Ondernemingen in Duitsland moeten voldoen aan verschillende wettelijke vereisten bij het aangaan en beheren van commerciële relaties. Met name de screening van klanten en zakelijke partners is onderworpen aan duidelijke regels die bedoeld zijn om duidelijkheid en zichtbaarheid te creëren. Een belangrijke vraag is wie de echte personen zijn achter een onderneming of zakelijke relatie.

In dit artikel ontdek je wie een uiteindelijk belanghebbende is volgens de anti-witwaswet (GwG), waarom aandeleninvesteringen in Duitsland transparant moeten zijn en welke rol het Transparantieregister speelt. We leggen ook uit hoe aanbieders van financiële diensten de identiteit van deze personen en nieuwe klanten kunnen verifiëren.

Kernpunten

• Uiteindelijk belanghebbenden zijn natuurlijke personen die daadwerkelijk controle uitoefenen over een onderneming of die financieel voordeel halen uit een transactie.
  
• De GwG vereist dat bepaalde ondernemingen uiteindelijk belanghebbenden identificeren tijdens Know Your Customer-controles (KYC).
  
• Het Transparantieregister biedt een duidelijk overzicht van de eigendoms- en controlestructuren van bedrijven en verenigingen.
  
• Aanbieders van financiële diensten moeten informatie over uiteindelijk belanghebbenden controleren en documenteren en deze informatie bijwerken telkens wanneer er zich wijzigingen voordoen.
  
• Digitale KYC-oplossingen kunnen ondernemingen helpen met identiteitsscreening en documentatie.
  

Wie is een uiteindelijk belanghebbende?

Een uiteindelijk belanghebbende is de natuurlijke persoon achter een onderneming, bedrijf of transactie die daadwerkelijk controle uitoefent over, of geldelijk voordeel haalt uit, die onderneming, dat bedrijf of die transactie. Dit is niet altijd dezelfde persoon als de publieke eigenaar of contractpartner. Vaak handelt een persoon namens een bedrijf of andere personen die achter de schermen beslissingen nemen. Ze staan bekend als uiteindelijk belanghebbenden.

Uiteindelijk belanghebbenden volgens de GwG

Uiteindelijk belanghebbenden zijn wettelijk gedefinieerd in artikel 3 van de GwG, waarin staat dat zij natuurlijke personen zijn. Het ene type uiteindelijk belanghebbende is een persoon aan wie een juridische entiteit uiteindelijk toebehoort of die daadwerkelijke controle over die entiteit uitoefent. Het andere is iemand die een transactie initieert of een zakelijke relatie aangaat.

Voor bedrijven (en de meeste partnerschappen) is de uiteindelijk belanghebbende iedereen die direct of indirect meer dan 25% van het eigen vermogen bezit, meer dan 25% van de stemrechten controleert of op vergelijkbare wijze aanzienlijke invloed uitoefent op de entiteit. Zeggenschap over de onderneming kan ook indirect worden uitgeoefend via aanvullende bedrijven of deelnemingen. Een onderneming kan meerdere uiteindelijk belanghebbenden hebben, bijvoorbeeld als meerdere natuurlijke personen elk meer dan 25% van het aandelen- of stemrecht in een GmbH (vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) bezitten. Bij eigendomsstructuren op meerdere niveaus is de beslissende factor of een natuurlijk persoon daadwerkelijk zeggenschap uitoefent via intermediaire juridische entiteiten. Een individu wordt over het algemeen geacht een controlerende invloed te hebben als deze meer dan 50% van de aandelen of stemrechten in de tussenpersoon bezit.

Als een dergelijk persoon ondanks een uitgebreide controle niet wordt gevonden, kan in plaats daarvan de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf, zoals een CEO of beherend partner, als zogenaamde fictieve uiteindelijk belanghebbende worden beschouwd.

Stichtingen met rechtsbevoegdheid en bepaalde regelingen die worden gebruikt om trustvermogen te beheren of te verdelen, zijn onderworpen aan speciale wettelijke voorschriften onder artikel 3(3) van de GwG. In dergelijke gevallen bepaalt de GwG de uiteindelijk belanghebbende op basis van speciale regels die afwijken van de standaardregels voor bedrijven.

Waarom moeten aandeleninvesteringen transparant zijn?

Het belangrijkste doel van de openbaarmaking van uiteindelijk belanghebbenden is het tegengaan van witwassen, de financiering van terrorisme en andere vormen van economische criminaliteit. Het is de bedoeling te voorkomen dat personen hun identiteit of invloed verbergen achter complexe bedrijfs- of controlestructuren om activa of financiële stromen te verbergen. De GwG behandelt de identificatie van uiteindelijk belanghebbenden als een belangrijk onderdeel van de zogenaamde KYC-controles die ondernemingen uitvoeren om commerciële partners te verifiëren.

