O poder de contratar e reter pessoas qualificadas é uma das principais formas de alavancar o valor do seu negócio.
Orrick, escritório jurídico internacional especializado em tecnologia, é o parceiro legal do Stripe Atlas. Profissionais da Orrick contribuíram com sua experiência na elaboração deste guia, e os usuários do Atlas podem acessar uma versão mais completa do material redigida pela própria equipe do escritório.
Contratados versus empregados
A legislação trabalhista dos Estados Unidos distingue empregados das pessoas que prestam serviços a uma empresa sem vínculo direto. Isso inclui freelancers, consultores e contratados — e, por simplicidade, chamaremos todos de prestadores de serviço.
Os empregados têm suas atividades substancialmente controladas pela empresa. Já os contratados independentes conduzem seus próprios negócios e apenas têm a empresa como cliente; sua relação com a firma se assemelha mais à de um fornecedor com seu contratante do que à de um funcionário com seu superior.
Muitas pequenas empresas, inclusive digitais, preferem contratar prestadores de serviço, pois isso reduz a burocracia, diminui custos e facilita o início e o término das parcerias. No entanto, a legislação federal e estadual americana concede proteções específicas aos empregados que não se aplicam aos contratados independentes.
Como diferenciar um empregado de um contratado independente
O órgão fiscal norte-americano (IRS) utiliza três critérios principais para determinar o status de um trabalhador, cada um com diferentes aspectos de análise:
Para os empreendedores, esses testes não oferecem garantias absolutas — não existe uma regra que assegure que alguém classificado como contratado será reconhecido dessa forma pela autoridade fiscal. Cada caso é avaliado individualmente, levando em conta o equilíbrio dos fatores. Caso seja essencial para a empresa manter uma pessoa na condição de contratada, é fundamental reunir e documentar provas que tornem essa relação claramente demonstrável e consistente com os critérios.
Essa é uma área jurídica complexa e deve sempre ser discutida com um advogado antes de qualquer contratação.
Como contratar alguém
Se você decidiu empregar uma pessoa de forma permanente, é importante preparar uma carta de oferta de trabalho e um manual do funcionário. O contrato de trabalho costuma ser curto e padronizado para todos os colaboradores da empresa. Já o manual é mais extenso e descreve as políticas internas e procedimentos que os funcionários devem conhecer.
Tanto a carta de oferta de emprego quanto o manual do funcionário serão elaborados por advogados e, num primeiro momento, podem não refletir tanto as particularidades da sua empresa. Esses documentos funcionam como instrumentos de mitigação de risco, garantindo que todos os funcionários recebam comunicações claras sobre políticas e direitos exigidos pela lei local. Isso é altamente dependente da jurisdição em que sua empresa opera, razão pela qual é fundamental consultar um advogado antes de realizar sua primeira contratação.
Cessão de propriedade intelectual
As empresas criam “propriedade intelectual” (PI), como direitos autorais, patentes e invenções, de forma rotineira. Essa produção pode variar desde simples “textos no seu site” até aplicações de software completas ou processos empresariais complexos.
É fundamentalmente essencial que empresas de tecnologia, sobretudo aquelas que desenvolvem produtos, detenham a titularidade de toda a PI produzida por funcionários e prestadores de serviço. Caso contrário, um desses profissionais pode futuramente alegar que a empresa está utilizando indevidamente sua criação, exigindo que o negócio interrompa as operações, remova a PI (a um custo elevado) ou pague uma quantia excessiva para resolver a disputa.
Essa não é uma ameaça hipotética para empresas de internet. A propriedade intelectual costuma estar no centro de todas as operações da companhia. Em muitos casos, eventos importantes — como a captação de investimento ou a conclusão de uma aquisição — dependem de investigações de due diligence intensiva sobre a titularidade adequada da propriedade intelectual. A combinação desses fatores transforma qualquer pessoa com propriedade intelectual não atribuída em um potencial problema, seja apenas um contratempo caro se cooperar, seja uma dor de cabeça séria se não o fizer. Vale lembrar que, à medida que a empresa evolui, é quase inevitável que se separe de algum colaborador ou parceiro em condições menos ideais; por isso, você não vai querer ter pendências de propriedade intelectual nas mãos de alguém que possa usá-las contra você.
Existe uma forma simples de evitar esse tipo de problema: trabalhe com um advogado e obtenha contratos de cessão de PI assinados por todos que trabalham para a sua empresa, sem exceção. Isso inclui fundadores, empregados e qualquer pessoa que preste serviço em qualquer capacidade, desde contratados independentes até empresas terceirizadas. Não importa se o profissional é apenas um prestador de suporte temporário ou um designer freelancer contratado por um único dia.
Também é muito mais prático pedir que todos assinem um contrato de cessão de PI do que tentar controlar, ao longo do tempo, quem deveria tê-lo assinado. O setor de tecnologia está repleto de diretores técnicos que começaram como estagiários há anos e nunca atualizaram seus contratos.
Os advogados da empresa podem elaborar o contrato de cessão de PI, que pode ser incluído no contrato padrão de trabalho ou de prestação de serviços, ou assinado separadamente, mas no mesmo momento. Em geral, o contrato estabelece que tudo o que o colaborador criar durante o período de vínculo pertence à empresa. Alguns funcionários podem questionar essa cláusula, e o advogado pode negociar o ponto, se necessário. Em condições normais, mantenha o modelo jurídico padrão, exceto em situações excepcionais.
