Ihr Unternehmen verfügt über mehrere Hebel, mit denen es mehr Wert schaffen kann. Einer der wichtigsten ist die Fähigkeit, Mitarbeitende einzustellen.
Orrick, die globale Technologie-Kanzlei, ist der rechtliche Partner von Stripe Atlas. Die Expertinnen und Experten von Orrick haben ihr Fachwissen zu diesem Leitfaden beigetragen und Atlas-Nutzer/innen können auf einen detaillierteren Rechtsleitfaden für Atlas zugreifen, der von Orrick verfasst wurde.
Auftragnehmer/innen vs. Mitarbeitende
Im Arbeitsrecht der USA wird zwischen Mitarbeitenden und Personen unterschieden, die im Auftrag eines Unternehmens tätig sind, jedoch nicht bei diesem angestellt sind. Dazu gehören Freiberufler/innen, Berater/innen und Auftragnehmer/innen; der Einfachheit halber werden wir sie im Folgenden als Auftragnehmer/innen bezeichnen.
Die Tätigkeiten der Mitarbeiter/innen am Arbeitsplatz werden weitgehend vom Unternehmen kontrolliert. Auftragnehmer/innen führen ihr eigenes Geschäft und haben das Unternehmen lediglich als Kundschaft; ihre Beziehung zum Unternehmen ähnelt eher der eines Lieferanten zu seinem Kunden als der eines Mitarbeitenden zu seiner Führungskraft.
Viele kleinere Unternehmen, darunter auch Internetunternehmen, würden es vorziehen, Personen als Auftragnehmer/innen einstellen zu können, da weniger Verwaltungsaufwand erforderlich ist als bei Mitarbeitenden, die direkten Kosten geringer sind und es etwas einfacher ist, Beziehungen zu Auftragnehmer/innen einzugehen oder zu beenden.Die Gesetze der USA und der einzelnen Bundesstaaten enthalten Schutzvorschriften für Mitarbeitende, die auf Auftragnehmer/innen nicht zutreffen.
Feststellen, ob jemand Mitarbeitende/r oder Auftragnehmer/in ist
Die US-Steuerbehörde IRS führt drei Tests zur Bestimmung des Arbeitnehmerstatus auf, die jeweils mehrere Aspekte umfassen:
Leider gibt es für Unternehmer/innen bei diesen Tests keine sogenannten „sicheren Häfen“ – es gibt keinen einfachen Weg, mit Sicherheit zu sagen, dass eine als Auftragnehmer/in eingestufte Person auch tatsächlich als solche anerkannt wird. Die Tests sind ein Abwägen – die prüfende Behörde bewertet die verschiedenen Faktoren gegeneinander, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Wenn es für Sie wichtig ist, dass jemand als Auftragnehmer/in eingestuft wird, sollten Sie Ihre Position zu jedem Punkt kennen und dafür sorgen, dass überdeutlich (und dokumentiert) wird, dass die Tests durchweg auf ein Auftragnehmerverhältnis hinweisen.
Dies ist ein komplexer Rechtsbereich. Es wird empfohlen, dies mit Ihrer Anwältin/Ihrem Anwalt zu besprechen, bevor Sie jemanden einstellen.
Wie stelle ich jemanden ein?
Wenn Sie sich entschieden haben, eine Person in Vollzeit einzustellen, sollten Sie in Betracht ziehen, ein Einstellungsschreiben und ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen. Ihr Arbeitsvertrag ist in der Regel kurz und für alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens standardisiert. Ihr Mitarbeiterhandbuch ist etwas umfangreicher und enthält eine Reihe von Richtlinien, die Ihr Unternehmen eingeführt hat und mit denen Ihre Mitarbeitenden vertraut sein sollten.
