La sfida

Roomex è un'azienda di software per il settore dei viaggi B2C fondata a Dublino nel 2004. Nel 2018 ha deciso di specializzarsi negli alloggi per i lavoratori, fornendo una piattaforma di prenotazione alberghiera per le aziende con una forza lavoro numerosa e sempre in movimento, come gruisti, camionisti, operai edili e altri lavoratori che trascorrono diversi giorni alla settimana in viaggio.

Roomex ha sviluppato una piattaforma che offre servizi centralizzati di prenotazione, pagamento e riconciliazione delle spese per questo settore, le cui esigenze differiscono da quelle delle aziende che si occupano principalmente di viaggi per dirigenti. Durante la pandemia da COVID-19, Roomex ha registrato una crescita significativa, poiché molti dipendenti dei suoi utenti erano considerati lavoratori essenziali e hanno continuato a viaggiare. Da allora l'azienda è in continua crescita.

Per rispondere all'aumento della domanda, nel 2022 Roomex ha modernizzato la propria tecnologia di pagamento passando a Stripe, offrendo un maggior numero di metodi di pagamento e integrando il sistema con il proprio software di fatturazione. A quel punto, Roomex ha intuito l'opportunità di migliorare un altro dei propri servizi: la gestione delle spese di viaggio oltre agli alloggi.

Inizialmente Roomex aveva sviluppato un sistema di gestione delle spese in white label avvalendosi di un fornitore esterno, ma poi si è resa conto della necessità di concentrarsi in modo più specifico sulle spese di viaggio. L'obiettivo era offrire un prodotto di emissione che consentisse agli utenti di prefinanziare conti di spesa e limitare gli acquisti a determinate categorie di esercenti. L'azienda desiderava inoltre la possibilità di impostare regole personalizzate per gli acquisti e di emettere carte virtuali. Il processo di attivazione e di conformità doveva essere fluido e Roomex sperava di ridurre sostanzialmente le richieste di assistenza rispetto al suo prodotto precedente.

Charlie Healy, responsabile di prodotto di Roomex, aveva già contribuito al lancio di un prodotto di emissione nel suo impiego precedente. Questa volta, avrebbe preferito evitare di gestire il progetto internamente. "Non volevo dover affrontare il processo di emissione partendo da zero: per farlo serve un team di esperti dedicato", spiega. "Quindi, la nostra scorciatoia per accelerare il time-to-market sarebbe stata proprio quella di trovare il partner giusto con la gamma di tecnologie adeguata.

La soluzione

Roomex ha scelto Stripe Issuing per rinnovare la propria soluzione di gestione delle spese di viaggio, sulla scia dell'esperienza positiva avuta in precedenza con l'integrazione di Stripe Payments nella propria piattaforma. "Non era necessario inventare qualcosa di nuovo quando potevamo sfruttare il più possibile i punti di forza della gamma di tecnologie e delle regole di Stripe", afferma Healy.

Ancor prima di coinvolgere il proprio team tecnico, Healy ha consultato la documentazione di Stripe per iniziare a pianificare le funzioni che desiderava includere in RoomexPay, il prodotto di emissione di Roomex. Le regole di Stripe avrebbero consentito agli utenti di Roomex di impostare controlli sulle spese per bloccare o autorizzare determinate categorie di esercenti e fissare limiti di spesa per importi o periodi di tempo specifici. Roomex ha testato questo set di funzioni su un gruppo selezionato di utenti per verificare che il prodotto soddisfacesse le loro esigenze, dopodiché si è messa al lavoro per svilupparlo.

Così l'azienda ha creato cinque diversi set di regole tra cui gli utenti possono scegliere, consentendo alle attività di autorizzare determinati tipi di spesa presso diverse categorie di esercizi commerciali. "Abbiamo sfruttato la nostra conoscenza del settore e i dati a disposizione per definire regole rilevanti per il cliente. A livello tecnico, invece, si tratta di una combinazione di diversi codici di categoria esercente e di regole implementate all'interno di Stripe", sostiene Healy.

Con Issuing, Roomex offre la possibilità di caricare carte virtuali su wallet, garantendo ai lavoratori l'accesso immediato ai fondi, per i pagamenti di persona, online o tramite app. Oltre ad eliminare i rischi associati alle carte fisiche (smarrimento, danneggiamento, clonazione o scansione), utilizzando le carte virtuali gli utenti possono modificare le impostazioni secondo necessità, senza doverne emettere di nuove.

Issuing gestisce anche l'attivazione e la conformità. Grazie allo stato normativo e alla sua gamma di tecnologie moderne, Stripe consente agli utenti di emettere le prime carte in modo conforme in pochi minuti. Inoltre, la solida tecnologia di emissione di Stripe riduce al minimo i problemi tecnici che in passato avevano generato richieste di assistenza dai clienti di Roomex, tra cui complessità nella ricarica delle carte e nella gestione delle regole di accettazione.

Roomex ha collaborato con i servizi professionali di Stripe per gestire l'implementazione delle soluzioni Issuing e Connect, avvalendosi della loro competenza per mantenere la continuità operativa fino al lancio. Il team ha aiutato Roomex a gestire l'attivazione degli account connessi, l'abilitazione dei wallet nell'Unione Europea, nonché le linee guida per il provisioning di Apple Wallet e i requisiti di conformità necessari per l'accreditamento di Apple Pay.

I risultati

L'adozione da parte degli utenti del servizio di emissione di carte è raddoppiata dopo il passaggio a Stripe

Il lancio di un nuovo prodotto di emissione basato su Stripe, dotato di controlli più avanzati e della possibilità di offrire carte virtuali, ha raddoppiato il numero di utenti che utilizzano RoomexPay rispetto al prodotto precedente. Inoltre, il numero di carte emesse per singolo utente è aumentato. "Hanno fornito carte digitali a un numero di dipendenti superiore a quanto avvenisse con le carte fisiche, quindi siamo diventati parte integrante dei processi di ciascun cliente", afferma Healy.

Attivazione in giornata per l'emissione di carte

Aggiungere RoomexPay è semplicissimo per chi usa già Roomex. Healy ricorda che un utente ha visto una dimostrazione del prodotto al mattino, ha seguito la procedura di attivazione guidata di Stripe e già alle 14 dello stesso giorno era in grado di emettere carte.

Riduzione di oltre il 90% delle richieste di assistenza

Il passaggio a Issuing ha ridotto drasticamente il tempo che Roomex deve dedicare all'assistenza tecnica sul prodotto. "Ricevere anche una sola richiesta a settimana sarebbe un evento raro, e quando succede, di solito è dovuto a un errore dell’utente", afferma Healy. Di conseguenza, il team di Roomex può dedicare più tempo a promuovere RoomexPay agli utenti anziché a rispondere alle richieste di assistenza.

Sei mesi in meno per l'immissione sul mercato

Grazie alla tecnologia di emissione e alla documentazione fornite da Stripe, Roomex ha potuto lanciare rapidamente sul mercato il proprio prodotto di emissione. "Stimiamo che, se avessimo dovuto svilupparlo autonomamente e integrarlo con un sistema di terze parti, i tempi di immissione sul mercato sarebbero aumentati di sei mesi", sostiene Healy.