Tu empresa dispone de varias formas de apalancamiento que te permiten crear más valor. Una de las más importantes es la capacidad de contratar personal.
Orrick, la firma mundial de abogados especializados en tecnología, es el socio legal de Stripe Atlas. Expertos de Orrick aportaron su experiencia para crear esta guía, y los usuarios de Atlas tienen disponible una versión más detallada elaborada por Orrick.
Contratistas frente a empleados
En la legislación laboral de los EE. UU., existe una distinción entre los empleados y las personas que trabajan en nombre de una empresa, pero que no están empleadas por ella. Esto incluye a los autónomos, consultores y contratistas; para no repetir los términos, a continuación, los llamaremos contratistas.
Los empleados tienen sus actividades en el trabajo sustancialmente controladas por la empresa. Los contratistas explotan sus propias empresas y casualmente tienen a la empresa como cliente de su negocio; su relación con la empresa es más parecida a la de un proveedor con su cliente que a la de un empleado con su jefe.
Muchas empresas pequeñas, incluidas las empresas de Internet, preferirían poder emplear a personas como contratistas porque se requiere menos papeleo que para los empleados, el costo directo es menor y es fraccionalmente más fácil entrar y salir de las relaciones con los contratistas. Las leyes de Estados Unidos y de los estados individuales tienen algunas protecciones creadas para los empleados que no se aplican a los contratistas.
Determinar si alguien es un empleado o un contratista
El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) enumera tres pruebas para determinar el estado del trabajador, cada una de las cuales tiene varias vertientes:
Por desgracia para los empresarios, estas pruebas no tienen los llamados "puertos seguros": no hay una forma sencilla de decir, con certeza, que alguien clasificado como contratista será considerado sin duda un contratista. Las pruebas son un acto de equilibrio: el funcionario examinador sopesará los distintos factores entre sí para llegar a una determinación. Si para ti es importante que alguien sea clasificado como contratista, debes conocer su posición en cada cuestión y debes intentar que quede absolutamente claro (y documentado) que las pruebas apuntan sistemáticamente a una relación de contratista.
Se trata de un área complicada del derecho. Deberías hablarlo con tu abogado antes de contratar a alguien.
¿Cómo empleo a alguien?
Si ya has tomado la decisión de contratar a alguien como empleado de pleno derecho, deberás considerar la posibilidad de tener una carta de oferta de empleo y un manual del empleado. Tu contrato de trabajo deberá ser breve y estandarizado para todos los empleados de tu empresa. Tu manual del empleado deberá ser algo más largo y resumirá una serie de políticas que tu empresa ha instituido y con las que esperas que los empleados estén familiarizados.
Tanto tu carta de oferta de empleo como tu manual del empleado deberán ser redactados por abogados y es probable que, en un principio, no estén tan adaptados a las particularidades de tu empresa. Se trata de dispositivos de mitigación de riesgos para la empresa; el objetivo principal es dejar claro que cada empleado ha sido debidamente avisado de una serie de cosas de las que, en tu jurisdicción, debes dar aviso explícito. Esto depende mucho de tu jurisdicción particular, que es una de las razones por las que siempre debes hablar con un abogado antes de contratar a alguien por primera vez.
Asignaciones de propiedad intelectual
Las empresas producen "propiedad intelectual" (PI), derechos de autor, patentes e invenciones, como algo natural. La PI puede ser tan simple como "palabras en tu sitio web" o tan complicada como una solicitud de software o un proceso empresarial totalmente funcional.
Es muy importante que las empresas tecnológicas, en particular, las de productos, sean propietarias de toda la PI producida para ella por empleados y contratistas. Si no lo haces, un empleado o contratista podría reclamar más adelante que tú estás infringiendo su PI al seguir operando tu empresa y obligarte a cerrar, a ejercer su PI (con un gran costo) o a pagarles una cantidad exorbitante de dinero para que se vayan.
