Les entreprises en Allemagne doivent se conformer à un certain nombre d'exigences légales lors de l'établissement et de la gestion de relations commerciales. La sélection des clients et des partenaires commerciaux, en particulier, est soumise à des réglementations claires visant à créer clarté et visibilité. La question clé est de savoir quelles sont les personnes réelles derrière une entreprise ou une relation commerciale.

Dans cet article, vous découvrirez qui est un bénéficiaire effectif en vertu de la loi sur le blanchiment d'argent (GwG), pourquoi les prises de participation en Allemagne doivent être transparentes et quel est le rôle du registre de transparence. Nous expliquerons également comment les prestataires de services financiers peuvent vérifier l'identité de ces personnes et des nouveaux clients.

L’essentiel à retenir

• Les bénéficiaires effectifs sont des personnes physiques qui exercent un contrôle réel sur une entreprise ou qui tirent un avantage financier d'une transaction ;
  
• La loi GwG exige que certaines entreprises identifient les bénéficiaires effectifs dans le cadre de contrôles Know Your Customer (KYC) ;
  
• Le registre de transparence donne un aperçu clair des structures de propriété et de contrôle des entreprises et des associations ;
  
• Les prestataires de services financiers doivent vérifier et documenter les informations relatives aux bénéficiaires effectifs, et les mettre à jour en cas de changement ;
  
• Les solutions de KYC numériques peuvent aider les entreprises à vérifier et documenter l'identité des personnes concernées.
  

Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif ?

Un bénéficiaire effectif est la personne physique qui se cache derrière une entreprise, une société ou une transaction, qui exerce un contrôle effectif sur cette entreprise, société ou transaction, ou qui en tire un avantage financier. Il ne s'agit pas toujours de la même personne que le propriétaire ou le partenaire contractuel qui se présente au public. Souvent, une personne agit au nom d'une entreprise ou d'autres personnes qui prennent des décisions en coulisse. Ces personnes sont appelées bénéficiaires effectifs.

Bénéficiaires effectifs selon la GwG

Les bénéficiaires effectifs sont légalement définis par l'article 3 de la GwG, qui stipule qu'il s'agit de personnes physiques. Un bénéficiaire effectif est une personne à qui appartient en fin de compte une entité juridique ou qui exerce un contrôle effectif sur celle-ci. Un autre cas de figure est celui d'une personne qui initie une transaction ou qui établit une relation commerciale.

Pour les entreprises, et la plupart des sociétés de personnes, le bénéficiaire effectif est toute personne qui détient directement ou indirectement plus de 25 % du capital, qui contrôle plus de 25 % des droits de vote ou qui exerce une influence significative sur l'entité d'une manière comparable. Le contrôle de l'entreprise peut également être exercé indirectement par le biais de sociétés ou de participations supplémentaires. Une entreprise peut avoir plusieurs bénéficiaires effectifs, par exemple si plusieurs personnes physiques détiennent chacune plus de 25 % du capital ou des droits de vote dans une GmbH (société à responsabilité limitée). Dans le cas de structures de propriété à plusieurs niveaux, le facteur décisif est de savoir si une personne physique exerce effectivement le contrôle par le biais d'entités juridiques intermédiaires. On considère généralement qu'un individu a une influence dominante s'il détient plus de 50 % des parts ou des droits de vote de l'intermédiaire.

Si aucune personne de ce type n'est trouvée, malgré un examen approfondi, le représentant légal de l'entreprise, tel qu'un PDG ou un associé gérant, peut alors être considéré comme un bénéficiaire effectif fictif.

Les fondations ayant la capacité juridique et certains arrangements utilisés pour gérer ou distribuer des actifs en fiducie sont soumis à des dispositions légales spéciales en vertu de l'article 3(3) de la GwG. Dans ces cas, la loi GwG détermine le bénéficiaire effectif sur la base de règles spéciales qui diffèrent des règles standard applicables aux entreprises.

Pourquoi les participations au capital doivent-elles être transparentes ?

L'objectif principal de la divulgation des bénéficiaires effectifs est de lutter contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et d'autres formes de criminalité économique. Il s'agit d'empêcher les personnes de dissimuler leur identité ou leur influence derrière des structures d'entreprise ou de contrôle complexes afin de cacher des actifs ou des flux financiers. La loi GwG considère l'identification des bénéficiaires effectifs comme un élément clé des contrôles dits KYC que les entreprises effectuent pour vérifier les partenaires commerciaux.

