Tu empresa tiene a su disposición diversas herramientas para ello, lo que le permite crear más valor. Una de las más importantes es la capacidad de contratar personas.

Contratistas frente a empleados

En las leyes laborales de EE. UU. hay una distinción entre empleados y personas que trabajan en nombre de una empresa, pero no en ella. Esto incluye a trabajadores autónomos, consultores y contratistas; para abreviar, los llamaremos contratistas.

Los empleados tienen unas actividades a desempeñar en el trabajo sustancialmente controladas por la empresa. Los contratistas operan sus propios negocios y tu empresa es uno de los cliente de su empresa; la relación establecida es más similar a la de un proveedor con su cliente que a la de un empleado con su jefe.

Muchas empresas más pequeñas, incluidas las que operan en Internet, preferirían poder emplear a personas como contratistas, ya que se requiere menos papeleo que con los empleados, el coste directo es más bajo y es muy fácil iniciar y finalizar las relaciones con los contratistas. Las leyes de los Estados Unidos, y cada estado particular, cuentan con algún tipo de protección creada para los empleados que no se aplican a los contratistas.

Determinar si alguien es un empleado o un contratista

La agencia tributaria estadounidense enumera tres pruebas para determinar la situación laboral, cada una de las cuales tiene varias vertientes:

• La prueba de relación
  
• La prueba de control del comportamiento
  
• La prueba de control financiero
  

Lamentablemente, para los emprendedores, estas pruebas no cuentan con ninguna protección legal: no hay una forma sencilla de decir, con certeza, que una persona clasificada como contratista ciertamente será considerada como contratista. Las pruebas son un acto de equilibrio: el responsable encargado de examinarlas sopesará los diferentes factores para llegar a una determinación. Si es importante para ti que alguien sea clasificado como contratista, debes conocer tu posición sobre cada tema y debes tratar de que quede abrumadoramente claro (y documentado) que las pruebas apuntan consistentemente a una relación de contratista.

Esta es una parte complicada del derecho. Debes hablarlo con tu abogado antes de contratar a alguien.

¿Cómo empleo a alguien?

Suponiendo que hayas tomado la decisión de contratar a alguien como empleado titular, querrás plantearte tener una carta de oferta para empleados y un manual para empleados. Por lo general, tu contrato de trabajo será corto y estándar para todos los empleados de tu empresa. Tu manual para empleados será algo más largo y describirá una variedad de políticas que tu empresa ha instituido y que esperas que los empleados conozcan.

Tanto tu carta de oferta de empleo como tu manual para empleados estarán redactados por abogados y probablemente no se adapten a las características específicas de tu empresa al principio. Son herramientas de mitigación de riesgos para la empresa; el objetivo principal es dejar claro que cada empleado ha recibido una notificación adecuada de una variedad de cosas para las que, en tu jurisdicción, debes proporcionar una notificación explícita. Esto depende en gran medida de tu jurisdicción particular, que es una de las razones por las que siempre querrás hablar con un abogado antes de contratar a alguien por primera vez.

Cesiones de propiedad intelectual

En el curso de los negocios, las empresas producen «propiedad intelectual» (derechos de autor, patentes e invenciones). La propiedad intelectual puede ser tan simple como «palabras en tu sitio web» o tan complicada como una aplicación de software o proceso empresarial totalmente funcional.

Es de vital importancia que las empresas tecnológicas, en particular las empresas de productos, sean propietarias de todos los derechos de propiedad intelectual que produzcan ellas, los empleados y contratistas. Si no es así, un empleado o contratista podría reclamar más tarde que estás infringiendo sus derechos de propiedad intelectual al continuar operando tu empresa y obligarte a cerrarla, extirpar su propiedad intelectual (con un gran coste) o pagarle una cantidad exorbitante de dinero para que se vaya.

Este no es un peligro especulativo para las empresas que operan en Internet. Es probable que la propiedad intelectual sea fundamental para todas las operaciones de la empresa. Muchas empresas que operan en Internet tienen trayectorias en las que ciertos eventos, como recibir inversiones o cerrar una adquisición, se someten a investigaciones intensivas de diligencia debida sobre la propiedad intelectual adecuada. La combinación de estos factores hace que cualquier persona con propiedad intelectual no asignada en una empresa sufra un buen dolor de cabeza si está dispuesta a cooperar o un se enfrente a un problema muy caro si no lo está. Ten en cuenta que, a medida que una empresa progresa, tenderá a ver partir a un empleado o socio en circunstancias poco ideales al menos una vez; no querrás que los problemas de propiedad intelectual sean un palo a su disposición con el que golpearte en caso de que esto suceda.

Hay un método relativamente sencillo para aislar a tu empresa de los problemas de propiedad intelectual: trabaja con un asesor para obtener asignaciones de propiedad intelectual firmadas de todos los que trabajan para tu empresa, sin falta. Esto incluye a todos los fundadores de la empresa, todos los empleados y cualquier persona que trabaje para la empresa en cualquier función, incluidos los contratistas independientes y las entidades que realizan trabajos por cuenta propia. No importa si alguien es tan solo un contratista de atención al cliente o un diseñador web independiente contratado por un solo día.

También es más fácil pedirle a todo el mundo que firme un acuerdo de cesión de propiedad intelectual que averiguar quién debería de haberlo firmado, especialmente a medida que esto cambia. El sector tecnológico está plagado de CTO contratados como becarios de verano hace cuatro años y que no han firmado un nuevo contrato desde ese día.

