Für in Italien tätige Unternehmen, die Mitarbeiter/innen, Partner oder externe Fachkräfte beschäftigen, stellt die Certificazione Unica (CU) eine zentrale Steuerpflicht dar. Diese jährliche Einkommensbescheinigung wird häufig als komplex empfunden. Es handelt sich um ein formelles Dokument und ein Instrument, das die Steuerbehörden zur Berechnung des Einkommens, der Quellensteuer und der im Laufe des Jahres gezahlten Beiträge verwenden.

In diesem Artikel analysieren wir die CU aus der Perspektive von Unternehmen in Italien. Wir erläutern, was die CU ist, welchen Zweck sie hat, wer sie ausstellen muss, welche Daten sie enthalten muss, welche Fristen und Strafen bei Nichteinhaltung gelten und wie sie sich von anderen Steuererklärungen wie dem Formular 770 oder der Einkommensteuererklärung unterscheidet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Certificazione Unica (CU) und wozu dient sie?
  
• Wer muss die CU einreichen?
  
• Welche Daten enthält die CU?
  
• Welche Fristen gelten für die Einreichung der CU?
  
• Welche Strafen drohen bei Nichtvorlage der CU?
  
• Unterschiede zu anderen Erklärungen: Formular 770 und Einkommensteuererklärungen
  
• Praktische Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Start-ups
  
• So kann Stripe Unternehmen im Zusammenhang mit der CU unterstützen
  

Was ist die Certificazione Unica (CU) und wozu dient sie?

Die CU ist ein Steuerdokument, das ein Unternehmen oder eine Einrichtung jedes Jahr ausstellt, um die Vergütungen und Einkünfte von Mitarbeitern, Partnern und Fachkräften zu bescheinigen. Darin sind auch die einbehaltenen Steuern angegeben. Sie ähnelt dem Steuerformular W-2 in den USA. Früher war die CU als „Certificazione Unica dei Redditi di Lavoro Dipendente (CUD)“ bekannt. Mit der Weiterentwicklung des Steuererklärungssystems wird sie nun jedoch einfach als CU bezeichnet. Der Grund dafür ist, dass sie nun Informationen, die zuvor fragmentiert waren, in einem einzigen Formular zusammenfasst.

Für Unternehmen hat die CU eine doppelte Funktion:

• Sie ermöglicht dem Empfänger bzw. der Empfängerin (z. B. Mitarbeiter/in, Partner, Selbstständige/r) einen offiziellen Überblick über sein bzw. ihr Einkommen, was für seine bzw. ihre Steuererklärung nützlich ist.
  
• Sie ermöglicht es den Steuerbehörden, die von den Unternehmen gemeldeten Daten mit den von den Steuerzahlern angegebenen Daten abzugleichen, wodurch die Kontrollen und die Transparenz des Systems verbessert werden.
  

Wenn ein Unternehmen eine Vergütung zahlt, die der Quellensteuer unterliegt (d. h. eine Vorauszahlung der Steuer von der Vergütung), fungiert das Unternehmen als Quellensteuerpflichtiger. Es behält einen Teil der Vergütung ein, zahlt ihn an den Staat und bescheinigt die Transaktion über die CU. Dies gilt für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, vielen Formen der selbständigen Arbeit und ähnlichen Tätigkeiten.

Wer muss die CU einreichen?

Die Verpflichtung zur Einreichung der CU gilt für alle Unternehmen, die im Vorjahr einkommensteuerpflichtige Vergütungen oder Einkünfte gezahlt haben. Mit anderen Worten: Wenn ein Unternehmen Mitarbeitenden, Partnern oder externen Dienstleistern Beträge gezahlt hat, die der Quellensteuer unterliegen, ist es verpflichtet, die CU zu erstellen und einzureichen.

Zu denjenigen, die dieser Verpflichtung unterliegen, gehören:

• Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften
  
• Start-ups und KMU, unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl
  
• Selbstständige und assoziierte Unternehmen, die Zahlungen an Dritte leisten
  
• Nicht gewerbliche Einrichtungen und Vereinigungen, wenn sie steuerpflichtige Vergütungen zahlen
  

Die Verpflichtung hängt nicht von der Anwesenheit von Mitarbeitern ab. Unternehmen, die ausschließlich mit externen Mitarbeitern zusammenarbeiten, die für die Umsatzsteuer (USt.) registriert sind, müssen die CU ausstellen. Darüber hinaus ist die CU auch in bestimmten Fällen erforderlich, in denen die einbehaltene Steuer null beträgt, wenn die Gesetzgebung dennoch eine Bescheinigung über die gezahlten Einkünfte verlangt.