Conformément aux articles 10 et 11 de la GwG, les entités assujetties doivent identifier les parties contractantes et les bénéficiaires effectifs (fictifs) avant d'établir une relation d'affaires ou d'exécuter une transaction. Il s'agit d'une des obligations générales de diligence en vertu de la loi GwG.

L'article 2 de la loi GwG définit quelles entreprises et quels groupes de professionnels sont tenus de satisfaire à ces exigences. Les entités assujetties comprennent :

• Sociétés financières ;
  
• Établissements de crédit ;
  
• Établissements de services financiers ;
  
• Établissements de paiement et de monnaie électronique ;
  
• Sociétés de gestion de placements financiers ;
  
• Certaines compagnies d'assurance et courtiers d'assurance.
  
• Avocats
  
• Notaires
  
• Auditeurs financiers
  
• Conseillers fiscaux
  

Les agents immobiliers et les négociants en biens sont également soumis aux obligations de vigilance de la GwG dans des cas spécifiques prévus par la loi. Ils doivent déterminer les bénéficiaires effectifs des parties contractantes.

Quel est le rôle du registre de transparence concernant les bénéficiaires effectifs ?

Le registre de transparence est le registre central des bénéficiaires effectifs en Allemagne. Il offre une visibilité sur les structures de capital et de gouvernance des entreprises et autres associations. Les pouvoirs publics et autres entités assujetties à la loi GwG peuvent utiliser ces registres pour déterminer plus rapidement les bénéficiaires effectifs.

Immatriculation obligatoire

En principe, les personnes morales de droit privé et les partenariats enregistrés doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs au registre de transparence. Cette notification contient des informations sur l'identité du bénéficiaire effectif, ainsi que sur la nature et l'étendue de l'intérêt économique qui y est associé.

Jusqu'au 31 juillet 2021, l'article 20(2) de la GwG (version précédente) prévoyait une fiction de notification, en vertu de laquelle il n'était pas nécessaire de notifier le registre de transparence séparément lorsque les informations concernant les bénéficiaires effectifs étaient déjà disponibles dans d'autres registres publics accessibles par voie électronique. Il s'agissait notamment du registre du commerce, du registre des sociétés de personnes, du registre des coopératives, du registre des associations et du registre des sociétés de droit civil.

Cette exemption a été abrogée le 1er août 2021 avec l'entrée en vigueur de la loi sur le registre de transparence et l'information financière (TraFinG). Depuis, le registre de transparence est géré comme un « registre complet ». Par conséquent, les associations assujetties à l'obligation de déclaration sont généralement tenues de déclarer séparément leurs bénéficiaires effectifs au registre de transparence, que les informations correspondantes aient déjà été déposées ou non dans d'autres registres.

Inscription d'un bénéficiaire effectif fictif

Si aucune personne physique n'est trouvée comme bénéficiaire effectif sur la base des dispositions de la loi GwG, le bénéficiaire effectif fictif doit être inscrit au registre de transparence. En règle générale, un bénéficiaire effectif fictif doit être déclaré au registre de transparence si aucun bénéficiaire effectif n'est inscrit dans les registres accessibles par voie électronique stipulés à l'article 22(1) de la GwG. Les entités soumises à l'obligation de déclaration sont chargées de s'acquitter elles-mêmes de cette obligation.

Comment les prestataires de services financiers peuvent-ils vérifier les prises de participation ?

Les prestataires de services financiers doivent identifier et vérifier de manière fiable les bénéficiaires effectifs dans le cadre de leurs exigences en matière de devoir de vigilance face au blanchiment d'argent (AML). Dans la pratique, ils le font en analysant divers documents et sources, y compris les informations fournies par la partie contractante, les entrées de registre et les dossiers du registre de transparence. Les structures de propriété complexes pourraient également nécessiter de tracer la propriété et le contrôle à travers de multiples niveaux.