Esto no es una amenaza especulativa para las empresas de Internet. Es probable que la PI sea fundamental para todas las operaciones de la empresa. Muchas empresas de Internet tienen trayectorias en las que ciertos acontecimientos, como recibir inversiones o cerrar una adquisición, están supeditados a investigaciones intensivas de diligencia debida sobre la propiedad adecuada de la PI. La combinación de estos factores convierte a cualquier persona con PI no asignada en una empresa en un dolor de cabeza si está dispuesta a cooperar o en un problema muy costoso si no lo está. Ten cuenta que, a medida que una empresa progresa, tenderá a separarse de un empleado o socio en circunstancias menos que ideales al menos una vez; no querrás que las cuestiones de PI sean un palo disponible para golpearte en caso de que eso ocurra.
Existe un método relativamente sencillo para aislar a tu empresa de los problemas de PI: trabaja con un abogado para obtener asignaciones de PI firmadas de todas las personas que trabajen para tu empresa, sin falta. Esto incluye a todos los fundadores de la empresa, a todos los empleados y a cualquiera que trabaje para la empresa en cualquier puesto, incluidos los contratistas independientes y las entidades que realicen trabajos por encargo para ti. No importa si alguien es solo un contratista de atención al cliente o un diseñador web autónomo que trabajará durante un día.
También es más fácil pedir a todo el mundo que firme un acuerdo de asignación de PI que hacer un seguimiento de quién debería haber firmado un acuerdo, sobre todo, cuando eso cambia: el sector tecnológico está plagado de directores técnicos que fueron contratados como becarios de verano hace cuatro años y no han firmado un nuevo contrato desde ese día.
Tus abogados pueden redactar un borrador de asignación de PI para ti que puedes incluir en tu acuerdo de empleo estándar y en tu MSA de contratista o pedir que se firme por separado, pero al mismo tiempo. Es probable que tu acuerdo establezca por defecto que la empresa sea propietaria de todo aquello en lo que un empleado siquiera piense durante su período de empleo contigo. Los empleados podrían oponerse a esto, y su razonamiento puede ser sólido o no; si es necesario, tu abogado puede debatirlo con ellos. En general, debes atenerse al formulario que te han proporcionado, salvo en circunstancias extremas.
La mayoría de los bufetes de abogados que hacen una cantidad sustancial de negocios con empresas de Internet tendrán una plantilla de asignaciones de PI lista para usar por una comisión nominal. Suelen ser bastante largas, ya que se trata de un asunto de gran importancia para las empresas de Internet y estos acuerdos se ponen a prueba en diversas situaciones de gran tensión con enormes cantidades de dinero en juego.
Si, finalmente, tu empresa consigue que se haga una película sobre ella, tener preparada una asignación de PI desde el primer día evitará que una subtrama de esa película sea tener que pagar una cantidad ridícula de dinero a alguien que, en realidad, nunca trabajó para ti.
Muchos empresarios de Internet se sorprenden de lo insistentes que son los inversores y los abogados sobre este tema. Para las empresas tecnológicas, la PI es el negocio. Además, las cuestiones relacionadas con la propiedad de la PI suelen ser mucho más fáciles de abordar en la fase inicial (cuando la PI puede no valer tanto) que en la fase final (cuando la PI puede haber resultado esencial para el éxito de la empresa), por lo que prestar atención en la fase inicial es clave para asegurarte de no tener problemas más adelante.
Plan de participación accionaria para empleados
En otro momento, escribiremos más sobre este tema. Mientras tanto, debes saber esto por encima de todo: los fundadores más sofisticados evitan dar capital (o derechos a adquirir capital, como las opciones sobre acciones) directamente a los fundadores o a los empleados. En su lugar, insisten en la "adquisición de derechos", en la que el derecho al capital o a las opciones se va ganando a lo largo de un período. El estándar en Silicon Valley es "cuatro años de adquisición de derechos con un año de precipicio"; la persona no tiene derecho a acciones ni a ejercicios de opciones durante el primer año, tiene derecho al 25 % de la adjudicación de forma instantánea en la fecha de su primer aniversario y recibe derechos sobre el resto de manera uniforme durante los 36 meses siguientes.