Sowohl Ihr Einstellungsschreiben als auch Ihr Mitarbeiterhandbuch werden von Anwälten verfasst und sind anfangs wahrscheinlich nicht auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens zugeschnitten. Es handelt sich hierbei um Maßnahmen zur Risikominimierung für das Unternehmen; der Hauptzweck besteht darin, klarzustellen, dass jede/r Mitarbeitende/r angemessen über eine Vielzahl von Dingen informiert wurde, über die Sie in Ihrer Gerichtsbarkeit ausdrücklich informieren müssen. Dies hängt in hohem Maße von Ihrer jeweiligen Gerichtsbarkeit ab, was ein Grund dafür ist, dass Sie immer mit einem Anwalt sprechen sollten, bevor Sie zum ersten Mal jemanden einstellen.
Übertragung von geistigem Eigentum
Unternehmen erzeugen im Laufe ihrer Tätigkeit „geistiges Eigentum“ (IP) – also Urheberrechte, Patente und Erfindungen. IP kann so einfach sein wie „Texte auf Ihrer Website“ oder so komplex wie eine voll funktionsfähige Softwareanwendung oder ein Geschäftsprozess.
Es ist äußerst wichtig, dass Technologieunternehmen, insbesondere Produktunternehmen, sämtliches von Mitarbeitenden und Auftragnehmerinnen/Auftragnehmern geschaffenes geistiges Eigentum besitzen. Andernfalls könnte ein/e Mitarbeiter/in oder Auftragnehmer/in später geltend machen, dass Sie durch den fortgesetzten Betrieb Ihres Unternehmens deren IP verletzen und Sie zwingen, entweder das Geschäft einzustellen, deren IP zu entfernen (zu hohen Kosten) oder einen exorbitanten Betrag zu zahlen, damit das Problem verschwindet.
Dies ist keine hypothetische Gefahr für Internetunternehmen. IP ist häufig von zentraler Bedeutung für den gesamten Betrieb des Unternehmens. Viele Internetunternehmen durchlaufen Situationen, in denen bestimmte Ereignisse – wie Investitionen oder der Abschluss einer Übernahme – von intensiven Due-Diligence-Prüfungen bezüglich der ordnungsgemäßen Eigentumsverhältnisse an geistigem Eigentum abhängig sind. Diese Faktoren machen jede Person mit nicht übertragenem IP zu einem potenziellen Problem: kooperiert sie, entsteht ein Ärgernis; kooperiert sie nicht, wird es sehr kostspielig. Beachten Sie, dass ein Unternehmen sich im Laufe der Zeit mindestens einmal unter weniger idealen Umständen von einer/einem Mitarbeiter/in oder Partner/in trennen wird – Sie möchten vermeiden, dass IP-Probleme in einem solchen Fall als Druckmittel gegen Sie eingesetzt werden können.
Es gibt eine relativ einfache Methode, um Ihr Unternehmen vor IP-Problemen zu schützen: Arbeiten Sie mit einem Rechtsbeistand zusammen, um von allen, die für Ihr Unternehmen tätig sind, unterzeichnete IP-Übertragungen zu erhalten, ohne Ausnahme. Dazu gehören alle Gründer/innen des Unternehmens, alle Mitarbeiter/innen und alle, die in irgendeiner Funktion für das Unternehmen arbeiten, einschließlich unabhängiger Auftragnehmer/innen und juristischer Personen, die Arbeiten im Auftrag des Unternehmens ausführen. Es spielt keine Rolle, ob jemand nur als Kundenservice-Auftragnehmer/in oder als freiberufliche/r Webdesigner/in für einen Tag tätig ist.
Es ist auch einfacher, alle zur Unterzeichnung einer Vereinbarung über die Übertragung von geistigem Eigentum aufzufordern, als nachzuverfolgen, wer eine Vereinbarung hätte unterzeichnen sollen, insbesondere da sich dies ändern kann – in der Technologiebranche gibt es viele CTOs, die vor vier Jahren als Sommerpraktikanten eingestellt wurden und seitdem keinen neuen Vertrag unterzeichnet haben.
