Ditt företag har flera former av hävstångseffekter som gör att det kan skapa mer värde. En av de viktigaste är förmågan att anställa människor.

Uppdragstagare kontra anställda

I amerikansk arbetsrätt skiljer man mellan anställda och personer som arbetar på uppdrag av ett företag men inte är anställda av det. Detta inkluderar frilansare, konsulter och entreprenörer; för att inte upprepa oss själva kallar vi dem uppdragstagare nedan.

Anställdas aktiviteter på jobbet är substantiellt kontrollerade av företaget. Uppdragstagare driver sina egna företag och råkar ha företaget som kund i sin verksamhet; deras förhållande till företaget liknar mer en leverantörs förhållande till sin kund än en anställds förhållande till sin chef.

Många mindre företag, inklusive internetföretag, skulle föredra att kunna anställa människor som uppdragstagare, eftersom det krävs mindre pappersarbete än för anställda, den direkta kostnaden är lägre och det är något lättare att komma in i och ut ur relationer med uppdragstagare. Lagstiftningen i USA och i enskilda delstater innehåller vissa skydd för anställda som inte gäller för uppdragstagare.

Fastställa om någon är anställd eller uppdragstagare

IRS listar tre tester för att fastställa arbetstagarstatus, som var och en har flera förgreningar:

• Relationstestet
  
• Test för beteendekontroll
  
• Test av finansiell kontroll
  

För uppdragstagare har dessa tester tyvärr inte några så kallade ”säkra hamnar” – det finns inget enkelt sätt att med säkerhet säga att någon som klassificeras som uppdragstagare verkligen kommer att anses vara entreprenör. Testerna är en balansakt – den granskande tjänstemannen väger de olika faktorerna mot varandra för att komma fram till ett beslut. Om det är viktigt för dig att någon klassificeras som uppdragstagare bör du känna till din ståndpunkt i varje fråga och försöka få det att vara överväldigande tydligt (och dokumenterat) att testerna konsekvent pekar på ett uppdragstagarförhållande.

Detta är ett komplicerat rättsområde. Du bör diskutera det med din advokat innan du anlitar någon.

Hur anställer jag någon?

Om du har fattat beslutet att anställa någon som fastanställd bör du överväga att ha ett erbjudandebrev till medarbetare och en personalhandbok. Ditt anställningsavtal kommer i allmänhet att vara kort och standardiserat för alla anställda på ditt företag. Din personalhandbok kommer att vara något längre och beskriva en mängd olika policyer som ditt företag har infört och som du förväntar dig att de anställda ska känna till.

Både ditt erbjudandebrev till medarbetare och din personalhandbok kommer att skrivas av jurister och sannolikt inte vara särskilt anpassade till ditt företags specifika förhållanden till en början. Detta är riskreducerande åtgärder för företaget; huvudsyftet är att klargöra att varje anställd har fått tillräcklig information om en mängd olika saker som du, i din jurisdiktion, måste ge uttrycklig information om. Detta påverkas till stor del din specifika jurisdiktion, vilket är en anledning till att du alltid vill prata med en jurist innan du anställer någon för första gången.

Tilldelade immateriella rättigheter

Företag producerar ”immateriella rättigheter” (IP) – upphovsrätt, patent och uppfinningar – som en självklar del av verksamheten. Immateriella rättigheter kan vara så enkla som ”ord på din webbplats” eller så komplicerade som en fullt fungerande programvara eller affärsprocess.

Det är helt avgörande att teknikföretag, särskilt produktföretag, äger alla immateriella rättigheter som produceras för dem av anställda och uppdragstagare. Om så inte är fallet kan en anställd eller uppdragstagare senare hävda att du gör intrång i deras immateriella rättigheter genom att fortsätta att driva ditt företag och tvinga dig att antingen lägga ner, ta bort deras immateriella rättigheter (till en hög kostnad) eller betala dem en orimlig summa pengar för att försvinna.

Detta är inte ett spekulativt hot för internetföretag. Immateriella rättigheter är sannolikt central för hela företagets verksamhet. Många internetföretag har en utveckling där vissa händelser, som att ta emot investeringar eller slutföra ett förvärv, är beroende av intensiva due diligence-undersökningar avseende korrekt IP-ägande. Kombinationen av dessa faktorer gör att alla med icke tilldelad IP i ett företag blir en plåga om de är villiga att samarbeta eller ett mycket dyrt problem om de inte är det. Observera att när ett företag utvecklas tenderar det att åtminstone en gång skilja sig från en anställd eller partner under mindre än ideala omständigheter. Du vill inte att IP-ärenden ska vara ett slagträ som kan användas för att ge sig på dig om det skulle hända.

Det finns en relativt enkel metod för att isolera företaget från immaterialrättsliga problem: arbeta med en jurist för att få undertecknade IP-överlåtelser från alla som arbetar för ditt företag, utan undantag. Detta inkluderar alla grundare av företaget, alla anställda och alla som arbetar för företaget i någon form, inklusive oberoende entreprenörer och enheter som utför beställningsarbeten åt dig. Det spelar ingen roll om någon bara är en kundtjänstentreprenör eller en frilansande webbdesigner som tas in för en dag.

Det är också lättare att be alla att skriva under ett avtal om överlåtelse av immateriella rättigheter än att spåra vem som borde ha skrivit under ett avtal, särskilt när det sker förändringar. Teknikbranschen är full av teknikchefer som anställdes som sommarpraktikanter för fyra år sedan och som inte har skrivit under ett nytt avtal sedan dess.

