Företag i Tyskland måste efterleva en rad juridiska krav när de etablerar och hanterar kommersiella relationer. Särskilt kontroll av kunder och affärspartner är föremål för tydliga regler som syftar till att skapa tydlighet och insyn. En viktig fråga är vilka de verkliga personerna är bakom ett företag eller en affärsrelation.

I den här artikeln får du veta vem som är en verklig huvudman enligt penningtvättslagen (GwG), varför aktieinvesteringar i Tyskland måste vara transparenta och vilken roll öppenhetsregistret spelar. Vi förklarar också hur finansiella tjänsteleverantörer kan verifiera identiteten hos dessa personer och nya kunder.

Viktiga lärdomar

• Verkliga huvudmän är fysiska personer som utövar faktisk kontroll över ett företag eller som får en ekonomisk fördel av en transaktion.
  
• GwG kräver att vissa företag identifierar verkliga huvudmän vid Know Your Customer-kontroller (KYC).
  
• Öppenhetsregistret ger en tydlig översikt över ägar- och kontrollstrukturerna för företag och sammanslutningar.
  
• Finansiella tjänsteleverantörer måste granska och dokumentera information om verkliga huvudmän och uppdatera denna information så fort ändringar sker.
  
• Digitala KYC-lösningar kan hjälpa företag med identitetskontroll och dokumentation.
  

Vem är en verklig huvudman?

En verklig huvudman är den fysiska personen bakom ett företag, bolag eller en transaktion som utövar faktisk kontroll över, eller drar ekonomisk fördel av, det företaget, bolaget eller den transaktionen. Detta är inte alltid samma person som den utåtriktade ägaren eller avtalspartnern. Ofta agerar en person på uppdrag av ett företag eller andra personer som fattar beslut bakom kulisserna. De kallas för verkliga huvudmän.

Verkliga huvudmän enligt GwG

Verkliga huvudmän definieras juridiskt av avsnitt 3 i GwG, som anger att de är fysiska personer. En typ av verklig huvudman är en person som en juridisk person i slutändan tillhör eller som utövar faktisk kontroll över den enheten. En annan är någon som initierar en transaktion eller som etablerar en affärsrelation.

För företag – och de flesta partnerskap – är den verkliga huvudmannen den som direkt eller indirekt innehar mer än 25 % av aktierna, kontrollerar mer än 25 % av rösträtterna eller utövar ett betydande inflytande över enheten på ett jämförbart sätt. Kontroll över företaget kan också utövas indirekt via ytterligare företag eller aktieinnehav. Ett företag kan ha flera verkliga huvudmän, till exempel om flera fysiska personer var och en innehar över 25 % av aktierna eller rösträtterna i ett GmbH (aktiebolag). När det gäller ägarstrukturer i flera led är den avgörande faktorn om en fysisk person faktiskt utövar kontroll genom förmedlande juridiska personer. En person anses normalt ha ett bestämmande inflytande om hen innehar över 50 % av aktie- eller rösträtterna i mellanhanden.

Om ingen sådan person hittas, trots en omfattande granskning, kan företagets juridiska representant, till exempel en vd eller verkställande partner, istället betraktas som en så kallad fiktiv verklig huvudman.

Stiftelser med rättskapacitet och vissa arrangemang som används för att förvalta eller distribuera trusttillgångar omfattas av särskilda lagstadgade bestämmelser enligt avsnitt 3(3) i GwG. I sådana fall fastställer GwG den verkliga huvudmannen baserat på särskilda regler som skiljer sig från standardreglerna för företag.

Varför måste aktieinvesteringar vara transparenta?

Det primära syftet med att avslöja verkliga huvudmän är att motverka penningtvätt, finansiering av terrorism och andra former av ekonomisk brottslighet. Det är avsett att förhindra att personer döljer sin identitet eller inflytande bakom komplexa företags- eller kontrollstrukturer för att dölja tillgångar eller finansiella flöden. GwG behandlar identifieringen av verkliga huvudmän som en viktig del av så kallade KYC-kontroller som företag utför för att verifiera affärspartner.

