Voor bedrijven die in Italië actief zijn en werknemers, medewerkers of externe professionals hebben, is de Certificazione Unica (CU) een belangrijke belastingverplichting. Deze jaarlijkse inkomensverklaring wordt vaak als ingewikkeld gezien. Het is een officieel document en een hulpmiddel dat de belastingdienst gebruikt om het inkomen, de bronbelasting en de bijdragen die gedurende het jaar zijn betaald, te berekenen.

In dit artikel kijken we naar de CU vanuit het perspectief van bedrijven in Italië. We leggen uit wat het is, wat het doel ervan is, wie het moet afgeven, welke gegevens erin moeten staan, wat de deadlines en boetes zijn als je het niet doet, en hoe het verschilt van andere belastingaangiften, zoals formulier 770 of inkomstenbelastingaangiften.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de Certificazione Unica (CU) en waarvoor dient deze?
  
• Wie moet de CU indienen?
  
• Welke gegevens staan er in de CU?
  
• Wat zijn de deadlines voor het indienen van de CU?
  
• Wat zijn de boetes als je de CU niet instuurt?
  
• Verschillen met andere aangiften: formulier 770 en aangiften inkomstenbelasting
  
• Praktische uitdagingen voor kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) en start-ups
  
• Hoe Stripe bedrijven kan helpen met de CU
  

Wat is de Certificazione Unica (CU) en waarvoor dient deze?

De CU is een belastingdocument dat een bedrijf of entiteit elk jaar afgeeft om de vergoedingen en inkomsten van werknemers, medewerkers en professionals te bevestigen. Het geeft ook aan hoeveel belasting er ingehouden is. Het lijkt op een W-2-belastingformulier in de VS. Vroeger stond de CU bekend als de Certificazione Unica dei Redditi di Lavoro Dipendente (CUD). Maar door de veranderingen in het belastingaangiftesysteem heet het nu gewoon de CU. Dit komt omdat het nu alle info in één formulier samenbrengt, terwijl die vroeger verspreid was.

Voor bedrijven heeft de CU een dubbele functie:

• Het geeft de ontvanger (bijvoorbeeld werknemer, medewerker, professional) een officieel overzicht van zijn of haar inkomen, wat handig is voor de belastingaangifte
  
• Hiermee kunnen de belastingdiensten de gegevens die bedrijven doorgeven vergelijken met wat belastingbetalers aangeven, waardoor de controles en de transparantie van het systeem beter worden.
  

Als een bedrijf een vergoeding betaalt waarover bronbelasting moet worden ingehouden (d.w.z. een voorlopige belastingaftrek van de vergoeding), treedt het bedrijf op als inhoudingsplichtige. Het houdt een deel van de vergoeding in, betaalt dit aan de overheid en certificeert de transactie via de CU. Dit geldt voor inkomsten uit arbeid, veel vormen van zelfstandig ondernemerschap en soortgelijke werkzaamheden.

Wie moet de CU indienen?

De verplichting om de CU in te dienen geldt voor alle bedrijven die in het voorgaande jaar vergoedingen of inkomsten hebben betaald waarover loonbelasting moet worden ingehouden. Met andere woorden, als een bedrijf werknemers, medewerkers of externe professionals heeft betaald met bedragen waarover loonbelasting moet worden ingehouden, moet het de CU opstellen en indienen.

De volgende bedrijven moeten dit doen:

• Eenmanszaken, vennootschappen en bedrijven
  
• Start-ups en kleine en middelgrote ondernemingen, ongeacht omzet of aantal werknemers
  
• Professionals en aanverwante bedrijven die betalingen doen aan derden
  
• Niet-commerciële entiteiten en verenigingen, bij het betalen van belastbare vergoedingen
  

De verplichting hangt niet af van of er werknemers zijn. Bedrijven die alleen met externe medewerkers werken die voor de btw geregistreerd staan, moeten de CU afgeven. Ook moet de CU in bepaalde gevallen worden afgegeven als de ingehouden belasting nul is, als de wet nog steeds vraagt om een verklaring van het betaalde inkomen.

