Votre entreprise dispose de plusieurs leviers lui permettant de créer davantage de valeur. L’un des plus importants est la capacité à embaucher du personnel.

Contractants vs. employés

La législation des États-Unis en matière d’emploi fait une distinction entre les employés et les personnes qui travaillent pour le compte d’une entreprise sans être employées par celle-ci. Cela inclut les travailleurs indépendants, les consultants et les sous-traitants; afin d’éviter les répétitions, nous les appellerons ci-après sous-traitants.

Les activités des employés au travail sont largement contrôlées par l’entreprise. Les sous-traitants gèrent leur propre entreprise et ont simplement l’entreprise comme client; leur relation avec l’entreprise s’apparente davantage à celle d’un fournisseur avec son client qu’à celle d’un employé avec son patron.

De nombreuses petites entreprises, y compris les interentreprises, préféreraient pouvoir employer des personnes en tant que sous-traitants, car les formalités administratives sont moins lourdes que pour les salariés, le coût direct est moins élevé et il est un peu plus facile de nouer des relations avec des sous-traitants et de s’en défaire. La législation des États-Unis et des États particuliers prévoit certaines protections pour les salariés qui ne s’appliquent pas aux sous-traitants.

Déterminer si une personne est un employé ou un sous-traitant

L’IRS énumère trois critères permettant de déterminer le statut d’un travailleur, chacun comportant plusieurs volets :

• Le test relationnel
  
• Le test de contrôle comportemental
  
• Le test de contrôle financier
  

Malheureusement pour les entrepreneurs, ces tests ne comportent pas de « zones de sécurité » : il n’existe aucun moyen simple de déterminer avec certitude qu’une personne classée comme entrepreneur sera effectivement considérée comme telle. Ces critères constituent un exercice d’équilibre : le fonctionnaire chargé de l’examen mettra en balance les différents facteurs pour parvenir à une décision. S’il est important pour vous qu’une personne soit classée comme entrepreneur, vous devez connaître votre position sur chaque question et vous efforcer de démontrer de manière absolument claire (et documentée) que les critères indiquent systématiquement une relation de sous-traitant.

Il s’agit d’un domaine juridique complexe. Vous devriez en discuter avec votre avocat avant d’engager qui que ce soit.

Comment embaucher une personne

Si vous avez décidé d’embaucher quelqu’un en tant que salarié à temps plein, vous devrez envisager de rédiger une lettre d’offre d’emploi et un guide de l’employé. Votre contrat de travail devra généralement être court et standardisé pour tous les employés de votre entreprise. Votre guide de l’employé sera un peu plus long et décrira les différentes politiques mises en place par votre entreprise et auxquelles les employés doivent se conformer.

Votre lettre d’offre d’emploi et votre guide de l’employé seront rédigés par des avocats et ne seront probablement pas adaptés aux spécificités de votre entreprise au départ. Il s’agit de dispositifs de réduction des risques pour l’entreprise; leur objectif principal est de préciser que chaque employé a été dûment informé d’une série d’éléments pour lesquels, dans votre juridiction, vous devez fournir une notification explicite. Cela dépend fortement de votre juridiction particulière, ce qui est l’une des raisons pour lesquelles vous devriez toujours consulter un avocat avant d’embaucher une personne pour la première fois.

Cessions de droits de propriété intellectuelle

Les entreprises produisent naturellement de la « propriété intellectuelle » (PI) : droits d’auteur, brevets et inventions. La PI peut être aussi simple que « les mots figurant sur votre site Web » ou aussi complexe qu’une application logicielle ou un processus d’entreprise pleinement fonctionnel.

Il est extrêmement important que les entreprises technologiques, en particulier les entreprises de produits, détiennent tous les droits de propriété intellectuelle créés pour elles par leurs employés et sous-traitants. Si ce n’est pas le cas, un employé ou un sous-traitant pourrait ultérieurement prétendre que vous enfreignez ses droits de propriété intellectuelle en poursuivant les activités de votre entreprise, et vous contraindre soit à fermer boutique, soit à supprimer ses droits de propriété intellectuelle (à un coût élevé), soit à lui verser une somme d’argent exorbitante pour qu’il s’en aille.