La adquisición de derechos es muy importante. Los equipos fundadores se rompen con frecuencia. Los empleados renuncian o son despedidos con frecuencia. Puede que no quieras que una parte material de tu empresa sea propiedad de alguien que trabajó para ti durante seis semanas o hace cinco años. Podría complicar las discusiones sobre la recepción de inversiones o la venta de la empresa y podría no alinear los incentivos con el esfuerzo sostenido a lo largo del tiempo con el que se construyen empresas significativas.
Nómina
Tu empresa deberá calcular y retener una cantidad anticipada de impuestos de los empleados de la empresa. (En los Estados Unidos, los empleadores retienen una cantidad anticipada de impuestos, pero los empleados gravan una declaración de impuestos una vez al año para calcular cuánto se debe "realmente"; luego liquidan de forma directa con el gobierno la diferencia).
Muchos empleadores de los EE. UU. "pagan la nómina" cada dos semanas, tradicionalmente los viernes. Algunos pagan dos veces al mes, el día 15 y el último día del mes. Es menos habitual hacerlo de forma mensual (lo que puede o no estar permitido en tu jurisdicción); algunos empleadores lo hacen semanalmente, lo que es más caro y da más trabajo, pero hace que los empleados reciban pagos más a menudo, lo cual les agrada.
A escalas más pequeñas, algunos fundadores intentan calcular las nóminas del equipo fundador y de los primeros empleados por sí mismos. Prácticamente todas las startups con más de un puñado de empleados optarán por utilizar un servicio de nóminas para gestionar el cálculo de las nóminas, la deducción de las retenciones fiscales, la presentación de las declaraciones trimestrales de retenciones fiscales y otras tareas operativas variadas.
Tu proceso de nóminas no suele incluir a los contratistas, que son responsables de sus propios pagos de impuestos y a los que se les paga periódicamente después de que te facturen a ti (según las condiciones de tu contrato) y no según un calendario muy previsible como a la mayoría de los empleados.
Tu empresa debe emitir, una vez al año, una "declaración informativa" a cada empleado o contratista de tu empresa. En Estados Unidos, la mayoría de los empleados reciben un W-2 y los contratistas un 1099-MISC. Por lo general, tu contador o el servicio de nóminas los presentará en tu nombre. Cuando contrates a alguien, te pedirá que rellenes un formulario W-9 para recibir su número de la seguridad social u otro número de identificación particular, que será necesario para gestionar las nóminas para ellos. Si contratas a alguien que no es ciudadano o residente permanente de EE. UU. y que no realiza realmente un trabajo en EE. UU., es posible que no tengas que pagarle impuestos sobre el empleo, pero deberás recopilar su información en un W-8BEN para documentar esta elección. Para más detalles, consulta a tu contador: la tributación internacional depende mucho de los hechos y puede resultar complicada, sobre todo, cuando entran en juego los tratados fiscales bilaterales.
Esta guía no constituye ningún tipo de asesoramiento, recomendación, mediación ni consultoría legal o impositiva, ni pretende serlo en ninguna circunstancia. Ni la lectura de esta guía ni el posterior uso que hagas de ella crean una relación de abogado y cliente con Stripe, Orrick o PwC. Esta guía solo incluye las opiniones del autor y no cuenta con el respaldo de Orrick ni necesariamente refleja sus creencias. Orrick no garantiza de ninguna manera la precisión, la completitud, la adecuación ni la vigencia de la información de la guía. En caso de querer asesoramiento sobre un problema en particular, deberías buscar el consejo de un abogado o contador capacitado y con la licencia para ejercer su profesión en tu jurisdicción.