Défi

Fondée à Dublin en 2004, Roomex était à l’origine une entreprise technologique spécialisée dans les voyages B2C. En 2018, l’entreprise s’est réorientée vers l’hébergement du personnel, en proposant une plateforme de réservation d’hôtels aux entreprises comptant un grand nombre de travailleurs mobiles (grutiers, chauffeurs routiers, ouvriers du bâtiment, etc.) en déplacement plusieurs jours par semaine.

Roomex a créé une plateforme permettant de centraliser la réservation, le paiement et le rapprochement des dépenses pour ce secteur, dont les besoins diffèrent de ceux des entreprises qui réservent principalement des voyages d’affaires pour les cadres. Pendant la pandémie de la COVID-19, Roomex a connu une croissance importante, car de nombreux employés de ses utilisateurs étaient considérés comme des travailleurs essentiels qui ont continué à voyager. Depuis, la croissance de l’entreprise ne s’est pas démentie.

Roomex a répondu à cette croissance en modernisant sa technologie de paiement : l’entreprise est passée à Stripe en 2022 pour intégrer davantage de moyens de paiement et son logiciel de facturation. À ce moment-là, Roomex a réalisé qu’elle pouvait améliorer un autre de ses services : la gestion des dépenses de voyage, au-delà des seuls frais d’hébergement.

Roomex avait initialement conçu un système de gestion des dépenses en marque blanche avec l’aide d’un fournisseur tiers, mais elle a réalisé qu’elle devait se concentrer plus spécifiquement sur les frais de déplacement. L’entreprise souhaitait alors proposer un produit d’émission permettant aux utilisateurs de préfinancer un compte de dépenses et de limiter les achats à certaines catégories de marchands. Elle voulait également pouvoir définir des règles personnalisées pour les achats et émettre des cartes bancaires virtuelles. Le processus d’onboarding et de conformité devait être fluide, et Roomex espérait réduire considérablement les requêtes au service de support par rapport à son produit précédent.

Charlie Healy, directeur produit de Roomex, avait contribué au lancement d’un produit d’émission dans le cadre d’un emploi précédent. Cette fois-ci, il espérait ne pas avoir à prendre en charge le projet en interne. « Je ne voulais pas avoir à reprendre le processus d’émission à partir de zéro, il faut une équipe d’experts dédiée pour cela », explique-t-il. « Pour accélérer notre mise sur le marché, nous devions trouver le bon partenaire disposant de la suite d’outils adaptée. »

Solution

Roomex a sélectionné Stripe Issuing pour moderniser sa solution de gestion des frais de déplacement, suite à l’expérience positive de l’entreprise lors de l’intégration de Stripe Payments à sa plateforme. « Plutôt que de réinventer la roue, nous voulions exploiter au maximum la puissance de la suite d’outils et de l’ensemble de règles de Stripe », précise Charlie Healy.

Avant même de solliciter son équipe d’ingénieurs, Charlie Healy s’est appuyé sur la documentation de Stripe pour commencer à planifier les fonctionnalités qu’il souhaitait intégrer au produit d’émission de Roomex, RoomexPay. L’ensemble de règles de Stripe allait permettre aux utilisateurs de Roomex de définir des contrôles de dépenses pour bloquer ou autoriser certaines catégories de marchands et de fixer des limites de dépenses pour un montant ou une période spécifique. Roomex a soumis cet ensemble de fonctionnalités à un groupe restreint d’utilisateurs afin de vérifier que le produit répondrait à leurs besoins, puis a lancé son développement.

L’entreprise a finalement créé cinq ensembles de règles différents parmi lesquels ses utilisateurs pouvaient choisir, ce qui a permis aux entreprises d’autoriser certains types de dépenses dans différents types de lieux. « Nous avons mis à profit notre connaissance du secteur pour élaborer des règles pertinentes pour le client. En arrière-plan, il s’agissait d’une combinaison de différents codes de catégories de marchands et de règles que nous avons pu configurer dans Stripe », ajoute Charlie Healy.

Stripe Issuing a également permis à Roomex de proposer des cartes bancaires virtuelles pouvant être chargées dans des wallets, offrant ainsi aux travailleurs un accès instantané aux fonds, qu’ils paient en personne, en ligne ou dans l’application. Outre le fait d’éliminer les risques liés aux cartes bancaires physiques, qui peuvent être perdues, endommagées ou clonées, les cartes bancaires virtuelles permettent aux utilisateurs de changer d’ensemble de règles selon leurs besoins, sans avoir à émettre de nouvelles cartes bancaires.

Stripe Issuing a également pris en charge l’onboarding et la conformité. Le statut réglementaire et la suite d’outils moderne de Stripe signifient que les utilisateurs peuvent émettre leurs premières cartes bancaires en quelques minutes, en toute conformité. La fiabilité de la technologie d’émission de Stripe réduit au minimum les problèmes techniques qui généraient auparavant des requêtes au service de support client de Roomex, notamment les défis liés au rechargement des cartes et aux règles d’acceptation des paiements.

Roomex s’est associée aux services B2B de Stripe pour accompagner la mise en œuvre de Stripe Issuing et Connect, en s’appuyant sur leur expertise pour maintenir la dynamique du projet jusqu’à son lancement. L’équipe a aidé Roomex à gérer l’onboarding des comptes connectés, l’activation du wallet dans l’UE, ainsi que les directives de configuration d’Apple Wallet et les exigences de conformité pour l’accréditation Apple Pay.

Résultats

L’adoption du card issuing par les utilisateurs double après le passage à Stripe

Le déploiement d’un nouveau produit d’émission sur Stripe, doté de meilleurs contrôles et de la possibilité de proposer des cartes bancaires virtuelles, a doublé le taux d’adoption de RoomexPay par les utilisateurs par rapport à son produit précédent. Chaque utilisateur émet également davantage de cartes bancaires. « Les entreprises ont fourni des cartes bancaires numériques à un plus grand nombre de travailleurs qu’elles ne l’auraient fait avec des cartes bancaires physiques. Nous sommes donc davantage intégrés auprès de chacun de nos clients », explique Charlie Healy.

Onboarding le jour même pour le card issuing

L’ajout de RoomexPay est extrêmement simple pour les utilisateurs actuels de Roomex. Charlie Healy souligne qu’un utilisateur a assisté à une démonstration du produit le matin, a complété le processus d’onboarding autonome de Stripe, et était en mesure d’émettre des cartes bancaires dès 14 h le jour même.

Réduction de plus de 90 % des requêtes au service de support

Le passage à Stripe Issuing a permis à Roomex de réduire considérablement le temps consacré au service de support technique du produit. « Si nous enregistrons ne serait-ce qu’une seule requête par semaine, cela est déjà inhabituel, et lorsque cela arrive, il s’agit généralement d’une erreur de l’utilisateur », explique Charlie Healy. L’équipe de Roomex peut ainsi se concentrer sur la vente de RoomexPay aux utilisateurs plutôt que de répondre aux requêtes envoyées au service de support.

Une mise sur le marché réduite de six mois

La technologie d’émission et la documentation de Stripe ont permis à Roomex de commercialiser rapidement son produit d’émission. « Nous estimons que si nous avions dû le créer nous-mêmes et l’intégrer à un tiers, notre mise sur le marché aurait pris six mois de plus », déclare Charlie Healy.