Desafio

A Roomex foi fundada em Dublin em 2004 como uma empresa de tecnologia de viagens B2C. Em 2018, a empresa passou a focar em acomodações para equipes de trabalho, oferecendo uma plataforma de reservas de hotéis para empresas com grandes equipes móveis, como operadores de guindaste, caminhoneiros, trabalhadores da construção civil e outros profissionais que passam vários dias por semana na estrada.

A Roomex desenvolveu uma plataforma que oferecia centralização de reservas, pagamentos e reconciliação de despesas para esse setor, que possui necessidades distintas das empresas que priorizam viagens executivas. Durante a pandemia de COVID-19, a Roomex experimentou um crescimento substancial, pois muitos dos funcionários de seus clientes eram considerados trabalhadores essenciais e continuaram viajando, e a empresa só cresceu desde então.

A Roomex respondeu a esse crescimento modernizando sua tecnologia de pagamentos, migrando para a Stripe em 2022 para incorporar mais formas de pagamento e integrar-se ao seu software de faturamento. Nesse momento, a Roomex percebeu que havia uma oportunidade de aprimorar outro de seus serviços: a gestão de gastos com viagens além das acomodações.

Inicialmente, a Roomex havia desenvolvido um sistema de gestão de despesas com marca própria utilizando um fornecedor terceirizado, mas percebeu que deveria focar de forma mais restrita nos gastos com viagens. Agora, a empresa queria oferecer um produto de emissão que permitisse aos usuários pré-carregar uma conta de gastos e limitar compras a determinadas categorias de comerciantes. A empresa também desejava a capacidade de definir regras personalizadas para compras e emitir cartões virtuais. O processo de onboarding e conformidade precisava ser fluido, e a Roomex esperava reduzir substancialmente as solicitações de suporte em comparação ao produto anterior.

Charlie Healy, diretor de produto da Roomex, já havia ajudado a lançar um produto de emissão em um emprego anterior. Desta vez, ele esperava evitar a condução do projeto internamente. “Eu não queria ter que passar pelo processo de emissão do zero — é preciso uma equipe dedicada de especialistas para isso”, afirmou. “Portanto, nosso atalho para o tempo de entrada no mercado seria realmente encontrar o parceiro certo com a pilha tecnológica adequada.”

Solução

A Roomex selecionou o Stripe Issuing para reformular sua solução de gestão de gastos com viagens, com base na experiência positiva anterior ao integrar o Stripe Payments à sua plataforma. “Em vez de reinventar a roda, queríamos aproveitar ao máximo a força da pilha tecnológica e do conjunto de regras da Stripe”, disse Healy.

Antes mesmo de envolver sua equipe de engenharia, Healy utilizou a documentação da Stripe para começar a planejar os recursos que desejava no produto de emissão da Roomex, o RoomexPay. O conjunto de regras da Stripe permitiria aos usuários da Roomex definir controles de gastos para bloquear ou permitir determinadas categorias de comerciantes e estabelecer limites de gastos para valores ou períodos específicos. A Roomex apresentou esse conjunto de funcionalidades a usuários selecionados para confirmar que o produto atenderia às suas necessidades e, em seguida, iniciou seu desenvolvimento.

A empresa acabou criando cinco conjuntos de regras diferentes entre os quais seus usuários podiam escolher, permitindo que as empresas autorizassem determinados tipos de gastos em diferentes tipos de estabelecimentos. “Utilizamos nosso conhecimento e inteligência do setor para compor regras que fizessem sentido para o cliente e, nos bastidores, havia uma combinação de diferentes códigos de categoria de comerciante e regras que conseguimos construir dentro da Stripe”, afirmou Healy.

A emissão também proporcionou à Roomex a capacidade de oferecer cartões virtuais que podiam ser carregados em carteiras digitais, proporcionando aos trabalhadores acesso instantâneo a fundos, independentemente de pagarem presencialmente, online ou em aplicativo. Além de eliminar os riscos dos cartões físicos — que podem ser perdidos, danificados, clonados ou escaneados —, os cartões virtuais permitem que os usuários alternem conjuntos de regras conforme necessário, sem a necessidade de reemitir novos cartões.

A emissão também cuidou do onboarding e da conformidade. O status regulatório da Stripe e sua moderna pilha tecnológica permitem que os usuários emitam seus primeiros cartões em conformidade em questão de minutos. E a robusta tecnologia de emissão da Stripe minimiza os tipos de problemas técnicos que anteriormente geravam solicitações de atendimento ao cliente para a Roomex, incluindo problemas de recarga e desafios com regras de aceitação.

A Roomex fez parceria com os serviços profissionais da Stripe para orientar a implementação do Issuing e do Connect, fornecendo expertise para manter o ritmo até o lançamento. A equipe auxiliou a Roomex no onboarding de contas conectadas, habilitação de carteira digital na UE e nas diretrizes de provisionamento e requisitos de conformidade para credenciamento do Apple Pay.

Resultados

Adoção do produto de emissão de cartão dobra após migração para a Stripe

O lançamento de um novo produto de emissão na Stripe, com controles aprimorados e a possibilidade de oferecer cartões virtuais, dobrou a adoção do RoomexPay pelos usuários em comparação ao produto anterior. Cada usuário também está emitindo mais cartões. “Eles distribuíram cartões digitais para mais trabalhadores do que se sentiam confortáveis em distribuir cartões físicos, então estamos mais integrados a cada um de nossos clientes”, disse Healy.

Onboarding no mesmo dia para emissão de cartão

Adicionar o RoomexPay é extremamente simples para os atuais usuários da Roomex. Healy observa que um usuário assistiu a uma demonstração do produto pela manhã, passou pelo processo de onboarding autoguiado da Stripe e já estava emitindo cartões às 14h do mesmo dia.

Redução superior a 90% nas solicitações de suporte

A migração para o Issuing reduziu drasticamente o tempo que a Roomex precisa investir em suporte técnico ao produto. “Se tivermos até mesmo uma solicitação por semana, já seria incomum — e, quando ocorre, normalmente é erro do usuário”, afirmou Healy. Como resultado, a equipe da Roomex pode se concentrar em vender o RoomexPay aos usuários em vez de responder a solicitações de suporte.

Tempo de entrada no mercado seis meses mais rápido

A tecnologia e a documentação de emissão da Stripe permitiram à Roomex lançar rapidamente seu produto de emissão. “Estimamos que, se tivéssemos que construir isso internamente e integrar a um terceiro, isso teria acrescentado seis meses ao nosso tempo de entrada no mercado”, afirmou Healy.