Müssen Unternehmen, die nach der Pauschalregelung arbeiten, eine CU ausstellen?

Wenn ein Unternehmen nach der Pauschalregelung arbeitet, muss es für erhaltene Zahlungen keine CU ausstellen. Selbstständige und Unternehmer, die nach der Pauschalregelung arbeiten, unterliegen nicht der Quellensteuer und geben ihre Einkünfte gemäß den Regeln der Steuererleichterungsregelung direkt in ihrer Steuererklärung an.

Ebenso müssen diejenigen, die Selbstständige im Rahmen der Pauschalregelung bezahlen, diese Zahlungen nicht in der CU angeben. Dies liegt daran, dass sie nicht der Quellensteuer unterliegen. Die CU bleibt für Zahlungen, die der Quellensteuer unterliegen, obligatorisch.

Welche Daten enthält die CU?

Einer der heikelsten Aspekte der CU betrifft die Quantität und Qualität der aufzuführenden Daten. Die CU gibt einen Gesamtbetrag an und enthält eine detaillierte Aufschlüsselung, die mit den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens übereinstimmen muss.

Die wichtigsten in der CU enthaltenen Informationen sind:

• Persönliche Angaben des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin, wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Steuernummer
  
• Informationen über die Quellensteuerpflichtigen (z. B. Arbeitgeber, Rentenversicherungsträger und andere Einrichtungen, die Einkünfte zahlen), die für die Einziehung und Abführung der Steuern im Namen der Arbeitnehmer/innen verantwortlich sind
  
• Art des Einkommens (z. B. Beschäftigung, Selbstständigkeit, sonstige Einkünfte, Provisionen)
  
• Höhe der gezahlten Beträge oder Einkünfte
  
• Angewandte und gezahlte Quellensteuer
  
• Gezahlte Sozialversicherungs- und Sozialabgaben
  
• Etwaige regionale und kommunale Zuschläge
  
• Daten zu Anpassungen, Abzügen und Steuerboni
  

Welche Fristen gelten für die Einreichung der CU?

Auch 2026 ist die Einhaltung der Fristen für die CU entscheidend, um Strafen und Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden. Die CU für Zahlungen und Einkünfte aus dem Jahr 2025 muss bis zum 16. März 2026 online an die italienische Steuerbehörde übermittelt und bis zum selben Datum an Mitarbeiter/innen, Partner oder Selbstständige, die Zahlungen erhalten haben, zugestellt werden.

Für bestimmte Arten von Bescheinigungen gelten jedoch unterschiedliche Fristen. CUs, die nur Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit oder des Berufs enthalten, sowie nicht gelegentliche Provisionen im Zusammenhang mit Vermittlung, Maklertätigkeit, Handelsvertretung und Geschäftsvermittlung können bis zum 30. April 2026 eingereicht werden.

Welche Strafen drohen bei Nichtvorlage der CU?

Wenn die CU nach Ablauf der Frist übermittelt wird oder falsche Angaben enthält, sieht das italienische Recht die Verhängung spezifischer Verwaltungsstrafen vor. Das Rundschreiben Nr. 12/E von 2024 der italienischen Steuerbehörde besagt, dass bei falscher, verspäteter oder unterlassener Einreichung jeder Bescheinigung eine Grundstrafe von 100 € für jede falsche Bescheinigung verhängt wird. Diese Strafe kann bis zu 50.000 € pro Jahr für jedes Unternehmen betragen, das seinen Meldepflichten nicht nachkommt.

Bei der Berechnung der Strafen gibt es jedoch einige Ausnahmen:

• Keine Strafe, wenn das Unternehmen die korrekte CU innerhalb von fünf Tagen nach dem Datum der Ablehnung der vorherigen Einreichung einreicht.
  
• Die Strafe wird auf ein Drittel (d. h. ca. 33,33 € pro Bescheinigung) mit einem Höchstbetrag von 20.000 € pro Jahr reduziert, wenn die CU innerhalb von 60 Tagen nach Ablauf der ursprünglichen Frist korrekt eingereicht wird.
  

Im selben Rundschreiben erklärt die italienische Steuerbehörde, dass es möglich ist, von den Strafminderungen zu profitieren, die in den Vorschriften zur freiwilligen Korrektur vorgesehen sind.