Enligt avsnitt 10 och 11 i GwG måste rapporteringsskyldiga enheter identifiera avtalsparter och (fiktiva) verkliga huvudmän innan de etablerar en affärsrelation eller utför en transaktion. Detta utgör ett av de allmänna kraven på due diligence enligt GwG.

Avsnitt 2 i GwG definierar vilka företag och grupper av yrkesgrupper som är skyldiga att uppfylla dessa krav. Rapporteringsskyldiga enheter inkluderar:

• Finansiella företag
  
• Kreditinstitut
  
• Institut för finansiella tjänster
  
• Betalnings- och e-penninginstitut
  
• Finansiella kapitalförvaltningsföretag
  
• Vissa försäkringsbolag och försäkringsmäklare
  
• Advokater
  
• Notarier
  
• Finansiella revisorer
  
• Skatterådgivare
  

Fastighetsmäklare och varuhandlare är också föremål för GwG:s krav på due diligence i specifika fall som föreskrivs i lag. De måste fastställa de verkliga huvudmännen för avtalsparter.

Vilken roll har öppenhetsregistret när det gäller verkliga huvudmän?

Öppenhetsregistret är det centrala registret över verkliga huvudmän i Tyskland. Det ger insyn i aktie- och styrningsstrukturerna för företag och andra sammanslutningar. Myndigheter och andra rapporteringsskyldiga enheter som omfattas av GwG kan använda dessa uppgifter för att fastställa verkliga huvudmän snabbare.

Obligatorisk registrering

I princip måste juridiska personer enligt privaträtt och registrerade partnerskap rapportera sina verkliga huvudmän till öppenhetsregistret. Denna anmälan innehåller information om den verkliga huvudmannens identitet samt typen av och omfattningen på det tillhörande ekonomiska intresset.

Fram till den 31 juli 2021 tillät avsnitt 20(2) i GwG (tidigare version) en så kallad anmälningsfiktion, enligt vilken det inte var nödvändigt att anmäla öppenhetsregistret separat när uppgifter om de verkliga huvudmännen redan fanns tillgängliga från andra offentliga, elektroniskt tillgängliga register. Dessa inkluderade handelsregistret, registret över partnerskap, registret över kooperativ, föreningsregistret och registret över civilrättsliga partnerskap.

Detta undantag upphävdes den 1 augusti 2021 i och med ikraftträdandet av lagen om öppenhetsregister och finansiell information (TraFinG). Sedan dess har öppenhetsregistret förts som ett "fullständigt register". Därför är anmälningspliktiga sammanslutningar i allmänhet skyldiga att avslöja sina verkliga huvudmän separat till öppenhetsregistret, oavsett om motsvarande uppgifter redan är inlämnade till andra register.

Registrera en fiktiv verklig huvudman

Om ingen fysisk person hittas som verklig huvudman baserat på bestämmelserna i GwG, ska den fiktiva verkliga huvudmannen istället registreras i öppenhetsregistret. Vanligtvis måste en fiktiv verklig huvudman rapporteras till öppenhetsregistret om inga verkliga huvudmän är registrerade i de elektroniskt tillgängliga register som stipuleras i avsnitt 22(1) i GwG. Anmälningspliktiga enheter är själva ansvariga för att uppfylla denna skyldighet.

Hur kan leverantörer av finansiella tjänster verifiera aktieinvesteringar?

Leverantörer av finansiella tjänster måste på ett tillförlitligt sätt identifiera och verifiera verkliga huvudmän som en del av sina krav på due diligence för åtgärder mot penningtvätt (AML). I praktiken gör de detta genom att analysera olika dokument och källor, inklusive information från avtalsparten, registerposter och uppgifter från Transparensregistret. Komplexa ägarstrukturer kan också kräva att ägande och kontroll spåras över flera nivåer.

