Die Herausforderung

Phil Pallen Collective wurde 2011 gegründet, um Fachkräften dabei zu helfen, persönliches Branding für ihren Erfolg zu nutzen. Die Mittel hierzu sind Thought-Leadership-Inhalte, Vorträge, Einzel-Coaching und Beratungsgespräche sowie Markenprüfungsdienstleistungen. Der Unternehmensgründer Phil Pallen ist davon überzeugt, dass Menschen und Unternehmen ihren ersten Eindruck perfektionieren müssen, um ihre Marken effektiv zu positionieren, aufzubauen und zu bewerben. Und er stellt sicher, dass auch sein eigenes Unternehmen diesen Ansprüchen in jeder Phase der Customer Journey gerecht wird – auch während des Zahlungsprozesses.

Zum Zahlungseinzug versendet Phil Pallen Collective Rechnungen mit Links zu einem Online-Zahlungsportal per E-Mail. Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass diese Rechnungen mit angemessenem Branding gestaltet sind. Aber viele der Zahlungslösungen, die sich das Unternehmen zunächst ansah, basierten auf Vorlagen und passten nicht zum restlichen Branding des Unternehmens.

„Bei unserer Arbeit geht es darum, unvergessliche, anspruchsvolle Erlebnisse zu schaffen“, erklärt Pallen. „Ich kann nicht guten Gewissens die Marke einer anderen Person verwalten und ihr dann eine Rechnung mit einer generischen Schriftart und einem kleinen, aufgestempelten Logo schicken.“

Neben der Stärkung seines Brandings benötigte das Unternehmen – das von einem Zweipersonenteam geleitet wird – eine Rechnungslösung, die gut mit seinen anderen Tools zusammenarbeitet, um die Abläufe im Back-Office zu optimieren. „Für uns als kleines Unternehmen ist es entscheidend, dass Tools eine effiziente Arbeitsweise unterstützen, zuverlässig sind und sich gut synchronisieren lassen“, so Lauren Moore, Content Strategist bei Phil Pallen Collective. „Wir sind auf Anbieter angewiesen, die uns schnelles Arbeiten ermöglichen.“

Die Kundschaft des Unternehmens ist auf der ganzen Welt ansässig. Als der vorherige Zahlungsdienstleister das Unternehmenskonto einfror, nachdem eine internationale Rechnung aus einem neuen Land gesendet worden war, wurde der Bedarf an einer neuen Zahlungslösung dringender. „Mein Konto wurde geschlossen und die Zahlung wurde abgelehnt“, erläutert Pallen. „Ich brauche die Freiheit, beruflich zu reisen und mir nicht den Kopf darüber zerbrechen zu müssen, ob meine Rechnungslösung internationale Zahlungen unterstützt oder nicht.“

Die Lösung

Gefragt war ein einzigartiger Rechnungsprozess, der zur Marke Phil Pallen passte und das Team in die Lage versetzte, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Deshalb führte das Unternehmen Xero ein – eine flexible, cloudbasierte Buchhaltungsplattform, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde.

„Sobald wir Xero gefunden hatten, war die Entscheidung klar“, erläutert Pallen. „Damit lassen sich das Aussehen, der Eindruck und die Erfahrung der Rechnungsstellung anpassen. Letztendlich werden wir engagiert, um solche Erfahrungen für Marken zu entwickeln. Mit Xero und Stripe können wir genau die Erfahrung anbieten, mit der wir werben.“
Die Partnerschaft von Xero und Stripe machte dem Team den Wechsel zu einem neuen Zahlungsabwickler leicht. So erhielt das Unternehmen Zugriff auf eine flexible Zahlungslösung und einem breiten Netzwerk an Finanzlösungen – einschließlich eines Online-Zahlungsportals, das internationale Zahlungen zuverlässig akzeptieren konnte.

Das Team nutzt nun Xero, um das Erscheinungsbild seiner Rechnungen anzupassen – einschließlich Schriftarten, Farben und Logos – und um benutzerdefinierte Nachrichten zu erstellen, die zusammen mit den Rechnungen versendet werden. „Wir möchten den Menschen bei jeder Gelegenheit eine maximal markeneigene Erfahrung bieten“, sagt Moore. „Am Ende der Rechnungs-E-Mail danken wir unseren Kundinnen und Kunden beispielsweise für ihren Auftrag und fügen als Verabschiedung ‚Wir schätzen Sie sehr‘ hinzu. Das ist viel schöner und herzlicher als eine roboterhafte, automatische Nachricht.“

Sobald eine Kundin oder ein Kunde eine Rechnung erhält und bezahlt, wird die Zahlungen über Stripe Payments sicher verwaltet. Kundinnen und Kunden können auch automatische Zahlungen einrichten und ihre Zahlungserfahrung dadurch noch einfacher machen.

Durch die Konsolidierung von Rechnungsstellung und Zahlungen mit Xero und Stripe konnte das Unternehmen auch die Anzahl der Tools reduzieren, die es zur Betreuung Hunderter von Kundinnen und Kunden benötigt. „Wir verkaufen eine Vielzahl von Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden müssen, aber wir verkaufen auch Dinge über unsere Website“, erklärt Moore. „Es ist großartig, dass wir für unsere Zahlungen nichts weiter brauchen als Stripe als unseren Zahlungsabwickler und Xero für den Rechnungsversand.“

Durch die Kombination der beiden Plattformen kann Phil Pallen Collective weltweit zuverlässig Geschäfte tätigen. Korrekte Währungseinstellungen und das Akzeptieren von Zahlungen jederzeit und von jedem Ort haben die Zusammenarbeit des Unternehmens mit internationalen Kundinnen und Kunden vereinfacht.