A maioria dos escritórios de advocacia que trabalham com empresas de tecnologia dispõe de um modelo padrão de contrato de cessão de propriedade intelectual, geralmente disponível por uma taxa simbólica. Esses documentos costumam ser extensos, pois esse é um tema de alta relevância para companhias digitais, e esses contratos são de fato testados em situações de grande pressão e com somas significativas envolvidas.
Se um dia a sua empresa virar tema de um filme, ter contratos de cessão de PI assinados desde o início evitará que parte da história envolva pagar somas absurdas a alguém que quase não trabalhou para você.
Muitos empreendedores se surpreendem com o quanto investidores e advogados insistem nesse assunto. Para empresas de tecnologia, a PI é o próprio negócio. Além disso, é muito mais fácil resolver eventuais disputas de propriedade no início (quando o valor é menor) do que mais tarde (quando a PI já é vital para o sucesso da empresa). Tratar disso desde cedo é essencial para evitar problemas futuros.
Participação societária para funcionários
Escreveremos mais sobre esse assunto futuramente. Por ora, o essencial é entender que fundadores experientes raramente distribuem participação societária (ou direitos de compra, como as stock options) de forma imediata, seja a cofundadores ou funcionários. Em vez disso, aplicam o sistema de vesting, no qual o direito à participação é adquirido gradualmente ao longo do tempo. O padrão no Vale do Silício é o vesting de quatro anos com um cliff de um ano; o colaborador não tem qualquer direito durante o primeiro ano, adquire 25% após o primeiro aniversário e o restante é concedido de maneira proporcional ao longo dos 36 meses seguintes.
O vesting é extremamente importante. As equipes fundadoras se desintegram — com frequência. Funcionários pedem demissão ou são dispensados — também com frequência. Não é sensato permitir que uma parcela significativa da empresa permaneça nas mãos de alguém que trabalhou por apenas seis semanas… há cinco anos. Isso pode dificultar futuras rodadas de investimento ou até a venda da empresa, além de desalinha os incentivos necessários para o crescimento sustentável ao longo do tempo.
Folha de pagamento
A sua empresa será obrigada a calcular e reter um valor estimado de impostos sobre os rendimentos de todos os funcionários. (Nos Estados Unidos, por exemplo, o empregador retém antecipadamente uma quantia de impostos, mas o empregado é quem, ao final do ano, entrega a sua declaração de imposto de renda para calcular quanto deve de fato — e acerta diretamente com o governo a diferença entre o valor retido e o devido.)
Grande parte das empresas norte-americanas processa a folha de pagamento a cada duas semanas, tradicionalmente às sextas-feiras. Outras optam por pagar duas vezes por mês, no dia 15 e no último dia do mês. O pagamento mensal é menos comum e, em alguns estados, pode até ser restrito por lei. Também há empregadores que preferem realizar os pagamentos semanalmente — o que aumenta o custo operacional e a carga de trabalho, mas é valorizado pelos funcionários por proporcionar pagamentos mais frequentes.
Em estágios iniciais, alguns fundadores tentam administrar manualmente a folha de pagamento dos primeiros colaboradores. Contudo, quase todas as startups que ultrapassam os primeiros funcionários contratam um serviço de folha de pagamento para gerenciar o cálculo dos salários, as retenções tributárias, o envio das declarações trimestrais e outras tarefas administrativas relacionadas.
O processo de folha de pagamento normalmente não inclui contratados independentes, já que eles são responsáveis por recolher os próprios impostos. Esses profissionais recebem seus pagamentos de acordo com as faturas que emitem, seguindo os prazos definidos em contrato, e não em um cronograma fixo, como ocorre com os empregados.
Todos os anos, sua empresa deverá emitir um “relatório informativo” para cada funcionário ou prestador de serviço. Nos Estados Unidos, os empregados recebem o formulário W-2, e os contratados independentes recebem o 1099-MISC. Normalmente, o contador ou o serviço de folha de pagamento se encarregará de enviar esses documentos. Ao contratar alguém, é necessário solicitar o preenchimento do formulário W-9, que contém o número de previdência social ou outro identificador pessoal exigido para o processamento da folha. Caso a pessoa contratada não seja cidadã nem residente permanente dos EUA e não realize efetivamente o trabalho dentro do território americano, pode não haver obrigatoriedade de recolher impostos trabalhistas sobre ela, mas ainda assim deve-se obter o formulário W-8BEN como comprovação. Para detalhes específicos, consulte sempre seu contador, pois a tributação internacional é altamente contextual e pode se tornar complexa, especialmente quando entram em jogo tratados bilaterais.
Este guia não constitui aconselhamento jurídico nem fiscal, tampouco oferece recomendações, mediação ou orientação profissional de qualquer natureza. Sua leitura e utilização não criam vínculo de cliente com a Stripe, a Orrick ou a PwC. O conteúdo representa exclusivamente as opiniões do autor e não reflete necessariamente a posição da Orrick. A Orrick não garante a precisão, completude ou atualidade das informações aqui apresentadas. Para orientações específicas sobre o seu caso, procure um advogado ou contador devidamente licenciado em sua jurisdição.