Para las empresas que operan en Italia y gestionan empleados, colaboradores o profesionales externos, la certificación única (CU) representa una obligación fiscal central. Esta certificación anual de ingresos a menudo se considera compleja. Es un documento formal y una herramienta que utilizan las autoridades fiscales para calcular los ingresos, las retenciones fiscales a cuenta y las contribuciones pagadas durante el año.

En este artículo, analizamos la CU desde la perspectiva de las empresas en Italia. Explicamos qué es, su finalidad, quién debe emitirla, los datos que debe incluir, los plazos y sanciones por incumplimiento, y en qué se diferencia de otras declaraciones fiscales, como el Formulario 770 o las declaraciones de impuestos a las ganancias.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la certificación única (CU) y para qué sirve?
  
• ¿Quién debe presentar la CU?
  
• ¿Qué datos incluye la CU?
  
• ¿Cuáles son los plazos para presentar la CU?
  
• ¿Cuáles son las sanciones por no presentar la CU?
  
• Diferencias con otras declaraciones: Formulario 770 y declaraciones de impuestos a las ganancias
  
• Desafíos prácticos para pequeñas y medianas empresas (pymes) y startups
  
• Cómo Stripe puede ayudar a las empresas con la CU
  

¿Qué es la certificación única (CU) y para qué sirve?

La CU es un documento impositivo que una empresa o entidad emite cada año para certificar la compensación e ingresos pagados a empleados, colaboradores y profesionales. También indica los impuestos retenidos. Es similar a un formulario fiscal W-2 en EE. UU. Antiguamente, la CU se conocía como Certificazione Unica dei Redditi di Lavoro Dipendente (CUD). Sin embargo, con la evolución del sistema de declaración fiscal, ahora se conoce simplemente como Certificazione Unica. Esto se debe a que ahora combina información en un único formulario que antes estaba fragmentado.

Para las empresas, la CU tiene una doble función:

• Permite que el beneficiario (empleado, colaborador, profesional) tenga un resumen oficial de sus ingresos, lo que es útil para sus declaraciones fiscales
  
• Permite a las autoridades fiscales cotejar los datos informados por las empresas con los declarados por los contribuyentes, reforzando así los controles y la transparencia del sistema
  

Cuando una empresa paga una compensación sujeta a una retención fiscal a cuenta (es decir, una deducción fiscal adelantada de la compensación), la empresa actúa como agente de retención. Retiene parte de la compensación, la paga al Gobierno y certifica la transacción a través de la CU. Esto se aplica a ingresos por empleo, muchas formas de trabajo autónomo y trabajos similares.

¿Quién debe presentar la CU?

La obligación de presentar la CU se aplica a todas las empresas que pagaron compensaciones o ingresos sujetos a retención fiscal a cuenta durante el año anterior. En otras palabras, si una empresa pagó con importes sujetos a retención fiscal a cuenta a empleados, colaboradores o profesionales externos, está obligado a preparar y presentar la CU.

Entre quienes están sujetos a esta obligación se encuentran los siguientes:

• Empresas unipersonales, asociaciones y corporaciones
  
• Startups y pymes, independientemente del volumen de negocios o número de empleados
  
• Profesionales y firmas asociadas que realizan pagos a terceros
  
• Entidades y asociaciones no comerciales cuando pagan compensaciones sujetas a impuestos
  

La obligación no está supeditada a la presencia de empleados. Las empresas que trabajan únicamente con colaboradores externos dados de alta para el impuesto al valor agregado (IVA) deben emitir la CU. Además, la CU también es obligatoria en determinados casos en los que el impuesto retenido es cero, si la legislación exige la certificación de los ingresos pagados.

¿Quienes operan bajo el régimen de tarifa plana tienen que emitir una CU?

Si una empresa opera bajo el régimen de tarifa plana, no tiene la obligación de emitir la CU para pagos recibidos. Los profesionales y empresarios bajo el régimen de tarifa plana no están sujetos a retención fiscal a cuenta y declaran sus ingresos directamente en sus declaraciones fiscales, de acuerdo con las normas del régimen de desgravación fiscal.

Del mismo modo, quienes pagan a un profesional bajo el régimen de tarifa plana no tienen que incluir esos pagos en la CU. Esto se debe a que no están sujetos a la retención fiscal a cuenta. La CU sigue siendo obligatoria para pagos sujetos a la retención fiscal a cuenta.

¿Qué datos incluye la CU?

Uno de los aspectos más delicados de la CU se refiere a la cantidad y calidad de los datos que incluye. La CU indica un importe total y proporciona un desglose detallado que debe ser coherente con los registros contables de la empresa.

La información principal incluida en la CU incluye lo siguiente:

• Datos personales del empleado, como nombre, apellido, fecha de nacimiento y código fiscal
  
• Información sobre los agentes de retención (empleadores, organismos de pensiones y otras entidades que pagan ingresos) que son responsables de recaudar y pagar impuestos en nombre de los empleados
  
• Tipo de ingresos (empleo, trabajo autónomo, otros ingresos, comisiones)
  
• Importe de pagos o ingresos pagados
  
• Retención fiscal a cuenta aplicada y pagada
  
• Aportes a la seguridad social y la asistencia social
  
• Recargos regionales y municipales
  
• Datos relacionados con ajustes, deducciones y bonificaciones fiscales
  

¿Cuáles son los plazos para presentar la CU?

