Le attività in Germania devono conformarsi a una serie di requisiti legali quando instaurano e gestiscono relazioni commerciali. In particolare, lo screening di clienti e partner commerciali è soggetto a normative chiare volte a creare chiarezza e visibilità. Una questione chiave è chi sono le persone reali dietro un'attività o una relazione d'affari.

In questo articolo, scoprirai chi è un titolare effettivo secondo la legge sul riciclaggio di denaro (GwG), perché gli investimenti azionari in Germania devono essere trasparenti e quale ruolo ha il Registro per la trasparenza. Spiegheremo inoltre in che modo i fornitori di servizi finanziari possono verificare le identità di queste persone e dei nuovi clienti.

In sintesi

• I titolari effettivi sono persone fisiche che esercitano un controllo effettivo su un'attività o che traggono un vantaggio finanziario da una transazione.
  
• La GwG richiede a determinate attività di identificare i titolari effettivi durante i controlli KYC (adeguata verifica della clientela).
  
• Il Registro per la trasparenza fornisce una chiara panoramica della proprietà e delle strutture di controllo delle aziende e delle associazioni.
  
• I fornitori di servizi finanziari devono esaminare e documentare le informazioni sui titolari effettivi e aggiornarle ogni volta che si verificano cambiamenti.
  
• Le soluzioni KYC digitali possono aiutare le attività con lo screening dell'identità e la documentazione.
  

Chi è un titolare effettivo?

Un titolare effettivo è la persona fisica dietro un'attività, un'azienda o una transazione che esercita un controllo effettivo o trae un vantaggio economico da tale attività, azienda o transazione. Non si tratta sempre dello stesso individuo del titolare rivolto al pubblico o del partner contrattuale. Spesso, una persona agisce per conto di un'azienda o di altre persone che prendono decisioni dietro le quinte. Questi sono noti come titolari effettivi.

Titolari effettivi secondo la GwG

I titolari effettivi sono legalmente definiti dall'articolo 3 della GwG, che stabilisce che si tratta di persone fisiche. Un tipo di titolare effettivo è una persona alla quale appartiene in ultima analisi una persona giuridica o che esercita un controllo effettivo su di essa. Un altro è qualcuno che avvia una transazione o che instaura una relazione d'affari.

Per le aziende e la maggior parte delle società di persone, il titolare effettivo è chiunque detenga direttamente o indirettamente più del 25% del capitale, controlli più del 25% dei diritti di voto o eserciti un'influenza significativa sull'entità in modo analogo. Il controllo sull'attività potrebbe essere esercitato anche indirettamente tramite ulteriori aziende o partecipazioni azionarie. Un'attività potrebbe avere più titolari effettivi, ad esempio se più persone fisiche detengono ciascuna più del 25% del capitale o dei diritti di voto in una GmbH (società a responsabilità limitata). Nel caso di strutture proprietarie multilivello, il fattore decisivo è se una persona fisica esercita effettivamente il controllo tramite persone giuridiche intermedie. In genere, si ritiene che un individuo abbia un'influenza di controllo se detiene più del 50% delle azioni o dei diritti di voto nell'intermediario.

Se, nonostante un esame completo, non viene individuato un soggetto simile, il rappresentante legale dell'azienda, ad esempio un amministratore delegato o un socio amministratore, potrebbe essere considerato un cosiddetto titolare effettivo fittizio.

Le fondazioni con capacità giuridica e determinati accordi utilizzati per gestire o distribuire beni fiduciari sono soggetti a norme di legge speciali ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3, della GwG. In questi casi, la GwG determina il titolare effettivo sulla base di norme speciali che differiscono dalle norme standard per le aziende.

Perché gli investimenti azionari devono essere trasparenti?

Lo scopo principale della divulgazione dei titolari effettivi è contrastare il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e altre forme di criminalità economica. Ha lo scopo di impedire alle persone di nascondere la propria identità o influenza dietro complesse strutture aziendali o di controllo per celare beni o flussi finanziari. La GwG considera l'identificazione dei titolari effettivi una parte fondamentale dei cosiddetti controlli KYC che le attività conducono per verificare i partner commerciali.

