att korrekt redovisa sin skatteposition. I denna mening utgör CU en länk mellan företagets räkenskaper och den personliga beskattningen av anställda och samarbetspartner.

Praktiska utmaningar för små och medelstora företag och startups

För många italienska små och medelstora företag och startups är hantering av CU en skatteskyldighet och en stor organisatorisk utmaning. De interna resurserna är ofta begränsade, processerna är inte helt strukturerade och snabb tillväxt kan komplicera situationen ytterligare.

Här är några av de vanligaste svårigheterna:

• Hantera flera typer av samarbetspartners (t.ex. anställda, frilansare, konsulter)
  
• Korrekt tillämpning av källskatt enligt avtal
  
• Stämma av fakturor, betalningar och skatteuppgifter
  
• Konsekvent uppdatering i enlighet med regeländringar
  

I sammanhang där betalningar görs ofta eller digitalt är risken för manuella fel större. Därför söker allt fler företag efter lösningar som gör att de kan centralisera data, minska repetitiva uppgifter och upprätthålla en hög kontrollnivå.

Så kan Stripe hjälpa företag med CU

För italienska företag är en av de största svårigheterna med att hantera CU:n insamlingen av konsekventa och verifierbara uppgifter om ersättning, betalningar och källskatt. Det är här Stripes lösningar kan erbjuda konkret support och förenkla processerna innan CU slutförs.

Med Stripe Invoicing kan du utfärda och hantera fakturor på ett strukturerat sätt och se till att fakturerade belopp, debiterade belopp och skatteinformation kopplad till betalning stämmer överens. Tack vare samarbete med tredjepartspartners kan du också använda Invoicing för obligatorisk elektronisk fakturering.

Stripe Tax erbjuder en automatiserad lösning för att beräkna tillämplig moms på transaktioner med hänsyn till lokala och gränsöverskridande skatteregler. Även om moms inte utgör certifierad inkomst i CU:n bidrar korrekta skatteuppgifter på transaktionsnivå till en mer tillförlitlig och övergripande rapportering som är lätt att verifiera i bokföringen.

Slutligen ger Stripes rapporter detaljerade och avstämda exporter av betalningar, återbetalningar, avgifter och kassaflöden. Dessa rapporter kan användas för att korrekt registrera betalningar som gjorts under året och för att förse revisorn med strukturerade data som är redo att användas för CU:n och relaterade formulär. För små och medelstora företag och startups innebär detta färre manuella uppgifter, större kontroll över data och en betydande minskning av risken för fel vid skattedeklarationer.