Utmaning

Phil Pallen Collective grundades 2011 för att hjälpa yrkesverksamma att utnyttja sin profilering för att nå framgång. Detta görs genom expertinnehåll, talaruppdrag, individuell coachning och konsultation samt tjänster för varumärkesgranskning. Företagets grundare, Phil Pallen, anser att människor och företag måste bemästra sitt första intryck för att effektivt positionera, bygga upp och marknadsföra sina varumärken. Och han ser till att hans egen organisation speglar det engagemanget i varje steg av kundresan – även under betalningsprocessen.

Phil Pallen Collective tar emot betalningar genom att e-posta fakturor med länkar till en onlinebetalningsportal, och de ville säkerställa att dessa fakturor var korrekt varumärkta. Men många av de betalningslösningar som företaget inledningsvis undersökte var baserade på mallar och stämde inte överens med resten av företagets profilering.

”Vi fokuserar på att skapa minnesvärda, sofistikerade upplevelser”, sa Pallen. ”Jag kan inte med gott samvete hantera någon annans varumärke och sedan skicka dem en faktura med ett generiskt teckensnitt och en liten logotyp på.”

Förutom att förstärka sin profilering behövde företaget – som drivs av ett team på två personer – en faktureringslösning som fungerade bra med deras andra verktyg för att optimera den administrativa verksamheten. ”Som ett litet företag är det avgörande att vi använder verktyg som hjälper oss att driva verksamheten effektivt, är pålitliga och synkroniserar bra”, sa Lauren Moore, innehållsstrateg på Phil Pallen Collective. ”Vi är beroende av leverantörer som låter oss arbeta snabbt.”

Med kunder över hela världen blev behovet av en ny betalningslösning mer akut när företagets konto frystes av den tidigare betalleverantören efter att en internationell faktura skickats från ett nytt land. ”Mitt konto stängdes ned och betalningen avvisades”, sa Pallen. ”Jag behöver friheten att resa i arbetet och inte oroa mig för huruvida min faktureringslösning kan stödja internationella betalningar eller inte.”

Lösning

För att skapa en unik faktureringsprocess som stämde överens med Phil Pallen-varumärket och gav teamet möjlighet att få mer gjort med färre resurser implementerade de Xero – en flexibel, molnbaserad bokföringsplattform utformad specifikt för små företag.

”När vi hittade Xero var beslutet en självklarhet”, sa Pallen. ”Det ger dig möjlighet att anpassa utseendet, känslan och upplevelsen av faktureringen. I slutändan är vi anlitade för att skapa dessa upplevelser för varumärken, och Xero och Stripe gör det möjligt för oss att erbjuda den upplevelse vi annonserar.”
Xeros samarbete med Stripe gjorde det enkelt för teamet att byta till en ny betalleverantör som gav företaget tillgång till en flexibel betalningslösning och ett brett nätverk av finansiella lösningar – inklusive en onlinebetalningsportal som på ett tillförlitligt sätt kunde ta emot internationella betalningar.

Teamet använder nu Xero för att anpassa utseendet på sina fakturor – inklusive teckensnitt, färger och logotyper – och för att skapa anpassade meddelanden att skicka med fakturorna. ”Vi vill maximera varje möjlighet att ge människor en varumärkt upplevelse”, sa Moore. ”I slutet av fakturamejlet tackar vi till exempel våra kunder för deras verksamhet och lägger till ’Vi värdesätter dig uppriktigt’ som avslut. Det är en mycket trevligare, mer hjärtlig upplevelse än att få ett robotaktigt, automatiserat meddelande.”

Bakom kulisserna, när en kund tar emot och betalar en faktura, hanteras deras betalningar säkert genom Stripe Payments. De kan också förenkla sin betalningsupplevelse genom att ställa in automatisk betalning.

Genom att konsolidera fakturering och betalningar med Xero och Stripe har företaget också minskat antalet verktyg som behövs för att betjäna hundratals kunder. ”Vi säljer en mängd olika tjänster som kräver fakturering, men vi säljer också saker via vår webbplats”, sa Moore. ”Det är fantastiskt att allt vi behöver för våra betalningar är Stripe som vår betalleverantör och Xero som ett sätt att skicka fakturor.”

