Utmaning

Roomex grundades i Dublin 2004 som ett B2C-företag inom reseteknik. År 2018 bytte företaget inriktning för att fokusera på personalboende, och erbjuder en hotellbokningsplattform för företag med en stor mobil personalstyrka såsom kranförare, lastbilschaufförer, byggnadsarbetare och andra som är på resande fot flera dagar i veckan.

Roomex byggde en plattform som erbjöd centraliserad bokning, betalning och avstämning av utgifter för denna sektor, som har andra behov än företag som i första hand bokar chefsresor. Under covid-19-pandemin upplevde Roomex betydande tillväxt, eftersom många av dess användares anställda ansågs vara samhällsviktig personal som fortsatte att resa, och företaget har bara växt sedan dess.

Roomex svarade på den tillväxten genom att modernisera sin betalningsteknik, och bytte till Stripe 2022 för att inkludera fler betalningsmetoder och integrera med sin faktureringsprogramvara. Vid den tidpunkten insåg Roomex att man hade möjlighet att förbättra en annan av sina tjänster: hantering av reseutgifter utöver boende.

Roomex hade från början byggt ett white label-system för utgiftshantering med hjälp av en tredjepartsleverantör, men insåg att man borde ta ett mer snävt fokus på reseutgifter. Nu ville man erbjuda en utfärdandeprodukt som skulle göra det möjligt för användare att förfinansiera ett utgiftskonto och begränsa inköp till vissa kategorier av handlare. Företaget ville också ha förmågan att ställa in anpassade regler för inköp och utfärda virtuella kort. Processen för onboarding och efterlevnad behövde vara smidig, och Roomex hoppades att avsevärt minska andelen inkommande supportfrågor jämfört med sin tidigare produkt.

Charlie Healy, Director of Produt på Roomex, hade hjälpt till att lansera en utfärdandeprodukt på ett tidigare jobb. Den här gången hoppades han slippa hantera projektet internt. ”Jag ville inte behöva gå igenom utfärdandeprocessen från början – man behöver ett dedikerat team med experter för att göra det”, sa han. ”Så vår genväg till marknaden skulle verkligen bli att hitta rätt partner med rätt teknikstack.”

Lösning

Roomex valde Stripe Issuing för att förnya sin lösning för hantering av reseutgifter, baserat på företagets tidigare positiva erfarenhet av att integrera Stripe Payments i sin plattform. ”Istället för att uppfinna hjulet på nytt ville vi utnyttja så mycket av styrkan i Stripes teknikstack och regeluppsättning som vi bara kunde”, sa Healy.

Innan han ens kopplade in sitt ingenjörsteam använde Healy Stripes dokumentation för att börja planera funktionerna han ville ha i Roomex utfärdandeprodukt, RoomexPay. Stripes regeluppsättning skulle låta Roomex-användare ställa in utgiftskontroller för att blockera eller tillåta vissa kategorier av handlare, och sätta utgiftsgränser för ett specifikt belopp eller en specifik tidsperiod. Roomex lät utvalda användare testa funktionsuppsättningen för att bekräfta att produkten uppfyllde deras behov, och satte sedan igång med att utveckla den.

Det slutade med att företaget skapade fem olika regeluppsättningar som dess användare kunde välja mellan, vilket gjorde det möjligt för företag att tillåta vissa typer av utgifter på olika typer av platser. ”Vi använde vår branschkunskap och intelligens för att sätta ihop regler som var vettiga för kunden, och under ytan fanns en sammanslagning av olika kategorikoder för handlare och regler som vi kunde bygga inom Stripe”, sa Healy.

Issuing gav också Roomex möjligheten att erbjuda virtuella kort som kunde laddas i e-plånböcker, vilket gav arbetare omedelbar tillgång till medel, oavsett om de betalade på plats, online eller i appar. Förutom att eliminera riskerna med fysiska kort – som kan förloras, skadas, skimmas eller skannas – gör virtuella kort att användare kan byta regeluppsättningar efter behov, utan att behöva utfärda nya kort.

Issuing hanterade också onboarding och efterlevnad. Stripes regulatoriska status och moderna teknikstack innebär att användare kan utfärda sina första kort på ett överensstämmande sätt inom loppet av några minuter. Och Stripes robusta teknik för utfärdande minimerar den typ av tekniska problem som tidigare hade föranlett ärenden hos kundsupport för Roomex, inklusive problem med påfyllning och utmaningar med acceptansregler.

Roomex samarbetade med Stripes professionella tjänster för att vägleda implementeringen av Issuing och Connect, vilket gjorde att de kunde hålla uppe arbetstakten genom lanseringen. Teamet hjälpte Roomex att navigera genom onboarding för anslutna konton, aktivering av e-plånböcker i EU, riktlinjer för Apple Wallet-etablering och krav på ackrediteringsefterlevnad för Apple Pay.

Resultat

Användningen av kortutfärdande fördubblas efter bytet till Stripe

Att rulla ut en ny utfärdandeprodukt på Stripe, med bättre kontroller och möjligheten att erbjuda virtuella kort, har fördubblat användningen av RoomexPay jämfört med deras tidigare produkt. Varje användare utfärdar också fler kort. ”De har gett digitala kort till fler arbetare än de var bekväma med att ge fysiska kort till, så vi är mer integrerade med var och en av våra kunder”, sa Healy.

Onboarding samma dag för kortutfärdande

Att lägga till RoomexPay är extremt enkelt för Roomex-användare. Healy noterar att en användare såg en produktdemo på morgonen, gick igenom Stripes självstyrda onboarding-process och utfärdade kort klockan 14:00 samma dag.

Över 90 % minskning av supportfrågor

Övergången till Issuing har drastiskt minskat den tid Roomex behöver investera i teknisk produktsupport. ”Om vi har ens en fråga i veckan skulle det vara ovanligt – och när vi har det så gäller det ofta bara ett användarfel”, sa Healy. Som ett resultat kan Roomex-teamet koncentrera sig på att sälja RoomexPay till användare snarare än att svara på supportförfrågningar.

Sex månader snabbare tid till marknaden

Stripes teknik och dokumentation för utfärdande gjorde det möjligt för Roomex att snabbt komma ut på marknaden med sin utfärdandeprodukt. ”Om vi hade varit tvungna att bygga det själva och integrera med en tredje part uppskattar vi att det hade lagt till sex månader till vår tid till marknaden”, sa Healy.