Je onderneming heeft verschillende vormen van invloed tot zijn beschikking, waardoor het meer waarde kan creëren. Een van de belangrijkste is de mogelijkheid om mensen aan te nemen.

Onderaannemers versus werknemers

In de Amerikaanse arbeidswetgeving wordt er een verschil gemaakt tussen werknemers en mensen die voor een bedrijf werken, maar er niet in dienst zijn. Dit zijn bijvoorbeeld freelancers, consultants en onderaannemers; om niet steeds hetzelfde te herhalen, noemen we ze hierna aannemers.

Werknemers worden in hun werk aanzienlijk gecontroleerd door het bedrijf. onderaannemers runnen hun eigen onderneming en hebben toevallig de onderneming als klant; hun relatie met het bedrijf lijkt meer op die van een leverancier met zijn klant dan op die van een werknemer met zijn baas.

Veel kleinere ondernemingen, waaronder internetbedrijven, geven er de voorkeur aan om mensen als onderaannemers in dienst te nemen, omdat er minder papierwerk nodig is dan voor werknemers, de directe kosten lager zijn en het iets makkelijker is om een relatie met onderaannemers aan te gaan en te beëindigen. De wetgeving van de Verenigde Staten en de afzonderlijke staten biedt werknemers een aantal beschermingen die niet van toepassing zijn op onderaannemers.

Bepalen of iemand een werknemer of een onderaannemer is

De IRS heeft drie tests om te kijken of iemand een werknemer is, en elke test heeft een paar onderdelen:

• De relatietest
  
• De gedragscontroletest
  
• De financiële controletest
  

Helaas voor ondernemers hebben deze tests geen zogenaamde 'veilige havens': er is geen simpele manier om met zekerheid te zeggen dat iemand die als onderaannemer is geclassificeerd, ook echt als onderaannemer zal worden beschouwd. De tests zijn een evenwichtsoefening: de onderzoeksambtenaar weegt de verschillende factoren tegen elkaar af om tot een beslissing te komen. Als het voor jou belangrijk is dat iemand als onderaannemer wordt aangemerkt, moet je weten wat jouw standpunt is over elke kwestie en moet je proberen om overduidelijk (en gedocumenteerd) aan te tonen dat de tests consequent wijzen op een onderaannemersrelatie.

Dit is een ingewikkeld rechtsgebied. Bespreek het met je advocaat voordat je iemand in dienst neemt.

Hoe neem ik iemand in dienst?

Als je hebt besloten om iemand in vaste dienst te nemen, is het handig om een aanbiedingsbrief voor werknemers en een werknemershandboek te hebben. Je arbeidsovereenkomst is meestal kort en standaard voor alle werknemers in je bedrijf. Je werknemershandboek is wat langer en geeft een overzicht van verschillende beleidsregels die je bedrijf heeft ingesteld en waarvan je verwacht dat werknemers op de hoogte zijn.

Zowel je arbeidsovereenkomst als je werknemershandboek worden opgesteld door advocaten en zijn in eerste instantie waarschijnlijk niet helemaal afgestemd op de specifieke kenmerken van je bedrijf. Dit zijn risicobeperkende maatregelen voor de onderneming; het belangrijkste doel is om duidelijk te maken dat elke werknemer voldoende is geïnformeerd over allerlei zaken waarover je in jouw regio expliciet moet informeren. Dit hangt sterk af van je specifieke regio, wat een van de redenen is waarom je altijd eerst met een advocaat moet overleggen voordat je voor het eerst iemand in dienst neemt.

Overdracht van intellectueel eigendom

Bedrijven maken natuurlijk 'intellectueel eigendom' (IE) – auteursrechten, patenten en uitvindingen. IE kan zo simpel zijn als 'teksten op je website' of zo ingewikkeld als een volledig werkende softwareapplicatie of bedrijfsproces.

Het is enorm belangrijk dat technologiebedrijven, vooral productbedrijven, eigenaar zijn van alle IE die door werknemers en aannemers voor hen wordt geproduceerd. Als dat niet het geval is, kan een werknemer of onderaannemer later beweren dat je inbreuk maakt op hun IE door je bedrijf voort te zetten, en je dwingen om je bedrijf te sluiten, hun IE te verwijderen (tegen hoge kosten) of hen een exorbitant bedrag te betalen om weg te gaan.