Op grond van artikel 10 en 11 van de GwG moeten meldingsplichtige entiteiten contractpartijen en (fictieve) uiteindelijk belanghebbenden identificeren voordat zij een zakelijke relatie aangaan of een transactie uitvoeren. Dit is een van de algemene vereisten voor due diligence onder de GwG.

Artikel 2 van de GwG definieert welke ondernemingen en beroepsgroepen aan deze vereisten moeten voldoen. Meldingsplichtige entiteiten omvatten:

• Financiële ondernemingen
  
• Kredietinstellingen
  
• Instituten voor financiële diensten
  
• Betalings- en e-money-instituten
  
• Beheermaatschappijen voor financiële investeringen
  
• Bepaalde verzekeringsmaatschappijen en verzekeringsmakelaars
  
• Advocaten
  
• Notarissen
  
• Financiële auditors
  
• Belastingadviseurs
  

Makelaars in onroerend goed en handelaren in goederen zijn in specifieke wettelijk voorgeschreven gevallen ook onderworpen aan de vereisten inzake due diligence van de GwG. Zij moeten de uiteindelijk belanghebbenden van contractpartijen bepalen.

Wat is de rol van het Transparantieregister met betrekking tot uiteindelijk belanghebbenden?

Het Transparantieregister is het centrale register van uiteindelijk belanghebbenden in Duitsland. Het biedt inzicht in de aandelen- en bestuursstructuren van bedrijven en aanvullende verenigingen. Overheidsinstanties en andere aan de GwG onderworpen verplichte entiteiten kunnen deze documenten gebruiken om sneller uiteindelijk belanghebbenden te bepalen.

Verplichte registratie

In principe moeten juridische entiteiten naar privaatrecht en geregistreerde partnerschappen hun uiteindelijk belanghebbenden melden bij het Transparantieregister. Deze melding bevat informatie over de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende en de aard en omvang van het bijbehorende economische belang.

Tot 31 juli 2021 stond artikel 20(2) van de GwG (vorige versie) een zogenaamde meldingsfictie toe, op grond waarvan het niet nodig was het Transparantieregister afzonderlijk op de hoogte te stellen wanneer gegevens over de uiteindelijk belanghebbenden al beschikbaar waren uit andere openbare, elektronisch toegankelijke registers. Deze omvatten het Handelsregister, het Partnerschapsregister, het Coöperatieregister, het Verenigingsregister en het Register van civielrechtelijke partnerschappen.

Deze uitzonderingen zijn op 1 augustus 2021 ingetrokken, toen de Wet Transparantieregister en Financiële Informatie (TraFinG) in werking trad. Sindsdien wordt het Transparantieregister bijgehouden als een 'volledig register'. Daarom zijn meldingsplichtige verenigingen over het algemeen verplicht hun uiteindelijk belanghebbenden afzonderlijk bekend te maken aan het Transparantieregister, ongeacht of de overeenkomstige gegevens al in aanvullende registers zijn ingediend.

Een fictieve uiteindelijk belanghebbende registreren

Indien op grond van de bepalingen van de GwG geen natuurlijk persoon wordt aangetroffen als de uiteindelijk belanghebbende, wordt in plaats daarvan de fictieve uiteindelijk belanghebbende ingeschreven in het Transparantieregister. Gewoonlijk moet een fictieve uiteindelijk belanghebbende worden gemeld bij het Transparantieregister als er geen uiteindelijk belanghebbenden zijn ingeschreven in de elektronisch toegankelijke registers als bedoeld in artikel 22, lid 1, van de GwG. Meldingsplichtige entiteiten zijn zelf verantwoordelijk voor de nakoming van deze verplichting.

Hoe kunnen financiële dienstverleners aandeleninvesteringen verifiëren?

Financiële dienstverleners moeten uiteindelijk belanghebbenden betrouwbaar identificeren en verifiëren als onderdeel van hun AML-vereisten (Anti-Money Laundering) voor due diligence. In de praktijk doen ze dit door verschillende documenten en bronnen te analyseren, waaronder informatie die door de contractpartij is verstrekt, registervermeldingen en gegevens uit het transparantieregister. Complexe eigendomsstructuren kunnen ook vereisen dat eigendom en zeggenschap over meerdere niveaus worden getraceerd.

