Die Herausforderung

Roomex wurde 2004 in Dublin als B2C-Unternehmen für Reisetechnologie gegründet. Im Jahr 2018 verlagerte das Unternehmen seinen Schwerpunkt auf Unterkünfte für Belegschaften und bietet eine Hotelbuchungsplattform für Unternehmen mit großen mobilen Belegschaften an, wie beispielsweise Kranführer/innen, Lkw-Fahrer/innen, Bauarbeiter/innen und andere Beschäftigte, die mehrere Tage pro Woche unterwegs sind.

Roomex hat eine Plattform entwickelt, die zentrale Buchungen, Zahlungen und den Abgleich von Ausgaben für diesen Sektor anbietet, der mit anderen Anforderungen verbunden ist als Unternehmen, die hauptsächlich Geschäftsreisen für Führungskräfte buchen. Während der COVID-19-Pandemie verzeichnete Roomex ein erhebliches Wachstum, da viele Mitarbeiter/innen seiner Nutzer/innen als systemrelevant galten und weiterhin reisten. Seitdem ist das Unternehmen weiter gewachsen.

Roomex reagierte auf dieses Wachstum mit der Modernisierung seiner Zahlungstechnologie und wechselte 2022 zu Stripe, um mehr Zahlungsmethoden aufzunehmen und diese in seine Rechnungssoftware zu integrieren. Zu diesem Zeitpunkt erkannte Roomex, dass sich die Möglichkeit ergab, einen weiteren seiner Dienste zu verbessern: die über Unterkünfte hinausgehende Verwaltung von Reisekosten.

Roomex hatte ursprünglich ein White-Label-Spesenmanagementsystem mit einem Drittanbieter entwickelt, erkannte jedoch, dass es sich stärker auf Reisekosten konzentrieren sollte. Nun wollte das Unternehmen ein Issuing-Produkt anbieten, das es Nutzerinnen und Nutzern ermöglichen würde, ein Ausgabenkonto im Voraus aufzuladen und Käufe auf bestimmte Händlerkategorien zu beschränken. Das Unternehmen wünschte sich außerdem die Möglichkeit, benutzerdefinierte Regeln für Käufe festzulegen und virtuelle Karten auszustellen. Der Onboarding- und Compliance-Prozess musste reibungslos verlaufen und Roomex hoffte, Support-Anfragen im Vergleich zu seinem vorherigen Produkt erheblich reduzieren zu können.

Charlie Healy, Director of Product bei Roomex, war bereits in einer früheren Position an der Einführung eines Issuing-Produkts beteiligt. Diesmal hoffte er, das Projekt nicht intern durchführen zu müssen. „Ich wollte den Issuing-Prozess nicht von Grund auf neu durchgehen müssen. Dafür ist ein eigenes Team von Fachleuten erforderlich“, sagt er. „Unser Weg zu einer kürzeren Markteinführungszeit bestand also wirklich darin, den richtigen Partner mit dem richtigen Tech-Stack zu finden.“

Die Lösung

Roomex entschied sich nach den früheren positiven Erfahrungen des Unternehmens bei der Integration von Stripe Payments in seine Plattform für Stripe Issuing, um seine Lösung für die Verwaltung von Reisekosten zu überarbeiten. „Anstatt das Rad neu zu erfinden, wollten wir so viel wie möglich von der Stärke des Tech-Stacks und des Regelwerks von Stripe nutzen“, so Healy.

Noch bevor er sein Entwicklungsteam einschaltete, nutzte Healy die Dokumentation von Stripe, um mit der Planung der Funktionen zu beginnen, die er sich für das Issuing-Produkt von Roomex, RoomexPay, vorstellte. Das Regelwerk von Stripe konnte es den Nutzerinnen und Nutzern von Roomex ermöglichen, Ausgabenkontrollen festzulegen, um bestimmte Händlerkategorien zu blockieren oder zuzulassen, und Ausgabenbegrenzungen in Form eines bestimmten Betrags oder Zeitraums einzurichten. Roomex ließ diese Funktionen von ausgewählten Nutzerinnen und Nutzern testen, um sicherzustellen, dass das Produkt ihren Anforderungen entsprechen würde, und machte sich dann an die Entwicklung.