Étant donné que les prises de participation peuvent changer au fil du temps, un contrôle ponctuel est souvent insuffisant. Les entreprises sont tenues de tenir leurs registres à jour et de surveiller leurs relations commerciales afin de déceler les risques. En cas de changement de propriété ou de contrôle, ou en cas de divergence, elles doivent procéder à une nouvelle évaluation.

Ici, de nombreux prestataires de services financiers se tournent vers des solutions numériques de KYC et de conformité. Ces offres aident les prestataires à déterminer les bénéficiaires effectifs, à recouper les informations avec les registres pertinents et à détecter les premiers changements dans les structures de capital. Cela leur permet de standardiser leurs processus de contrôle, de réduire leur charge de travail manuel et de satisfaire plus efficacement à leurs exigences AML.

De quoi les entreprises doivent-elles tenir compte lors de la vérification de l'identité de leurs nouveaux clients ?

En Allemagne, les réglementations AML exigent que les entreprises établissent clairement l'identité de leurs partenaires commerciaux et de leurs clients. En règle générale, elles doivent vérifier ces deux groupes avant d'établir une relation commerciale ou d'exécuter une transaction avec eux.

Quelles informations doivent être collectées ?

Pour les personnes physiques, la section 11(4) de la GwG exige des entités qu'elles collectent un nom, un lieu de naissance, une date de naissance, une citoyenneté et une adresse. Ces informations doivent être entièrement recoupées avec une pièce d'identité valide. La section 12 de la GwG liste les documents et les procédures qui sont autorisés à cette fin, y compris les formulaires d'identification officiels, tels qu'une carte d'identité ou un passeport délivré par le gouvernement.

Si le client est une entité juridique ou un autre type d'entreprise, son nom ou son nom commercial doit être déterminé, ainsi que sa forme juridique, son numéro d'immatriculation, l'adresse de son siège ou de son bureau principal, et les noms des membres de l'organe de représentation. Les entreprises sont également tenues de déterminer la personne physique qui se cache derrière l'organisation et son bénéficiaire effectif.

Documentation et mise à jour des données de clients

La section 8 de la GwG exige que les informations et la documentation recueillies au cours de la vérification d'identité soient enregistrées et archivées. Cela crée une trace écrite, montrant quels contrôles ont été effectués et sur quelle base l'identification a été réalisée.

De plus, les données de clients ne doivent pas être laissées en permanence dans leur état initial. Les entités obligées doivent tenir ces registres à jour tout au long de la relation commerciale et les réévaluer chaque fois que des changements surviennent ou que des motifs de vérification se présentent.

Identification électronique

La GwG prévoit à la fois l'identification traditionnelle à l'aide de documents d'identité et certains systèmes électroniques. Par exemple, les prestataires de services peuvent utiliser des systèmes d'identification électronique qui répondent au niveau de sécurité reconnu par la loi sur les services de confiance ou le règlement eIDAS.

L'utilisation de systèmes d'identification numériques aide les prestataires de services financiers à améliorer l'efficacité de la vérification tout en s'assurant qu'ils respectent les exigences légales en matière d'onboarding de leurs clients.

Comment Stripe Identity aide les entreprises en Allemagne à effectuer des contrôles KYC

Stripe Identity vérifie numériquement l'identité des personnes à l'aide de leurs documents d'identité. Avec Stripe Identity, les entreprises peuvent capturer automatiquement des documents d'identité, lire des informations spécifiques, telles que le nom et la date de naissance, et vérifier l'authenticité des documents. Un contrôle biométrique peut également être utilisé en fonction de l'application. En outre, les plateformes numériques peuvent intégrer les processus de vérification des comptes connectés et des utilisateurs dans leurs flux d'onboarding via Stripe Connect.

Dans le contexte de la vérification des bénéficiaires effectifs, les processus KYC numériques aident les entreprises à identifier les personnes concernées et à documenter de manière plus systématique les détails de leurs structures d'entreprise. En automatisant certaines parties du flux de vérification, les entreprises et les plateformes peuvent réduire les processus manuels, collecter des données de manière plus cohérente et intégrer les clients plus efficacement.

Toutefois, la propriété et le contrôle d'une entreprise doivent toujours être vérifiés afin d'identifier le bénéficiaire effectif réel. La vérification de l'identité ne remplace pas à elle seule les contrôles KYC complets.

FAQ sur les bénéficiaires effectifs