Eftersom aktieinvesteringar kan förändras över tid är en engångskontroll ofta otillräcklig. Företag är skyldiga att hålla register uppdaterade och övervaka sina affärsrelationer för risker. Om ägande eller kontroll ändras, eller om det finns bevis på avvikelser, måste de genomföra en ny bedömning.

Här vänder sig många leverantörer av finansiella tjänster till digitala lösningar för KYC och efterlevnad. Dessa erbjudanden hjälper leverantörer att fastställa verkliga huvudmän, stämma av information mot relevanta register och upptäcka tidiga förändringar i aktiestrukturer. Detta gör det möjligt för dem att standardisera sina kontrollprocesser, minska sin manuella arbetsbelastning och uppfylla sina AML-krav mer effektivt.

Vad behöver företag tänka på när de verifierar nya kunders identitet?

AML-regler kräver att företag i Tyskland tydligt fastställer identiteten på affärspartner och kunder. Som regel måste de kontrollera båda grupperna innan de etablerar en affärsrelation eller genomför en transaktion med dem.

Vilken information måste samlas in?

För fysiska personer kräver artikel 11(4) i GwG att enheter samlar in namn, födelseort, födelsedatum, medborgarskap och adress. Dessa uppgifter måste stämmas av helt mot en giltig id-handling. Artikel 12 i GwG listar de dokument och förfaranden som är tillåtna för detta ändamål, inklusive officiella identitetshandlingar, till exempel ett statligt utfärdat id-kort eller pass.

Om kunden är en juridisk enhet eller en annan typ av företag måste dess namn eller företagsnamn fastställas, tillsammans med bolagsform, registreringsnummer, adress till huvudkontoret och namnen på medlemmarna i det representativa organet. Företag är också skyldiga att fastställa den fysiska personen bakom organisationen och dess verkliga huvudman.

Dokumentera och uppdatera kunddata

Artikel 8 i GwG kräver att den information och dokumentation som samlas in under identitetsverifieringen registreras och arkiveras. Detta skapar ett pappersspår som visar vilka kontroller som har genomförts och på vilken grund identifieringen utfördes.

Dessutom får kunddata inte lämnas i sitt ursprungliga tillstånd permanent. Berörda enheter måste hålla dessa uppgifter aktuella under hela affärsrelationen och göra en ny bedömning när ändringar sker eller när skäl för granskning uppstår.

Elektronisk identifiering

GwG tillhandahåller både traditionell identifiering med id-handlingar och vissa elektroniska system. Till exempel kan tjänsteleverantörer använda elektroniska id-system som uppfyller den säkerhetsnivå som erkänns enligt Trust Services Act eller eIDAS-förordningen.

Att använda digitala id-system hjälper leverantörer av finansiella tjänster att förbättra verifieringseffektiviteten och samtidigt säkerställa att de uppfyller lagstadgade krav för onboarding av kunder.

Hur Stripe Identity hjälper företag i Tyskland med KYC-kontroller

Stripe Identity verifierar personer digitalt med hjälp av deras id-handlingar. Med Stripe Identity kan företag automatiskt samla in id-handlingar, läsa angivna uppgifter, till exempel namn och födelsedatum, och verifiera dokumentens äkthet. Biometrisk screening kan också användas beroende på applikationen. Dessutom kan digitala plattformar integrera verifieringsprocesser för anslutna konton och användare i sina onboardingflöden via Stripe Connect.

I samband med verifiering av verkliga huvudmän hjälper digitala KYC-processer företag att identifiera relevanta personer och dokumentera detaljerna i deras företagsstrukturer mer systematiskt. Genom att automatisera enskilda delar av verifieringsarbetsflödet kan företag och plattformar minska manuella processer, samla in data mer enhetligt och genomföra onboarding för kunder mer effektivt.

Äganderätten till och kontrollen över ett företag måste dock fortfarande granskas för att identifiera den faktiska verkliga huvudmannen. Enbart identitetsverifiering ersätter inte omfattande KYC-kontroller.

Vanliga frågor om verkliga huvudmän