Aangezien aandeleninvesteringen in de loop van de tijd kunnen veranderen, is een eenmalige screening vaak onvoldoende. Ondernemingen zijn verplicht om gegevens up-to-date te houden en hun zakelijke relaties te monitoren op risico's. Als het eigendom of de zeggenschap verandert, of als er bewijs is van discrepanties, moeten ze een nieuwe beoordeling uitvoeren.

Hierbij wenden veel financiële dienstverleners zich tot digitale oplossingen voor KYC en compliance. Deze oplossingen helpen aanbieders bij het bepalen van uiteindelijk belanghebbenden, het vergelijken van informatie met relevante registers en het vroegtijdig detecteren van wijzigingen in eigendomsstructuren. Hierdoor kunnen ze hun screeningprocessen standaardiseren, hun handmatige werkdruk verminderen en efficiënter voldoen aan hun AML-vereisten.

Waarmee moeten ondernemingen rekening houden bij het verifiëren van de identiteit van nieuwe klanten?

AML-regelgeving vereist dat ondernemingen in Duitsland de identiteit van handelspartners en klanten duidelijk vaststellen. In de regel moeten ze beide groepen screenen voordat ze een zakelijke relatie aangaan of een transactie met hen uitvoeren.

Welke informatie moet worden verzameld?

Voor natuurlijke personen vereist paragraaf 11 lid 4 van de GwG dat entiteiten een naam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit en adres verzamelen. Deze gegevens moeten volledig worden vergeleken met een geldig identiteitsbewijs. Paragraaf 12 van de GwG vermeldt de documenten en procedures die hiervoor zijn toegestaan, waaronder officiële identiteitsbewijzen, zoals een door de overheid uitgegeven identiteitskaart of paspoort.

Als de klant een juridische entiteit of een ander type bedrijf is, moet de naam of handelsnaam worden vastgesteld, samen met de rechtsvorm, het registratienummer, het adres van het hoofdkantoor of de hoofdvestiging en de namen van de leden van het vertegenwoordigende orgaan. Ondernemingen zijn ook verplicht om de natuurlijke persoon achter de organisatie en de uiteindelijk belanghebbende daarvan te bepalen.

Klantgegevens documenteren en bijwerken

Paragraaf 8 van de GwG vereist dat de informatie en documentatie die zijn verzameld tijdens de identiteitsverificatie, worden geregistreerd en gearchiveerd. Dit creëert een papieren spoor, dat aantoont welke controles zijn uitgevoerd en op welke basis de identificatie is uitgevoerd.

Bovendien mogen klantgegevens niet permanent in hun oorspronkelijke staat worden gelaten. Verplichte entiteiten moeten deze gegevens actueel houden gedurende de zakelijke relatie en deze opnieuw beoordelen wanneer er zich wijzigingen voordoen of wanneer er redenen zijn voor een controle.

Elektronische identificatie

De GwG voorziet in zowel traditionele identificatie met behulp van identiteitsbewijzen als in bepaalde elektronische systemen. Dienstverleners kunnen bijvoorbeeld elektronische identificatiesystemen gebruiken die voldoen aan het beveiligingsniveau dat wordt erkend onder de Trust Services Act of de eIDAS-verordening.

Het gebruik van digitale identificatiesystemen helpt financiële dienstverleners de verificatie-efficiëntie te verbeteren en er tegelijkertijd voor te zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten voor onboarding van klanten.

Hoe Stripe Identity ondernemingen in Duitsland helpt met KYC-controles

Stripe Identity verifieert mensen digitaal aan de hand van hun identiteitsdocumenten. Met Stripe Identity kunnen ondernemingen automatisch identiteitsdocumenten vastleggen, gespecificeerde details lezen, zoals naam en geboortedatum, en de authenticiteit van het document verifiëren. Afhankelijk van het aanmeldformulier kan ook biometrische screening worden gebruikt. Bovendien kunnen digitale platformen via Stripe Connect verificatieprocessen voor gekoppelde accounts en gebruikers integreren in hun onboarding-flows.

In de context van het verifiëren van uiteindelijk belanghebbenden helpen digitale KYC-processen ondernemingen relevante personen te identificeren en de details van hun bedrijfsstructuren systematischer te documenteren. Door afzonderlijke onderdelen van de verificatieworkflow te automatiseren, kunnen ondernemingen en platformen handmatige processen verminderen, gegevens consistenter vastleggen en klanten efficiënter onboarden.

Het eigendom van en de zeggenschap over een onderneming moeten echter nog steeds worden gecontroleerd om de uiteindelijke belanghebbende te identificeren. Identiteitsverificatie alleen is geen vervanging voor uitgebreide KYC-controles.

Veelgestelde vragen over uiteindelijk belanghebbenden