Dina jurister kan skriva en IP-överlåtelse åt dig, som du antingen inkluderar i ditt standardanställningsavtal och MSA för entreprenörer eller som du ber att få undertecknat separat, men samtidigt. Ditt avtal kommer sannolikt innebära att företaget äger allt som en anställd ens tänker på under sin anställning hos dig. Anställda kan protestera mot detta, och deras resonemang kan vara sunda eller inte. Om det behövs kan din advokat diskutera det med dem. I allmänhet bör du hålla dig till det formulär som du har överlämnat förutom under extrema omständigheter.

De flesta advokatbyråer som gör betydande mängder affärer med internetföretag kommer att ha en mall för IP-överlåtelse redo att användas för en nominell avgift. De är ofta ganska långa, eftersom det här är en mycket viktig fråga för internetföretag, och dessa avtal testas i en mängd olika stressiga scenarier med enorma summor pengar på spel.

Om någon i framtiden gör en film om ditt företag så kommer du genom att ha en IP-överlåtelse redo från dag ett förhindra att en del av den filmen handlar om att behöva betala en enorm summa pengar till någon som aldrig riktigt arbetade för dig.

Många internetentreprenörer är förvånade över hur ihärdiga investerare och jurister är i det här ämnet. För teknikföretag är immateriella rättigheter verksamheten. Dessutom är problem med äganderätten till immateriella rättigheter vanligtvis mycket lättare att ta itu med i början (när de immateriella rättigheterna kanske inte är värda så mycket) än i slutet (när de immateriella rättigheterna kan ha visat sig vara avgörande för företagets framgångar), så att vara uppmärksam i början är nyckeln till att säkerställa att du är fri från problem längre fram.

Eget kapital för anställda

Vi kommer så småningom att skriva mer om det här ämnet. Under tiden ska du framför allt ha koll på det här: de mest sofistikerade grundarna undviker att ge aktier (eller rättigheter att förvärva aktier, som aktieoptioner) direkt till antingen grundare eller anställda. Istället insisterar de på ”intjänande”, där rätten till aktier eller optioner tjänas in under en tidsperiod. Standarden i Silicon Valley är ”fyra års intjäning med en ettårig karens”; individen har ingen rätt till aktier eller optioner under det första året, har rätt till 25 % av tilldelningen direkt på första årsdagen och får rätt till återstoden jämnt fördelat över de kommande 36 månaderna.

Intjänande är väldigt viktigt. Det är vanligt att grundarteam splittras. Anställda slutar eller får sparken – ofta. Du kanske inte vill att en väsentlig del av ditt företag ska ägas av någon som arbetade för dig i sex veckor ... för fem år sedan. Det kan komplicera diskussioner om att ta emot investeringar eller sälja verksamheten, och det kanske inte stämmer överens med incitamenten till det ihållande arbetet över tid som bygger upp meningsfulla företag.

Löner

Ditt företag kommer att behöva beräkna och hålla inne ett förväntat skattebelopp från alla anställda i företaget. (I USA håller arbetsgivarna inne ett förväntat skattebelopp, men de anställda lämnar in en skattedeklaration en gång om året för att faktiskt beräkna hur mycket de ”egentligen” är skyldiga – de gör sedan upp med staten om mellanskillnaden).

Många amerikanska arbetsgivare ”kör lönelistor” varannan vecka, traditionellt på fredagar. Vissa betalar två gånger i månaden, den 15:e och den sista dagen i månaden. Det är mindre vanligt att göra det månadsvis (vilket kanske inte är tillåtet i din jurisdiktion). Vissa arbetsgivare gör det veckovis, vilket är dyrare och mer arbetskrävande men som resulterar i att de anställda får betalt oftare, vilket de uppskattar.

I mindre skala försöker vissa grundare att själva beräkna lönerna för grundarteamet och de första få anställda. Praktiskt taget alla nystartade företag med mer än en handfull anställda väljer att använda en lönetjänst för att hantera beräkningen av löner, avdrag för källskatt, inlämning av kvartalsvisa källskattedeklarationer och andra operativa uppgifter.

Din löneprocess omfattar inte entreprenörer, som är ansvariga för sina egna skattebetalningar och som får betalt regelbundet efter att de fakturerat dig (enligt villkoren i ditt avtal) snarare än enligt ett mycket förutsägbart schema som de flesta anställda får.

Ditt företag kommer en gång om året att utfärda en ”informationsdeklaration” till varje anställd eller uppdragstagare i ditt företag. I USA får de flesta anställda en W-2 och entreprenörer får en 1099-MISC. Dessa lämnas i allmänhet in av din revisor eller lönetjänst för din räkning. När du anställer någon kommer du be dem att fylla i ett W-9-formulär för att få deras personnummer eller annat individuellt identifikationsnummer, vilket krävs för att köra lönelistan för dem. Om du anställer någon som inte är amerikansk medborgare eller permanent bosatt och som faktiskt inte utför arbete i USA, kanske du inte behöver betala arbetstagarskatt för dem, men du bör samla in deras information på en W-8BEN för att dokumentera detta beslut. Fråga din revisor om mer information. Internationell beskattning är mycket faktaspecifik och kan bli knepig, särskilt när bilaterala skatteavtal kommer in i bilden.