Ihre Rechtsberater/innen können für Sie eine Vereinbarung zur Übertragung von geistigem Eigentum entwerfen, die Sie entweder in Ihren Standardarbeitsvertrag und Ihren MSA-Vertrag für Auftragnehmer/innen aufnehmen oder die Sie separat, aber gleichzeitig unterzeichnen lassen können. Ihre Vereinbarung wird wahrscheinlich standardmäßig festlegen, dass das Unternehmen alles besitzt, woran ein/e Mitarbeitende/r während ihrer/seiner Beschäftigungszeit bei Ihnen arbeitet oder auch nur denkt. Mitarbeitende könnten Einwände dagegen erheben, deren Begründung kann stichhaltig sein oder nicht; falls nötig, kann Ihr/e Anwältin/Anwalt dies mit ihnen diskutieren. Im Allgemeinen sollten Sie an der vorgegebenen Form festhalten, außer in extremen Ausnahmefällen.
Die meisten Kanzleien, die umfangreiche Geschäfte mit Internetunternehmen abwickeln, haben eine Vorlage für IP-Übertragungsvereinbarungen bereit, die gegen eine geringe Gebühr genutzt werden kann. Die Vereinbarungen sind oft recht umfangreich, da es sich um ein sehr relevantes Thema für Internetunternehmen handelt und sie in einer Vielzahl von kritischen Situationen mit hohen finanziellen Risiken auf die Probe gestellt werden.
Wenn Ihr Unternehmen irgendwann einmal verfilmt wird, sorgt eine von Anfang an vorhandene IP-Übertragung dafür, dass ein Handlungsstrang dieses Films nicht darin besteht, dass Sie eine erhebliche Summe an eine Person zahlen müssen, die nie wirklich für Sie gearbeitet hat.
Viele Internetunternehmer/innen sind überrascht, wie sehr Investorinnen und Investoren und Anwältinnen und Anwälte auf dieses Thema bestehen. Für Technologieunternehmen ist geistiges Eigentum das Kerngeschäft. Zudem lassen sich Fragen des geistigen Eigentums in der Regel viel einfacher im Vorfeld klären (wenn das geistige Eigentum möglicherweise noch nicht so viel wert ist) als im Nachhinein (wenn sich das geistige Eigentum möglicherweise als wesentlich für den Erfolg des Unternehmens erwiesen hat). Daher ist es entscheidend, von Anfang an darauf zu achten, um späteren Problemen vorzubeugen.
Mitarbeiterbeteiligung
Wir werden zu diesem Thema später noch ausführlicher schreiben. Bis dahin sollten Sie vor allem eines wissen: Die meisten erfahrenen Gründer/innen vermeiden es, Gründerinnen bzw. Gründern oder Mitarbeitenden direkt Anteile (oder Rechte zum Erwerb von Anteilen, wie z. B. Aktienoptionen) zu gewähren. Stattdessen bestehen sie auf „Vesting“, bei dem das Recht auf Anteile oder Optionen über einen bestimmten Zeitraum hinweg erworben wird. Der Standard im Silicon Valley ist „Vier-Jahres-Vesting mit einem Ein-Jahres-Cliff“: In den ersten zwölf Monaten bestehen keine Rechte auf Eigenkapital oder Optionsausübungen, am ersten Jahrestag erhält die Person sofort 25 % der zugeteilten Rechte und die restlichen 75 % werden über die folgenden 36 Monate gleichmäßig zugeteilt.
Vesting ist von entscheidender Bedeutung. Gründerteams zerbrechen – häufig. Mitarbeitende kündigen oder werden entlassen – häufig. Sie möchten möglicherweise nicht, dass ein erheblicher Anteil Ihres Unternehmens jemandem gehört, der vor fünf Jahren für lediglich sechs Wochen bei Ihnen gearbeitet hat. Dies könnte Diskussionen über Investitionen oder einen Unternehmensverkauf erschweren und dazu führen, dass die Anreize nicht mit den nachhaltigen Bemühungen im Einklang stehen, die zum Aufbau bedeutender Unternehmen erforderlich sind.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Ihr Unternehmen ist verpflichtet, einen voraussichtlichen Steuerbetrag für alle Mitarbeitenden des Unternehmens zu berechnen und einzubehalten. (In den Vereinigten Staaten behalten Arbeitgeber einen voraussichtlichen Steuerbetrag ein, aber die Mitarbeitenden reichen einmal im Jahr eine Steuererklärung ein, um den „tatsächlich“ geschuldeten Betrag zu berechnen – die Differenz wird dann direkt mit den Behörden abgerechnet.)
