Votre entreprise dispose de plusieurs leviers qui lui permettent de créer davantage de valeur. L’un des plus importants est la capacité à recruter des collaborateurs.
Orrick, cabinet juridique international spécialisé dans la tech, est le partenaire légal de Stripe Atlas. Les experts d’Orrick ont contribué à ce guide, et les utilisateurs d’Atlas peuvent accéder à un guide juridique plus détaillé rédigé par Orrick.
Sous-traitants vs employés
Il existe, dans le droit du travail américain, une distinction entre les employés et les personnes qui travaillent pour le compte d’une entreprise sans en faire partie. Cela inclut les travailleurs indépendants, les consultants et les sous-traitants. Pour éviter les répétitions, nous les appellerons ci-dessous sous-traitants.
Les employés voient leurs activités au travail largement contrôlées par l’entreprise. Les sous-traitants, quant à eux, gèrent leur propre activité et considèrent l’entreprise comme un client de cette activité. Leur relation avec l’entreprise ressemble davantage à celle d’un fournisseur avec son client qu’à celle d’un employé avec son supérieur.
De nombreuses petites entreprises, y compris dans le secteur du Web, préfèrent employer des personnes en tant que sous-traitants, car cela nécessite moins de formalités administratives que pour des employés, les coûts directs sont plus faibles et il est un peu plus simple d’établir ou de mettre fin à une collaboration avec des sous-traitants. Les lois des États-Unis et de certains États fédérés prévoient des protections spécifiques pour les employés, qui ne s’appliquent pas aux sous-traitants.
Déterminer si une personne est un employé ou un sous-traitant
L’IRS définit trois tests pour déterminer le statut d’un travailleur, chacun comprenant plusieurs volets :
Malheureusement pour les entrepreneurs, ces tests n’ont pas de « zones de sécurité » : il n’existe aucun moyen simple d’affirmer avec certitude qu’une personne classée comme sous-traitant sera bel et bien considérée comme telle. Ces tests reposent sur un équilibre : l’autorité compétente mettra en balance les différents facteurs pour parvenir à une décision. Si le fait qu’une personne soit classée comme sous-traitant est important pour vous, vous devez connaître votre position sur chaque point et veiller à ce qu’il soit clairement établi (et documenté) que les tests indiquent systématiquement une relation de sous-traitance.
Il s’agit d’un domaine juridique complexe. Vous devriez en discuter avec votre avocat avant d’embaucher qui que ce soit.
Comment embaucher quelqu’un ?
Une fois votre décision prise d’embaucher un employé à temps plein, vous devriez envisager de rédiger une lettre d’offre d’emploi et un manuel de l’employé. Votre contrat de travail sera généralement court et standardisé pour l’ensemble des employés de votre entreprise. Le manuel de l’employé, quant à lui, sera un peu plus long et détaillera les différentes politiques que votre entreprise a mises en place et que vos employés doivent connaître.
Votre lettre d’offre d’emploi et votre manuel de l’employé seront rédigés par des avocats et ne seront probablement pas très personnalisés au départ selon les spécificités de votre entreprise. Ces documents servent principalement à réduire les risques pour l’entreprise, leur objectif principal est de s’assurer que chaque employé a été dûment informé d’un certain nombre d’éléments pour lesquels, dans votre juridiction, un avis explicite est requis. Cela dépend fortement de votre juridiction, ce qui explique pourquoi il est toujours recommandé de consulter un avocat avant d’embaucher quelqu’un pour la première fois.
Cessions de propriété intellectuelle
Les entreprises produisent de la « propriété intellectuelle » (PI) : droits d’auteur, brevets et inventions, dans le cours normal de leurs activités. La PI peut être aussi simple que « le contenu textuel de votre site Web » ou aussi complexe qu’une application logicielle entièrement fonctionnelle ou qu’un processus métier complet.
Il est absolument essentiel que les entreprises technologiques, en particulier celles qui développent des produits, détiennent tous les droits de propriété intellectuelle produits pour elles par leurs employés et leurs sous-traitants. Dans le cas contraire, un employé ou un sous-traitant pourrait plus tard affirmer que vous portez atteinte à sa propriété intellectuelle en poursuivant votre activité, et vous contraindre à fermer, à retirer sa propriété intellectuelle (à un coût élevé) ou à lui verser une somme exorbitante pour régler le litige.