Ai sensi degli articoli 10 e 11 della GwG, i soggetti obbligati devono identificare le parti contraenti e i titolari effettivi (fittizi) prima di avviare una relazione d'affari o eseguire una transazione. Questo costituisce uno dei requisiti generali di due diligence previsti dalla GwG.

L'articolo 2 della GwG definisce quali attività e gruppi professionali sono tenuti a soddisfare questi requisiti. I soggetti obbligati includono:

• Società finanziarie
  
• Istituti di credito
  
• Istituti di servizi finanziari
  
• Istituti di pagamento e di moneta elettronica
  
• Società di gestione degli investimenti finanziari
  
• Alcune compagnie assicurative e broker assicurativi
  
• Avvocati
  
• Notai
  
• Revisori finanziari
  
• Commercialisti
  

Anche gli agenti immobiliari e i commercianti di beni sono soggetti ai requisiti di due diligence della GwG in casi specifici previsti dalla legge. Devono determinare i titolari effettivi delle parti contraenti.

Qual è il ruolo del Registro per la trasparenza in merito ai titolari effettivi?

Il Registro per la trasparenza è il registro centrale dei titolari effettivi in Germania. Fornisce visibilità sull'azionariato e sulle strutture di governance delle aziende e di altre associazioni. Le autorità pubbliche e gli altri soggetti obbligati soggetti alla GwG possono utilizzare questi registri per determinare più rapidamente i titolari effettivi.

Registrazione obbligatoria

In linea di principio, le persone giuridiche di diritto privato e le società di persone registrate devono segnalare i propri titolari effettivi al Registro per la trasparenza. Questa notifica contiene informazioni sull'identità del titolare effettivo e sulla natura e la portata del relativo interesse economico.

Fino al giorno 31 luglio 2021, l'articolo 20, paragrafo 2, della GwG (versione precedente) consentiva una cosiddetta finzione di notifica, in base alla quale non era necessario notificare separatamente al Registro per la trasparenza quando i dettagli sui titolari effettivi erano già disponibili in altri registri pubblici accessibili elettronicamente. Tra questi vi erano il Registro delle imprese, il Registro delle società di persone, il Registro delle cooperative, il Registro delle associazioni e il Registro delle società di diritto civile.

Questa esenzione è stata abrogata in data 1 agosto 2021, con l'entrata in vigore della legge sul Registro per la trasparenza e le informazioni finanziarie (TraFinG). Da allora, il Registro per la trasparenza è stato mantenuto come "registro completo". Pertanto, le associazioni soggette a notifica sono generalmente tenute a divulgare separatamente i propri titolari effettivi al Registro per la trasparenza, indipendentemente dal fatto che i dettagli corrispondenti siano già archiviati in altri registri.

Registrazione di un titolare effettivo fittizio

Se non viene trovata alcuna persona fisica come titolare effettivo in base alle disposizioni della GwG, il titolare effettivo fittizio deve essere registrato nel Registro per la trasparenza. In genere, un titolare effettivo fittizio deve essere segnalato al Registro per la trasparenza se nessun titolare effettivo è registrato nei registri accessibili elettronicamente previsti dall'articolo 22, paragrafo 1, della GwG. I soggetti soggetti a notifica sono responsabili dell'adempimento di tale obbligo in prima persona.

Come possono i fornitori di servizi finanziari verificare gli investimenti azionari?

I fornitori di servizi finanziari devono identificare e verificare in modo affidabile i titolari effettivi come parte dei loro requisiti di due diligence antiriciclaggio (AML). In pratica, lo fanno analizzando vari documenti e fonti, tra cui le informazioni fornite dalla parte contraente, le voci del registro e i registri del Registro della trasparenza. Le strutture di proprietà complesse potrebbero anche rendere necessario tracciare la proprietà e il controllo su più livelli.

Poiché gli investimenti azionari possono cambiare nel tempo, uno screening una tantum è spesso insufficiente. Le aziende sono tenute a mantenere aggiornati i registri e a monitorare i propri rapporti d'affari per individuare eventuali rischi. Se la proprietà o il controllo cambiano o se vi è prova di discrepanze, devono condurre una nuova valutazione.

