Para las empresas que trabajan en Italia y que gestionan empleados, colaboradores o profesionales externos, la Certificación Única (CU) representa una obligación fiscal principal. Esta certificación anual de beneficios suele considerarse compleja. Es un documento formal y una herramienta que las autoridades fiscales utilizan para calcular beneficios, retenciones a cuenta y cotizaciones pagadas durante el año.

En este artículo, analizamos la CU desde la perspectiva de las empresas italianas. Explicamos qué es, su finalidad, quién debe emitirla, los datos que debe incluir, los plazos, las sanciones por incumplimiento y en qué se diferencia de otras declaraciones fiscales, como el formulario 770 o las declaraciones fiscales de beneficios.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es la Certificación Única (CU) y para qué sirve?
  
• ¿Quién debe presentar la CU?
  
• ¿Qué datos incluye la CU?
  
• ¿Cuáles son los plazos para presentar la CU?
  
• ¿Cuáles son las sanciones por no presentar la CU?
  
• Diferencias con otras declaraciones: Modelo 770 y declaraciones fiscales de beneficios
  
• Desafíos prácticos para pequeñas y medianas empresas (pymes) y startups
  
• Cómo Stripe puede ayudar a las empresas con la CU
  

¿Qué es la Certificación Única (CU) y para qué sirve?

El CU es un documento fiscal que una empresa o entidad emite cada año para certificar la remuneración y beneficios pagados a empleados, colaboradores y profesionales. También indica los impuestos retenidos. Es similar a un formulario fiscal W-2 en EE. UU. Antes, el CU se conocía en italiano como Certificazione Unica dei Redditi di Lavoro Dipendente (CUD). Sin embargo, con la evolución del sistema de declaración fiscal, ahora se conoce simplemente como CU. Esto se debe a que ahora combina la información en un único formulario que antes estaba fragmentado.

Para las empresas, la CU tiene una doble función:

• Permite que el destinatario (p. ej., empleado, colaborador, profesional) tenga un resumen oficial de sus beneficios, lo que es útil para sus declaraciones fiscales.
  
• Permite a las autoridades fiscales cotejar los datos comunicados por las empresas con los declarados por los contribuyentes, reforzando así los controles y la transparencia del sistema.
  

Cuando una empresa paga una compensación sujeta a retención a cuenta (es decir, una deducción fiscal por adelantado de la compensación), la empresa actúa como agente de retención. Retiene parte de la compensación, la paga al gobierno y certifica la transacción a través de la CU. Esto se aplica a beneficios del empleo, muchas formas de trabajo autónomo y trabajos similares.

¿Quién debe presentar la CU?

La obligación de presentar la CU se aplica a todas las empresas que pagaron compensaciones o beneficios sujetos a retención a cuenta durante el año anterior. En otras palabras, si una empresa ha pagado a empleados, colaboradores o profesionales externos con importes sujetos a retención a cuenta, está obligada a preparar y presentar la CU.

Entre aquellos que están sujetos a esta obligación se incluyen los siguientes:

• Empresas unipersonales, sociedades y corporaciones.
  
• Startups y pymes, independientemente de su volumen de negocios o número de empleados.
  
• Profesionales y empresas asociadas que realizan pagos a terceros.
  
• Entidades y asociaciones no comerciales, al pagar una compensación fiscal.
  

La obligación no está supeditada a la presencia de empleados. Las empresas que trabajan únicamente con colaboradores externos registrados para el impuesto sobre el valor añadido (IVA) deben emitir la CU. Además, la CU también está obligada en determinados casos en los que la retención fiscal sea cero, si la legislación sigue exigiendo la certificación de los beneficios pagados.

¿Quienes trabajan bajo el régimen de tarifa plana tienen que emitir una CU?

Si una empresa trabaja bajo el régimen de tarifa plana, no tiene la obligación de emitir la CU por los pagos recibidos. Los profesionales y empresarios bajo el régimen de tarifa plana no están sujetos a retención a cuenta y declaran sus beneficios directamente en sus declaraciones fiscales, de acuerdo con las normas del régimen de desgravación fiscal.

Del mismo modo, quienes pagan a un profesional bajo el régimen de tarifa plana no tienen que incluir esos pagos en la CU. Esto se debe a que no están sujetos a retención a cuenta. La CU sigue siendo obligatoria para pagos sujetos a retención a cuenta.

¿Qué datos incluye la CU?

Uno de los aspectos más delicados de la Certificación Única (CU) se refiere a la cantidad y calidad de los datos que debe incluir. La CU indica un importe total y proporciona un desglose detallado que debe ser coherente con los registros contables de la empresa.

La información principal incluida en la CU es la siguiente:

• Datos personales del empleado, como nombre, apellido, fecha de nacimiento y código fiscal.
  
• Información sobre los agentes de retención (p. ej., empleadores, organismos de pensiones y otras entidades que pagan beneficios) que son responsables de recaudar y pagar impuestos en nombre de los empleados.
  
• Tipo de beneficios (p. ej., empleo, trabajo por cuenta propia, otros beneficios, comisiones).
  
• Importe de pagos o beneficios pagados.
  
• Retención a cuenta aplicada y pagada.
  
• Cotizaciones a la seguridad social y a la asistencia social.
  
• Recargos regionales y municipales.
  