Il ne s’agit pas d’une menace hypothétique pour les entreprises du secteur Internet. La propriété intellectuelle est probablement au cœur même de l’ensemble de leurs opérations. De nombreuses entreprises Internet suivent des trajectoires où certains événements, comme l’obtention d’un investissement ou la finalisation d’une acquisition, dépendent d’enquêtes d’un devoir de vigilance approfondi portant sur la bonne détention de la propriété intellectuelle. La combinaison de ces facteurs fait que toute personne détenant une propriété intellectuelle non cédée au sein de l’entreprise devient une véritable source de tracas si elle coopère, ou un problème très coûteux si elle ne le fait pas. À noter qu’au fil de la croissance d’une entreprise, il est presque inévitable qu’elle doive un jour se séparer d’un employé ou d’un partenaire dans des conditions loin d’être idéales. Dans ces situations, il est crucial de ne pas laisser des problèmes de propriété intellectuelle devenir une arme contre vous.
Il existe une méthode relativement simple pour protéger votre entreprise contre les problèmes de propriété intellectuelle : collaborez avec un avocat afin d’obtenir des cessions de propriété intellectuelle signées par toutes les personnes travaillant pour votre entreprise, sans exception. Cela inclut tous les fondateurs, tous les employés, ainsi que toute personne travaillant pour l’entreprise sous quelque forme que ce soit, y compris les travailleurs indépendants et les entités prestataires intervenant dans le cadre d’un contrat de travail à façon. Peu importe qu’il s’agisse simplement d’un sous-traitant du service client ou d’un graphiste indépendant engagé pour une journée.
Il est également plus simple de demander à tout le monde de signer un contrat de cession de propriété intellectuelle que d’essayer de suivre qui aurait dû en signer un, surtout lorsque la situation évolue. Le secteur technologique regorge de directeurs techniques (CTO) qui avaient été embauchés comme stagiaires d’été il y a quatre ans et n’ont pas signé de nouveau contrat depuis.
Vos avocats peuvent rédiger une cession de propriété intellectuelle pour vous, que vous intégrerez soit à votre contrat de travail standard et à votre contrat-cadre de sous-traitance (MSA), soit que vous ferez signer séparément, mais en même temps. Votre contrat indiquera probablement par défaut que l’entreprise est propriétaire de tout ce qu’un employé imagine pendant la durée de son emploi chez vous. Les employés peuvent contester cette clause, avec des arguments plus ou moins fondés. Le cas échéant, votre avocat pourra en débattre avec eux. En règle générale, vous devriez conserver le modèle qui vous a été fourni, sauf dans des circonstances exceptionnelles.
La plupart des cabinets d’avocats qui travaillent régulièrement avec des entreprises du secteur Internet disposent d’un modèle de cession de propriété intellectuelle prêt à l’emploi, généralement pour un faible coût. Ces documents sont souvent assez longs, car il s’agit d’un enjeu crucial pour les entreprises du Web, et ces accords sont effectivement mis à l’épreuve dans divers contextes tendus impliquant d’importantes sommes d’argent.
Si un jour un film est réalisé sur votre entreprise, le fait d’avoir une cession de propriété intellectuelle prête dès le premier jour évitera qu’une partie de l’intrigue de ce film ne tourne autour du paiement d’une somme exorbitante à quelqu’un qui n’a jamais réellement travaillé pour vous.
De nombreux entrepreneurs du Web sont surpris de voir à quel point les investisseurs et les avocats insistent sur ce sujet. Pour les entreprises technologiques, la propriété intellectuelle est le cœur de l’activité. De plus, les questions de propriété intellectuelle sont généralement beaucoup plus simples à résoudre en amont (quand la PI n’a peut-être pas encore une grande valeur) qu’en aval (lorsqu’elle s’avère essentielle au succès de l’entreprise). Il est donc crucial d’y prêter attention dès le départ afin d’éviter tout problème par la suite.