Tus abogados pueden redactar una asignación de propiedad intelectual que incluirás en tu contrato de trabajo estándar y MSA para contratistas o que pedirás que se firme por separado, pero en el mismo momento. Es probable que este contrato vaya a establecer por defecto que la empresa es propietaria de todo lo que un empleado hasta piense durante su período de empleo contigo. Los empleados pueden rechazar esto y su razonamiento puede o no ser sólido; si es necesario, tu abogado puede hablarlo con ellos. Por lo general, debes cumplir con el formulario que se te proporcione, excepto en circunstancias extremas.

La mayoría de los bufetes de abogados que hacen negocios sustanciales con empresas que operan en Internet tendrán una plantilla lista para empezar a cambio de una comisión nominal. A menudo son bastante extensos, ya que este es un problema muy relevante para las empresas que operan en Internet, y estos acuerdos sí se prueban en una variedad de escenarios de alto estrés con enormes cantidades de dinero en juego.

Si tu empresa finalmente lo consigue realizar la película, tener una asignación de propiedad intelectual lista desde el primer día evitará que una subtrama de esa película tenga que pagar una cantidad ridícula de dinero a alguien que nunca trabajó para ti.

Muchos emprendedores de Internet se sorprenden de lo insistentes que son los inversores y abogados con este tema. Para las empresas tecnológicas, la propiedad intelectual es la empresa. Además, los problemas de propiedad intelectual suelen ser mucho más fáciles de abordar en el front end (cuando la propiedad intelectual puede no valer tanto) que en el back end (donde la propiedad intelectual puede haber demostrado ser parte integral del éxito de la empresa), por lo que prestar atención en el front end es clave para garantizar que en un futuro no surja ningún problema.

Emisión de acciones para los empleados

Eventualmente, daremos más información más sobre este tema. Mientras tanto, ten en cuenta lo siguiente por encima de todo: los fundadores más sofisticados evitan dar acciones (o derechos a adquirir acciones, como las opciones sobre acciones) directamente a los fundadores o empleados. En su lugar, insisten en «adquirir derechos», el derecho al capital o a las opciones se gana pasado un período de tiempo. El estándar en Silicon Valley es «adquiere derechos cuatro años con un año de carencia»; el particular no tiene derechos a acciones ni a opciones durante el primer año, tiene derechos al 25 % del premio al instante en la fecha de su primer aniversario y recibe derechos de manera uniforme durante los siguientes 36 meses.

La adquisición de derechos es de importancia vital. Los equipos fundadores se rompen, con frecuencia. Los empleados renuncian o son despedidos, con frecuencia. Es posible que no quieras que una parte material de tu empresa sea propiedad de alguien que trabajó para ti durante seis semanas... hace cinco años. Podría complicar las conversaciones sobre posibles inversiones o la venta de la empresa, y es posible que no alinee los incentivos con el esfuerzo sostenido en el tiempo que lleva a construir empresas significativas.

Nóminas

Tu empresa tendrá que calcular y retener una cantidad anticipada de impuestos de cualquier empleado de la empresa. En los Estados Unidos, los empleadores retienen una cantidad anticipada de impuestos, pero los empleados presentan una declaración de impuestos una vez al año para calcular cuánto se debe «realmente»; después tratan directamente con el gobierno para abonar o cobrar la diferencia.

Muchos empleadores de EE. UU. «pagan las nóminas» en semanas alternas, los viernes por lo general. Algunos pagan dos veces al mes, el día 15 y el último día del mes. Es menos común pagar mensualmente (lo que puede o no estar permitido en tu jurisdicción); algunos empleadores hacen pagos semanales, lo que es más caro y da más trabajo pero también hace que algunos empleados reciban pagos con más frecuencia, algo que disfrutan.

A escala más pequeña, algunos fundadores intentan calcular por sí mismos las nóminas del equipo de fundadores y de sus primeros empleados. Pero prácticamente cualquier startup con más de un puñado de empleados preferirán contratar a un servicio que les ayude a gestionar los cálculos de las nóminas, la deducción de las retenciones a cuenta, la presentación de las declaraciones trimestrales de las retenciones a cuenta y demás tareas operativas.

Por lo general, tu proceso de pago de nóminas no incluye a los contratistas, que son responsables de pagar sus propios impuestos y que reciben pagos periódicos después de emitir sus facturas (según las condiciones de tu contrato), no cobran en función de un calendario predecible como sí lo hacen la mayoría de los empleados.

Una vez al año, tu empresa emitirá una «declaración informativa» para todos los empleados o contratistas de tu empresa. En los Estados Unidos, la mayoría de los empleados recibirán un formulario W-2, y los contratistas recibirán un formulario 1099-MISC. Por lo general, lo presentará tu contable o servicio de nóminas en tu nombre. Cuando contrates a alguien, le pedirás que rellene un formulario W-9 para recibir su número de seguridad social u otro número de identificación particular, necesario para gestionar la nómina. Si contratas a alguien que no sea ciudadano o residente permanente de los EE. UU. y que realmente no trabaje en los Estados Unidos, es posible que no tengas que pagar los impuestos sobre el trabajo, pero debes recoger su información en un formulario W-8BEN para documentar esta decisión. Si necesitas más información sobre este tema, pregúntale a tu contable: la tributación internacional es muy específica y puede resultar complicada, especialmente una vez que entren en juego los acuerdos fiscales bilaterales.