Dit is geen hypothetisch risico voor internetbedrijven. Intellectueel eigendom is waarschijnlijk superbelangrijk voor de hele bedrijfsvoering. Veel internetbedrijven hebben trajecten waarbij bepaalde gebeurtenissen, zoals het ontvangen van investeringen of het afronden van een overname, afhankelijk zijn van grondige due diligence naar het juiste eigendom van intellectueel eigendom. Door deze factoren wordt iedereen met niet-toegewezen intellectueel eigendom in een bedrijf een lastig geval als ze willen meewerken, of een heel duur probleem als ze dat niet doen. Houd er rekening mee dat een bedrijf naarmate het groeit, minstens één keer in minder ideale omstandigheden afscheid zal nemen van een werknemer of partner. Je wilt niet dat intellectueel eigendom dan als stok wordt gebruikt om je mee te slaan.

Er is een relatief eenvoudige manier om je bedrijf te beschermen tegen intellectuele eigendomskwesties: werk samen met een advocaat om van iedereen die voor je bedrijf werkt een ondertekende overeenkomst voor intellectuele eigendom te krijgen, zonder uitzondering. Dit geldt voor alle oprichters van het bedrijf, alle werknemers en iedereen die in welke hoedanigheid dan ook voor het bedrijf werkt, inclusief zelfstandige ondernemers en entiteiten die in opdracht voor je werken. Het maakt niet uit of iemand alleen een klantenservice-aannemer is of een freelance webdesigner die voor één dag is ingehuurd.

Het is ook makkelijker om iedereen te vragen een IP-overdrachtsovereenkomst te ondertekenen dan bij te houden wie een overeenkomst had moeten ondertekenen, vooral omdat dat verandert – de tech-industrie zit vol met CTO's die vier jaar geleden als zomerstagiaires zijn aangenomen en sindsdien geen nieuw contract hebben ondertekend.

Je advocaten kunnen een IP-overdrachtsovereenkomst voor je opstellen, die je ofwel in je standaard arbeidsovereenkomst en MSA voor aannemers opneemt, ofwel apart maar tegelijkertijd laat ondertekenen. Je overeenkomst zal waarschijnlijk standaard bepalen dat het bedrijf eigenaar is van alles wat een werknemer tijdens zijn dienstverband bij jou bedenkt. Werknemers kunnen hiertegen protesteren, en hun redenen kunnen al dan niet gegrond zijn; indien nodig kan je advocaat hierover met hen in discussie gaan. Over het algemeen moet je je houden aan het formulier dat je hebt gekregen, behalve in extreme omstandigheden.

De meeste advocatenkantoren die veel zaken doen met internetbedrijven hebben een sjabloon voor IP-overdracht dat tegen een kleine vergoeding kan worden gebruikt. Deze sjablonen zijn vaak vrij lang, omdat dit een zeer belangrijk onderwerp is voor internetbedrijven en deze overeenkomsten wel degelijk worden getest in verschillende stressvolle scenario's waarbij enorme bedragen op het spel staan.

Als er ooit een film over je bedrijf wordt gemaakt, voorkom je met een IP-overeenkomst vanaf dag één dat een subplot van die film bestaat uit het betalen van een belachelijk hoog bedrag aan iemand die nooit echt voor je heeft gewerkt.

Veel internetondernemers zijn verbaasd hoe vasthoudend investeerders en advocaten zijn over dit onderwerp. Voor technologiebedrijven is intellectueel eigendom het bedrijf. Bovendien zijn kwesties rond intellectueel eigendom meestal veel makkelijker op te lossen aan het begin (wanneer het intellectueel eigendom misschien nog niet zo veel waard is) dan aan het einde (wanneer het intellectueel eigendom misschien wel essentieel is gebleken voor het succes van het bedrijf). Daarom is het belangrijk om er vanaf het begin aandacht aan te besteden, zodat je er zeker van bent dat je later geen problemen krijgt.

