挑战

Phil Pallen Collective 成立于 2011 年，致力于助力专业人士依托个人品牌取得成功，业务涵盖思想领导力内容打造、演讲活动策划、一对一辅导咨询以及品牌审计服务。公司创始人 Phil Pallen 认为，个人和企业唯有把控好第一印象，才能有效完成品牌定位、建设与推广，同时他要求自身机构在客户服务全流程的各个环节，包括支付流程在内，始终践行这一品牌理念。

Phil Pallen Collective 通过邮件发送带有在线支付门户链接的账单来收款，同时希望账单能够完全贴合自身品牌形象。但公司初期考察的多款支付解决方案均为通用模板样式，无法与品牌整体视觉风格保持统一。

Pallen 表示：“我们专注打造令人印象深刻、精致高级的服务体验，我实在无法一边为客户打理品牌形象，一边发给他们一份字体普通、只印着小号标志的千篇一律账单。”

除了强化品牌调性之外，这家仅由两人团队运营的公司还需要一套能与现有工具无缝衔接的开票系统，以此优化后台运营效率。机构内容策略师 Lauren Moore 说道：“作为小型企业，选用高效稳定、能够顺畅联动的工具至关重要，我们十分依赖能助力高效办公的服务商。”

随着客户遍布全球各地，由于从新的国家/地区开出国际账单后，原有支付服务商直接冻结了公司账户，更换支付方案的需求变得愈发迫切。Pallen 表示：“我的账户被关停，款项也遭到拒收。我需要可以自由出差办公，不必担心开单系统能否支持国际付款。”

解决方案

为打造契合 Phil Pallen 品牌的专属开单流程，同时让团队以更少人力完成更多工作，这一机构选用了 Xero——一款专为小微企业打造的云端灵活会计平台。

Pallen 表示：“选定 Xero 之后，我们几乎无需再犹豫。它支持自定义开单的视觉风格与整体使用体验。我们的工作就是为品牌打造专属体验，而 Xero 与 Stripe 恰好能帮我们兑现对外宣传的服务品质。”
依托 Xero 与 Stripe 的合作生态，团队得以顺利切换至全新支付处理商，获得灵活的支付解决方案以及丰富的金融服务资源，包括可稳定接收国际付款的在线支付门户。

目前团队通过 Xero 自定义账单外观，可设置字体、配色与企业标识，还能定制随账单一同发送的专属文案。Moore 说道：“我们希望不放过任何一次传递品牌专属体验的机会。比如在账单邮件末尾，我们会向客户致谢，并以‘我们由衷珍视与您的合作’作为结束语。相比生硬机械的自动模板话术，这样的体验更有温度、更显真诚。”

在后台流程中，客户收到账单并完成付款后，所有款项均通过 Stripe Payments 进行安全管理。客户还可设置自动付款，进一步简化支付流程。

通过整合 Xero 与 Stripe 实现开单与支付一体化，公司减少了服务数百家客户所需使用的工具数量。Moore 表示：“我们提供多种需要开单的服务，同时也通过官网售卖相关产品。如今只需以 Stripe 作为支付处理商、以 Xero 作为账单发送工具，就能搞定全部收款需求，体验非常好。”

结合这两个平台，Phil Pallen Collective 可稳健开展全球业务。精准设置结算币种、随时随地接受各地付款，让公司与国际客户的合作更加顺畅高效。

成果

完美契合 Phil Pallen Collective 的品牌账单

借助 Xero 与 Stripe，Phil Pallen Collective 现已能够使用定制化品牌账单，与企业自身经营理念高度契合。Phil Pallen 表示：“在同类工具中，只有 Xero 能满足我们品牌咨询公司所需的高度自定义能力。如今我们的账单，在视觉风格与整体质感上，与官网、邮件签名及所有品牌内容保持统一。这种品牌一致性对我们而言至关重要。”

两人团队管理 360 余个客户账户

依托 Xero 与 Stripe，Phil Pallen Collective 可为遍布 34 个国家/地区的 360 多个客户提供服务。通过将重复性工作设置为模板，有效精简了小型团队的人工操作。Moore 表示：“我可以在 Xero 中设置账单快捷模板，为各类服务预先保存模板，无需每次手动逐条录入，极大节省了工作时间。”

每周减少两小时以上报表统计工作量

所有账单与支付数据统一归集管理，让 Phil Pallen Collective 仅需数分钟即可生成并审核内部报表。每周节省逾两小时的报表整理时间，团队得以腾出精力分析数据、优化业务运营。Moore 称：“我可以基于账单到期日和支付生成报表。借助 Xero 和 Stripe 的数据复盘，我们发现需要在账单到期前 10 天自动推送账单，以此提升客户准时付款率。”

这也为公司提供了支持客户体验的新方法。Moore 表示：“曾有一位客户需要调取两年间所有历史账单记录。换作以往，我需要人工逐条翻找核对。而通过 Xero 与 Stripe，只需几分钟就能生成报表、发送资料并归档邮件，不耽误日常工作进度。”

支付稳定可控，助力企业规模化发展

借助 Stripe Payments 的自动付款功能，团队得以在业务持续扩张的同时，实现规模化收款。“无论注册多少客户，我都可以设置每 30 天支付，并在账单到期前 10 天自动发送提醒邮件，让我们能够持续高效交付服务。”

公司将该功能全面应用于新老客户，搭建起一套可规模化的开单体系，目前累计交易金额已超 300 万美元。Moore 说：“有一位客户已经使用自动付款长达四年，从合作之初我就为她开通了自动扣款，省去了手动发送 47 次账单的繁琐工作。”

稳定顺畅的收款模式，让企业现金流更可预判，财务规划也更加轻松。Phil Pallen 表示：“客户对我们的服务能力和支付服务提供商都十分认可、倍感放心。这份信任也减轻了我的经营压力，通过 Xero 和 Stripe 就能清晰掌握支付时间，足以保障自身各项开支正常兑付。我十分看好科技为客户与服务提供商之间搭建的这种优质合作关系。”

合作伙伴简介

Xero 是面向小型企业及其顾问的易用型全球云会计平台。它为 350 万订阅用户提供与应用程序和金融机构生态系统的连接，帮助小型企业获得一系列解决方案。