Fonds propres pour les employés
Nous aborderons ce sujet plus en détail ultérieurement. En attendant, retenez surtout ceci : la plupart des fondateurs expérimentés évitent d’accorder directement des parts (ou des droits d’acquérir des parts, comme des options d’achat d’actions) aux fondateurs ou aux employés. Ils privilégient plutôt le principe du « vesting », selon lequel le droit à ces parts ou options est acquis progressivement sur une certaine période. La norme à la Silicon Valley est un « vesting sur quatre ans avec une période d’attente d’un an » : l’individu n’a aucun droit sur les parts ou l’exercice des options pendant la première année, acquiert 25 % de l’attribution à la date de son premier anniversaire, puis le reste de manière linéaire sur les 36 mois suivants.
L’acquisition est absolument essentielle. Les équipes fondatrices se séparent souvent. Les employés démissionnent ou sont licenciés, c’est assez fréquent. Vous ne souhaitez probablement pas qu’une part importante de votre entreprise appartienne à quelqu’un qui a travaillé pour vous pendant six semaines… il y a cinq ans. Cela peut compliquer les discussions liées à un investissement ou à la vente de l’entreprise, et cela risque de ne pas aligner les intérêts avec les efforts soutenus dans le temps nécessaires à la création d’entreprises solides.
Gestion de la paie
Votre entreprise sera tenue de calculer et de retenir un montant estimé d’impôts sur le revenu de ses employés. (Aux États-Unis, les employeurs retiennent un montant prévisionnel d’impôts, mais les employés déposent une déclaration fiscale une fois par an pour calculer le montant réellement dû, ils règlent ensuite directement la différence avec le gouvernement.)
Aux États-Unis, la plupart des employeurs versent les salaires toutes les deux semaines, traditionnellement le vendredi. Certains paient deux fois par mois, le 15 et le dernier jour du mois. Il est plus rare de le faire chaque mois (ce qui peut être autorisé ou non selon la juridiction). Certains employeurs le font chaque semaine, ce qui est plus coûteux et demande plus de travail, mais permet aux employés d’être payés plus souvent, ce qu’ils apprécient.
À petite échelle, certains fondateurs essaient de calculer eux-mêmes la paie de l’équipe fondatrice et des premiers employés. La quasi-totalité des startups comptant plus de quelques employés choisira toutefois d’utiliser un service de paie pour gérer le calcul des salaires, la déduction des retenues à la source, la soumission des déclarations trimestrielles de retenue d’impôt et d’autres tâches opérationnelles diverses.
Votre processus de paie n’inclut généralement pas les sous-traitants, qui sont responsables de leurs propres paiements d’impôts et sont rémunérés périodiquement après vous avoir envoyé leur facture (selon les termes de votre contrat), plutôt que selon un calendrier fixe, comme c’est le cas pour la plupart des employés.
Chaque année, votre entreprise devra émettre une « déclaration d’information » à destination de chaque employé ou sous-traitant. Aux États-Unis, la plupart des employés recevront un formulaire W-2, tandis que les sous-traitants recevront un 1099-MISC. Ces formulaires sont généralement déposés en votre nom par votre comptable ou votre service de paie. Lorsqu’une personne est embauchée, vous devez lui demander de remplir un formulaire W-9 afin d’obtenir son numéro de sécurité sociale ou un autre identifiant individuel, nécessaire pour le traitement de la paie. Si vous embauchez une personne qui n’est ni citoyen américain ni résident permanent et qui ne travaille pas effectivement sur le territoire américain, vous n’êtes peut-être pas tenu de payer des taxes sur l’emploi pour cette personne, mais vous devez recueillir ses informations via un W-8BEN afin de documenter cette situation. Pour les détails spécifiques, consultez votre comptable : la taxation internationale dépend fortement des faits et peut rapidement devenir complexe, notamment lorsque des conventions fiscales bilatérales interviennent.
Les informations contenues dans ce guide ne constituent en aucun cas des conseils, recommandations, avis ou médiations d’ordre juridique ou fiscal. Ce guide et l’usage que vous en faites n’ont pas pour objet de créer une relation du type avocat-client entre vous et Stripe, Orrick ou PwC. Ce guide reflète uniquement les opinions de l’auteur, qui ne sont pas nécessairement approuvées ou partagées par Orrick. Orrick ne garantit pas l’exactitude, l’exhaustivité et la pertinence des informations contenues dans ce guide. Stripe vous recommande de consulter un avocat compétent ou un comptable agréé dans votre pays pour obtenir des conseils concernant votre problème spécifique.