Viele Arbeitgeber in den USA führen die Gehaltsabrechnung alle zwei Wochen durch, traditionell freitags. Manche zahlen zweimal im Monat, am 15. und letzten Tag des Monats. Es ist weniger üblich, die Abrechnung monatlich durchzuführen (was in Ihrer Rechtsordnung erlaubt sein kann oder nicht); einige Arbeitgeber erledigen sie wöchentlich, was teurer und aufwendiger ist, den Mitarbeitenden aber häufiger Gehalt auszahlt, was diese zu schätzen wissen.
In kleineren Unternehmen versuchen einige Gründer/innen, die Gehaltsabrechnung für das Gründungsteam und die ersten wenigen Mitarbeitenden selbst zu berechnen. Praktisch alle Start-ups mit mehr als einer Handvoll Mitarbeitenden entscheiden sich für einen Gehaltsabrechnungsdienst, um die Berechnung der Gehaltsabrechnung, den Abzug der Quellensteuer, die Einreichung vierteljährlicher Quellensteuererklärungen und andere betriebliche Aufgaben zu verwalten.
Ihr Gehaltsabrechnungsprozess umfasst in der Regel keine Auftragnehmer/innen, die für ihre eigenen Steuerzahlungen verantwortlich sind und die regelmäßig nach Rechnungsstellung (gemäß den Vertragsbedingungen) bezahlt werden, statt nach einem vorhersehbaren Zeitplan wie die meisten Mitarbeitenden.
Ihr Unternehmen stellt einmal jährlich eine „Informationserklärung“ für jede/n Mitarbeitende/n oder Auftragnehmer/in aus. In den USA erhalten die meisten Mitarbeitenden ein W-2-Formular, Auftragnehmer/innen ein 1099-MISC-Formular. Diese werden in der Regel von Ihrer/Ihrem Buchhalter/in oder Gehaltsabrechnungsdienst für Sie eingereicht. Beim Einstellen einer Person bitten Sie sie, ein W-9-Formular auszufüllen, um ihre Sozialversicherungsnummer oder eine andere individuelle Identifikationsnummer zu erhalten, die für die Gehaltsabrechnung erforderlich ist. Wenn Sie jemanden einstellen, die/der weder US-Bürger/in noch permanent ansässig ist und tatsächlich keine Arbeit in den USA verrichtet, sind Sie möglicherweise nicht verpflichtet, auf diese Person Beschäftigungssteuern zu zahlen. Sie sollten jedoch deren Informationen auf einem W-8BEN-Formular erfassen, um diese Entscheidung zu dokumentieren. Für Einzelheiten wenden Sie sich bitte an Ihre/n Steuerberater/in – internationale Besteuerung ist sehr einzelfallabhängig und kann kompliziert werden, insbesondere wenn bilaterale Steuerabkommen ins Spiel kommen.
Dieser Leitfaden ist nicht als juristische oder steuerliche Beratung, Empfehlung oder Vermittlung gedacht. Der Leitfaden und seine Nutzung begründen keine Mandatsbeziehung gegenüber Stripe, Orrick oder PwC. Der Leitfaden stellt lediglich die Meinung des Verfassers dar und entspricht nicht notwendigerweise den Auffassungen von Orrick. Orrick übernimmt keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der im Leitfaden enthaltenen Angaben. Zur Klärung spezifischer Fragestellungen wenden Sie sich bitte an eine/n kompetente/n, in Ihrem Land zugelassene/n Rechts- oder Steuerberater/in.