Per qualsiasi impresa che opera in Italia e gestisce dipendenti, collaboratori o professionisti esterni, la Certificazione Unica (CU) rappresenta un adempimento fiscale centrale, spesso percepito come complesso. Non si tratta solo di un documento formale, ma di uno strumento attraverso cui l'amministrazione finanziaria ricostruisce redditi, ritenute e contributi versati nel corso dell'anno.

In questo articolo analizziamo la Certificazione Unica dal punto di vista delle attività in Italia: vedremo cos'è e qual è il suo scopo, chi è tenuto a emetterla, quali dati deve includere, quali sono le scadenze e le sanzioni in caso di mancata conformità e quali differenze sussistono rispetto ad altre dichiarazioni fiscali, come il Modello 770 o la dichiarazione dei redditi.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la Certificazione Unica e a cosa serve
  
• Chi deve fare la Certificazione Unica?
  
• Quali dati include la Certificazione Unica
  
• Quali sono le scadenze per la consegna della CU
  
• Quali sono le sanzioni per omessa Certificazione Unica?
  
• Differenze con altre dichiarazioni: modello 770 e dichiarazione dei redditi
  
• Sfide pratiche per PMI e startup
  
• In che modo Stripe Tax, Invoicing e la reportistica di Stripe aiutano le aziende
  

Che cos'è la Certificazione Unica e a cosa serve

La Certificazione Unica (CU) è un documento fiscale che un'azienda o un ente rilascia ogni anno per attestare i compensi e i redditi corrisposti a dipendenti, collaboratori e professionisti, indicando anche le imposte trattenute alla fonte e i contributi previdenziali versati. In passato era nota come CUD, ma con l'evoluzione del sistema dichiarativo è diventata Certificazione Unica, proprio perché racchiude in un solo modello informazioni che prima erano frammentate.

Dal punto di vista delle imprese, la Certificazione Unica ha una duplice funzione:

• Consente al percipiente (dipendente, collaboratore, professionista) di disporre di un riepilogo ufficiale dei redditi percepiti, utile per la propria dichiarazione dei redditi.
  
• Permette all'amministrazione finanziaria di incrociare i dati comunicati dall'azienda con quelli dichiarati dai contribuenti, rafforzando i controlli e la trasparenza del sistema.
  

In pratica, quando la tua attività paga un compenso soggetto a ritenuta d'acconto (un anticipo dell’imposta trattenuto sul compenso), agisce come sostituto d'imposta: trattiene una parte del compenso, la versa allo Stato e certifica l'operazione tramite la CU. Questo vale sia per i redditi di lavoro dipendente, sia per molte forme di lavoro autonomo e assimilato.

Chi deve fare la Certificazione Unica?

L'obbligo di emettere la CU riguarda tutte le attività che, nel corso dell'anno precedente, hanno corrisposto compensi o redditi per i quali è prevista l'applicazione di imposte trattenute alla fonte. In altre parole, se la tua attività ha pagato dipendenti, collaboratori o professionisti esterni con importi soggetti a ritenuta d'acconto, hai l'obbligo di predisporre e trasmettere la CU.

I soggetti obbligati sono:

• Imprese individuali, società di persone e società di capitali
  
• Start-up e PMI, indipendentemente dal fatturato o dal numero di collaboratori
  
• Professionisti e studi associati che effettuano pagamenti a terzi
  
• Enti non commerciali e associazioni, quando erogano compensi imponibili
  

L'obbligo non è legato alla presenza di dipendenti: anche un'attività che lavora esclusivamente con collaboratori esterni con Partita IVA deve emettere la Certificazione Unica. Inoltre, la CU è richiesta anche in alcuni casi in cui l'imposta trattenuta è pari a zero, se la normativa prevede comunque la certificazione del reddito corrisposto.

Chi opera in regime forfettario deve emettere la Certificazione Unica?

No. Se operi in regime forfettario, non devi emettere la Certificazione Unica per i compensi che incassi. I professionisti e gli imprenditori in regime forfettario non sono soggetti a ritenuta d’acconto e dichiarano i propri redditi direttamente nella dichiarazione dei redditi, secondo le regole del regime agevolato.

Allo stesso modo, chi paga un professionista in regime forfettario non deve includere quei compensi nella Certificazione Unica, proprio perché non sono soggetti a ritenuta. La CU resta invece obbligatoria per i compensi che prevedono l’applicazione di imposte trattenute alla fonte.

Quali dati include la Certificazione Unica

Uno degli aspetti più delicati della Certificazione Unica riguarda la quantità e la qualità dei dati da includere. La CU non si limita a indicare un importo complessivo, ma fornisce un dettaglio analitico che deve essere coerente con la contabilità aziendale.

Le principali informazioni incluse nella Certificazione Unica sono le seguenti:

• Dati personali dei dipendenti, come nome, cognome, data di nascita e codice fiscale.
  
• Informazioni sui sostituti d'imposta (datori di lavoro, enti pensionistici e altri soggetti che corrispondono redditi) che hanno il compito di riscuotere e versare le imposte per conto del lavoratore
  
• Tipologia di reddito (lavoro dipendente, lavoro autonomo, redditi diversi, provvigioni)
  
• Ammontare dei compensi o redditi corrisposti
  
• Ritenute d'acconto operate e versate
  
• Contributi previdenziali e assistenziali versati
  
• Eventuali addizionali regionali e comunali
  
• Dati relativi a conguagli, detrazioni e bonus fiscali
  

Quali sono le scadenze per la consegna della CU

Nel 2026, il rispetto delle scadenze legate alla Certificazione Unica è essenziale per evitare sanzioni e criticità con l'amministrazione finanziaria. La CU relativa ai compensi e ai redditi corrisposti nel 2025 deve essere trasmessa in via telematica entro e non oltre il 16 marzo 2026 all'Agenzia delle Entrate e consegnata entro la stessa data a dipendenti, collaboratori o professionisti che hanno ricevuto i compensi.