Das Unternehmen erstellte schließlich fünf verschiedene Regelwerke, aus denen seine Nutzer/innen wählen konnten, und ermöglichte es Unternehmen, bestimmte Arten von Ausgaben an verschiedenen Standorten zuzulassen. „Wir haben unsere Branchenkenntnisse und unser Wissen genutzt, um Regeln zusammenzustellen, die für die Kundinnen und Kunden sinnvoll sind. Im Hintergrund gab es eine Zusammenführung verschiedener Codes für Händlerkategorien und Regeln, die wir in Stripe erstellen konnten“, sagt Healy.

Issuing gab Roomex außerdem die Möglichkeit, virtuelle Karten anzubieten, die in Digital Wallets geladen werden können, wodurch Mitarbeiter/innen sofortigen Zugriff auf Geldmittel erhalten, unabhängig davon, ob sie vor Ort, online oder in der App bezahlen. Neben der Eliminierung der Risiken physischer Karten – die verloren gehen, beschädigt, gescannt oder ausgelesen werden können – können die Nutzer/innen virtueller Karten Regelwerke bei Bedarf wechseln, ohne dass neue Karten ausgestellt werden müssen.

Issuing übernahm auch das Onboarding und die Compliance. Dank des regulatorischen Status und des modernen Tech-Stacks von Stripe können Nutzer/innen ihre ersten Karten bereits innerhalb weniger Minuten allen Vorschriften entsprechend ausstellen. Zudem minimiert die robuste Issuing-Technologie von Stripe die Art von technischen Problemen, die in der Vergangenheit Kundensupport-Anfragen bei Roomex ausgelöst hatten, einschließlich Problemen beim Aufladen und Herausforderungen in Verbindung mit Annahmeregeln.

Roomex hat eine Partnerschaft mit den Fachdienstleistungen von Stripe abgeschlossen, um die Implementierung von Issuing und Connect zu begleiten und Fachwissen bereitzustellen, damit die Dynamik bis zur Markteinführung beibehalten wird. Das Team half Roomex bei der Umsetzung des Onboardings von verbundenen Konten, der Aktivierung von Digital Wallets in der EU sowie bei den Bereitstellungsrichtlinien für Apple Wallet und den Compliance-Anforderungen für die Akkreditierung für Apple Pay.

Die Ergebnisse

Die Nutzerakzeptanz der Kartenausstellung verdoppelt sich nach dem Wechsel zu Stripe

Die Einführung eines neuen Issuing-Produkts über Stripe mit besseren Kontrollen und der Möglichkeit, virtuelle Karten anzubieten, hat die Nutzerakzeptanz von RoomexPay im Vergleich zum vorherigen Produkt verdoppelt. Außerdem stellen die einzelnen Nutzer/innen mehr Karten aus. „Sie hätten vermutlich nicht gerne so vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern physische Karten ausgestellt, wie sie aktuell digitale Karten ausstellen. Das führt dazu, dass wir bei unseren Kundinnen und Kunden tiefer integriert sind“, sagt Healy.

Onboarding für die Kartenausstellung an dem gleichen Tag

Das Hinzufügen von RoomexPay ist für aktuelle Nutzer/innen von Roomex extrem einfach. Healy merkt an, dass ein/e Nutzer/in am Morgen eine Produktdemo sah, den selbstgeführten Onboarding-Prozess von Stripe durchlief und bereits an demselben Tag vor 14:00 Uhr Karten ausstellte.

Über 90 % weniger Support-Anfragen

Der Wechsel zu Issuing hat die Zeit, die Roomex in den technischen Produktsupport investieren muss, drastisch reduziert. „Selbst eine Anfrage pro Woche ist schon ungewöhnlich – und wenn, dann handelt es sich meistens um einen Nutzerfehler“, sagt Healy. Somit kann sich das Team von Roomex auf den Vertrieb von RoomexPay an Nutzer/innen konzentrieren, anstatt Support-Anfragen beantworten zu müssen.

Sechs Monate schnellere Markteinführung

Die Issuing-Technologie und die Dokumentation von Stripe ermöglichten es Roomex, mit seinem Issuing-Produkt schnell auf den Markt zu kommen. „Wir schätzen, dass sich unsere Markteinführungszeit um sechs Monate verlängert hätte, wenn wir dies selbst hätten entwickeln und mit einem Drittanbieter integrieren müssen“, sagt Healy.