Aandelen voor werknemers

We gaan hier later nog meer over schrijven. Maar onthoud vooral dit: de meeste slimme oprichters geven geen aandelen (of rechten om aandelen te kopen, zoals aandelenopties) zomaar aan oprichters of werknemers. In plaats daarvan willen ze 'uitoefening', waarbij je het recht op aandelen of opties over een bepaalde tijd verdient. De standaard in Silicon Valley is een uitoefeningsschema van 'vier jaar met een klif van één jaar': de persoon heeft het eerste jaar geen recht op aandelen of opties, krijgt op de eerste verjaardag meteen recht op 25% van de toekenning en krijgt de rechten op de rest gelijkmatig verdeeld over de volgende 36 maanden.

Het uitoefeningsschema is enorm belangrijk. Oprichtende teams gaan vaak uit elkaar. Werknemers nemen vaak ontslag of worden vaak ontslagen. Je wilt misschien niet dat een groot deel van je bedrijf in handen komt van iemand die vijf jaar geleden zes weken voor je heeft gewerkt. Dit kan discussies over het ontvangen van investeringen of het verkopen van de onderneming bemoeilijken en kan ertoe leiden dat prikkels niet aansluiten bij de langdurige inspanningen die nodig zijn om een betekenisvol bedrijf op te bouwen.

Loonadministratie

Je bedrijf moet een geschat bedrag aan belastingen berekenen en inhouden op het loon van alle werknemers van het bedrijf. (In de Verenigde Staten houden werkgevers een geschat bedrag aan belastingen in, maar werknemers dienen eenmaal per jaar een belastingaangifte in om te berekenen hoeveel ze 'werkelijk' verschuldigd zijn. Vervolgens betalen ze het verschil rechtstreeks aan de overheid.)

Veel Amerikaanse werkgevers betalen hun werknemers om de week, meestal op vrijdag. Sommigen betalen twee keer per maand, op de 15e en de laatste dag van de maand. Het is minder gebruikelijk om maandelijks te betalen (wat in jouw regio al dan niet is toegestaan); sommige werkgevers betalen wekelijks, wat duurder is en meer werk met zich meebrengt, maar waardoor werknemers vaker worden betaald, wat zij op prijs stellen.

Bij kleinere bedrijven proberen sommige oprichters zelf de salarisadministratie voor het oprichtende team en de eerste paar werknemers te doen. Bijna alle start-ups met meer dan een handvol werknemers kiezen ervoor om een salarisadministratiedienst te gebruiken voor het berekenen van de salarissen, het inhouden van loonbelasting, het indienen van driemaandelijkse loonbelastingaangiften en andere operationele taken.

Je salarisadministratie heeft meestal niets te maken met onderaannemers, die zelf verantwoordelijk zijn voor hun belastingafdracht en die periodiek worden betaald nadat ze je een factuur hebben gestuurd (volgens de voorwaarden van je contract), in plaats van volgens een zeer voorspelbaar schema zoals bij de meeste werknemers het geval is.

Je onderneming geeft een keer per jaar een 'informatieve aangifte' af aan elke werknemer of onderaannemer van je onderneming. In de Verenigde Staten krijgen de meeste werknemers een W-2 en onderaannemers een 1099-MISC. Deze worden meestal door je accountant of salarisadministratiekantoor voor je ingediend. Wanneer je iemand in dienst neemt, vraag je hem of haar een W-9-formulier in te vullen om zijn of haar socialezekerheidsnummer of ander individueel identificatienummer te verkrijgen, dat nodig is om de salarisadministratie voor hem of haar te kunnen uitvoeren. Als je iemand in dienst neemt die geen Amerikaans staatsburger of permanent ingezetene is en die niet daadwerkelijk in de Verenigde Staten werkt, hoef je mogelijk geen loonbelasting voor hen te betalen, maar moet je hun gegevens op een W-8BEN verzamelen om deze keuze te documenteren. Vraag je accountant om meer informatie. Internationale belastingheffing is zeer specifiek en kan lastig zijn, vooral wanneer er bilaterale belastingverdragen in het spel zijn.