Défi

Roomex a été fondée à Dublin en 2004 en tant qu’entreprise de technologies de voyage interentreprises (B2C). En 2018, l’entreprise a pivoté pour se concentrer sur l’hébergement de la main-d’œuvre, offrant une plateforme de réservation d’hôtel pour les entreprises ayant d’importants effectifs mobiles comme les grutiers, les chauffeurs de camion, les travailleurs de la construction et d’autres personnes qui sont sur la route plusieurs jours par semaine.

Roomex a conçu une plateforme qui offre des services centralisés de réservation, de paiement et de rapprochement des dépenses pour ce secteur, qui a des besoins différents de ceux des entreprises qui réservent principalement des voyages pour des cadres. Pendant la pandémie de COVID-19, Roomex a connu une croissance substantielle, car bon nombre des employés de ses utilisateurs ont été considérés comme des travailleurs essentiels qui ont continué de voyager, et l’entreprise n’a fait que croître depuis.

Roomex a réagi à cette croissance en modernisant sa technologie de paiement, en passant à Stripe en 2022 pour intégrer davantage de modes de paiement et s’intégrer à son logiciel de facturation. À ce moment-là, Roomex a réalisé qu’elle avait l’occasion d’améliorer un autre de ses services : la gestion des dépenses de voyage au-delà de l’hébergement.

Roomex avait initialement conçu un système de gestion des dépenses en marque blanche à l’aide d’un fournisseur tiers, mais a réalisé qu’elle devrait se concentrer plus étroitement sur les dépenses de voyage. Maintenant, elle souhaitait offrir un produit d’émission qui permettrait aux utilisateurs de préfinancer un compte de dépenses et de limiter les achats à certaines catégories de marchands. L’entreprise souhaitait également avoir la capacité de définir des règles personnalisées pour les achats et d’émettre des cartes virtuelles. Le processus d’inscription des utilisateurs et de conformité devait se dérouler en douceur, et Roomex espérait réduire considérablement les requêtes auprès du service d’assistance par rapport à son produit précédent.

Charlie Healy, directeur de produit chez Roomex, avait aidé à lancer un produit d’émission dans le cadre d’un emploi précédent. Cette fois-ci, il espérait éviter de gérer le projet à l’interne. « Je ne voulais pas avoir à passer par le processus d’émission en partant de zéro, vous avez besoin d’une équipe spécialisée de personnes expertes pour le faire », a-t-il déclaré. « Donc, notre raccourci pour le délai de commercialisation allait vraiment être de trouver le bon partenaire avec la bonne suite d’outils technologique. »

Solution

Roomex a sélectionné Stripe Issuing dans le but de moderniser sa solution de gestion des dépenses de voyage en s’appuyant sur l’expérience positive antérieure de l’entreprise lors de l’intégration de Stripe Payments à sa plateforme. « Plutôt que de réinventer la roue, nous voulions tirer parti autant que possible de la force de la suite d’outils technologique et de l’ensemble de règles de Stripe », a déclaré Healy.

Avant même d’engager son équipe d’ingénieurs, Healy a utilisé la documentation de Stripe pour commencer à planifier les fonctions qu’il souhaitait avoir dans le produit d’émission de Roomex, RoomexPay. L’ensemble de règles de Stripe permettrait aux utilisateurs de Roomex de définir des contrôles de dépenses pour bloquer ou autoriser certaines catégories de marchands et de définir des limites de dépenses pour un montant ou une période précis. Roomex a soumis cet ensemble de fonctions à des utilisateurs sélectionnés pour confirmer que le produit répondrait à leurs besoins, puis s’est mise au travail pour le concevoir.

L’entreprise a fini par créer cinq ensembles de règles différents parmi lesquels ses utilisateurs pouvaient choisir, ce qui a permis aux entreprises d’autoriser certains types de dépenses à différents types d’emplacements. « Nous avons utilisé nos connaissances et notre intelligence du secteur pour élaborer des règles qui avaient du sens pour le client, puis, sous le capot, il y avait un amalgame de différents codes de catégorie de marchand et de règles que nous avons pu concevoir dans Stripe », a déclaré Healy.

Issuing a également donné à Roomex la capacité d’offrir des cartes virtuelles qui pouvaient être chargées dans des portefeuilles numériques, offrant aux travailleurs un accès instantané aux fonds, qu’ils paient en personne, en ligne ou dans l’application. En plus d’éliminer les risques liés aux cartes physiques qui peuvent être perdues, endommagées, copiées ou numérisées, les cartes virtuelles permettent aux utilisateurs de changer d’ensemble de règles le cas échéant, sans avoir besoin de réémettre de nouvelles cartes.

Issuing a également pris en charge l’inscription des utilisateurs et la conformité. Le statut réglementaire et la suite d’outils technologique moderne de Stripe signifient que les utilisateurs peuvent émettre leurs premières cartes en toute conformité en quelques minutes. De plus, la robuste technologie d’émission de Stripe réduit au minimum les types de problèmes techniques qui avaient suscité des demandes d’assistance à la clientèle pour Roomex dans le passé, y compris des problèmes de recharge et des défis liés aux règles d’acceptation.

Roomex s’est associée aux services aux entreprises de Stripe pour la guider dans la mise en œuvre de Issuing et de Connect, en fournissant une expertise pour maintenir l’élan jusqu’au lancement. L’équipe a aidé Roomex à naviguer dans l’inscription des utilisateurs des comptes connectés, l’activation du portefeuille numérique dans l’UE, ainsi que les lignes directrices de provisionnement et les exigences de conformité d’Apple Wallet pour l’accréditation à Apple Pay.

Résultats

L’adoption de l’émission de cartes par les utilisateurs double après le passage à Stripe

Le déploiement d’un nouveau produit d’émission sur Stripe, doté de meilleurs contrôles et de la capacité d’offrir des cartes virtuelles, a doublé l’adoption de RoomexPay par les utilisateurs par rapport à son produit précédent. Chaque utilisateur émet également plus de cartes. « Ils ont donné des cartes numériques à un plus grand nombre de travailleurs qu’ils n’étaient à l’aise de donner des cartes physiques, de sorte que nous sommes plus intégrés à chacun de nos clients », a déclaré Healy.

Inscription des utilisateurs le jour même pour l’émission de cartes

L’ajout de RoomexPay est extrêmement facile pour les utilisateurs actuels de Roomex. Healy souligne qu’un utilisateur a assisté à une démonstration du produit le matin, a suivi le processus d’inscription des utilisateurs autoguidé de Stripe et émettait des cartes à 14 h le jour même.

Réduction de plus de 90 % des requêtes au service d’assistance

Le passage à Issuing a considérablement réduit le temps que Roomex doit investir dans l’assistance technique du produit. « Si nous avons ne serait-ce qu’une requête par semaine, ce serait inhabituel et lorsque c’est le cas, il s’agit normalement d’une erreur de l’utilisateur », a déclaré Healy. Par conséquent, l’équipe de Roomex peut se concentrer sur la vente de RoomexPay aux utilisateurs plutôt que de répondre aux demandes d’assistance.

Délai de commercialisation accéléré de six mois

La technologie d’émission et la documentation de Stripe ont permis à Roomex de commercialiser rapidement son produit d’émission. « Nous estimons que, si nous avions dû le concevoir nous-mêmes et l’intégrer à un tiers, cela aurait ajouté six mois à notre délai de commercialisation », a déclaré Healy.