La tua azienda ha a disposizione diverse forme di leve finanziarie che le consentono di creare più valore. Una delle più importanti è la capacità di assumere personale.

Contrattisti e dipendenti

Nelle leggi sul lavoro degli Stati Uniti c'è una distinzione tra dipendenti e persone che lavorano per conto di un'azienda ma non sono impiegate. Queste includono liberi professionisti, consulenti e contrattisti; per evitare ripetizioni, di seguito li chiameremo contrattisti.

Le attività lavorative dei dipendenti sono sostanzialmente controllate dall'azienda. I contrattisti gestiscono la propria attività, di cui l'azienda è un cliente; il loro rapporto con l'azienda è più simile a quello di un fornitore con il proprio cliente che di un dipendente con il proprio responsabile.

Molte piccole imprese, comprese le aziende in Internet, preferirebbero essere in grado di assumere le persone come contrattisti, perché è richiesta meno documentazione rispetto ai dipendenti, il costo diretto è inferiore ed è leggermente più facile aprire e chiudere i rapporti con i contrattisti. Le leggi degli Stati Uniti e dei singoli stati hanno in atto alcune protezioni per i dipendenti che non si applicano ai contrattisti.

Come determinare se qualcuno è un dipendente o un contrattista

L'IRS elenca tre verifiche per determinare lo stato del lavoratore, ognuno dei quali ha diversi aspetti:

• Il test di relazione
  
• Il test comportamentale
  
• Il test di controllo finanziario
  

Sfortunatamente per gli imprenditori, questi test non hanno i cosiddetti "porti sicuri": non c'è un modo semplice per dire, con certezza, che qualcuno classificato come contrattista sarà certamente considerato un contrattista. I test sono un bilanciamento: il funzionario esaminatore valuterà i diversi fattori, contrapponendoli per giungere a una decisione. Se è importante per te che qualcuno sia classificato come contrattista, dovresti conoscere la tua posizione su ogni questione e dovresti cercare di fare in modo che sia estremamente chiaro (e documentato) che i test indicano un rapporto costante con un contrattista.

Si tratta di un'area complicata del diritto. Parlane con il tuo avvocato prima di assumere chiunque.

Modalità per le assunzioni

Supponendo che tu abbia deciso di assumere qualcuno come dipendente a tempo pieno, ti consigliamo di prendere in considerazione l'idea di avere una lettera di offerta per i dipendenti e un manuale per i dipendenti. Il contratto di lavoro sarà generalmente breve e standardizzato per tutti i dipendenti dell'azienda. Il manuale del dipendente sarà invece un po' più lungo e stabilirà una serie di politiche istituite dall'azienda, che ci si aspetta siano note ai dipendenti.

Sia la tua offerta di lavoro, sia il manuale per i dipendenti saranno scritti da avvocati e probabilmente non saranno inizialmente personalizzati secondo le specifiche aziendali. Si tratta di strumenti di mitigazione del rischio per l'azienda; Lo scopo principale è chiarire che ogni dipendente è stato adeguatamente avvisato di una serie di punti per cui devi fornire un preavviso esplicito nella tua giurisdizione. Questo dipende molto dalla particolare giurisdizione, e questo è uno dei motivi per cui dovrai sempre parlare con un avvocato prima di assumere qualcuno per la prima volta.

Cessioni di proprietà intellettuale

Le aziende producono "proprietà intellettuale" (IP) – diritti d'autore, brevetti e invenzioni – e questo è naturale. La proprietà intellettuale può essere semplice come "le parole nel tuo sito web" o complicata come un'applicazione software completamente funzionante o un processo aziendale.

È criticamente importante che le aziende tecnologiche, in particolare le aziende di prodotti, possiedano tutta la proprietà intellettuale prodotta per loro conto da dipendenti e contrattisti. In caso contrario, un dipendente o un contrattista potrebbe in seguito affermare che, continuando nella tua attività, stai violando la sua proprietà intellettuale e costringerti a chiudere, eliminare la sua proprietà intellettuale (a caro prezzo) o pagargli una somma di denaro esorbitante per rinunciarvi.