In questo caso, molti fornitori di servizi finanziari si rivolgono a soluzioni di compliance e KYC digitali. Tali offerte aiutano i fornitori a determinare i titolari effettivi, a incrociare le informazioni con i registri pertinenti e a rilevare tempestivamente i cambiamenti nelle strutture azionarie. In questo modo è possibile standardizzare le procedure di screening, ridurre il carico di lavoro manuale e adempiere ai requisiti antiriciclaggio in modo più efficiente.

A cosa devono prestare attenzione le aziende quando verificano l'identità di nuovi clienti?

Le normative antiriciclaggio impongono alle aziende in Germania di stabilire in modo chiaro l'identità dei partner commerciali e dei clienti. Di norma, devono effettuare uno screening di entrambi i gruppi prima di avviare un rapporto d'affari o di eseguire una transazione con essi.

Quali informazioni devono essere raccolte?

Per le persone fisiche, la Sezione 11(4) del GwG richiede alle entità di raccogliere nome, luogo di nascita, data di nascita, cittadinanza e indirizzo. Tali dettagli devono essere interamente incrociati con un documento d'identità valido. La Sezione 12 del GwG elenca i documenti e le procedure consentiti a tale scopo, tra cui i moduli di identificazione ufficiali, come la carta d'identità o il passaporto rilasciati dal governo.

Se il cliente è una persona giuridica o un altro tipo di azienda, è necessario accertarne il nome o il nome commerciale, insieme alla forma giuridica, al numero di registrazione, all'indirizzo della sede centrale o della sede principale e ai nomi dei membri dell'organo di rappresentanza. Le aziende sono inoltre tenute a determinare la persona fisica alla base dell'organizzazione e il suo titolare effettivo.

Documentazione e aggiornamento dei dati dei clienti

La Sezione 8 del GwG richiede che le informazioni e la documentazione raccolte durante la verifica dell'identità siano registrate e archiviate. In questo modo si crea una traccia cartacea, che mostra quali controlli sono stati effettuati e su quale base è stata eseguita l'identificazione.

Inoltre, i dati dei clienti non devono essere lasciati nello stato iniziale in modo permanente. Le entità obbligate devono mantenere aggiornati tali registri per tutta la durata del rapporto d'affari e rivalutarli in caso di modifiche o qualora insorgano motivi di revisione.

Identificazione elettronica

Il GwG prevede sia l'identificazione tradizionale mediante documenti d'identità sia alcuni sistemi elettronici. Ad esempio, i fornitori di servizi possono utilizzare sistemi di identificazione elettronica che soddisfano il livello di sicurezza riconosciuto dal Trust Services Act o dal Regolamento eIDAS.

L'uso dei sistemi di identificazione digitale aiuta i fornitori di servizi finanziari a migliorare l'efficienza della verifica, garantendo al contempo di soddisfare i requisiti di legge per l'attivazione dei clienti.

In che modo Stripe Identity aiuta le attività in Germania a eseguire i controlli KYC

Stripe Identity verifica le persone digitalmente utilizzando i loro documenti d'identità. Con Stripe Identity, le attività possono acquisire automaticamente i documenti d'identità, leggere i dettagli specificati, come nome e data di nascita, e verificare l'autenticità dei documenti. A seconda della richiesta di registrazione, è possibile impiegare anche lo screening biometrico. Inoltre, le piattaforme digitali possono integrare i processi di verifica per gli account connessi e gli utenti nei flussi di attivazione tramite Stripe Connect.

Nel contesto della verifica dei titolari effettivi, i processi KYC digitali aiutano le attività a identificare le persone rilevanti e a documentare i dettagli delle loro strutture aziendali in modo più sistematico. Automatizzando singole parti del flusso di verifica, le attività e le piattaforme possono ridurre i processi manuali, acquisire i dati con maggiore coerenza e attivare i clienti in modo più efficiente.

Tuttavia, la proprietà e il controllo di un'attività devono ancora essere esaminati per identificare il vero titolare effettivo. La verifica dell'identità da sola non sostituisce controlli KYC completi.

Domande frequenti sui titolari effettivi