Med de två plattformarna kombinerade kan Phil Pallen Collective på ett tillförlitligt sätt bedriva verksamhet runt om i världen. Att ställa in korrekta valutor och acceptera betalningar från var som helst, när som helst, har hjälpt företaget att arbeta smidigare med internationella kunder.

Resultat

Varumärkta fakturor som korrekt speglar Phil Pallen Collective

Med Xero och Stripe har Phil Pallen Collective nu möjlighet att få en anpassad, varumärkt faktura som stämmer väl överens med företagets uppdrag. ”Xero var det enda verktyget vi hittade som gjorde det möjligt för oss att ha den typ av anpassning vi behöver som en varumärkeskonsultbyrå”, sa Pallen. ”Nu har våra fakturor samma utseende och känsla som vår webbplats, våra e-postsignaturer och allt vårt innehåll. Den konsekventa processen är superviktig för oss.”

Mer än 360 kundkonton hanteras av ett team på två personer

Med Xero och Stripe betjänar Phil Pallen Collective mer än 360 kunder i 34 länder. Genom att använda mallar för återkommande uppgifter minskar det manuella arbetet för det lilla teamet. ”Jag kan ställa in genvägar för fakturor i Xero för att spara mallar för våra olika tjänster”, sa Moore. ”Det sparar mig så mycket tid att slippa skriva något manuellt varje gång.”

Över två timmars rapporteringsarbete per vecka har eliminerats

Att ha all sin fakturerings- och betalningsinformation på ett ställe innebär att Phil Pallen Collective kan köra och granska interna rapporter på några minuter. Att spara mer än två timmars rapporteringsarbete per vecka har frigjort tid för teamet att granska den informationen för att optimera verksamheten. ”Jag uppskattar att kunna köra rapporter baserade på fakturornas förfallodatum och betalningar”, sa Moore. ”Genom att granska den informationen med Xero och Stripe insåg jag att vi behövde börja skicka ut fakturor automatiskt 10 dagar innan deras förfallodatum för att förbättra betalningar i tid.”

Det ger också företaget nya sätt att stödja sin kundupplevelse. ”En klient ville ha information om varje faktura vi hade skickat henne två år bak i tiden”, sa Moore. ”Normalt skulle jag behöva gå igenom fakturor manuellt för att hitta det. Men med Xero och Stripe kunde jag köra en rapport på några minuter, skicka informationen, arkivera det e-postmeddelandet och fortsätta med min dag.”

Mer konsekventa, tillförlitliga betalningar för att skala upp organisationen

Med automatisk betalning tillgänglig via Stripe Payments kan teamet nu ta emot betalningar i stor skala när verksamheten fortsätter att växa. ”Oavsett hur många kunder vi genomför onboarding för kan jag ställa in upprepade 30-dagarsbetalningar, automatiskt skicka ett påminnelsemejl 10 dagar innan det förfaller, och fortsätta leverera tjänster snabbt”, sa Moore.

Företaget förlitar sig på denna funktion för både nya och befintliga kunder för att skapa ett skalbart faktureringssystem – ett som hittills har bearbetat mer än 3 miljoner USD. ”Vi har en kund som har haft automatisk betalning i fyra år”, sa Moore. ”Jag ställde in det när hon började, vilket innebär att jag inte har behövt skicka 47 fakturor manuellt.”

Ett konsekvent sätt för företaget att samla in betalningar innebär att företaget har ett förutsägbart kassaflöde, vilket gör ekonomisk planering enklare. ”Våra kunder känner sig trygga och säkra i vår förmåga att betjäna och i vår betalleverantör”, sa Pallen. ”Den tilliten minskar min egen stress. Att kunna titta på Xero och Stripe och veta exakt när betalningar kommer in innebär att vi kan betala räkningarna. Jag älskar att ha teknik som underlättar en så fantastisk relation mellan kund och tjänsteleverantör.”

Om partnern

Xero är en lättanvänd global molnbaserad redovisningsplattform för småföretag och deras rådgivare. Den förser 3,5 miljoner abonnenter med tillgång till ett ekosystem av appar och finansinstitut som hjälper småföretag att få tillgång till en rad olika lösningar.