Moeten bedrijven die onder het forfaitaire stelsel vallen een CU afgeven?

Als een bedrijf onder het forfaitaire stelsel valt, hoeft het geen CU uit te geven voor ontvangen betalingen. Professionals en ondernemers die onder het forfaitaire stelsel vallen, zijn niet onderworpen aan bronbelasting en geven hun inkomsten rechtstreeks aan in hun belastingaangifte, volgens de regels van het belastingverlichtingsstelsel.

Ook wie een professional betaalt onder het forfaitaire stelsel, hoeft die betalingen niet op te nemen in de CU. Dat komt omdat ze niet onderworpen zijn aan bronbelasting. De CU blijft verplicht voor betalingen die onderworpen zijn aan bronbelasting.

Welke gegevens staan er in de CU?

Een van de lastigste dingen van de CU is hoeveel en wat voor soort gegevens erin moeten. De CU laat het totale bedrag zien en geeft een gedetailleerd overzicht dat moet kloppen met de boekhouding van het bedrijf.

De belangrijkste informatie in de CU is onder andere:

• Persoonlijke gegevens van werknemers, zoals voornaam, achternaam, geboortedatum en fiscaal nummer
  
• Info over inhoudingsplichtigen (zoals werkgevers, pensioeninstanties en andere instanties die inkomen uitbetalen) die verantwoordelijk zijn voor het innen en betalen van belastingen namens werknemers
  
• Soort inkomen (bijv. loondienst, zelfstandig ondernemerschap, andere inkomsten, commissies)
  
• Hoeveelheid betaalde bedragen of inkomen
  
• Ingehouden en betaalde bronbelasting
  
• Sociale zekerheid en welzijnsbijdragen betaald
  
• Eventuele regionale en gemeentelijke toeslagen
  
• Info over aanpassingen, aftrekposten en belastingvoordelen
  

Wat zijn de deadlines voor het indienen van de CU?

In 2026 is het belangrijk om de deadlines voor de CU te halen om boetes en problemen met de belastingdienst te voorkomen. De CU voor betalingen en inkomsten in 2025 moet voor 16 maart 2026 online naar de Italiaanse belastingdienst worden gestuurd en voor diezelfde datum worden bezorgd bij werknemers, medewerkers of professionals die betalingen hebben ontvangen.

Voor bepaalde soorten verklaringen geldt echter een andere deadline. CU's die alleen inkomsten bevatten uit zelfstandig ondernemerschap in het kader van normale bedrijfs- of beroepsactiviteiten, evenals niet-incidentele commissies met betrekking tot bemiddeling, makelaardij, commerciële vertegenwoordiging en zakelijke aanbestedingen, kunnen uiterlijk op 30 april 2026 worden ingediend.

Wat zijn de gevolgen als je de CU niet instuurt?

Als de CU te laat wordt ingediend of verkeerde gegevens bevat, zegt de Italiaanse wet dat er specifieke administratieve boetes kunnen worden opgelegd. Circulaire nr. 12/E van 2024 van de Italiaanse belastingdienst zegt dat als een verklaring niet klopt, te laat is of helemaal niet is ingediend, er een boete van € 100 per foutieve verklaring wordt gegeven. Deze boete kan oplopen tot € 50.000 per jaar voor elk bedrijf dat zijn aangifteplicht niet nakomt.

Er zijn echter enkele uitzonderingen bij het berekenen van boetes:

• Geen boete als het bedrijf binnen vijf dagen na de datum van afwijzing van de vorige indiening de juiste CU indient.
  
• Boete verlaagd tot een derde (d.w.z. ongeveer € 33,33 per certificaat) met een maximum van € 20.000 per jaar als de CU binnen 60 dagen na de oorspronkelijke deadline correct wordt ingediend.
  

