Desafío

Roomex se fundó en Dublín en 2004 como una empresa de tecnología de viajes B2C. En 2018, la empresa cambió su enfoque a los alojamientos destinados al personal, para lo que proporcionó una plataforma de reservas de hoteles a empresas con grandes fuerzas de trabajo móviles, como operadores de grúas, conductores de camiones, trabajadores de la construcción y otras personas que pasan varios días a la semana de viaje.

Roomex creó una plataforma que ofrecía centralización de las reservas, el pago y la conciliación de gastos para este sector, que tiene necesidades diferentes a las de las empresas que reservan principalmente viajes ejecutivos. Durante la pandemia de la COVID-19, Roomex experimentó un crecimiento considerable, ya que muchos de los empleados de sus usuarios se consideraron trabajadores esenciales que continuaron viajando, y la empresa no ha dejado de crecer desde entonces.

Roomex respondió a ese crecimiento modernizando su tecnología de pago, para lo que se cambió a Stripe en 2022 con el fin de incorporar más métodos de pago e integrar su software de facturación. En ese momento, Roomex se dio cuenta de que tenía la oportunidad de mejorar otro de sus servicios: la gestión de gastos de viaje más allá del alojamiento.

Roomex había creado inicialmente un sistema de gestión de gastos de marca blanca utilizando un proveedor externo, pero se dio cuenta de que debía centrarse más en los gastos de viaje. Ahora quería ofrecer un producto de emisión que permitiera a los usuarios depositar fondos por adelantado en una cuenta de gastos y limitar las compras a determinadas categorías de comerciantes. La empresa también quería tener la capacidad de establecer reglas personalizadas para las compras y de emitir tarjetas virtuales. El proceso de onboarding y de cumplimiento de la normativa debía ser fluido, y Roomex esperaba reducir sustancialmente las consultas de soporte en comparación con su producto anterior.

Charlie Healy, director de producto de Roomex, había ayudado a lanzar un producto de emisión en un trabajo anterior. Esta vez, esperaba evitar llevar a cabo el proyecto internamente. «No quería tener que pasar por el proceso de emisión desde cero: se necesita un equipo dedicado de expertos para hacerlo», afirmó. «Por lo tanto, nuestro atajo a fin de llegar al mercado iba a ser realmente encontrar el socio adecuado con la pila de software adecuada».

Solución

Roomex seleccionó Stripe Issuing para renovar su solución de gestión de gastos de viaje debido a la experiencia positiva anterior de la empresa cuando integró Stripe Payments en su plataforma. «En lugar de reinventar la rueda, queríamos aprovechar al máximo la solidez de la pila de software y el conjunto de reglas de Stripe», señaló Healy.

Incluso antes de involucrar a su equipo de ingeniería, Healy utilizó la documentación de Stripe con el propósito de empezar a planificar las funcionalidades que quería tener en el producto de emisión de Roomex, RoomexPay. El conjunto de reglas de Stripe permitiría a los usuarios de Roomex establecer controles de gasto a fin de bloquear o permitir determinadas categorías de comerciantes y establecer límites de gasto para un importe o un período específicos. Roomex presentó ese conjunto de funcionalidades a determinados usuarios con el objetivo de confirmar que el producto satisfaría sus necesidades y luego se puso a trabajar en su desarrollo.

La empresa terminó creando cinco conjuntos de reglas diferentes entre los que sus usuarios podían elegir, lo que permitía a las empresas autorizar ciertos tipos de gastos en diferentes tipos de ubicaciones. «Utilizamos nuestro conocimiento del sector y nuestra inteligencia a fin de armar reglas que tuvieran sentido para el cliente y, luego, a nivel interno, había una amalgama de diferentes códigos de categoría de comerciante y reglas que pudimos crear dentro de Stripe», comentó Healy.

Issuing también le dio a Roomex la capacidad de ofrecer tarjetas virtuales que se podían cargar en carteras digitales, lo que brindaba a los trabajadores acceso instantáneo a los fondos, ya sea que pagaran en persona, en línea o en la aplicación. Además de eliminar los riesgos de las tarjetas físicas (que se pueden perder, dañar, clonar o escanear), las tarjetas virtuales permiten a los usuarios cambiar los conjuntos de reglas según sea necesario, sin necesidad de emitir tarjetas nuevas.

Issuing también gestionó el onboarding y el cumplimiento de la normativa. El estado normativo y la pila de software moderna de Stripe permiten a los usuarios emitir sus primeras tarjetas cumpliendo la normativa en cuestión de minutos. Además, la sólida tecnología de emisión de Stripe minimiza los tipos de problemas técnicos que habían provocado solicitudes de soporte por parte de los clientes de Roomex en el pasado, como los problemas de recarga y las dificultades con las reglas de aceptación.

Roomex se asoció con los servicios profesionales de Stripe para que la guiaran en su implementación de Issuing y Connect, y así proporcionar la experiencia necesaria a fin de mantener el impulso durante el lanzamiento. El equipo ayudó a Roomex a navegar el onboarding de cuentas conectadas, la habilitación de la cartera digital en el EEE y las pautas de aprovisionamiento de Apple Wallet y los requisitos de cumplimiento de la normativa con el objetivo de la acreditación de Apple Pay.

Resultados

La adopción por parte de los usuarios de la emisión de tarjetas se duplica después de cambiarse a Stripe

Lanzar un nuevo producto de emisión en Stripe, con mejores controles y la capacidad de ofrecer tarjetas virtuales, ha duplicado la adopción por parte de los usuarios de RoomexPay en comparación con su producto anterior. Cada usuario también emite más tarjetas. «Han entregado tarjetas digitales a más trabajadores de lo que se sentían cómodos entregando tarjetas físicas, por lo que estamos más integrados con cada uno de nuestros clientes», indicó Healy.

Onboarding en el mismo día para la emisión de tarjetas

Añadir RoomexPay es muy sencillo para los usuarios actuales de Roomex. Healy señala que un usuario vio una demostración del producto por la mañana, completó el proceso de onboarding autoguiado de Stripe y ya estaba emitiendo tarjetas a las 2:00 p. m. del mismo día.

Reducción de más del 90 % en las consultas de soporte

El cambio a Issuing ha reducido drásticamente el tiempo que Roomex necesita invertir en el soporte técnico del producto. «Si tuviéramos aunque sea una sola consulta a la semana, sería inusual, y cuando la tenemos, normalmente es un error del usuario», destacó Healy. Como resultado, el equipo de Roomex puede concentrarse en vender RoomexPay a los usuarios en lugar de responder a las solicitudes de soporte.

Llegada al mercado seis meses más rápida

La tecnología de emisión y la documentación de Stripe permitieron a Roomex llegar rápidamente al mercado con su producto de emisión. «Estimamos que si hubiéramos tenido que crear eso nosotros mismos e integrarlo con un tercero, se habrían agregado seis meses a nuestro tiempo de comercialización», dijo Healy.