• Datos relacionados con ajustes, deducciones y bonificaciones fiscales.
  

¿Cuáles son los plazos para presentar la CU?

En 2026, el cumplimiento de la normativa sobre los plazos relativos a la Cu es fundamental para evitar sanciones y problemas con las autoridades fiscales. La Cu relativa a los pagos y beneficios recibidos en 2025 debe enviarse por Internet a la Agencia de Recaudación de Ingresos italiana antes del 16 de marzo de 2026 y entregarse en la misma fecha a los empleados, colaboradores o profesionales que hayan recibido pagos.

Sin embargo, hay un plazo diferenciado para ciertos tipos de certificaciones. Las CU que solo contengan beneficios derivados del trabajo por cuenta propia en el curso normal de los negocios o profesiones, así como comisiones no ocasionales relacionadas con agencias, corretaje, representación comercial y adquisiciones de empresas, se pueden presentar antes del 30 de abril de 2026.

¿Cuáles son las sanciones por no presentar el CU?

Cuando la CU se envía fuera de plazo o contiene datos incorrectos, la legislación italiana prevé la aplicación de sanciones administrativas específicas. La Circular N.º 12/E de 2024 de la Agencia de Recaudación de Ingresos italiana establece que, en caso de presentación incorrecta, tardía u omitida de cada certificación, se aplicará una sanción básica de 100 euros por cada certificación incorrecta, pudiendo llegar hasta 50.000 euros al año por cada empresa que incumpla sus obligaciones de declaración.

Sin embargo, hay algunas excepciones al calcular las sanciones:

• No hay penalización si la empresa presenta el CU correcto dentro de los cinco días posteriores a la fecha de rechazo del envío anterior.
  
• Sanción reducida a un tercio (es decir, aproximadamente 33,33 euros por certificado) con un máximo de 20.000 euros al año si la CU se presenta correctamente en un plazo de 60 días desde el plazo inicial.
  

En la misma circular, la Agencia de Recaudación de Ingresos italiana indica que es posible beneficiarse de las reducciones de sanciones previstas por las normas sobre correcciones voluntarias.

Diferencias con otras declaraciones: formulario 770 y declaraciones fiscales de beneficios

Existen diferencias entre la CU, el Formulario 770 y las declaraciones fiscales de beneficios. Aunque son herramientas relacionadas, tienen diferentes propósitos y destinatarios.

Una empresa emite y transmite la CU para certificar la beneficios y la retención a cuenta de cada destinatario. Por otro lado, una empresa presenta el formulario 770 para informar a la Agencia de Recaudación de Ingresos italiana del importe total de impuestos retenidos sobre los pagos realizados durante el año y posteriormente pagados al Estado, así como otra información fiscal relacionada con estos pagos.

Mientras, el destinatario presenta sus declaraciones fiscales de beneficios utilizando la información proporcionada en la CU para informar correctamente de su situación fiscal.En este sentido, la CU representa un enlace entre la contabilidad de la empresa y la tributación personal de empleados y colaboradores.

Desafíos prácticos para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las startups

Para muchas pymes y startups italianas, la gestión de la CU es un requisito fiscal y un gran desafío organizativo. Los recursos internos suelen ser limitados, los procesos no están completamente estructurados y el rápido crecimiento puede complicar aún más la situación.

Estas son algunas de las dificultades más comunes:

• Gestión de varios tipos de colaboradores (p. ej., empleados, trabajadores autónomos, consultores).
  
• Aplicar correctamente la retención a cuenta sobre una base contractual.
  
• Conciliación de facturas, pagos y datos fiscales.
  
• Actualización constante de acuerdo con los cambios normativos.
  

En contextos en los que pagos se realizan con frecuencia o de forma digital, el riesgo de error manual es mayor. Por este motivo cada vez más empresas buscan soluciones que les permitan centralizar los datos, reducir las tareas repetitivas y mantener un alto nivel de control.

Cómo Stripe puede ayudar a las empresas con la CU

Para las empresas italianas, una de las principales dificultades a la hora de gestionar la CU es la recopilación de datos coherentes y verificables sobre compensaciones, pagos y retenciones a cuenta. Aquí es donde las soluciones de Stripe pueden ofrecer una ayuda concreta, simplificando los procesos previos a la finalización del CU.

Con Stripe Invoicing, puedes emitir y gestionar facturas de forma estructurada, manteniendo acordes los importes facturados, los importes cobrados y la información fiscal asociada al pago. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación electrónica obligatoria.

Stripe Tax ofrece una solución automatizada para calcular el IVA aplicable a las transacciones, teniendo en cuenta las normas fiscales locales y transfronterizas. Si bien el IVA no constituye beneficios certificados en la CU, el seguimiento preciso de los datos fiscales en cada transacción particular contribuye a una declaración general más fiable y fácilmente verificable en condiciones contables.

Por último, los informes Stripe ofrecen exportaciones detalladas y conciliadas sobre los pagos, reembolsos, comisiones y flujos de efectivo. Estos informes pueden utilizarse para registrar pagos realizados durante el año con precisión y para proporcionar al contable datos estructurados listos para completar la CU y formularios relacionados. Para las pymes y startups, esto significa menos tareas manuales, un mayor control sobre los datos y una reducción significativa del riesgo de errores durante la fase de declaración fiscal.