Il s’agit pas d’une menace hypothétique pour les entreprises Internet. La propriété intellectuelle est probablement au cœur de l’ensemble des activités de l’entreprise. De nombreuses entreprises Internet ont connu des trajectoires où certains événements, tels que la réception d’investissements ou la conclusion d’une acquisition, ont été soumis à des vérifications préalables approfondies quant à la propriété intellectuelle appropriée. La combinaison de ces facteurs fait de toute personne détenant une propriété intellectuelle non attribuée dans une entreprise un casse-tête si elle est disposée à coopérer, ou un problème très coûteux si elle ne l’est pas. Notez qu’au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, elle aura tendance à se séparer d’un employé ou d’un partenaire dans des circonstances moins qu’idéales au moins une fois; vous ne voulez pas que les questions de propriété intellectuelle deviennent un bâton dont on pourrait vous frapper si cela se produisait.

Il existe une méthode relativement simple pour protéger votre entreprise contre les problèmes liés à la propriété intellectuelle : collaborez avec un avocat afin d’obtenir des cessions de propriété intellectuelle signées par toutes les personnes qui travaillent pour votre entreprise, sans exception. Cela inclut tous les fondateurs de l’entreprise, tous les employés et toute personne travaillant pour l’entreprise à quelque titre que ce soit, y compris les entrepreneurs indépendants et les entités effectuant des travaux pour votre compte. Peu importe qu’il s’agisse d’un prestataire de services à la clientèle ou d’un concepteur Web indépendant engagé pour une journée.

Il est également plus facile de demander à tout le monde de signer un contrat de cession de propriété intellectuelle que de déterminer qui aurait dû signer un contrat, d’autant plus que cela change souvent : le secteur de la technologie regorge de directeurs de la technologie qui ont été embauchés comme stagiaires d’été il y a quatre ans et qui n’ont pas signé un nouveau contrat depuis ce jour.

Vos avocats peuvent rédiger pour vous un contrat de cession de propriété intellectuelle, que vous inclurez dans votre contrat de travail standard et dans votre contrat de sous-traitance MSA, ou que vous demanderez de signer séparément, mais simultanément. Votre contrat stipulera probablement par défaut que l’entreprise est propriétaire de toutes les créations des employés pendant la durée de leur contrat. Les employés pourraient s’y opposer, et leurs arguments peuvent être fondés ou non; si nécessaire, votre avocat peut en discuter avec eux. En règle générale, vous devriez vous en tenir au formulaire qui vous a été fourni, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

La plupart des cabinets d’avocats qui traitent beaucoup d’affaires avec des entreprises Internet disposent d’un modèle de cession de propriété intellectuelle prêt à l’emploi pour une somme modique. Ces modèles sont souvent assez longs, car il s’agit là d’une problématique très importante pour les entreprises Internet, et ces accords sont effectivement testés dans divers scénarios très stressants où des sommes colossales sont en jeu.

Si votre entreprise finit par faire l’objet d’un film, le fait d’avoir préparé dès le premier jour une cession de propriété intellectuelle vous évitera de voir apparaître dans ce scénario une intrigue secondaire où vous devrez verser une somme d’argent ridicule à quelqu’un qui n’a jamais réellement travaillé pour vous.

De nombreux entrepreneurs Internet sont surpris de voir à quel point les investisseurs et les avocats insistent sur ce sujet. Pour les entreprises du secteur de la technologie, la propriété intellectuelle constitue le cœur même de leur entreprise. De plus, les questions relatives à la propriété intellectuelle sont généralement beaucoup plus faciles à traiter en amont (lorsque la propriété intellectuelle n’a pas encore beaucoup de valeur) qu’en aval (lorsque la propriété intellectuelle s’est avérée essentielle au succès de l’entreprise). Il est donc essentiel d’y prêter attention en amont afin de s’assurer de ne pas rencontrer de problèmes par la suite.