Per le società in Internet, questa non è una minaccia ipotetica. È probabile che la proprietà intellettuale sia cruciale per l'intera attività dell'azienda. Molte società in Internet hanno percorsi in cui determinati eventi, come l'acquisizione di investimenti o la chiusura di un'acquisizione, sono limitati a intensive indagini di due diligence riguardanti la corretta titolarità della proprietà intellettuale. La combinazione di questi fattori fa in modo che chiunque abbia una proprietà intellettuale non assegnata in azienda rappresenti un peso se è disposto a collaborare o un problema molto costoso se non lo è. Puoi notare che, man mano che l'azienda progredisce, tenderà a separarsi da un dipendente o da un partner in circostanze tutt'altro che ideali e, almeno una volta; non vuoi che i problemi di proprietà intellettuale siano un bastone in grado di colpirti se ciò dovesse accadere.

Esiste un metodo relativamente semplice per proteggere la tua azienda dai problemi di proprietà intellettuale: lavorare con un consulente per ottenere impegni sulla proprietà intellettuale firmati da tutti coloro che lavorano per la tua azienda, senza eccezioni. Questo include tutti i fondatori dell'azienda, tutti i dipendenti e chiunque lavori per l'azienda a qualsiasi titolo, inclusi i contrattisti indipendenti e le entità che svolgono lavori su commissione per tuo conto. Non importa se qualcuno è solo un contrattista dell'assistenza clienti o un web designer freelance impegnato per una giornata.

È ancora più facile chiedere a tutti di firmare un accordo di attribuzione della proprietà intellettuale, anziché tenere traccia di chi avrebbe dovuto firmare un accordo, in particolare quando la situazione cambia: l'industria tecnologica è piena di CTO che sono stati assunti come stagisti estivi quattro anni fa e da quel giorno non hanno più firmato un nuovo contratto.

I tuoi avvocati possono redigere un contratto di attribuzione della proprietà intellettuale per yuo conto, che includerai nel contratto di lavoro standard e nel MSA del contrattista, o che chiederai di firmare separatamente ma nello stesso momento. Probabilmente l'accordo attribuirà automaticamente all'azienda tutto ciò a cui un dipendente ha pensato nel suo periodo di lavoro con te. I dipendenti potrebbero opporsi a questo e il loro ragionamento potrebbe essere più o meno valido. Se necessario, il tuo avvocato può discuterne con loro. In generale, dovresti attenerti al modulo che ti è stato fornito, se non in situazioni estreme.

La maggior parte degli studi legali che intrattengono rapporti commerciali significativi con aziende operanti in Internet dispongono di un modello di assegnazione della proprietà intellettuale pronto all'uso e a un costo simbolico. Si tratta spesso di documenti piuttosto lunghi, poiché si tratta di una questione di grande rilevanza per le aziende operanti in Internet, e questi accordi vengono effettivamente messi alla prova in una serie di scenari altamente stressanti con ingenti somme di denaro in gioco.

Se la tua azienda alla fine riesce a produrre un film, avere assegnata la proprietà intellettuale dal primo giorno impedirà che per una trama secondaria di quel film debba pagare una somma di denaro assurda a qualcuno che in effetti non ha mai lavorato per te.

Molti imprenditori di Internet sono sorpresi di quanto siano insistenti gli investitori e gli avvocati su questo argomento. Per le aziende tecnologiche, la proprietà intellettuale è il business. Inoltre, i problemi di proprietà intellettuale sono solitamente molto più facili da affrontare all'inizio (quando la proprietà potrebbe non valere molto) anziché alla fine (quando la proprietà intellettuale potrebbe essersi rivelata una parte essenziale del successo aziendale), quindi prestare attenzione fin dall'inizio è la chiave per assicurarsi di liberarsi dei problemi su tutta la linea.

