Desafío

Roomex se fundó en Dublín en 2004 como una empresa de tecnología de viajes B2C. En 2018, la empresa cambió su enfoque para dedicarse al alojamiento de personal, ofreciendo una plataforma de reservas hoteleras para empresas con una plantilla que viaja con frecuencia, como operadores de grúas, camioneros, trabajadores de la construcción y otros profesionales que pasan varios días a la semana en la carretera.

Roomex creó una plataforma que ofrecía servicios centralizados de reserva, pago y conciliación de gastos para este sector, que tiene necesidades diferentes a las de las empresas que reservan principalmente viajes de ejecutivos. Durante la pandemia de COVID-19, Roomex experimentó un crecimiento sustancial, ya que muchos de los empleados de sus usuarios se consideraban trabajadores esenciales que seguían viajando, y la empresa no ha dejado de crecer desde entonces.

Roomex respondió a ese crecimiento modernizando su tecnología de pagos y en 2022 se pasó a Stripe para incorporar más métodos de pago e integrarse con su software de facturación. En ese momento, Roomex se dio cuenta de que tenía la oportunidad de mejorar otro de sus servicios: la gestión de los gastos de viaje más allá del alojamiento.

Roomex había creado inicialmente un sistema de gestión de gastos de marca blanca utilizando un proveedor externo, pero se dio cuenta de que debía centrarse más específicamente en los gastos de viaje. Ahora, quería ofrecer un producto de emisión que permitiera a los usuarios recargar una cuenta de gastos y limitar las compras a determinadas categorías de comercios. La empresa también quería poder establecer reglas personalizadas para las compras y emitir tarjetas virtuales. El proceso de onboarding y cumplimiento de la normativa tenía que ser fluido, y Roomex quería reducir notablemente las consultas de asistencia técnica en comparación con su producto anterior.

Charlie Healy, director de producto de Roomex, había ayudado a lanzar un producto de emisión en un trabajo anterior. En esta ocasión, esperaba evitar gestionar el proyecto internamente. «No quería volver a empezar desde cero con el proceso de emisión; se necesita un equipo especializado de expertos para hacerlo», señaló. «Así que nuestra forma de reducir el tiempo de comercialización era encontrar al socio adecuado con la tecnología adecuada».

Solución

Roomex eligió Stripe Issuing para renovar su solución de gestión de gastos de viaje, basándose en la experiencia positiva que la empresa había tenido anteriormente al integrar Stripe Payments en su plataforma. «En vez de reinventar la rueda, queríamos aprovechar al máximo las ventajas de la tecnología y el conjunto de reglas de Stripe», comentó Healy.

Antes incluso de involucrar a su equipo de ingeniería, Healy utilizó la documentación de Stripe para empezar a planificar las funciones que quería que tuviera el producto de emisión de Roomex, RoomexPay. El conjunto de reglas de Stripe permitiría a los usuarios de Roomex establecer controles de gasto para bloquear o permitir determinadas categorías de comercios y fijar límites de gasto para una cantidad o un periodo de tiempo específicos. Roomex probó ese conjunto de funciones con usuarios seleccionados para confirmar que el producto satisfaría sus necesidades y, acto seguido, se puso manos a la obra con su desarrollo.

La empresa acabó creando cinco conjuntos de reglas diferentes entre los que sus usuarios podían elegir, lo que permitía a las empresas autorizar determinados tipos de gastos en distintos tipos de establecimientos. «Utilizamos nuestro conocimiento y experiencia en el sector para elaborar reglas adecuadas para el cliente, y detrás de todo ello había una combinación de diferentes códigos de categorías de comercios y reglas que pudimos crear dentro de Stripe», explicó Healy.

Issuing también ofreció a Roomex la posibilidad de ofrecer tarjetas virtuales que se podían cargar en monederos digitales, lo que proporcionaba a los trabajadores acceso instantáneo a los fondos, tanto si pagaban en persona, en línea o a través de una aplicación. Además de eliminar los riesgos de las tarjetas físicas —que pueden perderse, dañarse, ser clonadas o escaneadas—, las tarjetas virtuales permiten a los usuarios cambiar de conjunto de reglas según sea necesario, sin necesidad de volver a emitir nuevas tarjetas.

Issuing también se encargó del onboarding y el cumplimiento de la normativa. La situación regulatoria de Stripe y su moderna tecnología permiten a los usuarios emitir sus primeras tarjetas en cuestión de minutos, cumpliendo con la normativa. Además, la sólida tecnología de emisión de Stripe minimiza el tipo de problemas técnicos que habían motivado las solicitudes de asistencia al cliente de Roomex en el pasado, incluyendo problemas de recarga y dificultades con las reglas de aceptación.

Roomex se asoció con los servicios profesionales de Stripe para que le guiaran en la implementación de Issuing y Connect, aportando su experiencia para mantener el ritmo durante el lanzamiento. El equipo ayudó a Roomex a gestionar la incorporación de cuentas conectadas, la habilitación de monederos digitales en la UE y las directrices de aprovisionamiento de Apple Wallet, así como los requisitos de cumplimiento para la acreditación de Apple Pay.

Resultados

La adopción de la emisión de tarjetas por parte de los usuarios se duplica tras el cambio a Stripe

El lanzamiento de un nuevo producto de emisión en Stripe, con mejores controles y la posibilidad de ofrecer tarjetas virtuales, ha duplicado la adopción de RoomexPay por parte de los usuarios en comparación con su producto anterior. Además, cada usuario está emitiendo más tarjetas. «Han entregado más tarjetas digitales de las que se atrevían a entregar en formato físico, por lo que estamos más integrados con cada uno de nuestros clientes», dijo Healy.

Onboarding en el mismo día para la emisión de tarjetas

Añadir RoomexPay es muy sencillo para los usuarios actuales de Roomex. Healy señala que un usuario vio una demostración del producto por la mañana, siguió el proceso de onboarding autoguiado de Stripe y ya estaba emitiendo tarjetas a las 14:00 de ese mismo día.

Reducción de más del 90 % en las consultas de asistencia técnica

El cambio a Issuing ha reducido drásticamente el tiempo que Roomex tiene que dedicar a la asistencia técnica del producto. «Recibir una sola consulta a la semana ya sería algo inusual, y cuando ocurre, suele tratarse de un error del usuario», explicó Healy. Como resultado, el equipo de Roomex puede centrarse en vender RoomexPay a los usuarios en lugar de responder a solicitudes de asistencia técnica.

Seis meses menos de plazo para la comercialización

La tecnología de emisión y la documentación de Stripe permitieron a Roomex lanzar al mercado su producto de emisión mucho más rápido. «Calculamos que, si hubiéramos tenido que desarrollarlo nosotros mismos e integrarlo con un proveedor externo, el plazo de comercialización se habría alargado seis meses», concluyó Healy.