Uitdaging

Roomex werd in 2004 in Dublin opgericht als een B2C-bedrijf in reistechnologie. In 2018 veranderde het bedrijf van koers en richtte het zich op huisvesting voor mobiele werknemers. Het biedt een platform voor hotelboekingen aan bedrijven met een groot aantal mobiele medewerkers, zoals kraanmachinisten, vrachtwagenchauffeurs, bouwvakkers en anderen die meerdere dagen per week onderweg zijn.

Roomex bouwde een platform dat gecentraliseerde boekingen, betalingen en reconciliatie van onkosten bood voor deze sector, die andere behoeften heeft dan bedrijven die voornamelijk zakenreizen boeken. Tijdens de COVID-19-pandemie maakte Roomex een flinke groei door, omdat veel werknemers van hun gebruikers als essentiële werknemers werden beschouwd die bleven reizen, en het bedrijf is sindsdien alleen maar gegroeid.

Roomex reageerde op de groei door hun betaaltechnologie te moderniseren en in 2022 over te stappen op Stripe om meer betaalmethoden toe te voegen en te integreren met hun facturatiesoftware. Op dat moment besefte Roomex dat het een kans had om nog een van hun diensten te verbeteren: het beheer van reiskosten buiten accommodaties om.

Roomex had aanvankelijk een white-label systeem voor onkostenbeheer gebouwd met behulp van een externe leverancier, maar besefte dat het zich meer specifiek op reiskosten moest richten. Nu wilde het een uitgifteproduct aanbieden waarmee gebruikers een uitgavenrekening vooraf konden financieren en aankopen konden beperken tot bepaalde categorieën van verkopers. Het bedrijf wilde ook de mogelijkheid hebben om regels op maat voor aankopen in te stellen en virtuele betaalkaarten uit te geven. Het onboarding- en complianceproces moest soepel verlopen, en Roomex hoopte het aantal supportvragen aanzienlijk te verminderen in vergelijking met hun vorige product.

Charlie Healy, director of product bij Roomex, had bij een vorige baan geholpen met de lancering van een uitgifteproduct. Deze keer hoopte hij te voorkomen dat het project intern moest worden afgehandeld. “Ik wilde het uitgifteproces niet helemaal vanaf nul doorlopen – daar heb je een toegewijd team van experts voor nodig”, zei hij. “Dus onze snelste weg naar de markt was echt het vinden van de juiste partner met de juiste tech-stack.”

Oplossing

Roomex koos voor Stripe Issuing om hun oplossing voor het beheer van reiskosten te vernieuwen, op basis van de eerdere positieve ervaringen van het bedrijf met de integratie van Stripe Payments in hun platform. “In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden, wilden we zoveel mogelijk gebruikmaken van de kracht van Stripe’s tech stack en regelset,” aldus Healy.

Nog voordat ze hun engineeringteam erbij haalden, gebruikte Healy de documentatie van Stripe om te beginnen met het plannen van de functies die hij wilde hebben in het uitgifteproduct van Roomex, RoomexPay. Met de regelset van Stripe zouden Roomex-gebruikers uitgavecontroles kunnen instellen om bepaalde categorieën van verkopers te blokkeren of toe te staan, en uitgavelimieten kunnen instellen voor een specifiek bedrag of een bepaalde periode. Roomex testte de functies bij een selecte groep gebruikers om te controleren of het product aan hun behoeften zou voldoen, en ging vervolgens aan de slag met de ontwikkeling ervan.

Het bedrijf creëerde uiteindelijk vijf verschillende regelsets waaruit gebruikers konden kiezen, waardoor ondernemingen bepaalde soorten uitgaven op verschillende soorten locaties konden toestaan. “We gebruikten onze branchekennis en -inzichten om regels op te stellen die logisch waren voor de klant, en achter de schermen zat een combinatie van verschillende codes voor handelaarscategorieën en regels die we binnen Stripe konden bouwen,” aldus Healy.

Dankzij Issuing kon Roomex ook virtuele betaalkaarten aanbieden die in digitale wallets konden worden geladen, waardoor werknemers direct toegang hadden tot geld, of ze nu persoonlijk, online of in een app betaalden. Naast het elimineren van de risico’s van fysieke kaarten, die verloren kunnen gaan, beschadigd kunnen raken, geskimd of gescand kunnen worden, stellen virtuele betaalkaarten gebruikers in staat om regelsets naar behoefte te wisselen, zonder dat er nieuwe kaarten hoeven te worden uitgegeven.

Issuing regelde ook de onboarding en compliance. Dankzij de regelgevende status en moderne techstack van Stripe kunnen gebruikers binnen enkele minuten hun eerste kaarten uitgeven, volledig in overeenstemming met de regels. En de robuuste uitgiftetechnologie van Stripe minimaliseert de technische problemen die in het verleden aanleiding gaven tot supportverzoeken bij Roomex, zoals problemen met het opwaarderen en uitdagingen met acceptatieregels.

Roomex werkte samen met het team voor zakelijke dienstverlening van Stripe om de implementatie van Issuing en Connect te begeleiden en expertise te bieden om het momentum tijdens de lancering vast te houden. Het team hielp Roomex bij het opzetten van gekoppelde accounts, het inschakelen van digitale wallets in de EU en de richtlijnen voor Apple Wallet-provisioning en compliance-vereisten voor accreditatie voor Apple Pay.

Resultaten

Gebruikersacceptatie van kaartuitgifte verdubbeld na overstap naar Stripe

Door een nieuw uitgifteproduct op Stripe te lanceren, met betere controles en de mogelijkheid om virtuele betaalkaarten aan te bieden, is het gebruik van RoomexPay verdubbeld ten opzichte van het vorige product. Elke gebruiker geeft ook meer kaarten uit. “Ze hebben digitale kaarten aan meer werknemers gegeven dan ze met fysieke kaarten durfden te doen, dus we zijn nu nog beter geïntegreerd bij al onze klanten,” aldus Healy.

Onboarding voor kaartuitgifte op dezelfde dag

RoomexPay toevoegen is zeer makkelijk voor huidige Roomex-gebruikers. Healy merkt op dat een gebruiker 's ochtends een productdemo zag, het zelfstandige onboardingproces van Stripe doorliep en diezelfde dag om 14.00 uur al kaarten aan het uitgeven was.

Meer dan 90% minder supportvragen

De overstap naar Issuing heeft de tijd die Roomex moet besteden aan technische productondersteuning drastisch verminderd. “Als we ook maar één vraag per week krijgen, is dat al ongebruikelijk, en als dat gebeurt, is het meestal een gebruikersfout,” aldus Healy. Daardoor kan het Roomex-team zich concentreren op het verkopen van RoomexPay aan gebruikers in plaats van het beantwoorden van supportverzoeken.

Zes maanden snellere time-to-market

Dankzij de uitgiftetechnologie en documentatie van Stripe kon Roomex hun uitgifteproduct snel op de markt brengen. “We schatten dat als we dat zelf hadden moeten bouwen en integreren met een derde partij, dat onze time-to-market met zes maanden zou hebben verlengd,” aldus Healy.