In dezelfde circulaire zegt de Italiaanse belastingdienst dat men kan profiteren van de boeteverminderingen die zijn vastgelegd in de regels voor vrijwillige correctie.

Verschillen met andere aangiften: Formulier 770 en aangiften inkomstenbelasting

Er zijn verschillen tussen de CU, formulier 770 en aangiften inkomstenbelasting. Hoewel het verwante instrumenten zijn, hebben ze verschillende doelen en ontvangers.

Een bedrijf geeft de CU uit en stuurt die op om het inkomen en de bronbelasting van elke ontvanger te bevestigen. Aan de andere kant stuurt een bedrijf Formulier 770 op om de Italiaanse belastingdienst te laten weten hoeveel belasting er in totaal is ingehouden op betalingen die in de loop van het jaar zijn gedaan en vervolgens aan de staat zijn betaald, samen met andere belastinginfo die met deze betalingen te maken heeft.

Ondertussen dient de ontvanger zijn aangifte inkomstenbelasting in met behulp van de informatie in de CU om zijn fiscale positie correct te rapporteren. In die zin vormt de CU een schakel tussen de boekhouding van het bedrijf en de persoonlijke belastingaangifte van werknemers en medewerkers.

Praktische uitdagingen voor kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) en start-ups

Voor veel Italiaanse kleine en middelgrote bedrijven en start-ups is het beheren van de CU een fiscale verplichting en een grote organisatorische uitdaging. Interne middelen zijn vaak beperkt, processen zijn niet helemaal gestructureerd en snelle groei kan de situatie nog ingewikkelder maken.

Hier zijn een paar van de meest voorkomende problemen:

• Omgaan met verschillende soorten medewerkers (bijv. werknemers, freelancers, consultants)
  
• Correct toepassen van bronbelasting op contractbasis
  
• Afstemmen van facturen, betalingen en belastinggegevens
  
• Altijd up-to-date houden volgens nieuwe wetswijzigingen
  

In situaties waar vaak of digitaal wordt betaald, is de kans op fouten groter. Daarom zoeken steeds meer bedrijven naar oplossingen waarmee ze gegevens kunnen centraliseren, herhalende taken kunnen verminderen en een hoog niveau van controle kunnen behouden.

Hoe Stripe bedrijven kan helpen met de CU

Voor Italiaanse bedrijven is een van de grootste uitdagingen bij het beheren van de CU het verzamelen van consistente en controleerbare gegevens over vergoedingen, betalingen en bronbelasting. Hier kunnen de oplossingen van Stripe echt helpen door de processen voorafgaand aan het invullen van de CU te vereenvoudigen.

Met Stripe Invoicing kun je op een gestructureerde manier facturen maken en beheren, waarbij de gefactureerde bedragen, geïnde bedragen en belastinginformatie die bij de betaling horen, op één lijn blijven. Dankzij de samenwerking met externe partners kun je Invoicing ook gebruiken voor verplichte elektronische facturering.

Stripe Tax biedt een geautomatiseerde oplossing voor het berekenen van de toepasselijke btw op transacties, waarbij rekening wordt gehouden met lokale en grensoverschrijdende belastingregels. Hoewel btw geen gecertificeerde inkomsten vormt in de CU, draagt het bijhouden van nauwkeurige belastinggegevens op individueel transactieniveau bij aan een betrouwbaardere algehele rapportage die gemakkelijk verifieerbaar is in boekhoudkundige termen.

Ten slotte bieden de rapporten van Stripe gedetailleerde en afgestemde exporten van betalingen, terugbetalingen, kosten en kasstromen. Deze rapporten kunnen worden gebruikt om betalingen die gedurende het jaar zijn gedaan nauwkeurig te registreren en om de accountant gestructureerde gegevens te verstrekken die klaar zijn voor het invullen van de CU en aanverwante formulieren. Voor kmo's en start-ups betekent dit minder handmatige taken, meer controle over gegevens en een aanzienlijke vermindering van het risico op fouten tijdens de belastingaangiftefase.