Quote di capitale destinate ai dipendenti

In seguito scriveremo di più su questo argomento. Nel frattempo, dovete sapere soprattutto questo: i fondatori più sofisticati evitano di concedere azioni (o diritti di acquisto di azioni, come le stock option) a titolo definitivo, sia ai fondatori, sia ai dipendenti. Invece insistono sulla "maturazione", per cui il diritto al capitale o alle opzioni viene guadagnato in un dato periodo di tempo. Lo standard nella Silicon Valley è "quattro anni di maturazione con uno scalino di un anno"; L'individuo non ha diritto ad azioni o opzioni durante il primo anno, ha immediatamente diritto al 25% del premio alla data del primo anniversario, e avrà diritto al resto, in modo uniforme, nei successivi 36 mesi.

La maturazione è di fondamentale importanza. i team fondatori si sciolgono frequentemente. Spesso i dipendenti si licenziano o vengono licenziati. Potresti non volere che una parte sostanziale della tua azienda sia di proprietà di qualcuno che ha lavorato per te solo sei settimane... cinque anni fa. Potrebbe complicare le discussioni sul ricevimento di investimenti o sulla vendita dell'attività, e potrebbe non allineare gli incentivi con l'impegno sostenuto nel tempo per la costruzione di aziende significative.

Buste paga

La tua azienda è tenuta a calcolare e trattenere da tutti i dipendenti dell'azienda l'importo delle tasse previste. (Negli Stati Uniti, i datori di lavoro trattengono l'importo delle tasse previste, ma i dipendenti presentano una dichiarazione dei redditi una volta all'anno per calcolare effettivamente quanto è "realmente" dovuto, quindi si accordano direttamente con il governo per compensare la differenza).

Molti datori di lavoro statunitensi "pagano gli stipendi" ogni due settimane, tradizionalmente il venerdì. Alcuni pagano due volte al mese, il 15 e l'ultimo giorno del mese. Il pagamento mensile è meno comune (e può essere consentito o meno nella tua giurisdizione). Alcuni datori di lavoro lo eseguono settimanalmente, anche se è più costoso e richiede più lavoro, ma i dipendenti che vengono pagati più spesso, e questo fa a loro molto più piacere.

Quando le dimensioni sono più piccole, alcuni fondatori tentano di calcolare da soli le buste paga del team dei fondatori e dei primi dipendenti. In pratica, tutte le startup con più di qualche dipendente scelgono di utilizzare un servizio di paghe e stipendi per gestire il calcolo delle buste paga, la detrazione delle ritenute d'acconto, la presentazione delle dichiarazioni trimestrali delle ritenute d'acconto e altre svariate attività amministrative.

In genere il processo di gestione delle buste paga non include i contrattisti, che hanno la responsabilità del pagamento delle proprie tasse e che vengono pagati periodicamente dopo la fatturazione (in base ai termini del contratto), anziché in base a un programma prestabilito come la maggior parte dei dipendenti.

La tua azienda emetterà una volta all'anno una "dichiarazione informativa" per ogni dipendente o contrattista della tua attività. Negli Stati Uniti, la maggior parte dei dipendenti riceverà un modulo W-2 e i contrattisti riceveranno un modulo 1099-MISC. Questi saranno generalmente archiviati per tuo conto dal commercialista o dal servizio di paghe. Quando assumi qualcuno, chiederai di compilare un modulo W-9 per ricevere il suo numero di previdenza sociale o un altro numero di identificazione individuale, che sarà necessario per la gestione delle sue paghe. Se assumi qualcuno che non è un cittadino o un residente permanente negli Stati Uniti e che non svolge effettivamente un lavoro negli Stati Uniti, potresti non essere tenuto a pagare le tasse sul suo lavoro, ma dovresti raccogliere le sue informazioni su un modulo W-8BEN per documentare la scelta. Per i dettagli, chiedi al tuo commercialista: la tassazione internazionale è molto specifica nei fatti e può diventare complicata, in particolare se entrano in gioco dei trattati fiscali bilaterali.