Fonds propres pour les employés

Nous reviendrons plus en détail sur ce sujet ultérieurement. En attendant, retenez avant tout ceci : la plupart des fondateurs avisés évitent d’accorder directement des actions (ou des droits d’acquisition d’actions, comme des options sur titres) aux fondateurs ou aux employés. Ils préfèrent insister sur « l’acquisition des droits », qui consiste à octroyer le droit à des actions ou à des options après une certaine période. La norme dans la Silicon Valley est « quatre ans d’acquisition avec une période d’attente d’un an »; la personne n’a aucun droit sur les actions ou les options pendant la première année. Elle a droit à 25 % de la prime dès la date de son premier anniversaire et reçoit les droits sur le reste de manière égale au cours des 36 mois suivants.

L’acquisition des droits est d’une importance capitale. Les équipes de fondateurs se séparent souvent. Les employés démissionnent ou sont licenciés fréquemment. Vous ne souhaitez peut-être pas qu’une partie importante de votre entreprise soit détenue par quelqu’un qui a travaillé pour vous pendant six semaines… il y a cinq ans. Cela pourrait compliquer les discussions concernant l’obtention d’investissements ou la vente de l’entreprise, et ne pas aligner les incitations avec les efforts soutenus qui, au fil du temps, permettent de bâtir des entreprises prospères.

Paie

Votre entreprise sera tenue de calculer et de retenir un montant prévisionnel d’impôts sur les salaires de tous ses employés. (Aux États-Unis, les employeurs retiennent un montant prévisionnel d’impôts, mais les employés remplissent une déclaration d’impôts une fois par an afin de calculer le montant « réel » dû, et règlent ensuite la différence directement auprès du gouvernement.)

De nombreux employeurs aux États-Unis « versent les salaires » toutes les deux semaines, généralement le vendredi. Certains paient deux fois par mois, le 15 et le dernier jour du mois. Il est moins courant de le faire mensuellement (ce qui peut être autorisé ou non dans votre juridiction); certains employeurs le font de façon hebdomadaire, ce qui est plus coûteux et demande plus de travail, mais permet aux employés d’être payés plus souvent, ce qu’ils apprécient!...

À plus petite échelle, certains fondateurs tentent de calculer eux-mêmes la masse salariale pour l’équipe de fondateurs et les premiers employés. Pratiquement toutes les jeunes entreprises comptant plus d’une poignée d’employés choisissent de faire appel à un service de paie pour gérer le calcul de la masse salariale, le prélèvement des retenues à la source, la déclaration trimestrielle des retenues à la source et diverses autres tâches opérationnelles.

Votre processus de paie n’inclut généralement pas les sous-traitants, qui sont responsables du paiement de leurs propres impôts et qui sont payés périodiquement après vous avoir facturé (selon les termes de votre contrat) plutôt que selon un calendrier très prévisible comme la plupart des employés.

Une fois par an, votre entreprise devra fournir une « déclaration informative » à chaque employé ou sous-traitant de votre entreprise. Aux États-Unis, la plupart des employés recevront un formulaire W-2, et les sous-traitants recevront un formulaire 1099-MISC. Ceux-ci seront généralement remplis par votre comptable ou votre service de paie en votre nom. Lorsque vous embauchez quelqu’un, vous lui demandez de remplir un formulaire W-9 afin d’obtenir son numéro de sécurité sociale ou tout autre numéro d’identification individuel, qui sera nécessaire pour le paiement de son salaire. Si vous embauchez un individu qui n’est pas citoyen américain ou résident permanent et qui n’exerce pas réellement son activité aux États-Unis, vous n’êtes peut-être pas tenu de payer des charges sociales pour lui, mais vous devez recueillir ses informations sur un formulaire W-8BEN afin de documenter ce choix. Pour plus de détails, veuillez consulter votre comptable. La fiscalité internationale est très spécifique et peut s’avérer complexe, en particulier lorsque des conventions fiscales bilatérales entrent en jeu.