En 2026, el cumplimiento de la normativa sobre los plazos relativos a la CU es fundamental para evitar sanciones y problemas con las autoridades fiscales. La CU relativa a pagos e ingresos recibidos en 2025 debe enviarse en línea a la Agencia Tributaria Italiana antes del 16 de marzo de 2026 y entregarse en la misma fecha a los empleados, colaboradores o profesionales que hayan recibido pagos.

Sin embargo, hay un plazo diferenciado para ciertos tipos de certificaciones. Las CU que solo contienen ingresos derivados del trabajo por cuenta propia en el curso normal de empresas o profesiones, así como comisiones no ocasionales relacionadas con agencias, corretaje, representación comercial y compras empresariales, se pueden presentar antes del 30 de abril de 2026.

¿Cuáles son las sanciones por no presentar la CU?

Cuando la CU se envía fuera de plazo o contiene datos incorrectos, la legislación italiana prevé la solicitud de sanciones administrativas específicas. La Circular nro. 12/E de 2024 de la Agencia Tributaria italiana establece que en caso de presentación incorrecta, tardía u omitida de cada certificación, se aplicará una sanción básica de €100 por cada certificación incorrecta, que puede ser de hasta €50,000 al año por cada empresa que no cumpla sus obligaciones de declaración.

Sin embargo, hay algunas excepciones cuando se calculan las sanciones:

• No se penaliza si la empresa presenta la CU correcta dentro de los cinco días posteriores a la fecha de rechazo del envío anterior
  
• Se reduce la sanción a un tercio (es decir, aproximadamente €33.33 por certificado) con un máximo de €20,000 por año si la CU se presenta de forma correcta dentro de los 60 días del plazo original
  

En la misma circular, la Agencia Tributaria Italiana afirma que es posible beneficiarse de las reducciones de sanciones previstas en las normas sobre correcciones voluntarias.

Diferencias con otras declaraciones: Formulario 770 y declaraciones de impuestos a las ganancias

Existen diferencias entre la CU, el Formulario 770 y las declaraciones de impuestos a las ganancias. Aunque son herramientas relacionadas, tienen diferentes propósitos y destinatarios.

Una empresa emite y transmite la CU para certificar los ingresos y la retención fiscal a cuenta de cada beneficiario. Por otro lado, una empresa presenta el Formulario 770 para informar a la Agencia Tributaria Italiana el importe total de los impuestos retenidos sobre los pagos realizados durante el año y pagados posteriormente al Estado, así como otra información fiscal relacionada con estos pagos.

Mientras tanto, el beneficiario presenta sus declaraciones de impuestos a las ganancias utilizando la información proporcionada en la CU para informar correctamente su posición fiscal. En este sentido, la CU representa un enlace entre las cuentas de la empresa y la tributación personal de empleados y colaboradores.

Desafíos prácticos para pequeñas y medianas empresas (pymes) y startups

Para muchas pymes y startups italianas, la gestión de la CU es un requisito fiscal y un gran desafío organizativo. Los recursos internos suelen ser limitados, los procesos no están completamente estructurados y el rápido crecimiento puede complicar aún más la situación.

Estas son algunas de las dificultades más comunes:

• Gestión de varios tipos de colaboradores (empleados, trabajadores autónomos, consultores)
  
• Aplicación correcta de la retención fiscal a cuenta sobre una base contractual
  
• Conciliación de facturas, pagos y datos impositivos
  
• Actualización constante de acuerdo con los cambios normativos
  

En contextos en los que los pagos se realizan de forma frecuente o digital, el riesgo de error manual es mayor. Es por esto que cada vez más empresas buscan soluciones que les permitan centralizar datos, reducir tareas repetitivas y mantener un alto nivel de control.

Cómo Stripe puede ayudar a las empresas con la CU

Para las empresas italianas, una de las principales dificultades en la gestión de la CU es la recopilación de datos coherentes y verificables sobre compensaciones, pagos y retenciones fiscales a cuenta. Aquí es donde las soluciones de Stripe pueden ofrecer soporte concreto, simplificando los procesos ascendentes de la finalización de la CU.

Con Stripe Invoicing, puedes emitir y gestionar facturas de forma estructurada, manteniendo los importes facturados, los importes cobrados y la información gravada asociada al pago alineados. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes usar la facturación para la facturación electrónica obligatoria.

Stripe Tax ofrece una solución automatizada para calcular el IVA aplicable a las transacciones, teniendo en cuenta las normas impositivas locales y transfronterizas. Si bien el IVA no constituye ingresos certificados en la Unión de Tribunales de Cuentas, el seguimiento preciso de los datos fiscales a nivel de cada transacción particular contribuye a una declaración general más fiable y fácilmente verificable en términos contables.

Por último, los informes de Stripe ofrecen exportaciones detalladas y conciliadas sobre pagos, reembolsos, comisiones y flujos de caja. Estos informes pueden utilizarse con el fin de registrar pagos realizados durante el año con precisión y proporcionar al contador datos estructurados listos para completar la CU y formularios relacionados. Esto significa menos tareas manuales, un mayor control sobre los datos y una reducción significativa del riesgo de errores durante la fase de declaración fiscal para las pymes y startups.