Unterschiede zu anderen Erklärungen: Formular 770 und Einkommensteuererklärungen

Es gibt Unterschiede zwischen der CU, dem Formular 770 und den Einkommensteuererklärungen. Obwohl es sich um verwandte Instrumente handelt, haben sie unterschiedliche Zwecke und Empfänger/innen.

Ein Unternehmen stellt die CU aus und übermittelt sie, um das Einkommen und die Quellensteuer jedes Empfängers bzw. jeder Empfängerin zu bescheinigen. Andererseits reicht ein Unternehmen das Formular 770 ein, um die italienische Steuerbehörde über den Gesamtbetrag der Steuern zu informieren, die auf die im Laufe des Jahres geleisteten Zahlungen einbehalten und anschließend an den Staat abgeführt wurden, sowie über andere Steuerinformationen im Zusammenhang mit diesen Zahlungen.

Der Empfänger bzw. die Empfängerin reicht unterdessen seine Einkommensteuererklärung unter Verwendung der in der CU enthaltenen Informationen ein, um seine bzw. ihre steuerliche Situation korrekt anzugeben. In diesem Sinne stellt die CU eine Verbindung zwischen der Buchhaltung des Unternehmens und der persönlichen Besteuerung von Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen und Partnern her.

Praktische Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Start-ups

Für viele italienische KMU und Start-ups ist die Verwaltung der CU eine steuerliche Verpflichtung und eine große organisatorische Herausforderung. Die internen Ressourcen sind oft begrenzt, die Prozesse sind nicht vollständig strukturiert und ein schnelles Wachstum kann die Situation zusätzlich erschweren.

Im Folgenden sind einige der häufigsten Schwierigkeiten aufgeführt:

• Verwaltung verschiedener Arten von Mitarbeitenden (z. B. Angestellte, Freiberufler/innen, Berater/innen)
  
• Korrekte Anwendung der Quellensteuer auf Vertragsbasis
  
• Abgleich von Rechnungen, Zahlungen und Steuerdaten
  
• Konsequente Aktualisierung entsprechend den gesetzlichen Änderungen
  

In Kontexten, in denen Zahlungen häufig oder digital erfolgen, ist das Risiko manueller Fehler größer. Aus diesem Grund suchen immer mehr Unternehmen nach Lösungen, mit denen sie Daten zentralisieren, sich wiederholende Aufgaben reduzieren und ein hohes Maß an Kontrolle aufrechterhalten können.

So kann Stripe Unternehmen im Zusammenhang mit der CU unterstützen

Für italienische Unternehmen besteht eine der größten Schwierigkeiten bei der Verwaltung der CU in der Erfassung konsistenter und überprüfbarer Daten zu Vergütungen, Zahlungen und Quellensteuer. Hier können die Lösungen von Stripe konkrete Unterstützung bieten und die Abläufe im Vorfeld der CU-Erstellung vereinfachen.

Mit Stripe Invoicing können Sie Rechnungen strukturiert ausstellen und verwalten und dabei die Rechnungsbeträge, die eingezogenen Beträge und die mit der Zahlung verbundenen Steuerinformationen aufeinander abstimmen. Dank der Zusammenarbeit mit Drittanbietern können Sie Invoicing auch für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Stripe Tax bietet eine automatisierte Lösung zur Berechnung der anwendbaren Umsatzsteuer auf Transaktionen unter Berücksichtigung lokaler und grenzüberschreitender Steuervorschriften. Obwohl die Umsatzsteuer kein zertifiziertes Einkommen in der CU darstellt, trägt die Erfassung genauer Steuerdaten auf Ebene der einzelnen Transaktionen zu einer zuverlässigeren Gesamtberichterstattung bei, die in buchhalterischer Hinsicht leicht überprüfbar ist.

Schließlich bieten die Berichte von Stripe detaillierte und abgeglichen Auszüge zu Zahlungen, Rückerstattungen, Gebühren und Cashflows. Diese Berichte können verwendet werden, um die im Laufe des Jahres geleisteten Zahlungen genau zu erfassen und dem Buchhalter strukturierte Daten zur Verfügung zu stellen, die für das Ausfüllen der CU und der zugehörigen Formulare bereitstehen. Für KMUs und Start-ups bedeutet dies weniger manuelle Aufgaben, eine bessere Kontrolle über die Daten und eine erhebliche Verringerung des Fehlerrisikos während der Steuererklärung.