È prevista però una scadenza differenziata per alcune tipologie di certificazioni. Le Certificazioni Uniche che contengono esclusivamente redditi derivanti da prestazioni di lavoro autonomo svolte nell'esercizio abituale di arte o professione, nonché provvigioni non occasionali legate a rapporti di agenzia, mediazione, rappresentanza di commercio e procacciamento d'affari, possono essere trasmesse entro il 30 aprile 2026.

Quali sono le sanzioni per omessa Certificazione Unica?

Quando la CU viene inviata oltre le scadenze oppure contiene errori nei dati, la normativa italiana prevede l'applicazione di sanzioni amministrative specifiche. La circolare n. 12/E del 2024 dell'Agenzia delle Entrate stabilisce che in caso di trasmissione errata, tardiva o omessa di ciascuna certificazione si applica una sanzione base di 100 euro per ogni certificazione non corretta. Questa sanzione può arrivare fino a un massimo di 50.000 euro all'anno per ciascuna impresa che non rispetta gli obblighi dichiarativi.

Esistono però alcune agevolazioni nella quantificazione delle sanzioni:

• Nessuna sanzione se la trasmissione della CU corretta avviene entro 5 giorni dalla data di scarto della trasmissione precedente
  
• Se la CU è correttamente trasmessa entro 60 giorni dalla scadenza originaria, la sanzione è ridotta a un terzo (circa 33,33 euro per ogni certificazione), con un massimo di 20.000 euro per anno.
  

Con la stessa circolare l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che è possibile beneficiare delle riduzioni delle sanzioni previste dalle regole sul ravvedimento operoso.

Differenze con altre dichiarazioni: modello 770 e dichiarazione dei redditi

Uno dei punti di maggiore confusione riguarda le differenze tra Certificazione Unica, Modello 770 e dichiarazione dei redditi. Anche se sono strumenti collegati, hanno finalità e destinatari diversi.

La Certificazione Unica è il documento che l'azienda rilascia e trasmette per certificare i redditi e le ritenute di ciascun percipiente. Il Modello 770, invece, è una dichiarazione riepilogativa che l'azienda presenta per comunicare all'Agenzia delle Entrate l'ammontare complessivo delle imposte trattenute sui compensi pagati nel corso dell'anno e successivamente versate allo Stato, oltre ad altre informazioni fiscali collegate a questi versamenti.

La dichiarazione dei redditi è invece a carico del percipiente, che utilizza i dati della CU per compilare correttamente la propria posizione fiscale. In questo senso, la CU rappresenta un anello di congiunzione tra la contabilità dell'impresa e la fiscalità personale di dipendenti e collaboratori.

Sfide pratiche per PMI e startup

Per molte PMI e startup italiane, la gestione della Certificazione Unica non è solo un adempimento fiscale, ma una vera sfida organizzativa. Le risorse interne sono spesso limitate, i processi non completamente strutturati e la crescita rapida può complicare ulteriormente la situazione.

Tra le difficoltà più comuni emergono:

• La gestione di più tipologie di collaboratori (dipendenti, freelance, consulenti)
  
• La corretta applicazione della ritenuta d'acconto su base contrattuale
  
• La riconciliazione tra fatture, pagamenti e dati fiscali
  
• L'aggiornamento continuo sulle modifiche normative
  

In contesti in cui i pagamenti avvengono con frequenza elevata o su base digitale, il rischio di errore manuale cresce. Per questo motivo, sempre più imprese cercano soluzioni che permettano di centralizzare i dati e ridurre le attività ripetitive, mantenendo un alto livello di controllo

In che modo Stripe Tax, Invoicing e la reportistica di Stripe aiutano le aziende

Per le imprese italiane, una delle principali difficoltà nella gestione della Certificazione Unica è la raccolta di dati coerenti e verificabili su compensi, pagamenti e ritenuta d'acconto. È proprio in questa fase che le soluzioni di Stripe possono offrire un supporto concreto, semplificando i processi a monte della compilazione della CU.

Con Stripe Invoicing puoi emettere e gestire fatture in modo strutturato, mantenendo allineati importi fatturati, importi incassati e informazioni fiscali associate al pagamento. E, grazie alla collaborazione con partner terzi, puoi utilizzare Stripe Invoicing anche se hai l'obbligo di fatturazione elettronica.

Stripe Tax consente di automatizzare il calcolo dell'IVA applicabile alle operazioni, tenendo conto delle regole fiscali locali e transfrontaliere. Anche se l'IVA non costituisce un reddito certificato nella CU, disporre di dati fiscali corretti e tracciati a livello di singola transazione contribuisce a una rendicontazione complessiva più affidabile e facilmente verificabile dal punto di vista contabile.

Infine, la reportistica di Stripe mette a disposizione esportazioni dettagliate e riconciliate su pagamenti, rimborsi, commissioni e flussi finanziari. Questi report possono essere utilizzati per ricostruire con precisione i compensi effettivamente corrisposti nel corso dell'anno e per fornire al commercialista dati strutturati e pronti per la compilazione della Certificazione Unica e dei modelli collegati. Per PMI e startup, questo significa meno attività manuali, maggiore controllo sui dati e una riduzione significativa del rischio di errori in fase di dichiarazione.