Die Ergebnisse

Rechnungen mit exakt auf Phil Pallen Collective zugeschnittenem Branding

Mit Xero und Stripe kann Phil Pallen Collective nun individuelle Rechnungen mit eigenem Branding erstellen, die eng auf die Mission des Unternehmens abgestimmt ist. „Unter den Tools, die wir gefunden haben, hat uns nur Xero die Art von Anpassung ermöglicht, die wir als Markenberatung brauchen“, sagt Pallen. „Jetzt stimmen unsere Rechnungen in Aussehen und Eindruck mit unserer Website, unseren E-Mail-Signaturen und allen unseren Inhalten überein. Diese Konsistenz ist uns extrem wichtig.“

Über 360 Kundenkonten, verwaltet von einem Zweipersonenteam

Mit Xero und Stripe betreut Phil Pallen Collective über 360 Kundinnen und Kunden in 34 Ländern. Die Verwendung von Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben reduziert den manuellen Aufwand für das kleine Team. „Ich kann in Xero Verknüpfungen für Rechnungen einrichten, um Vorlagen für unsere verschiedenen Dienstleistungen zu speichern“, sagte Moore. „Dass ich nicht jedes Mal etwas manuell abtippen muss, spart mir unheimlich viel Zeit.“

Mehr als zwei Stunden Berichterstattungsaufwand pro Woche eingespart

Da alle Rechnungs- und Zahlungsinformationen an einem Ort gebündelt sind, kann Phil Pallen Collective interne Berichte in Minutenschnelle ausführen und prüfen. Die Einsparung von mehr als zwei Stunden Berichterstattungsaufwand pro Woche den nötigen Freiraum für das Team geschaffen, um diese Daten zur Optimierung des Unternehmens zu nutzen. „Ich finde es hilfreich, dass ich Berichte basierend auf Fälligkeitsdaten von Rechnungen und Zahlungen ausführen kann“, so Moore. „Die Prüfung dieser Informationen mit Xero und Stripe hat mir klargemacht, dass wir Rechnungen automatisch 10 Tage vor ihrem Fälligkeitsdatum versenden müssen, um die Zahlungspünktlichkeit zu verbessern.“

Auch die Kundenerfahrung kann das Unternehmen jetzt besser unterstützen. „Eine Kundin wollte Informationen zu jeder Rechnung, die wir ihr vor zwei Jahren geschickt hatten“, erzählt Moore. „Normalerweise hätte ich unsere Rechnungen manuell durchsuchen müssen, um ihre zu finden. Aber mit Xero und Stripe konnte ich in wenigen Minuten einen Bericht erstellen, die Informationen abschicken, die E-Mail archivieren und weiterarbeiten.“

Konsistentere, zuverlässigere Zahlungen zum Skalieren des Unternehmens

Da automatische Zahlungen über Stripe Payments verfügbar sind, kann das Team nun im Zuge des fortgesetzten Wachstums des Unternehmens Zahlungen im großen Maßstab einziehen. „Es spielt keine Rolle, wie viele Kundinnen und Kunden wir dazugewinnen. Ich kann wiederkehrende 30-Tage-Zahlungen einrichten, automatisch 10 Tage vor Fälligkeit eine Erinnerungs-E-Mail senden und wir können unsere Dienstleistungen weiterhin schnell erbringen“, erläutert Moore.

Das Unternehmen nutzt diese Funktion sowohl für neue als auch für bestehende Kundinnen und Kunden, um ein skalierbares Rechnungsstellungssystem zu schaffen – das bisher insgesamt mehr als 3 Mio. USD abgewickelt hat. „Wir haben eine Kundin, die seit vier Jahren automatische Zahlungen nutzt“, sagt Moore. „Ich habe das für sie von Anfang an eingerichtet, was bedeutet, dass ich 47 Rechnungen nicht manuell versenden musste.“

Zahlungen konsistent einziehen zu können, bedeutet für das Unternehmen einen vorhersehbaren Cashflow. Das erleichtert die Finanzplanung. „Unsere Kundinnen und Kunden fühlen sich wohl und haben Vertrauen in unsere Leistungsfähigkeit und unseren Zahlungsdienstleister“, so Pallen. „Dieses Vertrauen reduziert meinen eigenen Stress. Da wir dank Xero und Stripe genau wissen, wann Zahlungen eingehen, können auch wir unsere Rechnungen bezahlen. Ich finde diese Technologie großartig, die eine so fantastische Beziehung zwischen Kundschaft und Dienstleister ermöglicht.“

Über den Partner

Xero ist eine einfach zu bedienende globale Cloud-Buchhaltungsplattform für kleine Unternehmen und deren Berater/innen. Es bietet 3,5 Millionen Abonnentinnen und Abonnenten Anschluss an ein Ökosystem von Apps und Finanzinstituten, das kleinen Unternehmen den Zugang zu einer Reihe von Lösungen erleichtert.